Service après-vente

Grâce au service après-vente, une entreprise peut se profiler et se démarquer face à la concurrence. L’époque où les prestations de service étaient considérées comme un mal nécessaire est bien révolue.

Elles sont désormais proposées et considérées sur le marché comme de vraies prestations à forte valeur ajoutée. Le programme Abacus Service après-vente offre la possibilité à l’entreprise de bien établir ses activités de service.

Grâce à sa flexibilité, il est utilisé dans les domaines suivants:

  • Service après-vente classique
  • Maintenance des appareils et machines de l’entreprise
  • Contrats de service
  • Gestion des licences

Aperçu des fonctions

Solutions mobiles

L’intégration parfaite des solutions mobiles dans le logiciel de gestion des services Abacus constitue un avantage inestimable pour chaque entreprise orientée vers les services. Les ordres sont automatiquement transmis à l’employé sur sa tablette ou son smartphone, sans configuration supplémentaire. Ainsi, plus aucun ordre d’intervention n’est perdu.

Intégration parfaite

Le programme Service après-vente est parfaitement intégré dans les modules pour la gestion des commandes et le décompte des prestations. Certaines fonctions sont disponibles par défaut, notamment pour la gestion du stock, le décompte automatique avec transfert des factures dans le logiciel financier ou l’imputation des heures dans la saisie des prestations.

Gestion du traitement et Business Process Engine

Grâce à la gestion flexible du traitement et à la possibilité d’utiliser le Business Process Engine pour la définition des processus, toutes les procédures peuvent être adaptées à chaque exigence dans la gestion des contrats et des ordres d’intervention.

Adaptations des contrats en cours d’année

Si la durée du contrat de maintenance est adaptée en cours d’année, suite à l’ajout de prestations ou d’objets par exemple, le programme procède à l’adaptation du contrat par période et crée une facture supplémentaire. Cela évite ainsi d’avoir des tables de calcul complexes dans Excel.

Organisation de service

  • Planification graphique des ordres d’intervention
  • Aperçu des ressources telles que les installations et les collaborateurs avec leurs qualifications
  • Affichage des absences telles que les vacances, le service militaire et les arrêts maladie à partir du programme de saisie des heures, et prise en compte correspondante lors de la planification des services
  • Condition de programme intuitive par glisser-déposer
  • Intégration du programme Ressources Humaines pour sélectionner un collaborateur disposant des connaissances requises pour l’ordre d’intervention
  • Aperçu clair du calendrier par jour, semaine ou mois pour le traitement de la planification des services

Tâches en suspens

  • Tâches en suspens par objet de service
  • Tâches en suspens en tant qu’informations pour l’acquisition
  • Saisie des tâches en suspens directement dans l’ordre d’intervention ou sur l’objet de service

Listes de contrôle

  • Listes de contrôle simples sous forme de listes avec des titres et des positions détaillées
  • Formulaires PDF en tant que listes de contrôle avec libres possibilités de présentation
  • Listes de contrôle spécifiques pour certains types de service ou appareils

Intégration vente

  • Création automatique d’un objet de service (contrat de service inclus) à partir d’une commande client
  • Création automatique des objets de service à plusieurs niveaux dans la base des objets en fonction de la nomenclature d’un ordre de fabrication

Rapport

  • Surveillance et gestion efficaces des activités de service grâce aux informations actuelles et à des indicateurs pertinents
  • Adaptation ad hoc flexible des extraits via les critères de sélection

Ordres d’intervention

Les contrats de service après-vente doivent pouvoir être créés de manière efficace et sans effort. Pour cela, le programme de gestion des services offre des fonctions pratiques qui aident le responsable de la planification dans son travail. En cas de panne, il trouve l’objet de service recherché en quelques secondes parmi des milliers d’objets grâce à une recherche dynamique dans l’arborescence des objets. Dès qu’un ordre d’intervention est saisi, il est attribué à un ou plusieurs techniciens ayant le profil exigé pour les tâches à réaliser. Les ordres d’intervention leur sont transmis sur leur appareil mobile, grâce auquel ils pourront les traiter directement sur place, chez le client.

Les contrats de maintenance sont créés automatiquement dans le programme. Grâce à la planification graphique, ils seront agendés selon les ressources disponibles telles que les techniciens de service et les appareils nécessaires.

Afin de répondre et de s’adapter aux besoins des clients, le traitement de la procédure d’intervention peut être adaptée à tous moments dans le programme. La clôture du processus s’achève avec la création automatique d’une facture isolée ou d’un rappel collectif.

La planification des services permet d’organiser rapidement les ordres d’intervention par collaborateur et installation.
Les ordres d’intervention sont saisis, traités et facturés dans ce programme.

Contrats/Abonnements

La création et la gestion des contrats de service après-vente sont des jeux d’enfants avec le programme de gestion des contrats. En fonction de ce qui a été convenu avec le client, le contrat est créé soit en tant que contrat de maintenance avec des délais d’intervention définis avec précision, soit en tant qu’abonnement. Le client décide lui-même de la fréquence.

Pour le contrat de maintenance, il est possible de prédéfinir de façon flexible les cycles de facturation (annuels, semestriels etc.) afin que les factures soient créées automatiquement lors de la facturation. Les ordres de maintenance convenus dans le cadre du contrat sont préparés de façon indépendante en fonction des cycles d’exécution prédéfinis, afin de pouvoir remplir entièrement les obligations contractuelles.

Avec la variante des abonnements, le programme peut envoyer automatiquement un e-mail ou une lettre au client chaque fois qu’un service est échu. L’intervention sera facturée uniquement après l’exécution des tâches.

Cette base est un portail d’informations sur tous les objets de service. Les données de base, ordres d’intervention, contrats et factures sont affichés pour chaque objet de service.

Base des objets de service

Les fondements d’un service après-vente efficace sont les données de base des objets de service tels que les sites, les emplacements de l’objet, l’historique ainsi que les informations sur les clients, la gestion et le propriétaire. Pour d’autres données individuelles, des champs supplémentaires sont disponibles, dans lesquels il est possible de gérer des informations en fonction de la date.

Une arborescence structure les objets de service selon une hiérarchie libre avec des projets supérieurs et des sous-projets. L’attribution d’un nouvel objet de service a lieu via cette arborescence des objets, qui permet également d’effectuer une recherche de manière claire et rapide.

Toutes les données telles que les contrats, les ordres d’intervention ou autres informations sont représentées clairement sous forme d’objet de service dans un cockpit d’informations. Ainsi, la base des objets pour les utilisateurs du Service après-vente devient un portail d’information central via le service clients.

Solutions mobiles

Dans la gestion des services, la saisie mobile de données effectuée directement chez le client a une fonction centrale. Pour cela, Abacus met plusieurs applications à disposition. Les techniciens de service sont ainsi en mesure de traiter leurs ordres, quel que soit l’endroit où ils se trouvent. L’intégration parfaite des applications empêche les doubles saisies. Grâce à l’intégration des solutions mobiles, les employés du département service sont toujours à jour et informés de la situation actuelle des ordres d’intervention.

Avec les applications AbaSmart sur iPad et AbaOrder sur smartphone, le technicien dispose de toutes les informations importantes telles que les messages de panne, les informations de clients et les priorités. Le temps passé aux réparations, aux interventions de service ainsi que les heures et frais de déplacement sont aisément saisis, notamment en mode offline. Les pièces de rechange et les consommables requis peuvent être sélectionnés depuis un catalogue d’articles dans l’application puis saisis. Les listes de contrôle PDF sont affichées sur l’appareil mobile et peuvent directement être complétées par le technicien de service. Avec la saisie de données mobile, plus aucun rapport de service n’est perdu et l’historique de l’objet de service est toujours à jour.