La digitalisation chez Abacus: «nous voulons convaincre par nos solutions»

Selon lʼentreprise dʼétudes de marché IDC, la transformation numérique sʼest établie dans la plupart des entreprises suisses. Au cours de cette année, 80% des PME misent sur la digitalisation. Cela reflète-t-il également la situation chez les utilisateurs dʼAbacus?

Alex Vetter: Nous mettons tout en œuvre et proposons continuellement de nouvelles solutions pour la digitalisation de processus.

Peux-tu nous en dire plus?

Oui, pour cela, prenons lʼexemple de DeepSign, un produit de notre filiale DeepCloud. Cette solution permet lʼutilisation en ligne de signatures électroniques sécurisées et juridiquement valables. Ainsi, la saisie dʼune signature pour, par exemple, un contrat de travail, ne nécessite quʼun seul clic du nouveau collaborateur en guise dʼaccord. Le document est ensuite signé et automatiquement classé dans le dossier.

La digitalisation des processus est un sujet qui occupe Abacus depuis longtemps. Mais, est-ce que les clients utilisent vos offres concernant lʼintégration, qui correspond à lʼun des buts principaux de la transformation numérique?

Cela fait 38 ans quʼAbacus digitalise des processus. Dès quʼun utilisateur en reconnaît les bénéfices, cʼest-à-dire de quelle manière il peut simplifier son travail tout en faisant des économies, il est généralement facile pour lui de sʼengager dans cette voie.

Proposez-vous des solutions spéciales?

Pour les petits clients en particulier, par exemple les entreprises dʼartisanat, il est important de proposer une solution comme un système «Out-of-the-box» qui fonctionne sans problème et qui est largement automatique dès la mise en service. En effet, beaucoup dʼartisans gèrent encore leurs offres sur papier et via la Poste. À lʼaide de «DeepSign» justement, nous faisons un pas en avant: si une offre est envoyée à un client pour être signée, il a la possibilité de la refuser en ligne et dʼexiger des modifications. Celles-ci peuvent désormais être intégrées automatiquement dans le document. Lorsque tout est corrigé, le document est signé en un clic. Ensuite, la commande est créée et classée automatiquement. Prenons un autre exemple, le logiciel AbaBat. Un devis descriptif peut être scanné dans le logiciel et les positions individuelles sont automatiquement créées dans lʼERP en tant que positions de commande. Ici aussi, nous nous servons de la technologie Deep pour la reconnaissance de données, nommée DeepO.

De nouvelles techniques et programmes font partie de cette transformation digitale. Le chemin vers le Cloud en fait-il également partie?

Le sujet du Cloud est en lui-même très important. De nos jours, on veut avoir la possibilité de tout régler en tout lieu. Cela signifie être mobile et par conséquent, que les informations sont à portée de main à chaque instant.

Lorsque des applications sont écrites de nos jours, doivent-elles être «Cloud-native» dès le départ?

Le «Cloud-native Computing» est une approche du développement de logiciels permettant de créer et dʼexécuter des applications évolutives et ainsi distribuables dans des infrastructures réseaux, plateformes et environnements. Pour beaucoup dʼutilisateurs, il ne sʼagit que dʼune solution web qui peut être utilisée dans le navigateur.

Quʼest-ce que cela signifie pour Abacus?

Nous soutenons exactement cette démarche en tant que développeurs, afin quʼil y ait de moins en moins dʼinterruptions de communication.

Combien dʼutilisateurs ou dʼapplications Abacus sont déjà dans le Cloud?

Comme nos partenaires proposent également des solutions Cloud et que nos utilisateurs peuvent décider eux-mêmes où et de quelle manière ils installent les logiciels, nous nʼavons pas connaissance de cette information, sauf pour les 20ʼ000 utilisateurs AbaWeb hébergés par leurs fiduciaires. Toutefois, la plupart des utilisateurs Abacus veulent que leurs données soient disponibles dans un Cloud privé.

Quelle est ta perception personnelle de lʼutilisation du Cloud par vos clients?

Nos clients sont très soucieux de savoir où se trouvent leurs données et qui en a la garde. Cela signifie que, pour nous, la solution «Cloud only», cʼest-à-dire obliger nos clients à avoir le Cloud, est un No-Go. Nous voulons convaincre par nos solutions. Nous travaillons en ce moment sur une offre avec focus sur les petits clients, avec laquelle il serait possible de réduire leur investissement ainsi que celui de nos partenaires. Nous avons déjà fait de bonnes expériences avec notre offre AbaWeb. Il sʼagit dʼun «paquet-sérénité», où lʼutilisateur du programme ne sʼoccupe pas de lʼinstallation du logiciel, ni de la maintenance ou de la sécurité des données. En effet, la fiduciaire sʼen charge pour lui.

Y-a-t-il dʼautres projets dans ce domaine?

En parallèle à cela, nous nous concentrons aussi sur les utilisateurs de plus grande taille. Le système Abacus est déjà évolutif mais lʼévolutivité nʼest pas aussi dynamique que nous le souhaiterions. Justement dans le domaine du Cloud, sʼil y a beaucoup dʼutilisateurs, un système doit pouvoir sʼadapter de manière dynamique.

Quʼest-ce que lʼon entend exactement par évolutivité?

Dans nos environnements clients, nous avons un certain nombre dʼutilisateurs qui exploitent différents services. Ces services nécessitent une quantité définie de mémoire et dʼautres ressources. En particulier dans lʼenvironnement Cloud, dans lequel de nombreux clients sont actifs simultanément, il est important que le système puisse sʼadapter automatiquement. Par exemple, de nombreux collaborateurs exécutent leurs décomptes de salaires en fin de mois, il faut mettre des ressources supplémentaires à disposition pour compenser la charge accrue. Cela permet une répartition uniforme de la charge de travail et garantit une performance du système sans difficultés.

Quels sont les développements que vous effectuez actuellement?

La digitalisation signifie pour beaucoup que de plus en plus dʼexperts en informatique sont requis pour pouvoir en profiter. Cependant, les experts en informatique ne sont pas faciles à trouver. Pour combler cette brèche, les «Citizen Developer» entrent en jeu chez les clients. Il sʼagit de collaborateurs qui sʼintéressent à la technique, et qui souhaitent avoir un impact au niveau du développement. Le «Low- Code» et «No-Code» prennent leur importance ici. Nous les mettons en partie à disposition avec le Business Process Engine et avec de nouvelles solutions comme DeepFlow. Un nouveau genre de présentation personnalisée de processus sera également disponible dans la nouvelle solution dʼOn-/Off-boarding des employés. Celle-ci permettra à une équipe RH de créer elle-même ce genre de processus.

Explique-nous cela un peu plus en détail.

Les entreprises ont de plus en plus besoin de solutions logicielles sur mesure. Bien que les solutions logicielles standardisées comme Abacus soient destinées, malgré une offre variée de fonctions, surtout à des tâches générales, il est important de pouvoir répondre à des exigences très spécifiques. Cela prend de lʼimportance lorsquʼil sʼagit de processus dʼentreprise individuels, qui doivent être digitalisés et automatisés, comme lʼenregistrement de nouveaux collaborateurs, car ce genre de processus varie dʼune entreprise à lʼautre. Afin de lancer rapidement des solutions appropriées, les équipes Business devraient être capables de les réaliser selon leurs visions. Avec le «Citizen Development», certains collaborateurs de lʼentreprise reçoivent les outils adéquats pour adapter eux-mêmes le logiciel. Des connaissances élaborées en programmation ne sont pas nécessaires.

Il ne faut donc plus avoir de connaissances en programmation pour pouvoir utiliser le Business Process Engine ou DeepFlow?

Comme nous connaissons cela dans lʼenvironnement Abacus avec le Business Process Engine, nous proposons des «blocs» avec une interface visuelle, des modèles prédéfinis et des composants graphiques Drag & Drop, avec lesquels les modifications se font par de simples clics. Cela offre un gain de temps et des économies à lʼentreprise. Le plus grand avantage est que les connaissances professionnelles propres à lʼentreprise peuvent être utilisées directement et de manière autonome dans les applications que lʼon souhaite, sans connaissance informatique et sans lʼaide de spécialistes en informatique.

Que se passe-t-il lorsquʼun tel collaborateur quitte lʼentreprise? Est-ce quʼil laisse des «îlots de programmes» par ses ajouts, dont personne ne peut retracer lʼorigine?

Oui, en effet, cela peut constituer un problème. Avec les solutions «No-Code», il est très important de pouvoir soutenir lʼutilisateur de telle sorte que la description du fonctionnement dʼun bloc soit directement visible dans le Designer et que les aides comme les liens visuels de bloc soient affichés. Dʼun point de vue informatique, il faut absolument évaluer et contrôler minutieusement ce que lʼon utilise et libère pour les collaborateurs. Toutefois, il est bien plus simple de comprendre et dʼentretenir une solution «No-Code» quʼune solution avec un «Low-Code» spécifique.

Faut-il avoir des connaissances approfondies dʼAbacus pour utiliser «DeepFlow»?

Pas nécessairement, même si cʼest conseillé. Cela dépend toutefois quel processus doit être représenté. Contrairement au Business Process Engine, DeepFlow peut être utilisé sans connaissances dʼAbacus, et même sans le logiciel Abacus. Cependant, il ne faut pas oublier que même dans le cas du «Low-Code», il sʼagit de compléments de programme. Composer en quelques clics un «Best Case» et supposer que cela fonctionnera pour toujours peut paraître quelque peu illusoire.

Quʼapportent les «aides au codage» Business Process Engine et DeepFlow?

Ces extensions individuelles ajoutent des fonctions de programmes très spécifiques aux solutions Abacus et DeepCloud, qui ne pourraient pas être proposées par un système universel. Cela garantit que les modifications et mises à jour peuvent être effectuées sans problème, car elles sont aux normes Abacus. De plus, les composants de code utilisés sont continuellement actualisés et correspondent toujours à la dernière norme de sécurité.

Est-ce que vous allez cesser le développement de lʼoutil dʼapplication existant «Process Engine», que vous proposez depuis longtemps pour des extensions de programme aux partenaires et aux utilisateurs spécialisés?

Non. Les deux produits, Process Engine et DeepFlow sont complémentaires et seront maintenus en parallèle. En plus du mode expert, un autre outil est proposé, qui permettra au «Citizen Developer» de créer lui-même des processus simples.

Peux-tu nommer dʼautres exemples de développement qui font avancer la transformation numérique?

Nous travaillons intensivement sur notre plateforme dʼéchange de documents DeepBox. Cette fois-ci, il sʼagit de la réception et de lʼenvoi de documents par le biais dʼapplications tierces. À cette fin, nous mettons une «Inbox» à disposition. Elle classifie les documents entrants de manière automatique via lʼOCR et lʼIA. Les données sont reconnues de manière autonome et traitées correctement dans Abacus, sans intervention manuelle. La solution DeepO utilisée ici est également employée dans DeepBox, dans lʼERP Abacus et Swiss21.

Abacus utilise déjà depuis un certain temps une technologie Deep pour les solutions IA, par exemple pour le traitement des notes de frais. Est-ce qu'elle sera toujours utilisée à l'avenir ou bien est-ce que l'IA est déjà si avancée que vous pouvez reprendre celles créées par d'autres ?

Nous regardons toujours ce que nous pouvons employer sur le marché. Une connexion à des solutions IA génératives comme ChatGPT ou Bard serait assez simple et rapide à effectuer. Même si nous n'excluons pas cette option à l'avenir, l'accent est mis sur des modèles dont nous avons nous-mêmes le contrôle. Ceci contrairement à ChatGPT ou Bard qui sont reliés aux Clouds de gros éditeurs informatiques, chez lesquels nous ne savons pas ce qu'il se passe avec nos informations et où celles-ci sont stockées. De nombreuses données d'entreprise sensibles et importantes se trouvent dans Abacus, et ne devraient pas être confiées à des tiers.

Utilises-tu ChatGPT à titre personnel ?

J'utilise cette solution d'IA en ce moment uniquement comme une sorte de fonction de recherche Google plus élaborée, car elle fournit rapidement des résultats complets. ChatGPT peut nous donner des idées, pour trouver la bonne approche et trouver la solution à un problème. Comme dit, l'IA livre plusieurs réponses. Cela ressemble au travail d'une équipe, où plusieurs solutions sont souvent discutées, avec la différence que ChatGPT est bien plus rapide.

Comment la digitalisation modifie-t-elle le quotidien de plus de 60'000 entreprises utilisant Abacus ?

Ce n'est pas si simple de répondre car le terme de "digitalisation" est présent dans tous les esprits. Mais un pas dans cette direction signifie que l'on entreprend quelque chose. Il s'agit déjà d'un énorme changement pour beaucoup d'utilisateurs. Cela fait partie de notre rôle de proposer des outils qui sont importants pour la digitalisation et d'apporter ainsi une plus-value à nos utilisateurs.

Que va proposer Abacus en plus à ses clients à lʼavenir en matière de digitalisation?

Il existe encore de nombreux processus, en particulier dans le domaine des RH/Employee Self Service (ESS), qui peuvent être digitalisés et ainsi décharger les utilisateurs dans leurs tâches. Pour les RH, nous nous concentrons sur des processus «Out-of-the- box». Le processus complet dʼon et offboarding des collaborateurs en fait notamment partie.

De plus, des nouveautés significatives sont à venir dans le processus de visa du logiciel des Créanciers. Celles-ci ne comprennent pas que les aspects comme la consultation dʼautorisations au sein de la structure organisationnelle, ou lʼautomatisation des processus de validation en fonction des informations du document. Un autre facteur essentiel est la possibilité dʼorganiser individuellement le workflow. Une attention particulière est apportée afin que ces workflows puissent être définis sans difficulté. De plus, le travail de lʼutilisateur est simplifié grâce à lʼintégration dans le cockpit de validation central.

Quand cela arrivera-t-il ?

Ce sera disponible à partir de la version 2024.

Existe-t-il dʼautres domaines qui devraient être optimisés avec la digitalisation?

Un grand potentiel reste encore inexploité dans le domaine des chiffres financiers. En effet, ceux-ci sont souvent échangés entre les fiduciaires et les entreprises par PDF et commentés à la main. À lʼaide de notre outil dʼanalyse «Data Analyzer» et de la plateforme de partage «DeepV» nous avons déjà la solution idéale pour que les informations restent dans le champ dʼapplication numérique.

Abacus va-t-il se transformer entièrement en plateforme?

Abacus est une plateforme depuis un certain temps déjà. Elle grandit chaque jour et propose à ces utilisateurs toujours plus de possibilités dans le cadre des logiciels ERP. En outre, les nouvelles technologies Deep permettent dʼautres automatisations qui sont parfaitement intégrées au logiciel Abacus. Grâce au Business Process Engine et DeepFlow, les clients ont en plus la possibilité de personnaliser les fonctions et processus requis.