«Abacus ist einfach, praktisch und übersichtlich.»
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Welches Abacus Programm verwenden Sie am häufigsten?
Noah Kiefer: Das Programm F22 für den Kontoauszug der Finanzbuchhaltung.
Warum gerade dieses?
NK: Weil in der Finanzbuchhaltung immer alles nachvollzogen werden kann. Zum Beispiel, wie etwas in der Vergangenheit verbucht wurde. Dadurch, dass jegliche Belege digital hinterlegt sind, können wir im Kontoauszug auf den Buchungssatz klicken und es erscheint direkt der Originalbeleg. Ich kann somit alles von meinem Arbeitsplatz aus nachschauen und erhalte mit einem Click die gewünschte Information. Das ist sehr praktisch und spart viel Zeit.
Wie hoch ist die Gesamtanzahl an verarbeiteten Lieferanten E-Rechnungen im Jahr 2022?
NK: Es sind rund 1’000 - 2’000 E-Rechnungen, welche wir erhalten. Damit habe ich direkt aber nichts mehr zu tun, da alles automatisch über die E-Business Software abgewickelt wird. Die E-Rechnungen gehen bei uns über ein zentrales E-Mail-Postfach ein.
«Ich würde Abacus auf jeden Fall weiterempfehlen.»
Noah Kiefer, Stellvertretender Abteilungsleiter Finanzen & IT
Seit wann ist die E-Business Software von Abacus bei Ihnen im Einsatz?
NK: Im Jahr 2018 haben wir mit dem E-Business von Abacus gestartet. Während meiner Lehrzeit durfte ich unsere Lieferanten anfragen, ob sie uns die Rechnung künftig per E-Rechnungen schicken können, was damals für die meisten jedoch noch nicht möglich war. Folglich haben wir mit der Abacus E-Business Software schon früh die Schritte in Richtung Digitalisierung eingeleitet.
Welche Prozesse wurden dank der E-Business Software automatisiert und dadurch optimiert?
NK: Ganz klar der Prozess des Rechnungsempfangs auf der Kreditorenseite, da dieser sehr komplex und aufwendig ist. Eine physische Papierrechnung kann mehrere Abteilungen durchlaufen, bis sie dem richtigen Empfänger zugewiesen wird. Dadurch erhöht sich auch die Fehlerquelle, da eine Rechnung an die falsche Abteilung gelangen und sogar auf dem
Weg verloren gehen kann. Mit der E-Rechnung ist das wesentlich einfacher, da diese an ein zentrales E-Mail-Postfach gesendet wird. Da unsere Lieferanten die Kontierung (Kontonummer, Kostenstelle, Visumsnummer) auf der Belegreferenz mitgeben, erfolgt aufgrund der strukturierten Daten der E-Rechnung mittels einem Mapping automatisiert die richtige Zuweisung.
Wie definiert und lebt ihr bei der Gemeinde Lyss Digitalisierung?
NK: Digitalisierung ist für uns der Wechsel von analog zu digital. Früher wurden bei uns die Mitarbeitergespräche physisch auf Papier in einem Ordner abgelegt, heute sind diese im elektronischen HR-Dossier im MyAbacus zu finden und können von Mitarbeitenden von überall eingesehen werden. Aber auch Betreibungen, Zahlungsbefehle und Kreditorenbelege werden bei uns digital aufbewahrt. So können wir eine grosse Anzahl von Ordnern entsorgen.
Was waren die Gründe für die Einführung der Abacus E-Business Software?
NK: Nebst dem Empfang von E-Rechnungen wollten wir natürlich auch unseren Kunden einen Mehrwert bieten, mit der Abacus-E-Business-Lösung werden die Rechnungen automatisch als eBill auf das Bankkonto des Kunden übermittelt, somit können wir dem Wunsch unserer Kunden entsprechen und gleichzeitig kann bei uns intern ein weiterer Arbeitsschritt eingespart werden.
Wie würden Sie die Abacus Business Software in einem Satz beschreiben?
NK: Ich finde die Abacus Software praktisch, einfach und übersichtlich.
Wie beurteilen Sie die Flexibilität und Wartbarkeit der Abacus Software?
NK: Meines Erachtens ist die Abacus Software sehr flexibel und intuitiv einsetzbar. Die Nummerierung der einzelnen Menüpunkte beispielsweise ist strukturiert aufgebaut und lässt sich somit leicht bedienen. Innerhalb des Abacus Menüs arbeiten wir mit Favoriten, was uns bei der täglichen Arbeit enorm weiterhilft. Hinsichtlich der Wartung werden wir durch den Vertriebspartner Talus Informatik professionell unterstützt, welcher uns auch bei Erweiterungen zur Seite steht.
Zum Schluss: Welches Fazit ziehen Sie aus dem bisherigen Einsatz der Abacus Software?
NK: Die Gesamtheit von Abacus, also die verschiedenen Bereiche, welche diese Software abdeckt, führen zu einem sehr positiven Fazit. Ich würde Abacus auf jeden Fall weiterempfehlen.
Über die Gemeinde Lyss
Die ersten geschichtlichen Spuren des Dorfes gehen auf die vorchristlichen Kelten zurück. Die Gemeinde Lyss umfasst die beiden Dörfer Lyss und Busswil sowie die beiden Weiler Hardern und Eigenacker. Sie umfasst über 16’000 Einwohnerinnen und Einwohner und in der Gemeindeverwaltung sind 280 Mitarbeitende angestellt. Da die Einwohnerzahl über 10'000 liegt, kann Lyss auch als Stadt bezeichnet werden.
Über Noah Kiefer, Stellvertretender Abteilungsleiter Finanzen & IT
Noah Kiefer arbeitet seit 2016 bei der Gemeinde Lyss, bei welcher er auch die Lehre als Kaufmann absolviert hat. Zur Zeit studiert er Wirtschaftsinformatik an der Berner Fachhochschule im dritten Semester. Seine Freizeit verbringt er in der Natur wie auch mit Sport und dem Lesen eines guten Buches.
Abacus Produkte bei der Gemeinde Lyss
Zusätzlich zu den Finanz- und Lohnapplikationen werden im Bereich Handel & Produktion folgende Applikationen eingesetzt:
| Auftragsbearbeitung | 6 Benutzer |
| E-Business | 4 Benutzer |
Kennzahlen bei der Verarbeitung von Lieferantenrechnungen
Rechnungsempfang total pro Jahr 13'000
50% werden via Scanning (Papierrechnungen) verarbeitet
35% werden als PDF-Rechnungen mittels E-Mail empfangen und via
KREDI-Inbox verarbeitet
15% der Lieferantenrechnungen werden als E-Rechnung verarbeitet
| Anzahl E-Business Teilnehmer | 2781 |
| Rechnungsversand via E-Bill | 2500 |
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