«L'Electronic Banking nous permet d'être beaucoup plus efficaces».

Depuis quand utilisez-vous le logiciel Abacus chez Helvetica Property Investors AG ?

Joel Cox : Nous travaillons avec Abacus depuis la création de l'entreprise en 2006. L'environnement logiciel a été développé progressivement. Par exemple, nous n'utilisons la Comptabilité des immobilisations Abacus que depuis trois ou quatre ans.

Combien de collaborateurs utilisent Abacus au quotidien ?

JC : Quatre personnes de notre département financier travaillent quotidiennement avec Abacus. D'autres collaborateurs y ont accès ponctuellement, notamment pour la validation des frais et des créanciers ou pour la gestion des temps.

Qu'appréciez-vous particulièrement dans le logiciel Abacus ?

JC : L'ERP Abacus est largement utilisé dans de nombreuses entreprises, ce qui fait que certains collaborateurs le connaissent déjà grâce à leurs expériences précédentes. De plus, le logiciel est simple d'utilisation et très bien conçu.

Quels objectifs poursuivez-vous avec Abacus ?

JC : Notre objectif principal est de pousser l'automatisation aussi loin que possible, tout en garantissant la sécurité. Le degré d'automatisation ne cesse d'augmenter. Nous travaillons de plus en plus avec des propositions d'écritures, avons mis en place des structures de validation efficaces et utilisons des contrats EBICS directement intégrés dans Abacus.

Pourquoi avoir choisi EBICS comme interface bancaire ?

JC : L'un des grands avantages d'EBICS est que nous n'avons besoin que d'un seul contrat pour plusieurs mandants. Dans l'Electronic Banking, nous définissons à quel moment nous souhaitons recevoir les fichiers camt, que nous obtenons ensuite de manière groupée pour l'ensemble des mandants.

Comment se déroule le processus des créanciers chez Helvetica Property Investors AG ?

JC : Les factures sont envoyées par e-mail à notre boîte de réception dédiée et analysées par AbaScan Pro. Les documents sont ensuite traités dans l'ERP Abacus : le fournisseur, le montant, l'échéance, la section de frais, les conditions de paiement et d'autres informations sont généralement déjà correctement renseignés. Le contrôle s'effectue ensuite dans la comptabilité. Si tout est conforme, le processus de validation est lancé, puis le cycle de paiement est exécuté. Une fois les paiements effectués, les mouvements de compte sont automatiquement récupérés et liés aux documents des créanciers.

Quelles fonctions appréciez-vous particulièrement dans ce processus ?

JC : La reconnaissance des documents par AbaScan Pro est extrêmement fiable, à condition de travailler avec les propositions et de les actualiser régulièrement. Le gain de temps est énorme. Parfois, j'ai l'impression que cela ne peut pas être vrai (rires). Il ne me reste plus qu'à contrôler et enregistrer les documents.

Quel est le rôle de l'imputation automatique des mouvements de compte au quotidien ?

JC : L'imputation automatique soutient pleinement notre démarche d'automatisation maximale des processus. Dès qu'un paiement est effectué, nous recevons les extraits de compte, qui sont automatiquement reliés aux documents fournisseurs dans Abacus sur la base de règles d'écriture standard. Nous avons également introduit la réception automatisée d'e-documents, ce qui garantit des données toujours à jour et directement disponibles dans Abacus.

Vous utilisez l'Electronic Banking Abacus pour l'exécution des paiements. Quelle valeur ajoutée cela représente-t-il pour votre comptabilité ?

JC : Avec l'Electronic Banking, le gain d'efficacité est visible en temps réel. Je peux pratiquement tout paramétrer et automatiser. À chaque échange avec notre partenaire Abacus Customize, j'en apprends encore davantage et constate de nouveaux gains d'efficacité. Je pourrais passer des heures à travailler avec l'Electronic Banking.

Pourquoi recommanderiez-vous l'Electronic Banking à d'autres entreprises ?

JC : Je ne comprends pas pourquoi une entreprise ne devrait pas utiliser l'Electronic Banking. En combinaison avec la Comptabilité des créanciers, les gains d'efficacité sont considérables. Le document n'est saisi qu'une seule fois, validé, puis payé. Du point de vue du système de contrôle interne, les avantages sont également nombreux : il n'est plus nécessaire qu'une seconde personne vérifie les paiements dans l'Electronic Banking. Le contrôle est déjà effectué lors de la validation des documents et n'a pas besoin d'être répété, ce qui nous fait gagner énormément de temps.

Quels sont vos projets Abacus en cours ?

JC : Nous sommes en train d'introduire la validation des créanciers dans l'application mobile AbaClik. Cela nous permet de respecter les échéances même lorsque les collaborateurs ne sont pas au bureau. En tant que responsable de la comptabilité des créanciers, il est essentiel pour moi de savoir à tout moment où se trouvent les documents, et cette transparence est garantie grâce au protocole de circulation.