Condivisione diretta anziché tanta carta

Un compito importante, benché talvolta arduo, di una fiduciaria è quello di controllare, depositare e contabilizzare correttamente i giustificativi che la clientela consegna abitualmente in tutti i modi possibili, incluso stipandoli in scatole di scarpe. Anche la gestione dei documenti elettronici richiede tuttavia un approccio standardizzato e un'archiviazione ben strutturata, perché il supposto guadagno di efficienza diventi una realtà concreta.

Questo è il pensiero di fondo con il quale DeepCloud, una filiale di Abacus Research AG, si è dedicata allo sviluppo di DeepBox: un sistema di archiviazione intelligente che riconosce e organizza automaticamente documenti come le fatture dei debitori e dei creditori o qualsiasi giustificativo per la contabilità finanziaria, includendo le informazioni ivi contenute. Per la registrazione automatica, DeepBox comunica con sistemi come Abacus ERP o 21.AbaNinja. Se un cliente desidera affidare alla fiduciaria anche la gestione dei pagamenti, quest'ultima può collegare le ricevute DeepBox alla transazione bancaria tramite Abacus Electronic Banking e registrarle nella contabilità finanziaria.

DeepBox consente così un'interconnessione digitale lineare e semplice tra clientela e società fiduciarie: i clienti possono inviare facilmente le ricevute tramite l'applicazione Client di DeepBox, l'app DeepBox con funzione di scansione o tramite un qualsiasi browser internet. Tutto ciò naturalmente in modo sicuro, grazie alla crittografia end-to-end e a una memorizzazione dei dati conforme alla legge svizzera. DeepBox analizza i documenti utilizzando l'intelligenza artificiale, riconosce tutti i dati rilevanti come il tipo di giustificativo, la data della fattura, gli indirizzi e le singole posizioni e può, ad esempio, separare in modo pulito le singole ricevute di un PDF contenente più fatture: il tutto in modo completamente automatizzato e con un'elevata precisione, ovviamente.

La procedura successiva può essere strutturata in modo flessibile in base alle esigenze del cliente. La fiduciaria può, ad esempio, contabilizzare i giustificativi e inviare al cliente una lista di posizioni aperte o un estratto conto completo con i giustificativi incorporati nell'intervallo desiderato. L'invio non avviene in modo complicato e poco sicuro tramite e-mail, bensì direttamente, in modo rapido e sicuro tramite il DeepBox personalizzato per ogni cliente.

DeepBox: ecco il suo valore aggiunto

• Più efficienza grazie all'elaborazione automatizzata dei giustificativi
• Affidarsi ad un canale di comunicazione poco sicuro come l'e-mail diventa superfluo
• Condivisione di documenti tra fiduciari, clienti, consulenti bancari, ecc.
• Condivisione in tempo reale: più vicini ai clienti e sempre aggiornati
• Estensione opzionale con DeepSign, per poter usufruire della firma digitale con validità legale