"La Gestion des notes de frais Abacus est excellente".

Pour quelles raisons est-ce qu'Emil Egger a choisi Abacus ?

Marco Schaffner : À la suite d'une évaluation détaillée, nous nous sommes décidés pour Abacus, car ce logiciel répondait le mieux à nos exigences. En effet, Abacus propose une parfaite combinaison entre fonctionnalité et convivialité, ce qui réduit la complexité. Cela est très important pour nous, car nos chauffeurs ont besoin d'une solution logicielle peu complexe, où ils ont la possibilité de voir leurs services et de saisir facilement leurs heures de travail et leurs frais.

Quand avez-vous introduit Abacus ?

Martin Egger : Nous avons introduit Abacus au 1er janvier 2024.

Comment la Gestion des notes de frais Abacus a-t-elle amélioré l'efficacité de votre entreprise ?

MS : Nous employons 800 personnes, dont environ 500 chauffeurs, qui enregistrent plusieurs montants de frais engagés par jour. Dans le passé, les notes de frais étaient collectées, contrôlées et saisies manuellement. Cela demandait beaucoup de travail et était propice aux erreurs. Avec Abacus, nous avons simplifié le processus et économisé l'équivalent d'au moins 50% d'un poste. Nous sommes très satisfaits du fonctionnement du système.

Vous utilisez également des cartes de crédit d'entreprise chez Emil Egger. Quelle valeur ajoutée en retirez-vous ?

MS : Parmi nos collaborateurs, 180 personnes possèdent une carte de crédit d'entreprise. Il s'agit surtout des chauffeurs qui conduisent un véhicule spécial et qui ont souvent des dépenses élevées, notamment à l'étranger. Avec les cartes de crédit d'entreprise, ils ne doivent pas d'abord régler eux-mêmes ces montants élevés, mais peuvent les payer directement avec la carte. Il leur suffit pour cela de scanner le justificatif et de le relier à la transaction. Le processus est ainsi nettement simplifié, ce qui nous permet de gagner du temps et de réduire les tâches administratives.

Comment ont réagi les collaborateurs à l'introduction de la Gestion des notes de frais Abacus?

MS : J'ai été agréablement surpris. Je n'aurais jamais pensé que l'onboarding se déroulerait aussi rapidement et sans problème. Les collaborateurs ont vite compris que le système était très efficace. Désormais, ils ne doivent plus soumettre un justificatif papier pour une saisie ultérieure dans le traitement des salaires, mais ils enregistrent les frais directement via leur appareil et l'écriture est immédiatement représentée dans le système. La transparence est un autre aspect très apprécié. Même les collaborateurs qui n'ont pas d'affinités avec les outils numériques parviennent à utiliser l'application AbaClik.

Selon vous, quels sont les trois principaux avantages de la Gestion des notes de frais Abacus ?

MS : Le gain de temps, la numérisation intégrale et la convivialité d'utilisation.

Comment décririez-vous la Gestion des notes de frais Abacus en deux mots ?

ME : Une plateforme complète

Vous utilisez déjà Abacus pour la Comptabilité des salaires, la Comptabilité financière, la Gestion des temps et la Gestion des notes de frais. Vous prévoyez des extensions dans votre portefeuille Abacus ?

MS : Oui, tout à fait. Dans un premier temps, nous souhaitons toutefois améliorer encore un peu la structure existante et nous familiariser avec les nouveaux processus. Début 2025, la prochaine étape consistera à mettre en place le processus d'onboarding et la gestion des candidatures. Ces extensions permettront d'alléger la charge de travail et d'accroître encore l'efficacité. Nous apprécions l'avantage de tout avoir en un seul endroit, car cela simplifie l'utilisation pour nos collaborateurs.