«La Gestion des notes de frais Abacus avec AbaCards est une solution innovante.»
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Quelles ont été les raisons qui ont motivé Heidelberg Instruments Nano AG à utiliser la Gestion des notes de frais Abacus ?
Matthias Bürke : Les principales raisons de ce choix ont été nos collaborateurs. Le personnel de vente et les techniciens de service sont souvent en déplacement. Afin d'éliminer le processus fastidieux des notes de frais basé sur des justificatifs papier et des tableaux Excel, j'ai examiné différents outils de gestion des frais, dont celui d'Abacus. Ce qui a été décisif, c'est que la Gestion des notes de frais Abacus s'intègre parfaitement dans la Comptabilité financière Abacus. Cela nous évite de devoir traiter les données par le biais de plusieurs interfaces.
Comment la Gestion des notes de frais Abacus vous assiste-t-elle au quotidien ?
MB : Aujourd'hui, je n'ai pour ainsi dire plus rien à traiter dans la Gestion des notes de frais. Une fois correctement configurée, la solution fonctionne automatiquement. Ce succès est également dû à notre partenaire Projekt7.
Pourquoi avez-vous choisi la gestion des cartes "AbaCards" ?
MB : Nous avons deux domaines d'application importants pour les AbaCards : tout d'abord, nous avons besoin d'une vue d'ensemble de toutes les cartes d'entreprise utilisées par nos collaborateurs. Nous devons savoir qui encourt des frais de carte et qui n'a que des dépenses en espèces. Auparavant, nous gérions cela dans un tableau Excel. Le grand inconvénient était la nécessité de constamment mettre à jour ce tableau. Avec AbaCards, toutes les informations de cartes sont désormais toujours actuelles.
Et le deuxième domaine d'application ?
MB : Le deuxième domaine concerne la gestion elle-même des cartes. Il nous est possible de facilement commander de nouvelles cartes ou de bloquer des cartes perdues, sans avoir à passer par le fournisseur de cartes. AbaCards s'est avéré être un outil très apprécié dans notre quotidien.
Comment se déroule le processus entre la commande et l’utilisation d’une carte avec AbaCards ?
MB : Le processus est très rapide ! Il ne faut que quelques minutes pour commander une carte et la rendre fonctionnelle. Si un collaborateur venait me voir maintenant, il pourrait effectuer son premier paiement avec une carte virtuelle en dix minutes. Si nécessaire, la carte physique serait disponible dans les dix jours.
Comment se déroulaient les commandes de cartes avant la solution AbaCards ?
MB : Avant, nous devions initier le processus auprès du fournisseur de cartes, puis demander aux collaborateurs de saisir leurs informations personnelles. Ces données étaient ensuite transmises au fournisseur de cartes et devaient également être saisies séparément dans le système Abacus. Avec AbaCards, l'échange de données est entièrement automatisé.

«Un logiciel performant améliore la satisfaction des employés.»
Matthias Bürke, CFO et membre du conseil d'administration de Heidelberg Instruments Nano AG.
Les collaborateurs sont-ils satisfaits de la Gestion des notes de frais Abacus ?
MB : Deux points de vue prédominent en interne : les nouveaux arrivants la trouvent moderne et conforme aux standards actuels. Les professionnels expérimentés, qui ont déjà travaillé avec d'autres solutions, trouvent la Gestion des notes de frais Abacus remarquable.
Est-ce que vous recommanderiez la Gestion des notes de frais Abacus ?
MB : Absolument ! Je pense que la gestion des notes de frais est encore un point sensible dans de nombreuses entreprises. Pourtant, je suis convaincu qu’avec un bon outil, on peut non seulement accélérer les processus, mais aussi réaliser des économies, notamment grâce à une récupération correcte de la TVA.
Quels sont les trois termes qui décrivent le mieux la Gestion des notes de frais Abacus?
MB : Simple, rapide & numérique.
À propos de Matthias Bürke
Matthias Bürke travaille chez Heidelberg Instruments Nano AG depuis plus de huit ans. Il est titulaire d'un Master en économie d'entreprise. Au sein de la société, il occupe le poste de CFO et est membre du conseil d'administration.
À propos de Heidelberg Instruments Nano AG
Basée à Zurich Altstetten, Heidelberg Instruments Nano AG est une entreprise technologique spécialisée dans le développement, la fabrication et la vente de machines de nanofabrication.
Gestion efficace des cartes d'entreprise avec AbaCards
AbaCards vous permet de demander et de gérer facilement et rapidement des cartes de crédit d'entreprise pour vos collaborateurs.