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«Abacus ist zuverlässig und zeitsparend»
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Inwiefern hilft Ihnen die Abacus Business Software dabei, Ihre Prozesse zu digitalisieren?
Maya Bolzli: Die komplette Anwendung der Abacus Business Software ist digital: von der Finanzbuchhaltung über die Debitoren-, Kreditoren- und Lohnbuchhaltung bis zum Electronic Banking, CRM und E-Business. Kreditoren werden via E-Business oder via PDF-Rechnungen digital in die Kreditorenbuchhaltung übernommen und müssen nur noch selten eingescannt werden. Die Kreditorenrechnungen sind automatisch im Archiv abgelegt und Nachforschungen können jederzeit mittels Dossiers- oder Archiv-Suche einfach und zeitsparend gemacht werden. Lohnabrechnungen werden digital statt per Post verschickt.
Welche Prozesse konnten aufgrund der Einführung des E-Business automatisiert werden?
MB: Der Empfang bzw. die Verarbeitung der wiederkehrenden E-Rechnungen von Lieferanten ist nun voll automatisiert. Das «Unsere Mitarbeitenden machen lieber einen interessanten Job als repetitive Arbeiten.» betrifft auch die Kontierung aufgrund hinterlegter Kontierungsregeln und ebenso die Zuordnung des Visumsverantwortlichen. Entsprechend konnten die Papierrechnungen und das Scanning weitgehend eliminiert werden.
Was gefällt Ihnen am besten an der Abacus Business Software?
MB: Die Zuverlässigkeit des Systems, die Verknüpfung der einzelnen Programme sowie die laufende Weiterentwicklung. Darüber hinaus schätze ich die professionelle, verlässliche Buchhaltungsverarbeitung mit Subprogrammen, die im Hintergrund laufen, beispielsweise wie damals bei der Umstellung des MWST-Satzes sowie der MWST-Abrechnungsmethode.
Wie lange ist die E-Rechnung bei Ihnen bereits im Einsatz?
Erwin Bolzli: Seit 2014. Ich war damals bei Abacus an einer Veranstaltung, bei welcher die Firma Herzog Küchenbau als Praxisbeispiel die Lösung mit E-Rechnung präsentierte. Da war mir sofort klar, dass wir diese Lösung ebenfalls brauchen.
Was waren schliesslich die Gründe für die Einführung der Abacus Business Software?
MB: Ganz klar der Digitalisierungsgedanke und die damit verbundene Effizienzsteigerung dank administrativer Vereinfachung, was wiederum zu Einsparung von Ressourcen führt.
Wie haben Ihre Mitarbeitenden auf die neue Software und insbesondere auf die E-Business Software reagiert?
MB: Sehr gut, sie wird als Erleichterung wahrgenommen. Denn die Angestellten machen lieber einen interessanten Job als repetitive Arbeiten wie das Einscannen von Rechnungen oder das manuelle Kontieren.
«Unsere Mitarbeitenden machen lieber einen interessanten Job als repetitive Arbeiten.»
Maya Bolzli, Geschäftsführerin, Albrecht + Bolzli nova AG
Und welche Resultate haben sich daraus ergeben?
MB: Dank Abacus haben sich einige Synergien und Kostenersparnisse ergeben wie beispielsweise durch die Reduktion von repetitiven Prozessen, die automatisierte Archivierung der Dokumente sowie einer digitalen Historie.
Planen Sie noch Erweiterungen mit der Abacus Business Software?
MB: Es ist uns wichtig den Status quo zu halten, da wir sehr zufrieden sind und dankbar für die gute Betreuung durch den Systemintegrator, Bullinger Software AG. Eventuell könnte die Einführung einer automatisierten Betriebskostenabrechnung bzw. Kostenrechnung bald ein Thema werden. Aber auch die Anbindung von weiteren Lieferanten wollen wir in Zukunft vorantreiben.
Zum Schluss: Beschreiben Sie die Abacus E-Business Software in einem Satz.
MB: Die Abacus E-Business Software ist für uns absolut verlässlich, zeitsparend und trägt zur Fehlervermeidung bei.
Über die Firma Albrecht + Bolzli nova AG
Albrecht + Bolzli nova AG bietet seit über 45 Jahren Dienstleistungen und Produkte im Bereich Elektro- und Gebäude-Technik in Zürich und Umgebung an. In den letzten Jahren wurden zudem die Bereiche Informatik- und Kommunikationslösungen (ICT) ausgebaut. Aktuell sind Themen wie Umrüstung auf LEDBeleuchtungstechnik, E-Mobility und Anschluss von PV-Anlagen im Fokus. Die Firma ist in Zürich-Witikon ansässig und beschäftigt 20 Mitarbeitende. Mehr Infos unter: albo.ch
Maya Bolzli ist Betriebsökonomin und hat 2017 das Geschäft von ihrem Vater übernommen. Als Geschäftsführerin kümmert sie sich um die Finanzen, IT, das Personalwesen, Marketing und Akquisition von neuen Kundinnen und Kunden und unterstützt die Projektleiter bei verschiedenen Aufgaben wie Submissionsangelegenheiten usw.
Maya Bolzli, Geschäftsführerin der Albrecht + Bolzli nova AG
Erwin Bolzli ist Eidg. dipl. Elektroinstallateur und Mitglied der Geschäftsleitung. Er ist Gründer der Firma und immer noch beratend sowie operativ tätig in den Bereichen Lohnwesen, Zahlungsverkehr, Kreditoren- und Debitoren-Kontrolle und Mahnwesen.
Erwin Bolzli, Mitglied der Geschäftsleitung bei der Albrecht + Bolzli nova AG
Kennzahlen bei der Verarbeitung von Lieferantenrechnungen
- 200 Lieferanten im Jahr 2022
- 75% der Lieferantenrechnungen werden als E-Rechnung verarbeitet
- 15% werden als PDF-Rechnungen mittels E-Mail empfangen und via KREDI-Inbox verarbeitet
- 10% werden via Scanning (Papierrechnungen) verarbeitet
Die Gesamtanzahl an verarbeiteten Lieferanten E-Rechnungen war im Herbst 2022 bereits höher als im gesamten Vorjahr 2021.
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