« Grâce à DeepSign et DeepID, nous avons pu signer légalement tous les documents en peu de temps. »
• min de lecture
Pages: Que signifie la digitalisation pour vous?
David Shilling: Pour nous, la digitalisation consiste en premier lieu à automatiser les étapes de travail et à éviter les ruptures de médias. En tant quʼagence de création composée dʼune équipe relativement jeune, nous sommes naturellement bien préparés au numérique. Nous utilisons depuis le début de nombreux outils en ligne et sommes souvent des «early adopters». Pour certains, la digitalisation se résume à cela, mais chez JEFF, elle signifie davantage: faciliter le travail des collaborateurs et peut-être aussi économiser un peu de papier.
Vous utilisez DeepSign pour la signature électronique. Comment vous est venue lʼidée?
Jʼai découvert DeepSign lors dʼune journée clients organisée par notre partenaire Abacus Fidevision. Habituellement, nous utilisions des outils courants comme Acrobat ou DocuSign pour créer des signatures électroniques, selon la plateforme utilisée par le client. Nous avions même inséré des signatures sous forme dʼimages dans les documents. Si une signature électronique qualifiée était requise, il fallait organiser une rencontre pour obtenir une signature manuscrite. Avec DeepSign et DeepID, tout est beaucoup plus simple.
Comment lʼagence JEFF utilise-t-elle DeepSign?
Jʼai dʼabord fait des essais pour me familiariser avec les fonctions et jʼai signé mes premiers contrats. Nous avons dû apporter des modifications au contenu du contrat pour que la signature électronique soit également autorisée. Nous avons commencé avec des contrats clients pour de nouveaux projets et des contrats de travail internes. La signature électronique simplifie considérablement le processus de signature, dʼautant plus que JEFF est une SARL gérée avec une signature collective à deux. Ces signatures peuvent être facilement obtenues par voie électronique.
Outre la simplification du processus de signature, que propose DeepSign par rapport aux autres outils de signature électronique?
Hormis la parfaite intégration dans les applications Abacus et lʼaccès à la plateforme dʼéchange de documents DeepBox, le modèle de prix est séduisant. Avec DeepSign, il nʼy a pas dʼabonnement de base: on paie par signature selon le principe du «pay per use», ce qui permet de toujours maîtriser les coûts. DeepSign propose tous les types de signature électronique: simple, avancée et qualifiée si le processus est associé à DeepID.
« Hormis la parfaite intégration dans les applications Abacus et lʼaccès à la plateforme dʼéchange de documents DeepBox, le modèle de prix est séduisant. »
David Shilling, CFO et Managing Partner JEFF
Quel est le plus grand projet que vous ayez réalisé avec lʼaide de DeepSign?
La campagne «Electric Match». Elle a été réalisée pour le compte de Mercedes-Benz Suisse SA. Les personnes intéressées pouvaient réserver des courses dʼessai accompagnées sur différents modèles de voitures électriques. Lʼaccompagnement était assuré par une cinquantaine dʼambassadeurs dans toute la Suisse. Ces conducteurs connaissaient déjà les modèles et pouvaient ainsi transmettre leurs expériences de manière authentique. Nous devions engager ces ambassadeurs par contrat. Grâce à DeepSign, nous avons pu renoncer entièrement à lʼenvoi postal des contrats et avons reçu rapidement les documents signés. La plupart des participants ont parfaitement accepté ce nouveau mode de signature, même sʼils ont dû sʼenregistrer auprès de DeepSign.
Utilisez-vous également la signature électronique qualifiée?
Nous avons récemment accueilli deux nouveaux partenaires dans lʼentreprise. Tous les partenaires actuels ont dû apposer leur signature sur des documents internes et pour le dépôt auprès du registre du commerce. Grâce à DeepSign et à la signature électronique qualifiée (SEQ), possible avec DeepID, nous avons signé tous les documents légalement en peu de temps, et ce même si cʼétait la période des vacances et que les partenaires se trouvaient dans différents endroits du monde. Pas besoin de réunion sur place avec tous les associés et pas besoin de perdre du temps à envoyer des courriers.
Le dépôt électronique des documents présentait-il aussi des avantages dans le cadre des échanges avec le registre du commerce?
Tout à fait. Normalement, il faut compter facilement deux semaines entre lʼenvoi des documents et leur publication au registre du commerce. En utilisant la voie électronique, nous avons reçu une réponse au bout dʼune heure et demie seulement. Il manquait juste une copie de la pièce dʼidentité. Nous lʼavons également envoyée par voie électronique. En fin de compte, nous avons transmis les documents à lʼoffice du registre du commerce un jeudi et le mardi suivant, les mutations étaient déjà publiées. Cʼétait en quelque sorte le couronnement de notre utilisation de DeepSign.
Revenons à la digitalisation: comment se situe lʼagence JEFF par rapport aux autres entreprises?
Nous étions prêts dès le début, au plus tard lorsque nous avons internalisé la comptabilité. Nous voulions par exemple que pour chaque écriture comptable, le justificatif soit directement disponible sous forme numérique afin de ne plus devoir chercher péniblement les documents dans un classeur. Nous utilisons en outre différents outils pour lʼorganisation interne et externe et développons nous-mêmes des interfaces. Nous croyons donc être en avance en matière de digitalisation par rapport à dʼautres entreprises.
JEFF:
JEFF est une agence de création dont les bureaux sont situés à Zurich, Lausanne et Berlin. En tant que «Home of Creative Experiences», lʼagence propose des services dans les domaines de la communication en direct, des campagnes, de lʼinteraction et du design visuel. JEFF crée des expériences entre les marques, les entreprises, les produits et les personnes. Des expériences physiques ou numériques, quel que soit le canal. JEFF enthousiasme les gens et les marques depuis 2011. La société est indépendante et est dirigée par ses propriétaires.
En savoir plus
