Tiziano Conte, wie oft öffnen Sie Abacus?
Tiziano Conte: Abacus ist den ganzen Tag offen. Ob ich Arbeitsverträge erstelle, Personaldossiers pflege oder Bewerbungen prüfe – für sämtliche Aufgaben greife ich auf Abacus zurück. Nach Outlook ist es das erste, was ich morgens aufstarte (lacht).
Was hat die Gemeinde Risch zu Abacus geführt?
TC: Die heutige Zeit und ihre Herausforderungen haben uns dazu bewegt, einer geeignete Softwarelösung für unsere HR-Prozesse zu suchen. Eine Arbeitsgruppe des Kantons Zug evaluierte neue Tools. Im Zuge dieser Evaluation testete die Gemeinde Risch Verschiedenes aus. Abacus bot eine riesige Vereinfachung.
Wo sehen Sie die grösste Vereinfachung?
TC: Im Bewerbermanagement! Nicht nur das HR profitiert, sondern auch die Vorgesetzten. Aktuell haben wir sechs Stellen offen. Früher hiess das: Sechs Papierstapel mit Dossiers, diese werden für den Vorgesetzten kopiert, es gab Schwierigkeiten bei den Absprachen etc. Heute findet das alles digital und im Tool statt, die Vorgesetzten prüfen und beurteilen die Dossiers selbständig und dann sehen wir direkt, welche Kandidaten wir einladen sollten. Ohne Papier, effizienter und schneller.
Wie viele Dossiers verarbeiten Sie jährlich mit dem Bewerbermanagement?
TC: Im letzten Jahr haben wir rund 23 Stellen ausgeschrieben. Das sind rund 550 Dossiers jährlich. Früher hiess das: 550 mal kopieren, rund 500 Serienbriefe drucken und unterschreiben, diese auf die Post bringen, etc. Pro Bewerbung wendete ich früher rund 15 Minuten auf. Heute ist es schon viel, wenn es zwei Minuten dauert. Zudem werden zusätzliche Informationen transparent, zum Beispiel der Eingangszeitpunkt. So hat man den optimalen Überblick
Sie erledigen auch die Lohnbuchhaltung mit Abacus. Was schätzen Sie an dieser integrierten Lösung?
TC: Es macht Sinn, eine einzelne Software für diese Aufgaben einzusetzen. So hat man eine ganzheitliche Lösung ohne Schnittstellen. Es ist ein grosser Vorteil, dass dies mit Abacus möglich ist.
Wie viele Mitarbeitende nutzen Abacus?
TC: Es sind ungefähr 70 Mitarbeitende, die über das MyAbacus Portal ihre Unterlagen einsehen. Darunter sind auch viele Vorgesetzte, die neue Bewerbungen prüfen.
Wie haben Sie Ihre Mitarbeitenden geschult?
TC: Es gab fast keine Fragen mehr, da das Portal sehr intuitiv ist. In Kooperation mit unserem Vertriebspartner haben wir Vorgesetzte und Schlüsselpersonen aus den Abteilungen geschult. Mit Hilfe von Erklärvideos und weiteren Unterlagen haben diese Ihre Mitarbeitenden jeweils selbständig geschult. Das hat sehr gut geklappt.
Was ist Ihr persönliches Highlight am Abacus HR?
TC: Mit Abstand das Bewerbermanagement – es ist einfach der Hammer! Abacus ist effizient und professionell. Im Vergleich zu früheren Prozessen ist es das Paradies. Auch die Unterstützung durch unseren Vertriebspartner LEHMANN+PARTNER Informatik AG ist sehr wertvoll.
Würden Sie Abacus anderen Gemeinden empfehlen?
TC: Absolut! Bei Gemeinden in unserer Grösse kann ich mir nicht vorstellen, wie man HR-Prozesse sonst sinnvoll handhaben könnte.
Sie haben so viel Positives gesagt. Jetzt mal ehrlich: Was stört Sie an Abacus?
TC: Ich wüsste nicht, was ich Ihnen hier mitgeben könnte. Sie haben hier wirklich einen überzeugten Abacus-Fan gegenüber sitzen. Über Abacus haben wir eigentlich nur Gutes zu sagen! Wir sind top zufrieden.
