Logiciel financier, Comptabilité analytique, Comptabilité des débiteurs, Comptabilité des créanciers, Electronic-Banking

Qu’attendez-vous d’un logiciel moderne de gestion d’entreprise ? Un contrôle amélioré, une transparence accrue, une utilisation plus efficiente des ressources allant de pair avec une réduction des coûts ? C’est exactement ce que vous offre le logiciel financier Abacus. Une comptabilité analytique, la clôture annuelle automatique, la saisie des données pour différentes entreprises, des divisions avec des données de base communes mais des plans comptables séparés ou une application Business Intelligence avec des informations en temps réel.

Le logiciel financier Abacus est utilisé et testé dans la pratique depuis des années par de nombreuses grandes sociétés fiduciaires et par des entreprises de différentes tailles. Il a été contrôlé et certifié selon NAS 870 par une société d’audit réputée.

Aperçu des fonctions

Solution complète intégrée

Tous les modules du logiciel financier, intégré aux modules Abacus Vente, Achat, Gestion de projets ou des services, sont utilisables en tant que solutions professionnelles ou comme applications autonomes.

Logiciel financier Abacus issu du Cloud

Avec AbaWeb, vous pouvez utiliser le logiciel financier Abacus comme solution Cloud. En savoir plus sur AbaWeb.

Intégration fiduciaire

La collaboration avec une fiduciaire est simplifiée grâce à la transmission numérique et automatisée des données, les clôtures comptables gagnent en rapidité.

Archivage électronique

Abacus vous garantit un archivage électronique intégral et exhaustif de tous les documents comme factures fournisseurs et clients. Les documents originaux numérisés sont directement attribués aux écritures du logiciel financier et ainsi immédiatement disponibles d’un simple clic.

En savoir plus sur l’archivage

Aperçu des indicateurs en temps réel

Accédez partout et à tout moment aux données actuelles du logiciel financier - grâce à l’app iPad AbaSmart intégrée ou à MyAbacus, la solution Web-Business Intelligence.

En savoir plus

Comptabilité financière

  • Plan comptable à neuf niveaux avec désignations en fonction de la langue, par exemple pour PME, plan comptable des communes, code du commerce allemand, IFRS, etc.
  • Journal complémentaire pour bilan fiscal ou autre présentation des comptes
  • Correction des écritures avec protocole automatique
  • Extraits standards détaillés avec liens vers les documents (archives/dossier)
  • Décompte TVA avec code TVA sur axe temporel
  • Liste de contrôle TVA et rapprochement des chiffres d’affaires pour la révision
  • Gestion des divisions/entreprises (entités de bilan autonomes avec/sans propres données de base)
  • Tableau de financement selon la méthode directe et indirecte
  • Rapprochement des documents liquidés
  • Comptabilité analytique avec répartitions automatiques et majorations de frais généraux
  • Budgétisation de comptes, sections de frais avec responsables et validations de budget avec les extraits correspondants

Comptabilité des débiteurs

  • Intégration directe à la vente, à la comptabilité financière et analytique
  • Transmission bidirectionnelle des données de base, des documents et des paiements avec des systèmes en amont et grâce à des interfaces modernes
  • Trafic automatisé des paiements par BVR, LSV et Debit Direct
  • Système de rappels avec des formulaires de rappel à définir librement, frais de rappel et BVR de rappel
  • Diverses options de présentation des postes ouverts, extraits de compte et listes d’échéances en fonction de divers critères
  • Libre choix des genres de document et de paiement
  • Documents et paiements en différentes monnaies
  • Calcul intégré des commissions
  • Calcul et facturation des intérêts moratoires
  • Débiteur collectif pour des clients occasionnels

Comptabilité des créanciers

  • Réception et traitement des e-factures, numérisation des factures papier
  • Soutien au moyen du Workflow de la procédure visa avec documents originaux numériques
  • Intégration des factures originales numériques dans les extraits PDF - aussi lors d’un envoi par mail
  • Intégration directe dans les achats et la Comptabilité financière resp. dans la Comptabilité analytique
  • Libre choix du genre de document
  • Documents et paiements en différentes monnaies
  • Libre choix du nombre de dispositions des paiements en fonction de différents critères
  • Affectation ciblée des sommes dans la disposition des paiements
  • Virements selon la nouvelle norme ISO 20022
  • Interfaces modernes pour la transmission de documents et de données de base avec des systèmes en amont

Electronic Banking

  • Intégré dans la Comptabilité des créanciers, des débiteurs, des salaires et financière
  • Nombreuses possibilités de rapports tels qu’extraits ou soldes des comptes, colonnes de valeur, situation financière biens / dettes
  • Transmission automatique des données de disposition de la Comptabilité des créanciers et des salaires
  • Transfert automatisé des recouvrements LSV+ de la Comptabilité des débiteurs
  • Importation automatique des informations BVR, fonctions de splitting incluses
  • Accès au programme géré par la Gestion des utilisateurs Abacus
  • Différents groupes de signatures et jusqu’à deux classes de signatures par utilisateur
  • Planification des liquidités et Cash Pooling
  • Reprise des données des postes ouverts de la Comptabilité des créanciers, des débiteurs et de l’Electronic Banking

Mandants

Avec la version de base de la Comptabilité financière, vous pouvez avoir un mandant productif et un mandant test. Cette option permet de gérer jusqu’à 999’999 comptabilités différentes.

Ouverture d’une nouvelle entreprise

Grâce à la simplicité du programme d’ouverture, chaque utilisateur peut créer un nouveau mandant de manière autonome. Le début de l’exercice doit simplement être indiqué pour l’ouverture d’une comptabilité. La période d’un exercice peut durer, dans certains cas, jusqu’à 15 ans. Le plan comptable/des charges par nature, le plan des sections/centres de frais et les écritures d’un mandant existant peuvent être repris dans le mandant à ouvrir. Le plan comptable de démonstration livré avec le programme peut également être repris.

Choix du mandant

Dans la liste de choix des mandants, ces derniers peuvent être triés par ordre alphabétique ou numérique. Vous pouvez ainsi immédiatement trouver certains mandants et les sélectionner, même si de nombreuses comptabilités sont ouvertes. Le passage d’une comptabilité à une autre est simple et rapide et un système élaboré de mot de passe règle l’accès à chaque comptabilité par utilisateur.

Copie de mandant

Grâce à une sauvegarde des données, un mandant existant peut simplement et rapidement être transféré vers un autre système. Cela est particulièrement intéressant pour les fiduciaires pour traiter les comptabilités tenues par les clients et actualiser un système test.

Entreprise

L’entreprise est un élément de structure qui permet de représenter plusieurs entreprises dans un mandant. Une entreprise peut gérer ses propres données de base COFI, par ex. plan comptable, plan des sections de frais, méthode TVA, périodes et exercice. Elle peut également gérer les données de base d’un autre mandant ou être définie seulement comme élément de structure, sans ses propres données de base. Les écritures ne sont pas gérées dans l’entreprise mais dans la division qui lui est attribuée. Plusieurs divisions peuvent être attribuées à une entreprise. Des extraits sont donc possibles via une division ou une entreprise.

Sections de frais

La Comptabilité des sections présente les coûts pour chaque secteur d’une entreprise. En comparant le temps ou en contrôlant le prévisionnel et l’effectif, cette comptabilité fournit à tout moment une information sur la rentabilité des sections de frais. En faisant partie du système de la Comptabilité analytique, les sections de frais fournissent des informations pertinentes pour les frais généraux CF qui ne sont pas imputables directement et les préparent pour la refacturation. L’activation de l’option “Sections de frais” est la condition pour l’utilisation de l’option “Comptabilité analytique”.

Base des sections de frais

Grâce au système de classification à 9 niveaux, les sections de frais (11 max.) peuvent être regroupées et les données comprimées à différents niveaux de l’entreprise. Il existe 9’999 possibilités de classification alternative pour le regroupement.

Écritures avec sections de frais

La saisie d’une section de frais s’effectue avec la véritable écriture pour la Comptabilité financière. L’intégration de la Comptabilité financière et Comptabilité analytique est ainsi optimisée. Les soldes des sections de frais sont actualisés après chaque écriture. Pour limiter les erreurs, un domaine et une proposition de sections de frais peuvent être prédéfinis pour chaque charge par nature. Avec le genre “Écriture de section”, plusieurs sections de frais peuvent être saisies simultanément. L’écriture, sous forme d’une écriture collective, ne sera présentée qu’une seule fois sur la charge par nature.

Extraits standards avec sections de frais

L’option “Sections de frais” offre une multitude d’extraits standards qui peuvent être actualisés et édités à tout instant:

  • Extraits des sections de frais avec toutes les écritures de la Comptabilité financière, débiteurs et créanciers. Si les données des débiteurs et des créanciers ont été transférées de manière comprimée dans la Comptabilité financière, elles peuvent être tout de même affichées jusqu’au niveau de l’écriture.
  • Les soldes des sections de frais avec répartition selon les charges par nature et mois avec comparaison de l’année précédente et du budget.
  • Les soldes des charges par nature avec répartition selon les sections de frais et mois avec comparaison de l’année précédente et du budget.
  • Tous les extraits pour les bilans peuvent être utilisés avec comparaison de l’année précédente et du budget également pour les extraits des sections de frais.
  • Le programme “Soldes sections de frais/charges par nature” est un instrument de contrôle très utile. Il offre un aperçu rapide des soldes actuels de chaque section de frais dans chaque exercice. La répartition d’un solde de section de frais selon les charges par nature et sur chaque mois de la période peut être immédiatement interrogée et détaillée jusqu’aux écritures. Les écritures incorrectes peuvent directement être corrigées.

L’édition de ces extraits peut s’effectuer au choix via l’écran, l’imprimante ou comme fichier au format PDF, XLS, DOC, RTF, ODT ou CSV.

De nombreuses possibilités de sélection et de présentation sont disponibles dans tous les extraits.

Le nombre d’écritures et sections de frais/charges par nature n’est pas important pour la durée de préparation des extraits SECT standards.

Monnaies étrangères

L’option “Monnaies étrangères” permet de tenir tous les comptes non seulement dans la monnaie de base mais également dans n’importe quelle monnaie étrangère. Les écritures de compensation de cours sont automatiquement effectuées. Des extraits clairement présentés fournissent à tout moment des informations sur les liquidités en monnaies étrangères.

Table centrale des monnaies étrangères

Plus de 170 monnaies étrangères sont indiquées dans la table centrale des monnaies étrangères (ISO 4217). Un compte gain de change et un compte perte de change sont attribués à chaque monnaie pour la compensation de change automatique.

Table des cours

La table des cours contient le cours d’évaluation, le cours d’imputation et un troisième cours pour chaque monnaie étrangère active. Si plusieurs mandants sont gérés, la table des cours peut être définie pour chacun d’eux ou de manière centralisée pour tous les mandants. En plus des cours globaux d’imputation et d’évaluation et les 3ème cours, il est également possible de définir des cours spécifiques aux domaines des actifs, passifs, du compte de résultat, des débiteurs et des créanciers. Les cours des monnaies étrangères peuvent être importés quotidiennement à l’aide d’une interface. AbaNotify permet d’automatiser cette importation.

Écritures en monnaies étrangères

Les écritures avec deux comptes de monnaies étrangères différents sont supportées comme les écritures avec des comptes de monnaie de base et monnaie étrangère. La tenue de montants en monnaie étrangère et monnaie de base permet une compensation de change automatique à tout moment. Possibilités pour une écriture avec des comptes en monnaies étrangères:

  • Conversion des montants en monnaie étrangère au cours d’imputation ou cours du jour avec calcul automatique du montant en monnaie de base.
  • Saisie du montant en monnaie étrangère et monnaie de base avec calcul automatique du cours.
  • Saisie du cours d’imputation ou du cours du jour et du montant en monnaie de base avec calcul automatique du montant en monnaie étrangère.
  • Saisie uniquement du montant en monnaie de base
  • Toutes les informations importantes sont affichées dans le masque de saisie des écritures. Les soldes des comptes en monnaie étrangère et monnaie de base sont affichés après chaque écriture.

Cours selon la date

Des cours peuvent être définis en fonction de la date. Le cours peut être saisi ou affiché selon la monnaie de base et la monnaie étrangère. Les écritures avec des comptes en monnaies étrangères et compensations de change s’effectuent avec le cours d’imputation, d’évaluation ou le 3ème cours.

Compensation de change au niveau du compte

Les comptes en monnaies étrangères peuvent être combinés aux comptes de compensation de change pour l’imputation de la compensation de change automatique. Il est de plus possible de bloquer ou d’inactiver des comptes en monnaies étrangères pour la compensation de change si le calcul doit s’effectuer avec les cours d’imputation saisis.

Compensation de change automatique

Les écritures de compensation de change s’effectuent automatiquement en fonction de la définition dans la table des monnaies étrangères et table des cours. Les traitements de compensation de change peuvent être rétablis.
Possibilités de sélection pour les écritures automatiques de compensation de change:

  • Compensation de change mensuelle ou annuelle
  • Compensation de change dans le journal principal ou complémentaire
  • Limiter la compensation de change à certains domaines (actifs, CR)
  • Compensation de change uniquement pour une monnaie étrangère spécifique
  • Exécuter compensation de change uniquement du compte… au compte…
  • Compensation de change uniquement pour compte avec gain ou perte de change
  • Exécuter la compensation de change uniquement pour une période définie avec ou sans prise en compte du report de solde

Extraits standards en monnaies étrangères

Les extraits de journal et de bilan, ainsi que les extraits de compte sont édités dans la monnaie de base ou monnaie étrangère. Les extraits des sections de frais/centres de frais sont possibles uniquement dans la monnaie de base.

  • Extraits de compte en monnaie étrangère
  • Les mouvements des comptes peuvent être édités dans la monnaie de base et monnaie étrangère. Le solde courant est affiché au choix en monnaie de base ou monnaie étrangère.
  • Bilans en monnaies étrangères
  • Les comptes en monnaies étrangères identiques sont édités ensemble. Le cours moyen interne est visible pour chaque compte en monnaie étrangère et pour le total de chaque monnaie étrangère.
  • Imprimer table des codes de monnaies étrangères / table des cours
  • Les cours saisis dans la table en fonction de la date peuvent être extraits. Il est donc possible de déterminer et d’indiquer le cours moyen d’une période.

Budgétisation

L’option de budgétisation de la Comptabilité financière Abacus offre une grande flexibilité. Du simple budget comptable basé sur les valeurs annuelles jusqu’au budget détaillé des sections de frais au niveau mensuel. Il est ainsi possible de présenter en détail les différents postes d’un budget.

Chiffres prévisionnels

En plus des valeurs budgétaires au niveau mensuel, vous pouvez également travailler avec des chiffres prévisionnels, saisis et gérés sous forme d’écritures. Les chiffres budgétisés peuvent être employés pour, par exemple, représenter des valeurs budgétisées ou créer une comptabilité analytique avec des valeurs budgétisées. Dans la partie des chiffres budgétisés, l’ensemble des niveaux est disponible, comme dans la partie des chiffres réels. Dans tous les extraits, vous pouvez sélectionner l’axe réel ou budget.

Budget financier

Le budget financier se rapporte à la budgétisation de tous les comptes du bilan et compte de résultat. Les chiffres budgétisés sont gérés au niveau annuel et mensuel (débit et crédit séparés). Le programme permet d’ouvrir à l’avance de nombreux exercices pour que la saisie du budget de futurs exercices puisse s’effectuer à un moment choisi. Les budgets de l’exercice précédent sont repris dans le nouvel exercice.

Budgétisation des comptes en monnaies étrangères

La saisie de budgets en monnaie de base et monnaie étrangère est possible pour les comptes en monnaies étrangères. Le montant en monnaie étrangère peut automatiquement être converti en monnaie de base grâce au cours indiqué.

Budget comptabilité analytique

Les possibilités pour établir des budgets de comptabilité analytique sont identiques à celles pour le budget de la comptabilité financière. La saisie du budget s’effectue par charge par nature et section de frais ou vice versa. Il est également possible de budgétiser des quantités.

Budget et budget complémentaire

Le budget complémentaire permet d’avoir un deuxième niveau pour la budgétisation. Tous les extraits du budget peuvent être créés avec ou sans prise en compte du budget complémentaire.

Budgétisation avec interface Excel

Les valeurs de budget peuvent être présaisies dans Excel. Les tables avec les chiffres budgétisés sont ensuite importées dans la Comptabilité financière Abacus et automatiquement enregistrées dans les comptes et sections de frais correspondants. Les budgets de chaque responsable sont additionnés pour un budget global. Une éventuelle répartition automatique sur les mois peut également s’effectuer avec l’interface d’importation.

Extraits avec comparaison budget

Les extraits standards peuvent avoir des valeurs de budget avec des écarts. Les textes de budget saisis peuvent également être présentés. Les programmes d’extraits pour le bilan et le compte de résultat peuvent éditer les valeurs de budget. Le générateur de bilan permet de personnaliser les extraits.

Divisions

L’option “Divisions” permet de reproduire des structures organisationnelles complexes car elle permet de subdiviser un mandant. Cette structure organisationnelle se prête en particulier aux organisations avec filiales. Plusieurs entreprises peuvent être gérées dans le même mandant en tant que division. Le niveau “Division” est défini comme une entité de bilan autonome.

Les divisions permettent de traiter les données de mouvements à un niveau supplémentaire. Cela signifie que les écritures, soldes effectifs, soldes budgétisés, etc. sont enregistrés au niveau de la division. Le total de toutes les divisions est affiché au niveau du mandant. Certains domaines de plusieurs divisions peuvent être édités dans les extraits. Par contre, les données de base sont gérées de façon centralisée, ce qui simplifie leur actualisation.

Si un bilan/compte de résultat est établi pour chacune des filiales, ces dernières peuvent être gérées, comme des divisions, à l’intérieur d’un mandant. Dans ce cas, les soldes sont traités non seulement pour chaque division du mandant, mais aussi automatiquement et en ligne pour une “Division parallèle” représentant la somme de toutes les divisions du mandant.

Avantages de l’option “Divisions”

  • Gestion centralisée des adresses pour les différentes comptabilités.
  • Base centrale des débiteurs/créanciers pour plusieurs entités comptables.
  • La comptabilité analytique peut être gérée de façon centralisée pour plusieurs entités distinctes du point de vue juridique, tandis que la comptabilité financière est gérée séparément pour chaque division.
  • La TVA peut être décomptée soit par division, soit pour tout le mandant. Cela dépend si un numéro TVA est indiqué au niveau du mandant ou de chaque division.
  • Accès immédiat au bilan de chaque division et bilan consolidé sans étape intermédiaire, ni délai d’attente.
  • Suivi de projets étendu à plusieurs comptabilités.

Données de base du mandant

Le mandant reste le niveau supérieur dans la hiérarchie. Les bases de données à ce niveau sont valables pour toutes les divisions. L’enregistrement et la maintenance centralisées de ces données garantissent une uniformité des informations.

Données de base gérées de façon centralisée dans la comptabilité financière:

  • Exercice
  • Informations TVA
  • Blocage des écritures (clôture mensuelle et annuelle)
  • Monnaie de compte de la comptabilité
  • Plan comptable et sections de frais

Le plan comptable et le plan des sections sont gérés de manière centralisée pour chaque mandant, mais il est possible d’attribuer une division pour chaque compte/section. Il est donc possible de limiter la division. Il en découle les restrictions suivantes:

  • La même monnaie de base est définie pour toutes les divisions d’un mandant.
  • L’exercice est identique pour toutes les divisions.
  • Uniformisation de l’obligation TVA
  • Les comptes sont utilisables sélectivement par division, mais les mêmes attributs sont applicables à toutes les divisions (obligation TVA, genre de compte, monnaie).

Divisions et Intercompagny

Il existe normalement deux types de divisions:

  • Divisions internes
    Les divisions internes sont des entités (ou filiales) donnant lieu à des bilans séparés et pour lesquelles la comptabilité est gérée au sein du mandant

  • Divisions externes
    Les divisions externes sont des filiales ou des entités pour lesquelles la comptabilité ne peut pas être gérée au sein du mandant concerné, mais faisant néanmoins partie de l’organisation, et pour lesquelles des mouvements Intercompagny doivent être possibles.

Chaque division interne peut présenter des mouvements avec un nombre illimité de divisions externes et internes. Ces mouvements sont désignés comme mouvements internes à l’entreprise et sont présentés dans une liste qui sert de base pour l’élimination dans la consolidation.

Affiliation

La problématique de l’affiliation est également prise en compte dans la structure en divisions. Lorsque plusieurs comptabilités indépendantes sont tenues pour des divisions au sein d’un mandant, il est possible de définir s’il y a affiliation pour chacune de ces divisions. Ceci a une incidence d’une part sur le décompte TVA et d’autre part sur le code TVA proposé lors de la saisie des écritures.

Extraits

Tous les extraits peuvent être établis pour chaque division ou pour le mandant:

  • Journal
  • Bilan/Compte de résultat
  • Extrait de compte
  • Décompte TVA, contrôle de la TVA, rapprochement des chiffres d’affaires
  • Extrait de section de frais
  • Tableau de financement

Divisions et Comptabilité analytique

Les valeurs cumulatives de toutes les divisions sont traitées au niveau du mandant. Cela permet d’effectuer de façon centralisée les traitements de la comptabilité analytique (répartitions et frais généraux). Les traitements analytiques peuvent également être exécutés pour une division donnée. Dans ce cas, ce traitement est démarré à l’intérieur de la division concernée, et seules les écritures correspondant à cette division sont prises en compte. Les tables de répartition des sections et des frais généraux sont tenues non seulement au niveau du mandant, mais aussi à celui de chaque division.

Calcul des intérêts

Avec cette option, n’importe quel compte peut être géré comme un compte courant ou un compte de dépôt. Le calcul des intérêts s’effectue automatiquement. Des extraits de compte clairement présentés fournissent à tout moment des informations sur le calcul des intérêts.

Comptes courants et comptes de dépôt

Deux genres de compte sont utilisés pour le calcul automatique des intérêts:

  • Compte courant
    Un taux d’intérêt peut être défini au débit et au crédit. Nécessaire pour les comptes avec des conditions de crédit variables.

  • Compte de dépôt
    Dans l’option de calcul des intérêts, il est possible de fixer un taux d’intérêt. Le compte de dépôt a toujours un solde débiteur ou créditeur.

Table des intérêts

La table des intérêts contient les taux d’intérêts débiteurs et créditeurs de tous les comptes courants et comptes de dépôt. La méthode de calcul des intérêts (360/350, 365/360, 365/365 jours) est définie par compte ainsi que le calcul automatique ou non de l’impôt anticipé.

Écritures avec date de valeur

Lors de la saisie d’écritures, l’utilisateur peut indiquer une date de document et une date de valeur pour que des postes comportant des échéances différentes de la date d’écriture puissent être saisis. Le calcul des intérêts s’effectue selon la date de valeur. Si seule la date de document est saisie, elle peut être transmise dans la date de valeur pour qu’il n’y ait pas un travail de saisie supplémentaire au niveau de l’écriture.

Intérêts selon la date

Des taux d’intérêt peuvent être définis en fonction de la date dans la table des intérêts. Un nouveau taux d’intérêts débiteur et créditeur peut être défini par jour. Ce taux sera prise en compte pour le calcul des périodes d’intérêts.

Calcul automatique des intérêts

Les calculs des intérêts s’effectuent automatiquement en fonction des définitions de la table des intérêts. Les intérêts calculés peuvent automatiquement être imputés sur les comptes COFI correspondants. L’imputation automatique peut se faire au choix sur le compte rapportant des intérêts ou sur un autre compte.
Possibilités de sélection pour le calcul automatique des intérêts:

  • Calculer les intérêts pour des comptes définis
  • Calculer les intérêts mensuellement ou annuellement
  • Calculer les intérêts pour une période définie. Un jour de référence fixe peut être indiqué. Il détermine jusqu’à quand l’intérêt doit être calculé. Le jour de référence peut se situer en dehors de la période ou de l’exercice.
  • Calculer l’impôt anticipé pour les intérêts créditeurs, p. ex. les garanties des locataires
  • Position ou solde bonification des intérêts
  • Calculer les intérêts, journal complémentaire compris

Pour le calcul des intérêts, les comptes de dépôt peuvent être triés selon la date de document ou de valeur. Le calcul des intérêts pour les comptes courants s’effectue toujours selon la date de valeur. Le calcul des intérêts pour les comptes en monnaies étrangères s’effectue sur le solde en monnaie de base ou en monnaie étrangère.

Division

Les intérêts que rapportent les comptes sont calculés par division. Si le calcul s’effectue sur plusieurs divisions, une récapitulation globale est alors éditée dans l’extrait.

Comptabilité analytique

En tant qu’option, la Comptabilité analytique Abacus est un instrument d’analyse important pour les entreprises modernes.

Charges par natures / facturation interne

Les charges par nature permettent de saisir des opérations qui ont des effets dans la Comptabilité financière et dans la Comptabilité analytique. Les comptes de facturation interne sont utilisés pour l’imputation au sein de la comptabilité analytique. Les charges par nature et facturations internes peuvent présenter des unités de quantité.

Sections / Centres de frais

Comme les comptes de la Comptabilité financière, les sections et centres de frais sont attribués à une ou plusieurs classifications libres qui peuvent ensuite être utilisées pour les extraits.

Répartitions

Une table de répartitions est disponible. Une clé de répartition est indiquée pour chaque combinaison de répartition. Elle peut être définie en tant que pourcentage, montant fixe ou indicateur. Les indicateurs sont des clés dynamiques qui génèrent automatiquement des écritures de répartition sur la base de valeurs des tables Excel.

Frais généraux

La majoration des frais généraux est définie sur le centre de frais. Une majoration peut être une valeur, par ex. en francs ou une quantité, par ex. en heures.

Traitement de comptabilité analytique

Le traitement de comptabilité analytique est mensuel. Il est peut être effectué plusieurs fois. Les valeurs calculées seront remplacées. Un traitement avec des chiffres prévisionnels peut également être simulé. Un rapport du générateur de bilan permet de comparer les chiffres effectifs avec les valeurs prévisionnelles.

Coûts fixes et variables

Une part variable peut être définie pour les combinaisons sections de frais/charges par nature. Avec les répartitions de comptabilité analytique, les coûts variables peuvent être par exemple refacturés à l’aide d’indicateurs.

Compte des coûts prévisionnels

En plus du niveau chiffres effectifs, existe le niveau avec les chiffres prévisionnels. Les simulations de la comptabilité analytique s’effectuent au niveau prévisionnel. Le générateur de bilan permet de comparer les chiffres prévisionnels et effectifs. Il est ensuite possible de choisir entre les valeurs prévisionnelles et les valeurs effectives dans les extraits.

Consolidation

Les clôtures comptables de plusieurs sociétés ou mandants peuvent être réunies dans un mandant de consolidation. Le programme trouve les mouvements intercompagny et les élimine automatiquement sur demande.

Consolidation des soldes

Indépendamment des plans de comptes, les soldes et les sections/centres de frais de chaque filiale peuvent être consolidés. Les mandants avec monnaies étrangères peuvent être convertis au cours du jour de référence ou au cours moyen et ensuite consolidés. Les sections de frais et centres de frais sont également consolidés.

Consolidation à plusieurs niveaux

Le concept flexible de la consolidation permet des consolidations à plusieurs niveaux des comptabilités.

Mouvement Intercompany

Les mouvements internes peuvent être saisis simplement avec les informations nécessaires ultérieurement pour l’élimination. La saisie des informations Intercompany peut déjà s’effectuer lors du traitement des commandes ou dans les comptabilités auxiliaires Débiteurs et Créanciers. Les mouvements internes sont consolidés de manière à pouvoir être présentés en détail dans les extraits. L’option “Élimination automatique” permet d’éliminer automatiquement les mouvements Intercompagny.

Extraits des niveaux de consolidation

Les écritures des groupes consolidés sont enregistrées dans des divisions internes dans les mandants du groupe. Les écritures d’élimination peuvent être présentées à tout moment dans une division distincte.

Consolidation de différents plans de comptes

Plusieurs mandants avec différents plans de comptes peuvent être regroupés dans un seul mandant de consolidation. Grâce au numéro de consolidation, plusieurs comptes de la filiale peuvent être comprimés sur un seul compte dans le mandant de consolidation.

Filiales en monnaie étrangère

Les mandants à consolider qui sont tenus dans une monnaie étrangère peuvent automatiquement être convertis au cours indiqué. Par exemple, le bilans peut être évalué au cours du jours de référence et le compte de résultat au cours moyen.

Consolidation des sections de frais

Le solde des sections de frais peut également être consolidé. Peut être intéressant si une comptabilité analytique est créée au niveau du mandant de consolidation ou si les informations des sections de frais consolidées sont significatives.

Interfaces AbaConnect

L’option “Interfaces AbaConnect” permet, par ex., la reprise d’écritures de la CofiLight Abacus, de programmes tiers ou d’un mandant dans la Comptabilité financière Abacus.

Reprise de la CofiLight Abacus

La CofiLight permet de tenir une comptabilité simple ou de gérer uniquement des comptes de liquidités comme la caisse, Poste et banque. La saisie des opérations n’exige aucune connaissance particulière en comptabilité. L’utilisateur est libre d’effectuer lui-même l’imputation comptable. Grâce à l’interface des données, les écritures de la CofiLight Abacus peuvent être transférées dans la Comptabilité financière Abacus de la fiduciaire et également renvoyés dans la CofiLight. Pendant que les données sont traitées chez la fiduciaire, de nouvelles opérations peuvent toujours être saisies dans l’entreprise.

Reprise de programmes tiers

AbaConnect offre une interface standardisée au format ASCII et XML.

Pour éviter les erreurs au moment du transfert des données, la Comptabilité financière effectue des tests de plausibilité. Les éventuelles erreurs sont visibles dans un protocole.

WebService

L’interface WebService peut être utilisée pour la connexion professionnelle de systèmes externes ou périphériques en vue d’échanger des données. Les interfaces d’AbaConnect peuvent ainsi être utilisées directement avec les protocoles HTTP et SOAP. Cette technologie permet à une application tierce d’utiliser les interfaces AbaConnect.

Importation / exportation des plans comptables et SECT

Cette fonction permet d’importer ou d’exporter les plans de comptes standards et alternatifs, les plans des sections de frais d’autres mandants de la Comptabilité financière Abacus ou de programmes tiers. Tous les domaines, classes, groupes principaux, groupes et comptes ou sections/centres de frais peuvent être transmis. De plus, il est possible de compléter ou modifier les plans existants.

Interface MIS

L’interface MIS permet l’édition comprimée des soldes effectifs et soldes de budget. Les données peuvent être éditées à l’écran, imprimées ou enregistrées dans un fichier. Un traitement ultérieur et une présentation graphique de ces données est ainsi possible.

  • Compression des comptes, charges par nature, sections de frais, centres de frais par niveaux de classification
  • Extraits des charges par nature/sections de frais ou combinaisons centres de frais. L’axe principal et l’axe de combinaison peuvent être comprimés et sélectionnés à l’aide de filtres. Cela permet, par ex., d’évaluer tous les soldes des charges par nature au niveau des groupes pour tous les centres de frais d’une catégorie définie.
  • Édition de la désignation des comptes, charges par nature, sections et centres de frais. Par exemple, pour la préparation graphique des données comprimées.

Interface budget

Cette interface traite les budgets enregistrés sous forme de fichiers ASCII ou Excel. Les fichiers provenant de différentes sources ou programmes peuvent être importés.
Cette interface offre les possibilités suivantes:

  • Transfert des budgets mensuels ou annuels
  • Répartition automatique des budgets annuels sur les mois
  • Importation des budgets pour les chiffres de clôture ou reports
  • Importation des budgets comptes, charges par nature, sections ou centres de frais.
  • Reprise des budgets pour la monnaie de base, monnaie étrangère ou quantités comme solde ou séparés débit/crédit
  • Suppression de budgets existants à l’importation de nouveaux budgets. Des budgets existants peuvent ainsi être complétés.

Indicateurs

L’option “Indicateurs” sert à comprimer, extraire et présenter les données de la Comptabilité financière et Comptabilité analytique. Jusqu’à 99’999’999 indicateurs peuvent être définis.
L’option “Indicateurs” est un instrument varié:

  • Aide à l’analyse
  • Calcul de clés de répartition Avec les répartitions des sections de frais, il est possible de définir des clés dynamiques qui s’adaptent aux données de l’entreprise. Elles permettent ainsi une répartition juste des coûts.
  • Accès aux tables Excel Des valeurs qui n’ont pas été saisies dans la Comptabilité financière Abacus peuvent être définies (par ex. mètres carrés des bureaux, nombre d’offres, etc.)

Définition des indicateurs

Procédure simple de définition des indicateurs.
Des indicateurs peuvent être définis pour tous les éléments de la Comptabilité financière Abacus:

  • Comptes
  • Charges par nature
  • Sections de frais
  • Centres de frais
  • Projets
  • Combinaisons
  • Divisions
  • Tableau de financement

Des champs numériques de la base des comptes et des sections de frais peuvent être utilisés, en plus des quantités et soldes en monnaie de base et monnaie étrangères.

Il est de plus possible d’accéder à une cellule d’une table Excel. La liaison s’effectue avec le nom de la cellule. Des paramètres permettent de gérer le choix de la table ou de la cellule.

Des éléments d’indicateurs dont les valeurs ne sont pas encore connues au moment de la définition (par ex. cours du jours ou taux d’intérêt) peuvent être définis en tant qu’interrogations. Ce paramètre ne recevra une valeur effective qu’au moment de l’extrait. L’indicateur peut être immédiatement calculé après sa définition pour être contrôlé.

Présentation d’un formulaire

La présentation des indicateurs est libre. L’extrait peut s’effectuer directement dans les rapports Abacus ou dans Word et Excel:

  • Extraits Abacus
    L’extrait s’effectue soit dans un programme de définition des indicateurs soit avec le programme “Générateur de bilan”.

  • Format Excel ou extrait Word
    Une désignation pour la liaison ultérieure avec les indicateurs peut être saisie dans des cellules ou champs d’un document Excel ou Word. Lors du calcul des indicateurs, ces documents seront actualisés avec les nouvelles valeurs calculées.

Extraits

La période des extraits peut être déterminée. Des extraits peuvent être effectués uniquement sur la base du journal complémentaire. Ils peuvent être répétés automatiquement selon la variation de caractéristiques particulières (centres de frais ou sections de frais).

Répartitions avec indicateurs

Les indicateurs peuvent être utilisés en tant que clé de répartition pour les répartitions automatiques des sections de frais. Des modèles complexes peuvent ainsi être réalisés, comme la procédure des coûts directs.

Bilans personnalisés - Générateur de bilans

L’option “Bilans personnalisés” (définition libre des colonnes) et “Générateur de bilans” (définition libre des lignes) permet l’édition de rapports individuels dans la comptabilité financière et analytique. L’accès aux soldes et quantités est pratiquement illimité. Les rapports sont disponibles pour tous les mandants.

L’option “Bilans personnalisés et générateur de bilans” se distingue des extraits standards de la Comptabilité financière, par les particularités suivantes:

  • Présentation flexible par la définition libre des lignes de titres, de la structure des colonnes et des lignes.
  • Présentation des extraits indépendamment de la structure du plan comptable.

Layout

À l’aide de différents éléments graphiques, les extraits peuvent répondre aux exigences individuelles.

Édition

Les données peuvent être éditées au choix via l’écran, l’imprimante ou comme fichier au format PDF, XLS, DOC, RTF, ODT ou CSV.

Principe du document

Une fonction Drill-Down permet de détailler un solde de compte du bilan jusqu’à l’origine des écritures.

Extraits spécifiques aux branches

Il existe des extraits de bilans, comptes de résultat, sections et centres de frais prédéfinis pour diverses branches, par exemple la construction ou les fiduciaires. Il est également possible d’obtenir des extraits sur la base du plan comptable Buschor ou MCH2, utilisé dans les écoles et les communes.

Extraits Batch à l’aide de SmartJob

Les rapports peuvent être regroupés en un fichier Batch, pour obtenir différents extraits pour plusieurs mandants lors d’un seul traitement. La création d’un rapport pour une clôture mensuelle se réduit à quelques clics de la souris.

  • Interrogation des paramètres
  • Édition sur l’imprimante ou sur fichier

Bilans personnalisés

La forme et le contenu de toutes les colonnes sont définissables librement grâce aux possibilités suivantes:

  • Nombre de colonnes définissable librement pour chaque rapport.
  • Définition libre des titres de colonnes.
  • Présentation libre des colonnes.
  • Affichage des chiffres annuels ou mensuels, répartis selon:
  • Solde ou budget.
  • Monnaie de base ou quantités.
  • Solde, solde débiteur ou solde créditeur.
  • Les soldes peuvent être obtenus avec des reports de soldes, des écritures de clôture ou des soldes complémentaires.
  • Calcul de pourcentages horizontaux ou verticaux.
  • L’option “Comptabilité analytique” permet en outre de définir les soldes pour certaines combinaisons charges par nature/SECT/CF ou SECT/CF/charges par nature.
  • Des conditions libres peuvent être prises en compte pour le calcul des colonnes, par ex. certaines monnaies ou unités de mesure.

En fonction du choix, l’organisation des lignes permet des extraits du plan comptable, du plan des charges par nature, des sections ou des centres de frais (classification et classification alternative). L’option “Générateur de bilans” permet d’adapter l’organisation des lignes.

Générateur de bilans

L’option “Générateur de bilans”, où toutes les possibilités des bilans personnalisés sont également intégrées, implique l’option “Bilans personnalisés”.

  • Organisation des lignes

    • Les comptes peuvent être réunis au choix en tant que groupes ou structures pour la présentation des totaux. Il est ainsi possible de définir librement l’ordre de tri et des niveaux de totalisation du plan comptable (par ex. calcul du bénéfice brut, du montant maximal garanti).
    • En fonction du choix, l’organisation des lignes permet des extraits du plan comptable, du plan des charges par nature, des sections ou des centres de frais. Une présentation personnalisées des lignes est ainsi simplifiée. Présentation libre du bilan, compte de résultat, calcul du montant maximal garanti, calcul du bénéfice brut, des indicateurs, etc.
    • Divers éléments de présentation tels que les lignes vierges, les sauts de page, les éléments de texte, les soulignements.
    • Définition de “Wildcards” pour faire référence à un groupe particulier de comptes ou de sections.
  • Rapports répétitifs
    Cette fonction est spécialement prévue pour la comptabilité analytique. Elle permet la définition, dans un rapport unique, d’extraits détaillés de sections/centre de frais pour l’ensemble des SECT/CF ou une partie seulement.

  • Paramètres
    Toutes les parties variables d’un rapport sont gérées par des paramètres. Par exemple, pour se référer à l’exercice ou au rapport mensuel. Ces paramètres sont interrogés lors du lancement du rapport.

  • Annexe
    L’annexe du rapport annuel peut être définie de manière à ce que les valeurs soient enregistrées dans la base de données Abacus.

Tableau de financement

Grâce à l’option “Tableau de financement”, il est possible de faire transparaître simplement les changements de fonds comme l’afflux de liquidités issu des transactions ou les recettes issues de l’emprunt de capital étranger/hypothèques. Les différents fonds comme les fonds de liquidités, les fonds de liquidités nets, les fonds de roulement nets, etc. peuvent être définis librement.

Groupes flux de capitaux

Le numéro pour le tableau de financement doit être défini à l’ouverture du compte afin de pouvoir enregistrer le solde lors de chaque écriture ayant un effet sur les fonds. Se basant sur ces informations, le programme peut également indiquer les soldes du tableau de financement au débit et au crédit, en plus des soldes des comptes et des sections. Grâce à la reconstitution intégrée dans le programme, une saisie et une attribution ultérieures des groupes de flux de capitaux sont aussi possibles. Ainsi, les écritures n’étant pas encore attribuées ou ayant une mauvaise attribution peuvent être correctement prises en compte pour le tableau de financement.

Numéros pour le tableau de financement

Des numéros peuvent être définis par niveau de détail de l’extrait. Les définitions suivantes existent par défaut:

11 Caisse, poste, banque
12 Effets de caisse, remises
13 Débiteurs, actifs transitoires
14 Stocks, travaux en cours
15 Capitaux étrangers à court terme etc.

Détail des paiements

Les paiements des comptabilités auxiliaires doivent être détaillés pour le tableau de financement afin qu’il soit possible de voir dans le prochain extrait la raison des paiements.

Extraits

L’extrait du tableau de financement s’effectue dans un programme séparé. Un rapport standard est fourni. Il peut être personnalisé et enregistré sous un nouveau nom. Il est également possible d’extraire le tableau de financement via le générateur de bilans. Le tableau de financement est alors toujours créé selon la méthode directe. L’extrait du calcul du tableau de financement peut être édité mensuellement en cliquant simplement sur une touche.

Fonds

En principe, il est possible de représenter le tableau de financement pour différents types de fonds. Tous les fonds qui dépassent les liquidités ou les liquidités nettes, peuvent être également définis. L’étendue des fonds peut être définie selon les groupes de flux de capitaux disponibles.

Élimination automatique

L’option “Élimination automatique” permet d’éliminer automatiquement les mouvements Intercompagny.

Budgétisation étendue 1er niveau section de frais/ projet / budgétisation détaillée

Budgétisation avec instances de contrôle

L’option “Budgétisation étendue” permet de saisir en détail le budget. Dès que la saisie est terminée, le budget peut être contrôlé par une instance supérieure et éventuellement rejeté. Le budget définitif est marqué comme tel et est utilisé dans la Comptabilité financière pour la comparaison des valeurs effectives. Les positions détaillées saisies dans le budget sont extraites dans la budgétisation étendue. Le générateur de bilans peut également être utilisé pour des extraits individuels.

Rapprochement

L’option “Rapprochement” permet de marquer des positions équilibrées comme rapprochées. Seuls les postes ouverts actuels peuvent être affichés dans l’extrait de compte. Un rapprochement pourrait par ex. être effectué pour des comptes comme provisions pour risques et charges, délimitations périodiques, créances ou participations.

Définition du rapprochement

Les comptes de bilan, qui peuvent être rapprochés, doivent auparavant être définis comme tels dans les données de base. Dès qu’un tel compte est choisi, un texte complémentaire peut être saisi pour le rapprochement.

Rapprochement

La véritable compensation des positions s’effectue dans le programme de rapprochement. Le compte à rapprocher et une période peuvent y être choisis. Divers filtres permettent de n’afficher dans l’aperçu que les écritures qui s’équilibrent. Si le résultat est satisfaisant, l’utilisateur enregistre cette procédure de rapprochement avec un numéro de traitement. En cas d’erreurs, le traitement peut être annulé. Même des écritures de différents exercices peuvent être regroupées grâce à cette procédure de rapprochement. Les écritures des périodes clôturées peuvent également être prises en compte.

Extrait

Les écritures équilibrées et donc rapprochées peuvent être masquées dans l’extrait de compte. Ainsi, seuls les postes encore ouverts sont affichés. Ce genre d’extrait est possible avec les données actuelles mais également rétroactivement avec une date de rapprochement définie.

Les détails du rapprochement comme le texte et le numéro de traitement, qui sont enregistrés sur l’écriture, peuvent être pris en compte dans le layout de l’extrait de compte.

Imputation inter-divisions

La fonction permet à l’utilisateur d’imputer directement une autre division dans toutes les applications. L’imputation s’effectue alors dans la division d’origine et dans la division cible. Selon l’application, deux ou trois écritures sont nécessaires. Il est ainsi possible de saisir une position d’un document créancier pour une autre division. Le transfert de ces positions sur d’autres comptes seront automatiquement effectués en arrière-plan.

Mandant allemand

Les clients suisses, qui doivent déposer des extraits spécifiques en Allemagne, disposent de l’option Mandant allemand.
Elle permet p. ex. de déposer la déclaration préalable de TVA ou l’e-bilan à l’aide de ELSTER.

Individualisation

L’option Individualisation permet de gérer sur le journal d’écritures de la Comptabilité financière jusqu’à 20 champs définis par l’utilisateur. Les champs utilisateurs existent sur tous les journaux d’écritures déjà ouverts et les futurs. Cela signifie que lors de l’ouverture d’un nouvel exercice comptable ou la définition ultérieure d’un champ utilisateur, celui-ci existera dans les journaux d’écritures (journal complémentaire incl.). Si des écritures sont transmises à d’autres applications, p. ex. la Gestion de projets, le contenu du champ utilisateur pourra aussi être transmis.

Il existe aussi des champs définis par l’utilisateur dans les autres applications. Ils sont compris dans la version de base des applications comptables Comptabilité des débiteurs, des créanciers et Electronic Banking. Les contenus de champs définis par l’utilisateur de ces applications en amont peuvent être transférés aux champs utilisateurs de la Comptabilité financière.

Mandants

Deux mandants peuvent être gérés avec la version de base de la Comptabilité des débiteurs. Cette option permet la tenue d’un maximum de 999’999 comptabilités débiteurs.

Ouverture d’une nouvelle comptabilité débiteurs

Grâce à la simplicité du programme d’ouverture, chaque utilisateur peut définir facilement un nouveau mandant. Lors de l’ouverture, les données de base d’un mandant existant peuvent être reprises. Par exemple, il n’est pas nécessaire de saisir une nouvelle fois le code TVA. Vous pouvez aussi installer d’autres applications pour le mandant à ouvrir.

Passage d’un mandant à l’autre

Le passage d’un mandant à un autre depuis le menu principal de la Comptabilité des débiteurs est simple et rapide. Grâce à un droit d’accès protégé par mot de passe, vous pouvez directement démarrer la liste de choix des mandants, dans laquelle le tri peut se faire dans l’ordre alphabétique ou numérique.

Entreprise

L’entreprise est un élément de structure qui permet de représenter plusieurs entreprises dans un mandant. Une entreprise peut donc gérer ses propres données de base débiteurs. Elle peut également gérer les données de base d’un autre mandant ou être définie seulement comme élément de structure, sans ses données de base. Les écritures ne sont pas gérées dans l’entreprise mais dans la division qui lui est attribuée. Plusieurs divisions peuvent être attribuées à une entreprise. Des extraits sont donc possibles via une division ou une entreprise.

Divisions

L’option “Divisions” permet de reproduire des structures organisationnelles complexes car elle permet de subdiviser un mandant. Cette structure se prête en particulier aux organisations avec filiales. Plusieurs entreprises peuvent être gérées dans le même mandant en tant que divisions. Le niveau “Division” est défini comme une entité autonome avec bilan. Les divisions sont internes et externes:

  • Divisions internes
    Les divisions internes représentent des entités autonomes donnant lieu à des bilans et comptes de résultat séparés (filiales, exploitations secondaires)

Chaque division interne peut présenter des mouvements avec un nombre illimité de divisions externes et internes. Ces échanges internes au groupe sont représentés sous forme d’une liste détaillée, qui sert de base à la consolidation au niveau supérieur direct du groupe.

  • Divisions externes
    Les divisions externes sont des entreprises pour lesquelles la comptabilité n’est pas tenue dans les mandants. Elles appartiennent cependant à la structure d’organisation (groupe), pour qui le mouvement Intercompany doit être identifié.

Avantages de l’option

  • Gestion centralisée des adresses pour les différentes comptabilités
  • Bases centrales des débiteurs et créanciers
  • Plan comptable et plan des sections de frais communs

Imputation avec les divisions

Dans un jeu d’écritures, la même division doit toujours être utilisée pour le débit et le crédit. Ainsi la cohérence des extraits est garantie au niveau du bilan et du compte de résultat.

Les plans comptables et plans des sections de frais sont gérés de façon centralisée. Une division peut toutefois être attribuée de manière fixe à un compte ou une section / centre de frais, ainsi, seule une division spécifique peut être imputée.

Extraits

Tous les extraits peuvent être établis pour chaque division ou pour le mandant.

Imputation inter-divisions

La fonction permet à l’utilisateur d’imputer directement une autre division dans toutes les applications. L’imputation s’effectue alors dans la division d’origine et dans la division cible. Le système effectue automatiquement la répartition selon les règles d’imputation indiquées.

Monnaies étrangères

L’option “Monnaies étrangères” est nécessaire pour saisir des documents dans une autre monnaie que la monnaie de base. Elle permet d’ouvrir et de gérer les mêmes clients dans différentes monnaies. Une proposition pour l’imputation comptable des débiteurs peut être indiquée par monnaie dans les données de base de l’entreprise. Des extraits clairement présentés fournissent à tout moment des informations sur les avoirs contractés dans les diverses monnaies.

Table centrale des monnaies étrangères

Plus de 170 monnaies étrangères sont indiquées dans la table centrale des monnaies étrangères selon ISO 4217. Un compte gain de change et un compte perte de change sont attribués à chaque monnaie pour la compensation de change automatique.

Table des cours

La table des cours contient les cours d’imputation et d’évaluation en fonction de la date pour toutes les monnaies actives. Si le système gère plusieurs mandants, la table des cours peut être définie pour chacun d’eux ou de manière centralisée pour tous. En plus des cours globaux d’imputation et d’évaluation, il est également possible de définir des cours spécifiques aux domaines des actifs, des passifs, du compte de résultat, des débiteurs et des créanciers.

Gains et pertes de change

La Comptabilité des débiteurs fait la distinction entre les gains/pertes de change réalisés ou non.

  • Gains/pertes de change non réalisés
    Les postes ouverts dans une monnaie étrangère peuvent être évalués à un jour de référence en fonction d’un cours défini. Les écritures de compensation de change sont attribuées à des comptes de résultats spéciaux pour l’imputation de gains et pertes de change non réalisés.

  • Gains/pertes de change réalisés
    Dès que le poste ouvert en monnaie étrangère est compensé, les gains ou pertes de change non réalisés sont automatiquement décomptabilisés et les gains ou pertes de change réalisés sont imputés.

Cours selon la date

Les cours sont inscrits sur un axe temporel dans la table des cours. Des cours d’imputation et d’évaluation sont proposés lors de la saisie des données de mouvement. Les cours de change des monnaies étrangères peuvent être importés quotidiennement à l’aide d’une interface. AbaNotify permet d’automatiser cette importation.

Compensation de change au niveau du document

La compensation de change est effectuée automatiquement sur les comptes de compensation de change définis pour chaque fournisseur.

Extraits

L’édition des données en monnaie étrangère ou monnaie de base est possible pour tous les extraits.

Interfaces

Les interfaces AbaConnect permettent d’importer les données de base des clients, documents, paiements et certaines données de base dans la Comptabilité des débiteurs. Les enregistrements peuvent également être modifiés.

Les fonctions suivantes sont disponibles:

  • Interface fichier au format XML
  • Interface WebService via HTTP/SOAP (Simple Object Access Protocol)

Mode de fonctionnement

Une définition d’interface sera préparée avec un mappage standard pour les différents genres de données. Les champs de la base de données pouvant être importés et exportés sont définis dans le mappage, ainsi que les actions autorisées (importation et/ou exportation). Les mappages peuvent être copiés et adaptés aux besoins des clients. L’échange des données s’effectue au format XML.

Interface fichier

L’interface fichier se prête à l’échange simple de données car elle est très facile à utiliser. Cette interface exporte et importe les fichiers XML dont la structure doit correspondre à un des mappages existants.

WebService

L’interface WebService peut être utilisée pour la connexion professionnelle de systèmes externes ou périphériques en vue d’échanger des données. Les interfaces d’AbaConnect peuvent ainsi être utilisées directement avec les protocoles HTTP et SOAP. Cette technologie permet à une application tierce d’utiliser les interfaces AbaConnect sans qu’une programmation soit nécessaire.

Trafic électronique des paiements

Cette option permet d’imputer automatiquement les paiements selon les variantes suivantes:

  • Recouvrement direct des banques suisses et allemandes
  • Debit Direct de Postfinance (DD)

LSV et Debit Direct

Lorsqu’une facture peut être encaissée par recouvrement direct LSV ou Debit Direct, elle est saisie avec un chemin de paiement qui indique sur quel compte bancaire ou postal il faut effectuer le prélèvement. Pour déclencher ces prélèvements automatiques, on génère un ordre de recouvrement avec lequel les paiements sont automatiquement décomptabilisés et transmis à la banque.

Pour les ordres de recouvrement en Suisse, les établissements financiers indiquent les paiements qui peuvent être encaissés et ceux qui ne peuvent pas l’être. Un traitement manuel n’est donc pas nécessaire.

De telles informations ne sont pas communiquées en Allemagne, c’est pourquoi la Comptabilité des débiteurs Abacus propose et traite les paiements de manière autonome. Si une créance ne peut pas être encaissée, le paiement peut être à tout moment extourné.

Décaissement

L’option “Décaissement” permet de virer simplement, rapidement et en ligne des avoirs clients sous la forme de notes de crédit ou remboursements.
Différents genres de paiement sont supportés:

  • Virements bancaires
  • Virements postaux
  • Paiements directs
  • Paiements par chèque bancaire ou postal (BPR)

Processus de décaissement

Les chemins de paiement possibles sont définis par client. Les notes de crédit ou remboursements de paiements anticipés ou paiements doubles sont ensuite regroupés dans un traitement de décaissement avec échéance.

L’utilisateur peut composer et contrôler ces traitements individuellement.

Avec l’intégration de l’Electronic Banking, les paiements peuvent être directement transmis à l’établissement financier. Outre les variantes de décaissement courantes, l’impression des chèques est également supportée. Les décaissements peuvent être imprimés à l’aide de chèques BPR et versés aux clients.

Le client peut être informé des décaissements à l’aide d’un avis personnalisable, par voie postale ou e-mail.

Commission

Les commissions peuvent être calculées automatiquement et payées.

Groupe des représentants

Le groupe de représentants permet d’attribuer globalement le taux de commission selon la matrice de commissions. On peut ainsi fixer un taux pour l’ensemble d’un groupe au lieu de devoir le fixer séparément pour chaque représentant.

Groupes d’articles

Les groupes d’articles sont des données communes à tous les programmes. Lorsque la gestion des commandes est utilisée, il est possible d’attribuer les groupes d’articles à chaque article. Dans la Gestion des commandes, le calcul de la commission se fait au niveau de l’article. Sans la GECO, le calcul se fait uniquement au niveau du groupe d’article.

Représentant

Le représentant est la base pour la répartition des commissions déterminées pour une ou plusieurs (max.10) personnes bénéficiaires. Un représentant peut être rattaché à un groupe d’articles. Un représentant se compose d’un bénéficiaire ou d’un groupe de bénéficiaires de commissions. Dans ce cas, le bénéficiaire de la commission n’est pas visible lors de la saisie. Cela permet ainsi d’assurer la confidentialité.

Paiement

La commission se présente sous la forme d’une liste. La monnaie de la commission et la monnaie du paiement peuvent être définies indépendamment de la monnaie du document.

Rythme de décompte

Pour la saisie de documents, le montant de la commission peut être indiqué comme suit:

Attribution d’un montant saisi

Le montant de la commission, qui est calculé automatiquement, ne peut pas être modifié.

  • Aucune saisie manuelle du montant
    Automatisch berechneter Provisionsbetrag kann nicht verändert werden.

  • Saisie manuelle du montant
    Le montant de la commission, qui est calculé automatiquement, peut être modifié.

  • Montant minimal
    Si le montant de la commission, qui est calculé automatiquement, est inférieur au montant minimal, ce dernier est alors proposé.

  • Montant maximal
    Si le montant de la commission, qui est calculé automatiquement, est supérieur au montant maximal, ce dernier est alors proposé.

  • Montant fixe
    Au montant de la commission calculé automatiquement s’ajoute un montant fixe.

Méthode de calcul

Le calcul des commissions peut être effectuée selon la méthode des prestations convenues (lors de l’émission de la facture) ou selon la méthode de prestations reçues (paiement).

Genre d’imputation Comptabilité financière

Les variantes suivantes sont disponibles:

  1. Aucune imputation
  2. Imputation nette: Le montant du document est réduit aux commissions dues.
  3. Imputation brute avec imputation comptable fixe des comptes et sections de frais: La commission est toujours imputée comme un montant négatif sur un compte et des sections fixes, ceci indépendamment de l’imputation comptable du document.
  4. Imputation brute avec correction de la partie crédit: La commission sera imputée en tant que montant négatif sur un compte fixe. La section de frais du document comptable sera utilisée.
  5. Imputation brute avec correction sur la partie crédit: La commission sera imputée en tant que montant négatif. La combinaison compte/sections de frais est identique à celle utilisée dans l’imputation comptable du document.
  6. Imputation brute avec correction sur la partie débit: La commission sera imputée avec un montant positif sur un compte et des sections fixes, ceci indépendamment de l’imputation comptable du document.

Risque ducroire

Les diminutions de rétribution (escomptes, rabais ou pertes) peuvent être supportées par l’entreprise ou par le bénéficiaire de la commission (uniquement avec la méthode des prestations convenues).

Définition clé

Le calcul de la commission peut s’effectuer au niveau du groupe de clients/client, du groupe d’articles/article, du groupe de prestations/prestation ou du groupe de représentants/représentant.

Intérêts moratoires

Cette option permet de calculer un intérêt moratoire par document. Les éléments suivants sont déterminants pour la bonification des intérêts de documents:

  • Pour chaque document réglé, un intérêt moratoire est calculé en fonction des conditions de paiement et des paiements enregistrés.
  • En option, il est également possible de tenir compte des notes de crédit ou des factures comportant un montant négatif.
  • L’intérêt moratoire à prendre en compte peut être défini pour chaque monnaie dans une table des intérêts.
  • L’intérêt moratoire calculé peut être sélectionné manuellement pour chaque document.

Calcul de l’intérêt moratoire

La différence entre la date d’échéance du document et l’entrée du paiement donne le nombre de jours de retard. L’intérêt moratoire est calculé en fonction de la date de paiement, sur la base des postes ouverts. Les conditions de paiement partiel et les changements de taux d’intérêt sont intégralement pris en compte.

Lors de la création du traitement de l’intérêt moratoire, les paramètres suivants peuvent être définis:

  • Prise en compte des jours de carence
  • Prise en compte des notes de crédit
  • Prise en compte des montants négatifs des documents
  • Autoriser les intérêts négatifs

La prise en compte des jours de carence signifie que les jours effectifs de retard sont réduits aux jours de carence. Un intérêt négatif peut être calculé pour les documents qui ont été payés avant la date d’échéance. Le taux d’intérêt est le même que celui pour les documents payés après la date d’échéance.

Il est possible de gérer des intérêts débiteurs et créditeurs en fonction de la date dans la table des intérêts.

Taux des intérêts moratoires

Il est possible de définir le taux des intérêts moratoires à la date d’échéance et par monnaie.

Documents avec intérêts moratoires

À partir des intérêts moratoires calculés, des factures individuelles peuvent être créées avec bulletin de versement. Pour chaque document, il est possible de définir si une facturation des intérêts doit être effectuée. Les documents avec intérêts apparaissent dans tous les extraits et peuvent faire l’objet d’un rappel.

Gestion étendue des rappels

Les fonctions suivantes peuvent être utilisées avec l’option “Gestion étendue des rappels”:

Rappels avec BVR

Les rappels collectifs sont créés selon différents aspects spécifiques aux mandants. Ils peuvent être envoyés avec un BVR aux clients.

Textes de rappel

Les textes de rappel sont saisis par l’utilisateur par niveau. Ils peuvent être traduits dans différentes langues.

Secteurs de rappel

Une structure complexe de filiale peut être définie uniquement pour la procédure de rappel dans les mandants grâce aux secteurs de rappel. Le secteur de rappel peut correspondre, par exemple, à une catégorie, une voie de distribution ou une organisation de vente. Le contrôle des rappels est alors effectué séparément, par secteur de rappel. Les secteurs de rappel peuvent être pris en compte dans tous les extraits.

Formulaires de rappel

Les formulaires peuvent être adaptés aux besoins individuels. Il n’y a pratiquement aucune restriction au niveau de la présentation.

Plusieurs procédures de rappel

Plusieurs procédures de rappel sont nécessaires si différents niveaux de rappel, montants minimaux donnant lieu à un rappel, frais de rappel, textes de rappel ou formulaires de rappel doivent être utilisés. Différents formulaires de rappel avec plusieurs secteurs de rappel ou l’affichage de diverses informations selon les divisions peuvent être nécessaires.

Frais de rappel

Des frais de rappel individuels peuvent être définis pour chaque niveau de rappel. Ces frais peuvent être présentés sur la prochaine facture, dans la mesure où ils ne sont pas payés avec le rappel. La perception de frais ouverts fait également partie de la gestion des rappels.

Genres de document et de paiement étendus

Dans la version de base de la Comptabilité des débiteurs Abacus, un genre de document peut être saisi par type de document comptable (facture, note de crédit, report, etc.). Si vous désirez disposer de plusieurs genres de documents par type, il vous faut installer l’option “Genre de document et de paiement étendus”.

Constitution d’un document comptable

Un document est composé d’une en-tête et d’au moins une position. Les informations valables pour l’ensemble du document apparaissent dans l’en-tête (par ex. date du document, monnaie, numéro du document, etc.). Les indications relatives à l’imputation dans la Comptabilité financière (par ex. compte, section de frais, code TVA, montant, etc.) se trouvent au niveau de la position. Jusqu’à 9’999 positions peuvent être saisies par document.

Champs obligatoires d’un document

Des champs de saisie peuvent être définis comme obligatoires. Les trois niveaux de proposition suivants déterminent la saisie qui doit être proposée ou contrôlée:

  • Client
  • Entreprise
  • Genre document

Combinées aux définitions “Saisie obligatoire” ou “Aucune saisie”, ce qui signifie que la valeur de champ proposée ne peut pas être remplacée manuellement, ces propositions permettent un contrôle individuel de chaque genre de document.

Responsable

Une autre fonction de l’option “Genres de document et de paiement étendus” concernent la gestion des responsables. Un responsable est saisi par document pour que la création des extraits et les procédures de rappel puissent être automatisées par employé.

Mandants

Lors de l’ouverture, les données de base d’un mandant existant peuvent être reprises. Par exemple, il n’est pas nécessaire de saisir une nouvelle fois le code TVA. De plus, vous pouvez, lors de l’ouverture, installer d’autres applications pour le mandant à ouvrir.

Ouverture d’une nouvelle comptabilité créanciers

Grâce à la simplicité du programme d’ouverture, chaque utilisateur peut définir facilement un nouveau mandant.

Lors de l’ouverture, les données de base d’un mandant existant peuvent être reprises. Par exemple, il n’est pas nécessaire de saisir une nouvelle fois le code TVA. De plus, vous pouvez, lors de l’ouverture, installer d’autres applications pour le mandant à ouvrir.

Passage d’un mandant à l’autre

Le passage d’un mandant à un autre depuis le menu principal de la Comptabilité des créanciers est simple et rapide. Grâce à un droit d’accès protégé par mot de passe, vous pouvez directement démarrer la liste de choix des mandants, dans laquelle le tri des mandants peut se faire dans l’ordre alphabétique ou numérique.

Entreprise

L’entreprise est un élément de structure qui permet de représenter plusieurs entreprises dans un mandant. Une entreprise peut donc gérer ses propres données de base créanciers. Elle peut également gérer les données de base d’un autre mandant ou être définie seulement comme élément de structure, sans ses propres données de base. Les écritures ne sont pas gérées dans l’entreprise mais dans la division qui lui est attribuée. Plusieurs divisions peuvent être attribuées à une entreprise. Des extraits sont donc possibles via une division ou une entreprise.

Monnaies étrangères

L’option “Monnaies étrangères” est nécessaire pour saisir des documents dans une autre monnaie que la monnaie de base. Elle permet d’ouvrir et de gérer les mêmes fournisseurs dans différentes monnaies. Une proposition pour l’imputation comptable des fournisseurs peut être indiquée par monnaie dans les données de base de l’entreprise. Des extraits clairement présentés fournissent à tout moment des informations sur les engagements contractés dans les diverses monnaies.

Table centrale des monnaies étrangères

Plus de 170 monnaies étrangères sont indiquées dans la table centrale des monnaies étrangères selon ISO 4217. Un compte gain de change et un compte perte de change sont attribués à chaque monnaie pour la compensation de change automatique.

Table des cours

La table des cours contient les cours d’imputation et d’évaluation en fonction de la date pour toutes les monnaies actives. Si le système gère plusieurs mandants, la table des cours peut être définie pour chacun d’eux ou de manière centralisée pour tous. En plus des cours globaux d’imputation et d’évaluation, il est également possible de définir des cours spécifiques aux domaines des actifs, passifs, du compte de résultat, des débiteurs et des créanciers.

Cours dépendant de la date

Les cours sont inscrits sur un axe temporel dans la table des cours. Des cours d’imputation et d’évaluation sont proposés lors de la saisie des données de mouvement. Les cours des monnaies étrangères peuvent être importés quotidiennement à l’aide d’une interface. AbaNotify permet d’automatiser cette importation.

Compensation de change au niveau du document

La compensation de change est effectuée automatiquement sur les comptes de compensation de change définis pour chaque fournisseur.

Extraits

L’édition des données en monnaie étrangère ou monnaie de base est possible pour tous les extraits.

Divisions

L’option “Divisions” permet de reproduire des structures organisationnelles complexes car elle permet de subdiviser un mandant. Cette structure se prête en particulier aux organisations avec filiales. Plusieurs entreprises peuvent être gérées dans le même mandant en tant que divisions. Le niveau “Division” est défini comme une entité autonome avec bilan. Les divisions sont internes et externes:

  • Divisions internes
    Les divisions internes représentent des entités autonomes donnant lieu à des bilans et comptes de résultat séparés (filiales, exploitations secondaires).

Chaque division interne peut présenter un trafic avec un nombre illimité de divisions externes et internes. Ces échanges internes au groupe sont représentés sous forme d’une liste détaillée, qui sert de base à la consolidation au niveau supérieur direct du groupe.

  • Divisions externes
    Les divisions externes sont des entreprises pour lesquelles la comptabilité n’est pas tenue dans les mandants. Elles appartiennent cependant à la structure d’organisation (groupe), pour qui le mouvement Intercompany doit être identifié.

Avantages de l’option:

  • Gestion centralisée des adresses pour les différentes comptabilités.
  • Bases centrales des débiteurs et créanciers
  • Plan comptable et plan des sections de frais commun

Imputation avec les divisions

Dans un jeu d’écritures, la même division doit toujours être utilisée pour le débit et le crédit. Ainsi la cohérence des extraits est garantie au niveau du bilan et du compte de résultat.

Les plans comptables et plans des sections de frais sont gérés de façon centralisée, une division peut toutefois être attribuée de manière fixe à un compte ou une section / centre de frais. Ainsi avec un compte ou section/centre de frais spécifique, seule une division spécifique peut être imputée.

Extraits

Tous les extraits peuvent être établis pour chaque division ou pour le mandant.

Imputation inter-divisions

La fonction permet à l’utilisateur d’imputer directement une autre division dans toutes les applications. L’imputation s’effectue alors dans la division d’origine et dans la division cible. Le système effectue automatiquement la répartition selon les règles d’imputation indiquées.

Compensation fournisseurs/clients

Cette option permet de compenser automatiquement des documents de la Comptabilité des débiteurs avec des documents des Créanciers dans un traitement de disposition.

Base des fournisseurs

Pour chaque fournisseur, il est possible de définir si les factures Débiteurs peuvent être compenser avec les factures Créanciers. Cela permet d’éviter des compensations non désirées.

Compensation automatique dans le traitement de disposition des Créanciers

Dans un traitement de paiement, le solde PO actuel du débiteur est affiché pour chaque position. L’utilisateur décide pour quel fournisseur la compensation doit être effectuée. Un dialogue de compensation est alors démarré dans le menu contextuel. Le programme propose la compensation de documents ouverts la plus probable. L’utilisateur peut encore modifier cette proposition. Dès que le traitement de disposition est imputé, les postes ouverts des Comptabilités des débiteurs et des créanciers seront liés les uns aux autres et décomptabilisés.

Contrôle visa

L’exactitude des factures doit être contrôlée par les personnes responsables. L’option “Contrôle visa” permet d’accélérer et de simplifier le contrôle des factures. Avec des documents originaux numérisés, il est possible d’accéder à tout instant à la procédure de visa et de renoncer totalement au traitement sur papier au sein de l’entreprise. Accepter ou refuser des documents, saisir des remarques et intégrer d’autres personnes dans le traitement devient un jeu d’enfant.

Définition des responsables visa

Toute personne d’une entreprise peut être désignée comme responsable visa afin de contrôler les factures avant qu’elles ne soient libérées pour le paiement. Des modèles peuvent être définis pour chaque responsable visa. Par exemple, la possibilité d’avoir une vue sur les documents d’autres collaborateurs ou de déterminer une limite visa par facture à contrôler, etc.

Définition de la structure du visa

Le déroulement par défaut que doit suivre un document est défini dans la structure du visa. Selon la structure de l’entreprise, il peut regrouper plusieurs niveaux. Lorsqu’un document est visé, il parvient ensuite automatiquement à la personne suivante, selon la structure prédéfinie. Selon la définition, cette structure peut être modifiée au cours de la procédure de visa. Le document peut alors être attribué à une autre personne.

Inbox

Le véritable instrument du responsable visa est sa boîte personnelle de réception. Tous les documents qu’il doit viser y sont classés et peuvent y être traités. Le contenu de la table, dans laquelle les documents sont affichés, peut être trié par colonne. La présentation de la table peut être adaptée aux besoins de l’utilisateur. Si un document est visé ou refusé, la case correspondante doit être cochée dans la table et la procédure terminée. Une remarque peut être saisie à chaque fois. Selon la configuration, elle peut être obligatoire si un document est refusé.

Affichage du document original

Si les documents originaux ont été numérisés et enregistrés au format PDF dans les dossiers, ces factures peuvent être affichées pendant la procédure de visa. Une nouvelle fenêtre s’ouvre et le document original est affiché. Dès que le prochain document est choisi dans la table de l’inbox, le programme affiche automatiquement le PDF de la facture concernée dans l’aperçu des documents.

Remplacement

Chaque responsable visa peut choisir son ou sa remplaçant(e) depuis la liste de tous les responsables visa. Dès que le responsable active son absence, son remplaçant désigné peut accéder à sa boîte de réception et y traiter les documents. La personne qui a visé le document est enregistrée pour chaque procédure de visa. De leur côté, les remplaçants voient dans une liste les personnes qu’ils doivent représenter.

Responsable visa / Responsable visa étendu

Il est souvent prévu que le nombre de personnes devant viser des factures est bien plus supérieur à celui des personnes travaillant effectivement dans le logiciel des Créanciers. Deux genres d’utilisateurs spéciaux (responsable visa et responsable visa étendu) sont donc disponibles. Ils permettent de n’utiliser que l’inbox concernée et les fonctionnalités prévues pour la procédure de visa. Tous les autres programmes ne seront pas affichés pour ces utilisateurs dans le masque de choix principal Abacus. Le responsable visa traite les documents avec des restrictions. Le responsable visa étendu, par contre, peut adapter entièrement les documents.

Gestion et impression des chèques

Cette option permet l’établissement des trois genres différents de chèques:

  • Chèque bancaire
  • Chèques de correspondance
  • Chèques postaux

Chèque bancaire

Pour tous les paiements par chèques bancaires, un chèque est émis à l’aide du formulaire standard, conforme aux prescriptions du règlement sur les banques d’avril 1990. D’autres possibilités peuvent être définies dans des champs supplémentaires.

Chèques de correspondance

Les chèques de correspondance permettent la compensation de paiements isolés ou collectifs avec un affichage direct des factures réglées. Le formulaire standard fourni présente pour chaque facture réglée la date de cette facture, sa référence, les éventuelles réductions et le montant payé.

Chèques postaux

Pour tous les paiements effectués par chèques postaux, un ordre de virement postal est émis à l’aide du formulaire standard, conforme aux directives de la Poste. D’autres possibilités peuvent être définies dans des champs supplémentaires.

Ces trois formulaires de chèques sont établis avec un générateur de formulaires Abacus. Il est ainsi possible d’adapter ces formulaires aux désirs particuliers des clients sans d’autres adaptations individuelles. Cette opération peut être effectuée soit par le partenaire Abacus, soit par l’utilisateur lui-même.

Interfaces

Les interfaces AbaConnect permettent d’importer les données de base des fournisseurs et les documents dans la Comptabilité des créanciers. Les enregistrements peuvent également être modifiés via les interfaces.

Les fonctions suivantes sont disponibles:

  • Interface fichier au format XML
  • Interface WebService via HTTP/SOAP (Simple Object Access Protocol)

Mode de fonctionnement

Une définition d’interface sera préparée avec un mappage standard pour les différents genres de données. Les champs de la base de données pouvant être importés et exportés sont définis dans le mappage, ainsi que les actions autorisées (importation et/ou exportation). Les mappages peuvent être copiés et adaptés aux besoins des clients. L’échange des données s’effectue au format XML.

Interface fichier

L’interface fichier se prête à l’échange simple de données car elle est très facile à utiliser. Cette interface exporte et importe les fichiers XML dont la structure doit correspondre à un des mappages existants.

WebService

L’interface WebService peut être utilisée pour la connexion professionnelle de systèmes externes ou périphériques en vue d’échanger des données. Les interfaces d’AbaConnect peuvent ainsi être utilisées directement avec les protocoles HTTP et SOAP. Cette technologie permet à une application tierce d’utiliser les interfaces AbaConnect sans qu’une programmation soit nécessaire.

Genres de document étendus

Dans la version de base de la Comptabilité des créanciers Abacus, un genre de document peut être saisi par type de document comptable (facture, note de crédit, report, etc.). Si vous désirez disposer de plusieurs genres de documents par type, il vous faut installer l’option “Genres de document étendus”.

Constitution d’un document comptable

Un document est composé d’une en-tête et d’au moins une position. Dans l’en-tête de document, se trouvent les informations valables pour l’ensemble du document, comme la date du document, la monnaie, le numéro du document, etc.

Dans la position, se trouvent en premier lieu les données pour l’imputation de cette position, comme le compte, la section de frais, le code TVA, le montant, etc. Vous pouvez saisir jusqu’à 9’999 positions pour chaque document.

Champs obligatoires d’un document

Des champs de saisie peuvent être définis comme obligatoires. Les trois niveaux de proposition suivants déterminent la saisie qui doit être proposée ou contrôlée:

  • Fournisseur
  • Entreprise
  • Genre de document

Combinées aux définitions “Saisie obligatoire” ou “Aucune saisie”, ce qui signifie que la valeur de champ proposée ne peut pas être remplacée manuellement, ces propositions permettent un contrôle individuel de chaque genre de document.

Mandants

La version de base de l’Electronic Banking permet la tenue de deux mandants. L’option “Mandants” permet de gérer jusqu’à 999’999 mandants Electronic Banking différents.

Ouverture d’un nouveau mandant Electronic Banking

Grâce à la simplicité du programme d’ouverture, chaque utilisateur peut définir facilement un nouveau mandant. Par exemple, il n’est pas nécessaire de saisir une nouvelle fois le code TVA. De plus, vous pouvez, lors de l’ouverture, installer d’autres applications et procéder à leur configuration pour le mandant à ouvrir.

Passage d’un mandant à l’autre

Le passage d’un mandant à un autre depuis le menu principal de l’Electronic Banking est simple et rapide. Grâce à un droit d’accès protégé par mot de passe, vous pouvez directement démarrer la liste de choix des mandants, dans laquelle le tri des mandants peut se faire dans l’ordre alphabétique ou numérique.

Mouvements de paiements allemands

L’option “Mouvements de paiements allemands” permet des transactions financières en ligne avec les établissements financiers allemands et la préparation des versements selon les formats de paiement et fonctions allemands. Les paiements domestiques selon DTAUS (IZV) et les paiements à l’étranger selon DTAZV (AZV) sont également supportés, tout comme le nouveau système de paiement européen SEPA (ISO20022). L’interface de communication multi-banques standard EBICS est employé pour le traitement en ligne.

Comme les taxes et frais de traitement pour les paiements à l’étranger peuvent rapidement atteindre une somme considérable, cette option est un outil idéal d’économie de coûts pour tous les utilisateurs Abacus qui effectuent des paiements vers l’Allemagne.

Gestion de trésorerie

L’option “Gestion de trésorerie” permet la planification des liquidités, leur ordonnancement et l’analyse des flux monétaires. Les données et informations actuelles des comptes financiers et des applications Abacus Comptabilité des débiteurs et des créanciers sont la base de la garantie de liquidité et de l’efficacité dans le trafic des paiements.



Divers extraits permettent de visualiser le flux des paiements et le changement des liquidités pour une période de 60 jours maximum dans le futur. De plus, vous pouvez reprendre des données d’applications tierces dans la Gestion de trésorerie. Pour cela, vous disposez d’interfaces d’importation.

Imputer mouvements de comptes

L’option “Imputer mouvements de comptes” permet une attribution et une imputation automatiques des mouvements de paiements. Les extraits de compte des établissements financiers, à savoir les fichiers MT940 (format standard SWIFT) en sont la base. Les notes de crédit et avis de débit sont importés dans Abacus Electronic Banking et un document correspondant est proposé pour le traitement automatique en fonction de règles d’attribution.

Cela permet principalement d’attribuer des encaissements aux factures ouvertes ou de confirmer des débits pour des paiements ordonnancés. Les documents ouverts sont recherchés dans la Comptabilité des débiteurs resp. des créanciers pour l’attribution. Si aucun document ne devait être trouvé en fonction de la définition de règle, une imputation directe dans la Comptabilité financière peut également avoir lieu.

Toutes les attributions automatiques peuvent être contrôlées et traitées manuellement par la suite. L’affectation peut alors se faire au moyen d’une recherche directe et ne doit pas obligatoirement être effectuée via les prescriptions. Des imputations et attributions manuelles peuvent ainsi être optimisées; le traitement des extraits de compte, nécessitant beaucoup de temps, s’en trouve donc considérablement réduit.

Cette option n’est payante que pour les utilisateurs Abacus de Suisse, car ce traitement fait partie du standard en Allemagne. En Suisse, le traitement des extraits de compte n’est pas une règle générale, car la procédure de paiements avec BVR (bulletin de versement avec numéro de référence) présente un degré important d’automatisation.

Comptabilité financière avec comptabilité analytique intégrée

À l’aide de votre clavier, vous réglez rapidement et avec efficacité l’enregistrement des données grâce au masque de saisie détaillé. Des délimitations temporelles sur plusieurs mois ou plusieurs années sont possibles, en fonction des données de base. Complétez les écritures avec vos propres champs données de base et étendez les extraits standards avec des champs définis par l’utilisateur.

Un logiciel doit être flexible et doit pouvoir s’adapter - par exemple à une nouvelle taxe sur la valeur ajoutée. Pour cela, les codes TVA sont gérés en fonction de la date et l’adaptation du taux est facile à effectuer. Vous avez le soutien des extraits standards du décompte TVA, de la liste de contrôle et du rapprochement des chiffres d’affaires pour créer correctement le décompte TVA.

Des imputations inter-divisions programmées permettent un déroulement rapide des transactions entre différentes sociétés.

Comptabilité analytique

La comptabilité analytique intégrée attribue les frais effectifs aux personnes responsables. Elle comptabilise les charges selon des clés individuelles. Un exemple de ses multiples possibilités est la majoration des frais généraux en pourcentage, fixée par unité ou selon une formule personnelle.

Des informations actualisées quotidiennement dans des extraits standards sont toujours à votre disposition grâce à vos propres paramètres enregistrés comme modèles. Ils sont ainsi immédiatement réutilisables.

En tant qu’utilisateur Abacus, vous pouvez vous fier à cent pour cent à la sécurité de révision de votre comptabilité. Les corrections d’écritures sont protocolées avec méticulosité. Vous seul décidez quels sont les utilisateurs qui peuvent les modifier.

Comptabilité des débiteurs

Améliorez la liquidité de votre entreprise avec le contrôle régulier des créances. La gestion des rappels Abacus s’adapte facilement et de manière individuelle à la relation commerciale entretenue avec le client; avec des formulaires flexibles, des bulletins de versement pour le rappel et les frais - évidemment en respectant d’éventuelles données du secteur d’activité.

La saisie automatisée des paiements économise votre temps lors de la gestion des débiteurs. L’intégration directe dans la comptabilité financière et le programme de vente est la base pour des données en temps réel et des décisions réfléchies. Vous vérifiez la solvabilité d’un client et sa morale de paiement au moment même de la création de l’offre ou de la saisie de la commande.

L’intégration de différentes données issues de solutions professionnelles et de programmes tiers est possible par des interfaces modernes. Ceci fait de cette solution Débiteurs un important instrument de contrôle pour tous les services des ventes.

Comptabilité des créanciers

Le logiciel des créanciers permet un contrôle méticuleux des factures ouvertes auprès de vos fournisseurs. Vous pouvez ainsi gérer et utiliser les liquidités au mieux. Toutes les informations pertinentes et les statistiques de chiffres d’affaires sont immédiatement disponibles et vous offrent une base importante pour des négociations avec vos fournisseurs. Vous payez les factures ouvertes dans les délais en tenant compte de la gestion des liquidités - le programme automatique de disposition s’en occupe et vous propose une liste des postes ouverts et des échéances. Vous consultez des extraits et des données en temps réel sur le dashboard MyAbacus en ligne, à tout moment et indépendamment du lieu. Avec la fonction Drill-down, chaque document original est immédiatement affiché.

Votre Comptabilité des créanciers est-elle déjà sans papier?

AbaScan est la solution idéale pour numériser et traiter ultérieurement vos factures papier. Le processus de contrôle des factures et du visa qui suit est entièrement électronique et passe par plusieurs instances. Les saisies manuelles sont devenues superflues.

Electronic Banking

Le programme multibanques Electronic Banking Abacus permet d’exécuter des transactions financières directement avec vos clients et fournisseurs. Il est un soutien fiable pour la gestion et la planification de vos moyens financiers. Clair, intuitif, sûr – qu’il soit en solution d’utilisateur individuel ou intégré dans les applications financières d’Abacus – l’Electronic Banking Abacus vous permet d’économiser du temps et de l’argent.

Il tient compte des dernières technologies et exigences de sécurité ainsi que des standards actuels comme ISO 20022 et SEPA.

Optimisez les processus décisionnels

Les collaborateurs prennent des décisions efficaces et basées sur la réalité grâce à MyAbacus. Chaque dashboard est adaptable à vos besoins personnels. Les indicateurs de l’entreprise, les chiffres des comptes du bilan ou ceux du compte de résultat sont traités en temps réel et sous forme graphique. La progression des valeurs est indiquée.

Travail mobile avec AbaCliK

Saisissez et imputez automatiquement les frais kilométriques ou de repas durant vos déplacements. Ou contrôlez et visez des factures créanciers à distance - c’est tout simple avec l’app pour smartphone AbaCliK pour Android et iOS ! Cette app est idéale pour soutenir les processus de travail de vos employés et responsables.

www.abaclik.ch

"Nous avons maintenant atteint un très haut degré d'automatisation dans les différents processus de travail grâce au logiciel Abacus et à nos propres développements."

Diana Estermann-Müller, Head of Finance & Accounting, Netcetera

"La fonction des divisions dans le logiciel financier Abacus, l'intégration à nos solutions professionnelles réalisée par bsb.info.partner ainsi que l'excellent outil de rapports pour nos directeurs constituent un système global fonctionnel. Nous en tirons aujourd'hui encore un avantage économique."

Sascha Tscharner, CFO, Sieber Transport

"La solution est dotée d’une interface conviviale et est facile à utiliser. Les utilisateurs sont donc plus enclins à s’en servir. Désormais, nos processus opérationnels sont nettement plus efficaces."

Pascal Signer, responsable informatique, FC St. Gallen Event SA

"Grâce à la flexibilité du logiciel, nous n’avons pas eu à adapter nos processus. C’est au contraire le logiciel qui s’est adapté à nous, répondant ainsi à l’un de nos objectifs lors de l’évaluation."

Daniel Büchel, directeur de Leomat AG