«Il piano finanziario è fondamentale ed è LO strumento di gestione per eccellenza.»

Perché il Comune di Davos ha scelto il software Abacus Business?

Heinz Kühne: Quando abbiamo deciso di passare a un nuovo sistema ERP, per noi era importante poter includere il maggior numero possibile di processi in un solo software. Questo era anche un criterio nell'appalto pubblico del 2015. Conoscevamo già il software Abacus Business grazie alla contabilità salariale che utilizziamo ormai da diversi anni. Inoltre, molti Comuni svizzeri di grandi dimensioni lavorano già con Abacus. Per noi è importante parlare la stessa lingua sia da un punto di vista professionale che tecnico-applicativo e quindi era ovvio che anche noi passassimo in toto ad Abacus.

Qual è la ricetta segreta perché una conversione vada a buon fine?

Martin Raich: La realizzazione di progetti digitali richiede prodotti forti, partner innovativi, tanta passione e collaboratori competenti che partecipano attivamente.

Quali processi sono stati digitalizzati con il passaggio ad Abacus?

HK: Abbiamo iniziato con il workflow dei creditori. Da un punto di vista organizzativo si è trattato di un progetto impegnativo perché molto doveva essere definito in anticipo, come ad esempio l'autorizzazione dei visti. Successivamente abbiamo introdotto la fattura elettronica per debitori e creditori. Un altro com-ponente importante è la registrazione delle presenze. Prima della conversione utilizzavamo diverse solu-zioni mentre ora tutti i collaboratori lavorano con lo stesso sistema.

Quali vantaggi porta l'utilizzo di Abacus al Comune di Davos?

MR: Il passaggio ad Abacus ci ha aperto molte porte. Un grande vantaggio per noi è la comunicazione bilaterale con le altre soluzioni software che utilizziamo. Grazie all'interfaccia con innosolvcity è possibile gestire in modo efficiente attività come la fatturazione ai residenti. Nell'ambito delle esecuzioni, i dati della contabilità dei debitori confluiscono nell'e-LEF e viceversa. In questo modo ci risparmiamo le attivi-tà a valle che prima svolgevamo manualmente.

HK: Un altro aspetto positivo è che molti collaboratori conoscono già Abacus dal settore privato e quin-di apportano conoscenze preziose. Ciò riduce il tempo dedicato all'apprendimento e facilita il recluta-mento di collaboratori da altri settori.

Come funziona da voi il processo di contabilità dei creditori?

MR: Attraverso le varie sedi ed edifici dell'amministrazione comunale, il flusso delle fatture avviene in modo decentrato e spesso ancora in forma fisica. La scansione viene quindi inviata elettronicamente ai reparti, dove si procede a registrarla e a vistarla. Successivamente, la ricevuta digitale ritorna al reparto delle finanze per l'ulteriore elaborazione.

In futuro, pensate di prendere in considerazione l'elaborazione automatizzata delle ricevute con le tecno-logie Deep?

HK: Assolutamente, sì. Non vediamo l'ora di poter usufruire dell'elaborazione automatizzata. È un meto-do che ci piace molto e sicuramente contribuirà a rendere la nostra attività quotidiana sempre più effi-ciente. Perciò vogliamo introdurla il prima possibile.

In che modo il piano finanziario supporta la pianificazione a lungo termine del Comune di Davos?

MR: In politica, una base decisionale professionale basata su una buona pianificazione delle finanze e degli investimenti è molto importante. La pianificazione a breve termine è coperta dai fondi, mentre con il piano finanziario possiamo fare previsioni per 2-3 anni. Questa combinazione consente una pianificazio-ne a lungo termine e lo sviluppo continuo della nostra comunità. Il piano finanziario per noi è fondamen-tale ed è LO strumento di gestione per eccellenza.

Quali processi sono stati ottimizzati grazie al piano finanziario?

MR: Il piano finanziario di Abacus ha completamente sostituito la raccolta dati con Excel ed eliminato i doppioni dei record. I collaboratori registrano i loro dati autonomamente e in modo decentrato nei singoli reparti. Ciò funziona perfettamente e per nessuna ragione al mondo torneremmo al vecchio metodo.

Con quali tre termini descrivereste il software Abacus Business e la nostra collaborazione?

Integrazione: grazie a processi integrati e continui, sono necessari solo pochi interventi manuali.
Modularità: la gamma delle applicazioni è enorme e il loro utilizzo è modulare. In questo modo, per ogni tipo di attività è disponibile una soluzione ottimale.
Vicinanza: Abacus è un'azienda svizzera e apprezziamo molto il fatto di essere interpellati nelle questioni concettuali.