Perfettamente equipaggiati per il futuro con AbaPlato, DeepSign e DeepID
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Quale soluzione utilizza chkp per gestire e amministrare documenti digitali?
Noi ci affidiamo a Plato. Concepita appositamente per gli studi legali, questa soluzione offre una gamma completa di funzioni per la gestione dei file, la registrazione delle ore, la fatturazione e il reporting. Finora la nostra esperienza è stata positiva; inoltre, guardiamo a un futuro in cui il sistema giudiziario sarà ampiamente digitalizzato.
Con ciò cosa intende in concreto?
I direttori nonché la Conferenza di giustizia hanno lanciato il progetto «Justitia 4.0» con l'obiettivo di digitalizzare l'intero sistema giudiziario svizzero. In futuro, lo scambio degli atti tra tutte le parti coinvolte in un procedimento avverrà elettronicamente attraverso la piattaforma giudiziaria centrale «Justitia.Swiss». Oltre ai tribunali e ai pubblici ministeri, questa riforma coinvolgerà anche circa 12'000 avvocati e il loro personale.
Cosa significa questo per chkp.?
In qualità di studio legale moderno e diversificato, abbiamo deciso di approfondire il tema e di trovare una soluzione adeguata ai nostri processi che non comporti oneri aggiuntivi. Gli elementi chiave sono la firma elettronica degli atti e la consegna digitale al Tribunale. Per quel che concerne la digitalizzazione, siamo ben preparati: chkp. è certificato ISO 9001 e ciò significa che tutti i processi sono definiti e documentati. Grazie a tale certificazione siamo un passo avanti rispetto a molti altri studi legali.
«La soluzione con Plato, DeepSign e DeepID funziona senza problemi, soddisfa pienamente le nostre esigenze ed è facile da imparare.»
Dominik Peter, Avvocato da chkp.
Normalmente, qual è la prassi per la consegna degli atti al Tribunale?
Un avvocato redige il documento necessario e, secondo il principio del doppio controllo, lo trasmette al suo assistente per un seconda lettura. L'assistente prepara poi il documento finale e lo restituisce all'avvocato per la firma. Successivamente, l'assistente invia il documento per posta al tribunale e segna nel calendario che la pratica è stata evasa.
E com'è possibile digitalizzare questo processo?
All'inizio, abbiamo provato con le firme elettroniche più diffuse, aggiungendole direttamente al documento tramite un software PDF. Tuttavia, questa procedura si è rivelata impraticabile per il nostro studio legale perché non è compatibile con il nostro processo. Alla ricerca di una soluzione migliore, ci siamo imbattuti in DeepSign. Dopo un'analisi più approfondita, abbiamo poi scoperto che presto sarebbe stata introdotta un'interfaccia diretta con Plato e quindi tale soluzione sarebbe diventata perfettamente integrabile nei nostri processi.
E come funziona la consegna digitale?
I primi passaggi sono identici al processo usuale: l'avvocato redige il documento e l'assistente lo rifinisce. Successivamente, invece, l'assistente clicca su «Firma» e invita l'avvocato a firmare. Dopo che il documento è stato firmato elettronicamente, l'assistente riceve una notifica e può consegnare il documento firmato al tribunale digitalmente tramite posta elettronica sicura. Nello stesso passaggio, il documento viene automaticamente salvato in Plato, in formato Word e PDF.
Siete soddisfatti della nuova procedura?
Sì, funziona senza problemi, soddisfa pienamente le nostre esigenze ed è facile da imparare. Attualmente utilizziamo la firma digitale soprattutto per i contratti internazionali e per consegne minori al Tribunale. Per il momento, le consegne con molti allegati non le effettuiamo ancora in forma completamente digitale.
Ci sono altri aspetti da considerare?
Naturalmente ci sono aspetti sui quali dobbiamo informare i collaboratori. Ad esempio, un documento firmato elettronicamente è valido unicamente in formato digitale e non in versione stampata. Inoltre, per ogni persona autorizzata a firmare, la registrazione per DeepSign e DeepID comporta un piccolo sforzo iniziale. D'altra parte, con questo passaggio cogliamo l'occasione per ottimizzare l'intera struttura del documento. In ogni caso, siamo pronti per il futuro con Justitia 4.0, quando le consegne in forma elettronica diventeranno obbligatorie.
chkp è uno studio legale attivo in diversi settori giuridici, con circa 36 collaboratori presenti nelle sue due sedi di Bremgarten e Baden. Circa la metà dello staff è composto da avvocati specializzati in diritto economico, diritto di famiglia, diritto del lavoro, diritto di locazione, diritto edilizio, diritto penale nonché in attività notarili. chkp si considera una società di servizi moderna, per la quale la qualità riveste un ruolo fondamentale. Tra i clienti si annoverano imprese e in special modo PMI, privati ed enti pubblici.
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