Gestion des commandes - Au cœur de chaque entreprise

Le logiciel de Gestion des commandes est au cœur du logiciel de gestion d’entreprise intégré. Il garantit un traitement efficace de tous les processus de travail. Il forme un système global complet en étant associé aux programmes Gestion des projets et des prestations, Système de planification de la production, Service après-vente ainsi qu’au logiciel financier avec comptabilité analytique intégrée.

La plateforme E-Business AbaNet vous permet d’organiser le traitement numérique des procédures commerciales. L’e-shop intégré, les modules de vente, les commandes, la gestion des marchandises et la production, associés à des masques de saisie et des formulaires de commande personnalisables, permettent de créer des solutions individuelles adaptées à vos besoins.

Aperçu des fonctions

Masques de saisie individuels, personnalisation

Les masques de saisie peuvent être personnalisés pour chaque groupe d’utilisateurs et adaptés à vos besoins spécifiques. Vous pouvez étendre les fonctions de manière individuelle avec JavaScript ou avec vos propres champs de formules.

Planification d’achat selon les besoins ou la consommation

La planification fondée sur les besoins prend en compte les commandes fournisseurs ouvertes, les ordres de fabrication, les quantités de commande, les quantités minimales en stock et les quantités négatives. La planification en fonction de la consommation se base sur les chiffres dans le passé et pronostique la consommation attendue à l’avenir. Vous créez des demandes de devis, des commandes ou des ordres de fabrication sur la base des propositions d’approvisionnement.

AbaShop E-Business

Le webshop parfaitement intégré dans le logiciel Abacus constitue une introduction simple et économique à l’E-Business. Vous bénéficiez d’un canal de vente supplémentaire orienté vers l’avenir.

En savoir plus

Gestion du traitement

La gestion du traitement librement définissable reproduit les processus de travail de votre entreprise. Il peut s’agir de l’impression de différents documents, d’activités individuelles telles que la création de commandes ou de l’imputation de stock.

Informations de stock

Vous recevez à tout instant des valeurs de stock actuelles par lieu de stock et par emplacement. La quantité en stock disponible, les quantités réservées pour les commandes client ou les commandes déjà réalisées chez les fournisseurs ou dans la production propre s’affichent aussi bien dans la base des produits, la commande client, la commande fournisseur que dans l’ordre de fabrication.

Vente/gestion des commandes

  • Personnalisation des masques de saisie par groupe d’utilisateurs
  • Gestion automatisée des offres
  • Webshop B2C et caisse PC
  • Contrôle des stocks, réservation lors de la saisie des articles dans la commande
  • Commandes cadre
  • Planification des commandes et volume de commandes

Achat/commande

  • Conditions d’achat orientées fournisseurs
  • Planification d’achat avec propositions d’achat et demandes de devis
  • Processus de validation des commandes fournisseurs
  • Contrôle des délais et visas de livraison avec fonction de rappel
  • Assurance qualité avec ordres de contrôle et stocks de quarantaine

Gestion des marchandises et du stock

  • De nombreux lieux de stockage au choix
  • Disponibilité future avec vue d’ensemble des besoins
  • Saisie manuelle des entrées/sorties de stock et transferts
  • Programmes d’inventaires avec listes de comptage, des différences et valorisation de stock
  • Stock direct pour l’approvisionnement en fonction des commandes

Clients, fournisseurs, articles, prestations, majorations

  • Prix courants en fonction de la date, prix spéciaux, d’actions, fixes, échelonnés
  • Système de rabais pour certains articles, clients et pour des groupes d’articles, de clients ou en combinaison
  • Consultation des numéros de lots et de série
  • Variantes d’articles et sets de produits
  • Produits accessoires, produits de remplacement et produits de choix

Fonctions générales

  • Système de gestion de l’information MIS pour les informations sur les clients, fournisseurs et articles
  • Fonctions de personnalisation avec champs supplémentaires librement définissables et extensions avec JavaScript
  • Échange et traitement automatique de documents électroniques (e-factures incluses)
  • Archivage électronique de nombreux documents
  • Possibilités de recherche conviviales
  • Interfaces pour les données de base et de mouvement

Vente / Commandes

Les fonctions suivantes peuvent être utilisées avec l’option “Vente / Commandes”:

Gestion des commandes Abacus comme outil de facturation

Le module Vente / Commandes est utilisé comme outil de facturation pour différents programmes Abacus ainsi que pour diverses solutions professionnelles. Des interfaces standardisées pour le traitement de données de commande externes provenant d’un système tiers sont également disponibles en option.

Adresses de lieu de livraison et de facturation individuelles

Trois adresses sont disponibles par défaut pour chaque commande client. Les informations de TVA et de compte en fonction de l’adresse de livraison permettent une gestion automatisée de celles-ci en matière de données importantes pour la Comptabilité financière dans le cas de livraisons transfrontalières

Créer et retraiter des offres

Les offres aux clients sont calculées individuellement en fonction de conditions définies pour les clients et les produits. Les modifications d’offres sont classées par version. Les offres existantes peuvent automatiquement être transformées en commandes.

Traitement des commandes axé sur les processus

La gestion du traitement librement définissable permet de reproduire les processus existants dans l’entreprise. Il peut s’agir de l’impression de divers documents mais aussi d’autres actions comme la création automatisée de commandes de reliquat pour les positions de commandes clients qui n’ont pas entièrement été livrées ou l’exécution des imputations de stock.

Factures partielles / Demandes d’acompte

Depuis la gestion du traitement, vous pouvez saisir manuellement ou générer automatiquement autant de factures partielles et d’acompte que vous le souhaitez.

Divers types de facture

Une facturation individuelle ou groupée peut être sélectionnée par client ou par commande. BVR et IPI permettent des opérations de paiement en Suisse ou internationales. Les factures au comptant peuvent automatiquement être compensées avec les paiements.

Planification des commandes et volume de commandes

La liste des livraisons attendues par des clients est claire grâce aux possibilités de sélection personnalisables. La répartition des nouvelles livraisons sur les commandes clients peut être effectuée manuellement ou automatiquement. Des aperçus concernant les commandes ouvertes et les reliquats renseignent sur l’actuel volume de commande.

Intégration de la comptabilité des débiteurs

Les commandes traitées sont transmises en ligne à la Comptabilité des débiteurs et sont ainsi immédiatement imputées dans la Comptabilité financière et la Comptabilité analytique. L’affichage des soldes de postes ouverts ainsi qu’une limite de crédit voire un blocage de crédit aident l’utilisateur lors de la saisie de commandes.

Système de prix / rabais flexible

Vous pouvez représenter simplement et clairement des systèmes de prix et de rabais complexes. Tous les prix et les rabais sont gérés en fonction de leur date. Ainsi, les modifications de prix et de rabais peuvent être saisies à l’avance. Grâce à la fonction Justificatif de prix, il est à tout moment possible de voir avec le prix et le taux de rabais avec lesquels une position de commande a été saisie.

Genres de prix / rabais supportés

En plus des prix courants et des listes de prix clients, qui dépendent des groupes de référence ou des monnaies, il existe également des prix spéciaux, échelonnés ou d’action. Vous avez aussi la possibilité de déterminer le prix grâce à une formule définie dans Excel. Rabais normaux, spéciaux, d’action, échelonnés, en nature, assortis ou de commande permettent de représenter l’ensemble des conditions de vente.

Commandes cadre

La gestion et le traitement des commandes cadre englobent la possibilité de définir les quantités cadre, les quantités d’appel minimales/maximales, le nombre maximal d’appels et de fixer, en plus des conditions de prix et de rabais, la création automatique d’appels selon un rythme librement définissable.

Management-Informationssystem (MIS)

Le MIS fournit à tout moment les indicateurs actuels. Les informations clients, produits et fournisseurs livrent d’un simple clic les valeurs de chiffre d’affaires et de quantité, qui peuvent être affinées progressivement jusqu’au niveau de la position.

Masques de saisie individuels

Les masques de saisie des commandes sont personnalisables par groupes d’utilisateurs. Les champs nécessaires pour obtenir plus d’informations peuvent être intégrés à l’en-tête de commande, tout comme aux positions. Des fonctions étendues peuvent être réalisées avec le langage Java-Script.

Gestion des dossiers

Tous les documents pertinents pour une commande peuvent être attribués au dossier de commande. Des copies de certains documents (comme des factures) seront automatiquement sauvegardées dans ce dossier selon les paramètres de la gestion du traitement.

Achat / Commandes fournisseurs

Les fonctions suivantes peuvent être utilisées avec l’option “Achat / Commandes fournisseurs”:

Gestion des commandes Abacus comme outil d’approvisionnement

Le module “Achat / Commandes fournisseurs” est utilisé pour l’approvisionnement en produits et prestations auprès des fournisseurs. Les besoins provenant des programmes Abacus de Gestion des projets/prestations, de Services après-vente ou de GPAO peuvent aussi être déterminés en ligne, en plus de ceux émanant de la vente.

Créer appel d’offres / commande fournisseur

Des appels d’offres peuvent être créés individuellement ou pour une sélection de fournisseurs. Les offres reçues sont saisies, ce qui permet ensuite une comparaison directe des prix et conditions. Un appel d’offres peut être transformé en une commande fournisseur. Une commande fournisseur peut également être créée pour les produits nécessités par une commande de vente ou un ordre de fabrication, directement depuis le programme de saisie correspondant.

Planification d’achat

Vous disposez des variantes de planification suivantes:

  • Planification en fonction des besoins
  • La détermination des propositions d’achat se base sur tous les besoins ouverts.
  • Planification de fabrication (MRP)
  • La détermination des besoins dépendants a lieu directement depuis les commandes de vente.
  • Planification selon la consommation
  • La détermination des besoins se fait en fonction d’une période de comparaison librement définissable.

Information concernant les besoins actuels

La fonction Indicateurs donne à tout moment des informations concernant le besoin actuel d’un produit.

Processus de validation des commandes fournisseurs

Un processus de validation, avec responsables et structures de validation définis, permet de contrôler les commandes fournisseurs selon des critères différents tels que la valeur de commande, la franchise et les valeurs en pourcentage.

Représenter des processus individuels de commande d’achat

La gestion du traitement personnalisable permet de représenter les processus de commande d’achat utilisés dans l’entreprise. Il peut s’agir de l’impression de divers documents mais aussi d’autres actions comme la création automatisée de commandes fournisseurs de reliquat pour les positions de commandes d’achat qui n’ont pas entièrement été livrées ou l’exécution des imputations de stock.

Contrôle des délais de livraison

Les fournisseurs en retard sont répertoriés dans une liste et une lettre de rappel leur est envoyée si nécessaire. Si vous travaillez avec les confirmations de livraison, il est possible de rappeler les positions de commandes fournisseurs non confirmées.

Traitement des entrées en stock

Un programme séparé est à votre disposition pour le contrôle des entrées de marchandises. Il traite les informations de commande importantes pour la logistique de stock comme la quantité livrée, le délai de livraison et éventuellement une remarque.

Regroupement de commandes fournisseurs

Les commandes fournisseurs ayant le même statut de traitement, p.ex. “Entrée de marchandise a eu lieu” ou “Facturation a eu lieu” peuvent être regroupées par fournisseur.

Intégration de la Comptabilité des créanciers

Les logiciels de Gestion des commandes et de Comptabilité des créanciers sont entièrement reliés entre eux. Les sections de frais et les informations de centre de frais sont également prises en compte, en plus des possibilités d’attribution de compte.

Frais d’achat

Les frais de transport, d’assurance, de douane etc. peuvent être attribués à une commande fournisseur ou transmis à la Comptabilité des créanciers en tant que document séparé.

Données fournisseurs par article

Un maximum de 99 fournisseurs peut être attribué à chaque article. Des informations comme le n° d’article ou la désignation du fournisseur, la quantité de commande minimale, le type de fournisseur (A, B ou C), le code EAN et les unités d’achat par fournisseur sont à votre disposition. Par fournisseur, les conditions d’achat comportent une liste de prix propre, des prix échelonnés, des prix d’action, des prix spéciaux, des rabais, des rabais échelonnés, des rabais d’action, des rabais spéciaux et des rabais généraux sur les commandes fournisseurs.

Commandes fournisseurs cadre

La gestion et le traitement des commandes fournisseurs cadre fait partie intégrante de l’option “Achat / Commandes fournisseurs”.

Management-Informationssystem (MIS)

Le MIS fournit à tout moment les indices et ratios actuels pour le service des achats. Les informations de produits et de fournisseurs renseignent immédiatement sur les valeurs de chiffre d’affaires et les quantités. Les extraits peuvent être affichés condensés pour chaque niveau de groupe de produits, mais aussi pour chaque produit séparé. L’analyse ABC est un outil simple à la disposition de l’acheteur pour la détermination des fournisseurs pouvant livrer rapidement.

Approvisionnement en fonction des commandes et des OF

Grâce à la fonction Stock direct, un approvisionnement en fonction des commandes clients est possible, puisque les positions de commandes clients ou d’ordre de fabrication sont directement liées à une position d’achat. Les frais d’approvisionnement exacts sont ainsi consignés dans la commande, toutes les données importantes, p. ex. le prix d’achat payé, étant transmises à la position de la commande.

Dissolution automatique des reliquats

Après l’entrée en stock, la quantité livrée par le fournisseur peut automatiquement être répartie sur les commandes clients ouvertes. La répartition se fait en tenant compte des délais de livraison.

Masques individuels de commande fournisseur

Les masques de saisie des commandes fournisseurs sont personnalisables par groupes d’utilisateurs. Les champs nécessaires pour obtenir plus d’informations peuvent être intégrés à l’en-tête de commande fournisseur, tout comme aux positions. Des fonctions étendues peuvent être réalisées avec le langage Java-Script.

Dossier électronique pour documents originaux

Tous les documents pertinents pour une commande fournisseur peuvent être attribués au dossier de commande d’achat. Une copie de la commande fournisseur sera automatiquement sauvegardée dans ce dossier selon les paramètres de la gestion du traitement. Le module optionnel AbaScan permet d’importer et d’attribuer des documents externes, tels que bon de livraison et facture du fournisseur.

Gestion des stocks

La gestion de stock de la Gestion de commandes a une fonction centrale pour tous les modules tels que Vente, Achat, GPAO, Service après-vente et Gestion des projets/prestations, car ces derniers ont des effets sur le stock.

Lieux de stock et emplacements

La gestion de stock prend en charge le multi-stockage, c’est-à-dire que chaque article peut être géré sur un nombre infini de lieux de stock et d’emplacements.

Gestion des lots/n° de série

Le module en option “Gestion de lots / numéros de série” étend la gestion de stock avec la notion de lots ou de numéros de série.

Gestion des quantités en stock

Les quantités en stock, réservées, commandées et disponibles sont actualisées en ligne depuis les modules d’achat, de vente et de fabrication intégrés. Toutes les quantités sont gérées par article et par lieu de stock/emplacement.

Planification des besoins / disponibilité

Les entrées et sorties de stock étant gérées par date, il est possible de consulter la disponibilité en fonction de l’état de stock actuel ou en tenant compte des mouvements de stock futurs.

Unités de mesure

Différentes unités d’achat, de stock et de vente sont automatiquement transformées en unités correspondantes au moyen de facteurs de conversion.

Mouvements de stock manuels

Pour les mouvements de stock ne provenant ni d’un achat ni d’une vente, il est possible d’effectuer des transactions manuelles telles qu’entrées, sorties ou transferts.

Évaluations de stock

L’évaluation de quantités en stock peut s’effectuer à tout moment ou de façon rétroactive pour une date donnée. Les critères d’évaluation disponibles sont: prix d’achat, de vente et d’évaluation, dernier prix moyen ou prix le plus bas.
Divers indicateurs de stock tels que quantité en stock moyenne, durée de stockage, taux de rotation et analyses ABC sont une source d’informations précieuses pour la planification de stock.

Journal de stock

Des extraits relatifs aux entrées, sorties et corrections d’inventaires par article et lieu de stock/emplacement peuvent être établis pour une période au choix.

Inventaire à un jour de référence et listes de comptage

Cet inventaire permet de recenser les articles souhaités, ainsi que les lieux/emplacements de stock, à l’aide de sélections de produits et de stocks. Triées selon la sélection d’inventaire déterminée, elles forment la base de l’inventaire physique. Le programme de saisie de l’inventaire propose automatiquement les positions d’articles à saisir. Possibilité d’exporter et d’importer les inventaires si nécessaire via l’interface. Il est également possible d’utiliser des appareils de saisie mobile de données pour enregistrer les quantités comptées.

Évaluation d’inventaire

Les inventaires définitivement imputés en quantité peuvent être évalués selon les critères suivants: prix d’achat moyen, le plus récent ou le plus bas, ainsi que prix d’évaluation. Les indications de prix peuvent être réévaluées à tout moment jusqu’à l’imputation.

Imputation des écarts d’inventaire

Les écarts de valeurs, dues à des pertes ou des réévaluations, peuvent à la demande être directement imputés dans la Comptabilité financière.

Correction des valeurs de stock

En complément du programme d’inventaire, vous disposer du programme de correction des valeurs de stock. Vous pouvez ainsi modifier manuellement les prix (p. ex. le prix de revient moyen) d’un article pour les quantités existantes puis imputer la différence en Comptabilité financière.

Stock bloqué

Chaque lieu de stock/emplacement peut être défini comme un “Stock bloqué”. Les articles qui s’y trouvent sont alors bloqués à la vente, l’achat, pour la production ou le module de service. Par conséquent, aucun prélèvement de stock pour la vente n’est par exemple possible. Des cas pratiques sont les stocks pour la réparation ou les pièces de rechange, les stocks de contrôle qualité à l’entrée de marchandise etc. Des prélèvements sans autorisation depuis un stock particulier peuvent ainsi être empêchés.

Caisse

Le module optionnel “Caisse” offre la possibilité de vendre marchandises et prestations par le biais d’un terminal de caisse PC. La caisse représente en principe une variante à la saisie et au traitement habituels de commandes clients. Par conséquent, tous les processus de la caisse sont entièrement intégrés dans la Gestion des commandes, à savoir les quantités en stock sont automatiquement actualisées en ligne. De même, tous les mouvements comptables seront, sur demande, transmis aux applications financières Abacus.

L’option “Caisse” s’illustre par une saisie simple et efficace des ventes. Le système exécute automatiquement autant de fonctions que possible, afin de proposer à l’utilisateur une opération de caisse rapide.

Intégrée dans la gestion de marchandises

L’option “Caisse” est également entièrement intégrée dans la gestion de marchandises:

  • Vaste base de produits
  • Base d’adresses et de débiteurs
  • Gestion de stock en ligne avec multi-stockage
  • Gestion des commandes en ligne
  • Gestion de rabais et de prix variée
  • Statistiques de vente et de caisse variées
  • Création directe de bons de livraison et de factures (vente à crédit)
  • Paiement de postes ouverts de la Comptabilité des débiteurs

Intégrée dans les applications financières

L’option “Caisse” est également entièrement intégrée dans les applications financières:

  • Base de comptes et de sections de frais
  • Imputation automatique des frais et revenus
  • Contrôle des limites de crédit des clients
  • Transmission des ventes à crédit (factures) à la Comptabilité des débiteurs en tant que postes ouverts
  • TVA intégrée

Fonctions de caisse

Vous pouvez définir autant de terminaux et d’utilisateurs de caisse que vous le souhaitez. Les fonctions suivantes sont disponibles:

  • Supporte le lecteur de code-barres
  • Identification par empreinte digitale
  • Définition libre de l’affichage sur l’écran client
  • Ticket de caisse personnalisable
  • Contrôle de caisse immédiat
  • Prélèvements et versements de caisse
  • Décompte de caisse automatique
  • Gestion de monnaies étrangères
  • Masque individuel de saisie de positions
  • Suspension ou suppression des ventes au comptant saisies
  • Certifié pour terminaux de paiement intégrés

Modes de paiement

Dans les données de base de la caisse, vous pouvez définir un nombre illimité de modes de paiement qui pourront être sélectionnés lors de l’opération de caisse elle-même, par exemple:

  • Paiement au comptant dans une monnaie au choix
  • Vente à crédit
  • Bon
  • Maestro
  • Carte PostFinance
  • MasterCard
  • Carte VISA
  • American Express
  • Autres cartes

Les ventes au comptant sont regroupées par mode de paiement lors du décompte de caisse et transférées dans la comptabilité avec l’imputation prédéfinie. Le système crée aussi des écritures automatiques pour les commissions de cartes de crédit si cela est défini de la sorte.

Interface terminal de paiement par caisse

Cette option permet d’utiliser un terminal de paiement intégré à la caisse. Cette interface garantit la communication entre la caisse Abacus et le terminal de paiement. Cette communication offre avant tout les avantages suivants::

  • Les montants à payer sont directement transmis au terminal de paiement depuis le logiciel de caisse Abacus.
  • Les documents du terminal de paiement sont transmis du logiciel de caisse Abacus à l’imprimante de caisse, puis imprimés.
  • Les décomptes de terminal de paiement sont créés depuis le logiciel de caisse Abacus.

Si cette option n’est plus utilisée, il est également possible de travailler avec un terminal de paiement autonome.

INDICATION:

Vous pouvez obtenir une description détaillée de la solution de caisse Abacus et les actuelles Recommandations périphériques et hardware directement auprès d’Abacus Research ou de votre revendeur Abacus.

Set de produits

Cette option permet la définition de sets de produits. Un set de vente et/ou d’achat contient un nombre illimité d’articles et de prestations. Les sets prédéfinis dans la base d’articles peuvent être modifiés individuellement par commande lors de leur saisie.

Détail de set

Les sets de produits sont prédéfinis dans la base d’articles et comportent également, en plus des données propres du set de produits, une nomenclature composée d’articles, prestations et leurs quantités.

Définitions de set

Les définitions de set fixent d’une part la façon d’effectuer les imputations de stock, d’autre part les consignes pour la détermination des prix et rabais. Au choix, il est possible d’effectuer les imputations de stock, tout comme la détermination des prix et rabais, sur le set de produits lui-même ou au niveau des positions de set subordonnées.

Création automatique de position

Un set de produits est traité comme un article dans la saisie des commandes. Lors de la sauvegarde d’un article set, tout le détail du set est automatiquement repris dans la commande.

Adaptation individuelle

Chaque position de set peut être modifiée ou supprimée après la reprise de celui-ci dans une commande client ou fournisseur. Il est bien entendu aussi possible de compléter un set avec de nouvelles positions.

Édition de sets dans des formulaires

L’édition de sets de produits dans les formulaires est flexible et personnalisable. Elle peut être composée individuellement au moyen de toutes les données à disposition. Vous pouvez ainsi, par exemple, uniquement imprimer les articles set ou seulement les positions de set subordonnées, mais également les deux.

Domaines d’utilisation

Contrairement aux composés/nomenclatures de la GPAO, les sets de produits ne sont en règle générale pas fabriqués. Après reprise dans une commande, les articles et prestations subordonnés permettent de représenter un détail de nomenclature à un niveau. L’option “Set de produits” est toujours utilisée, lorsque vous souhaitez facturer un produit composé de plusieurs positions individuelles. La définition de set peut aussi comporter une variante de base d’un set de produits, pouvant être adaptée par commande si nécessaire. Le contrôle de stock pouvant, au choix, être effectué sur le détail du set, une gestion aisée des reliquats est possible pour les pièces individuelles manquantes.

Variantes de produits

La notion “Variantes de produits” désigne un article existant avec différentes propriétés ou dimensions telles que p. ex. tailles, couleurs, sujets, longueurs, modèles etc. Pour ne pas étendre inutilement la base des produits, avec les différentes propriétés de l’article, et la rendre confuse, l’option “Variantes de produits” peut être employée dans la Gestion des commandes Abacus. Vous évitez ainsi de devoir saisir un enregistrement séparé dans la base des produits pour chaque exécution d’un article. La quantité de données reste de ce fait réduite et une bonne vue d’ensemble de la base des produits est ainsi garantie.

Dimensions: la base des variantes

Pour pouvoir saisir les variantes d’articles souhaitées dans la base des produits, il faut tout d’abord définir les dimensions et propriétés, resp. valeurs qui pourront se présenter. Pour cela, les tables de dimensions nécessaires seront créées dans le programme Dimensions de variante, à savoir les dimensions dont vous aurez besoin et pour chacune d’elle les valeurs correspondantes.

Dimension(s)

Valeurs de dimension

Coloris

Rouge

Bleu

Jaune

Vert

Bleu-blanc

Taille (de vêtement)

XS

S

M

L

XL

XXL

Sujet

FCSG

FCB

GCZ

FCZ

FCL

Combinaison de dimensions décrit une variante

En partant des dimensions définies, vous pouvez déterminer dans une seconde étape les variantes allant ensemble resp. définir une variante de produit. Un maximum de dix dimensions différentes peut être regroupé en une combinaison de dimensions. Celle-ci permet de trier des variantes de produits selon les dimensions dans des listes, fenêtres de choix etc. et d’obtenir une structure hiérarchique. Cela est aussi important si vous devez effectuer des extraits pour les quantités en stock, les listes d’inventaires ou de chiffre d’affaires selon ces critères.

Dimensions

Produit

          

Coloris

         

Taille

          

Sujet

T-shirt football

Vert

XS

FCSG

Vert

S

FCSG

Vert

M

FCSG

Vert

L

FCSG

Bleu-blanc

S

GCZ

Bleu-blanc

M

GCZ

Bleu-blanc

L

GCZ

Définition de variantes

Un produit peut être défini en tant que “Produit à variantes” dans la base des produits en cochant la case correspondante et est ainsi libéré pour l’attribution de dimensions. Aussitôt qu’un produit est défini comme produit à variantes, les paramétrages et définitions suivantes sont possibles:

  • Gestion du stock sur variante 

    Les quantités de stock peuvent être gérées soit par variante de produit, soit seulement sur le produit de base.

  • Prix sur variante

    Prix et rabais peuvent être saisis pour chaque variante du produit séparément, s’ils diffèrent du produit de base.

  • Variante “sur demande”

    “Sur demande” signifie qu’une variante de produit, n’existant pas encore dans les données de base, peut directement être saisie ad hoc dans le module de vente ou d’achat.

  • Combinaison de dimensions

    Une combinaison de dimensions, déterminant celles formant la variante, doit être attribuée au produit.

Données par variante

Aussitôt qu’une combinaison de dimensions a été attribuée au produit, les variantes de produits peuvent être saisies.

Par variante, les données séparées suivantes, divergent du produit de base, peuvent être enregistrées:

  • Désignations et textes
  • Données d’achat
  • Détails des composés
  • Objets (images)
  • Numéro EAN
  • Signe ABC
  • Données de poids et de dimensions
  • Calcul de prix et rabais

    Celui-ci peut être configuré de sorte que le prix et les éventuels rabais soient tenus sur le produit de base et que des majorations et remises soient employées sur les variantes. En alternative, vous pouvez également gérer un prix et un rabais pour chacune des variantes.
  • Gestion du stock

    Vous pouvez attribuer à chaque variante de produit autant de lieux de stock/emplacements que vous le souhaitez, la quantité en stock et la disponibilité sera gérée en conséquence par variante.
  • N° de lot/de série

    Si la gestion de stock est définie au niveau variante, vous pouvez aussi gérer les n° de lot/de série par variante.

Gestion des lots/n° de série

La gestion de lots / numéros de série permet de définir un niveau supplémentaire par article et par stock pour gérer les informations concernant les lots et les numéros de série. Les entreprises utilisent aussi souvent pour cela les termes de lot, batch ou partie. Cette option permet de gérer trois variantes:

  • Lots
  • N° de série à l’entrée en stock
  • N° de série à la sortie de stock

Le lot diffère du numéro de série à l’entrée en stock dans le sens où la quantité de chaque lot est illimitée, alors que celle du numéro de série est toujours égale à 1.

Données de base de lots / numéros de série

Dans la base des produits, vous déterminez dans la section lots/n° de série si l’article est soumis aux n° de lots/de série, ainsi que la variante appliquée à cet article. Lorsque la variante est définie, il faut ensuite sélectionner le tri:

  • par lot / numéro de série
  • par date d’entrée (FiFo)
  • par date d’expiration

Toutes les listes de sélection sont classées selon le tri défini et les prélèvements sont effectués selon cet ordre, si le prélèvement de lots/numéros de série est paramétré en automatique.

Les définitions des données de base contiennent également des indications telles que la date d’expiration, le délai de consommation, l’attribution automatique de lots/n° de série, le prélèvement automatique, les conditions de garantie, etc.

L’enregistrement de lots/numéros de série proprement dits s’effectue dans les programmes de saisie de commande client, fournisseur et d’ordre de fabrication.

Mouvements de lots/numéros de série

Lorsqu’un article est soumis à l’attribution de lot/n° de série, ceci est pris en compte dans tous les programmes de saisie de commande:

  • Entrées
    Selon la configuration, le lot/numéro de série est saisi manuellement lors de l’entrée en stock ou attribué automatiquement par le système. Les entrées proviennent des programmes achat, ordre GPAO, entrées en stock manuelles, transferts de stock et inventaire.

  • Sorties
    Selon la configuration, le lot/numéro de série est choisi manuellement lors de la sortie de stock ou attribué automatiquement par le système. La position de sortie, p. ex. une position de commande, peut se voir attribuer un nombre illimité de numéros de lots/de série différents; le système compare néanmoins la quantité totale du numéro de lot/de série avec la quantité de la position. Les sorties s’effectuent depuis les programmes vente, les ordre GPAO, les sorties de stock manuelles et les transferts de stock.

  • Édition sur des documents
    
Les lots/numéros de série peuvent être imprimés, au format voulu, sur tous les documents souhaités tels que bon de livraison, facture, etc..

Suivi des n° de lot/série

Un numéro de lot ou de série est unique et exclusif. Afin d’assurer à tout moment cette caractéristique, un numéro consécutif, ayant en règle générale la valeur 0, est ajouté au numéro de lot/de série. Si une entrée en stock a toutefois lieu avec un n° de lot/série livré précédemment, suite à une note de crédit client, l’enregistrement se fait avec le n° de lot/série d’origine, mais celui-ci est muni d’un nouveau n° consécutif 1. Ce mécanisme permet de suivre continuellement tous les mouvements, également en cas d’entrées resp. sorties de stock répétées du même n° de lot/série.

Lots/numéros de série en fabrication

Pour la fabrication d’un produit avec nomenclature, comprenant des articles soumis aux numéros de lots ou de série, vous pouvez pré-réserver ces derniers dans l’ordre de fabrication. Après la fabrication, les lots ou articles avec numéro de série utilisés pourront être attribués de façon effective à la pièce produite. Ainsi, un suivi continu des cas d’emploi est garanti.

Saisie mobile des données (SMD)

La saisie mobile des données (SMD) permet de simplifier des transactions existantes dans les domaines vente, achat, stock, etc. L’add-on se compose en principe de trois éléments:

  • Terminal portable de SMD pour la saisie optique des données
  • Logiciel standard de SMD sur l’appareil SMD pour la préparation des données
  • Interfaces de SMD pour le transfert des données entre la GECO Abacus et le terminal portable de SMD

Terminaux portables de SMD

L’Add-on SMD est compatible avec les appareils de saisie mobile des données de la marque DENSO. Chaque terminal portable de SMD en cours d’utilisation reçoit un numéro d’appareil unique qui est toujours transmis avec les données. Ceci permet de garantir un usage multi-utilisateurs sans difficulté.

Logiciel standard de SMD

Le logiciel standard de SMD contient pour l’essentiel les fonctions de base suivantes:

  • Saisie d’une ou plusieurs commandes clients
  • Saisie d’une ou plusieurs commandes de projet
  • Transfert des données de commande vers le terminal portable de SMD pour la préparation des positions de commande
  • Saisie d’une ou plusieurs commandes fournisseurs
  • Saisie d’entrées, sorties ou transferts de stock
  • Saisie dans un ordre libre des positions d’inventaires
  • Transfert d’une liste de comptage d’inventaire vers le terminal portable de SMD pour l’inventaire contrôlé
  • Transfert de données entre le terminal portable de SMD et la Gestion des commandes Abacus

Customizing

Chaque terminal portable de SMD est adaptable aux exigences de l’entreprise au niveau du logiciel, car des masques de saisie spécifiques sont disponibles pour le paramétrage des domaines vente, achat et inventaire. Ainsi, il est par exemple possible de définir si certains champs de données sont actifs pour la saisie et si celle-ci est obligatoire ou facultative dans ces champs.

Exemple de Customizing dans la pratique

Dans une quincaillerie, les articles désirés sont prélevés du stock avec la commission du client, saisis simultanément avec le terminal portable de SMD, puis transférés à la Gestion des commandes à l’aide de la station de transmission. L’utilisateur n’aura plus qu’à saisir resp. affecter l’adresse du client puis à lancer l’impression du bon de livraison ou de la facture.

Saisie optique avec codes-barres

Le plus grand avantage de la saisie de données au moyen du terminal portable de SMD est la saisie optique des données. Des informations comme les numéros de produits, l’identification du stock, les numéros de lots etc. peuvent être indiquées plus rapidement, et surtout sans erreur, grâce à la lecture du code-barres. Afin de permettre la saisie simultanée de plusieurs informations, le logiciel de SMD peut être configuré avec des “séparateurs de champs”, afin que plusieurs champs de données contenus dans le code-barres puissent être lus en même temps, par exemple le numéro de produit, le lieu de stock et l’emplacement.

Transfert de données de l’appareil de SMD vers la Gestion des commandes Abacus

Le transfert vers la Gestion des commandes des données saisies dans le terminal portable de SMD s’effectue au moyen d’une station de transmission optique reliée au PC. Le traitement des données d’interface est réalisé ensuite, en fonction du domaine d’application, dans les divers programmes de la Gestion des commandes tels que la saisie de commandes clients ou fournisseurs ou la saisie d’inventaire. Dans tous les cas, les données correspondantes sont générées par le système de SMD et transmises au système Abacus à l’aide de l’interface AbaConnect.

Programmation et distribution:

Spirig Systems GmbH
St. Gallerstrasse 31
CH-9470 Buchs SG
Téléphone 081 740 40 80
[email protected]
www.spirig-systems.ch

Gestion d'abonnements

L’option “Gestion d’abonnements” offre deux utilisations différentes:

  • Création de commandes en fonction de sélections d’adresses (adresses et activités)
  • Création de commandes sur la base d’une liste de commande prédéfinie (abos)

Création de cdes depuis sélection d’adresses

Cet utilisation offre la possibilité de générer par adresse resp. client une commande en fonction d’une sélection d’adresses définie. Une commande modèle, avec les positions à facturer, est alors employée comme modèle de copie et seule l’adresse du client est adaptée.

Des commandes peuvent également être créées sur la base d’activités d’adresse. Avec cette manière de procéder, l’article est attribué au genre d’activité et transmis en tant que position à la commande modèle.

Abonnements

Le module optionnel “Gestion d’abonnements” permet de réaliser simplement et efficacement des facturations périodiques. Des applications typiques dans la pratique sont par exemple:

  • Prestations de services
  • Article Abonnements
  • États du compteur Divers

Sélection de facturation

La sélection est la base de la création de factures périodiques. Elle comporte des indications sur:

  • la périodicité (date librement définissable, facturation mensuelle, trimestrielle, semestrielle ou annuelle, ou selon modèle)
  • les positions (un nombre quelconque de positions différentes par facture peut automatiquement être créé)
  • les clients (variantes de saisie: clients/groupes de clients de/à, saisie manuelle des clients, regroupement d’adresses, la Gestion des adresses Abacus est la condition préalable)

Adaptation individuelle d’un abonnement

Chaque abonnement peut être modifié par l’utilisateur:

  • Attribution libre d’autres positions à facturer par client
  • Modèle de gestion du traitement
  • Adaptation des données d’en-têtes de commandes

Masques individuels d’abonnement

Les masques de saisie des abonnements sont personnalisables par groupes d’utilisateurs. Pour la saisie de données d’abonnement différentes, il est possible d’attribuer un jeu de masques individuel à un abonnement et de l’adapter à ses besoins.

Création de commandes

La gestion des abonnements crée des commandes clients en fonction des données prédéfinies de l’abonnement. Ces commandes sont traitées selon les paramètres de la gestion du traitement.

Facturation répétitive

Après la création des commandes, les données de facturation sont redéterminées en fonction de la périodicité. En cas de facturation d’index compteurs, la valeur “à” est automatiquement reportée comme valeur “de”.

Mise à jour des abonnements

Les modifications se limitent à:

  • Suppression de clients
  • Suppression de positions de facturation
  • Saisie de nouvelles positions de facturation Modification globale

Des modifications de prix et de rabais peuvent être prises en compte automatiquement.

Assurance qualité

Des standards de qualité et de sécurité élevés ont de plus en plus d’importance dans la fabrication. L’assurance qualité n’est pas seulement un thème d’actualité pour les produits pharmaceutiques ou alimentaires, elle joue de plus en plus un rôle central dans des secteurs tels que la vente, les prestations de service ou l’entretien.

L’option “Assurance qualité” propose un instrument pour le contrôle de qualité lors de l’entrée en stock de produits gérés avec des numéros de lot ou de série. Ces fonctions peuvent être utilisées aussi bien lors de réceptions de marchandises achetées que d’entrées en stock depuis la fabrication.

Spécifications

Les spécifications correspondantes doivent être fixées pour chaque produit dans les données de base. Il s’agit là de profils d’exigence produit, qui peuvent contenir une description des propriétés ainsi que des directives et des limites.

Il est possible d’attribuer à chaque spécification un emplacement et un moyen de contrôle, que vous pourrez gérer depuis des tables définissables librement. Pour chaque spécification, il est possible de définir si elle est un critère à remplir obligatoirement pour la libération.

Gammes de contrôle

Une gamme de contrôle regroupe toutes les spécifications importantes pour un contrôle de produit. Une gamme de contrôle se compose de données d’en-tête et de position. Les données d’en-tête contiennent des informations générales telles que le descriptif de la gamme de contrôle, un indicateur “inactif” ou une date de validité. Si, à la libération d’un ordre de contrôle, un transfert de stock doit être effectué - par exemple d’un lieu de stock bloqué à un de vente - il est possible de définir une proposition de lieu de stock/emplacement.
Les positions représentent la gamme de contrôle et correspondent aux spécifications définies, reprises dans les données de position. Les spécifications peuvent bien entendu être adaptées par position de contrôle.

Données de base des produits - Définitions AQ

Dans les données de base des produits, vous déterminez sous les informations de lots/numéros de série, si un contrôle de la qualité doit être exigé lors de l’entrée en stock. Pour le contrôle, une proposition de gamme de contrôle est attribuée au produit.

POrdre de contrôle par lot/numéro de série

Lors d’une entrée en stock provenant d’une commande fournisseur, d’un ordre de fabrication ou d’un retour client, les numéros de lots/de série correspondants sont saisis et imputés. S’il s’agit d’un article soumis à l’AQ, le système crée simultanément un ordre de contrôle en fonction de la gamme de contrôle enregistrée.

En quarantaine

Le lot/numéro de série enregistré reçoit le statut “en quarantaine”, maintenu jusqu’à ce que l’ordre de contrôle soit clos et toutes les positions de contrôle confirmées par un OK. La libération des lots/numéros de série a automatiquement lieu avec la clôture de l’ordre de contrôle, dans la mesure où tous les résultats du contrôle sont positifs.

Gestion du traitement de l’ordre de contrôle

Le déroulement d’un ordre de contrôle est déterminé par la Gestion du traitement. Les actions/étapes de travail suivantes peuvent être définies:

Action

Description

Imprimer ordre de contrôle

Imprime un ordre de contrôle avec AbaReport

Défalquer quantité de contrôle

Une quantité de contrôle peut être fixée pour le contrôle. Ceci est indispensable, si une quantité partielle du produit est utilisée ou détruite lors du contrôle. L'action "défalquer quantité de contrôle" crée automatiquement l'imputation de stock correspondante.

Transfert de stock

Si un stock de transfert est défini sur l'ordre de contrôle, le lot/n° de série sera transféré, après contrôle réussi, du lieu de stock/emplacement actuel à celui figurant sur l'en-tête de l'ordre de contrôle, p.ex. le stock de vente ou de fabrication.

Transférer quantité échantillon

Si nécessaire, il est possible de définir une quantité échantillon, ainsi qu'un lieu de stock/emplacement, sur l'en-tête de l'ordre de contrôle. L'action "transférer quantité échantillon" crée une imputation de stock correspondante, à savoir une quantité partielle du lot est transférée sur le stock échantillon.

Imprimer protocole de contrôle

Imprime un protocole de contrôle avec AbaReport

Bloquer/valider des lots

Cette action est généralement définie comme la dernière étape de travail. Elle vérifie les résultats de contrôle saisis et les validations existantes. S'il devait manquer un OK pour une position de contrôle ou une validation, l'ordre de contrôle ne peut être clos. La validation des lots/numéros de série est seulement possible, si tous les résultats de contrôle et visas sont positifs. Dans le cas contraire, les lots/numéros de série seront bloqués et seulement validés par un nouvel ordre de contrôle.

Nouveau test

Dans les données de base produits, il est possible de définir un délai en jours à l’expiration duquel un lot/numéro de série devra faire l’objet d’un nouveau contrôle. Ceci est particulièrement important pour les produits avec date de péremption.

Commission

Représentants

Il est possible de saisir autant de représentants que vous le souhaitez.

Configuration des commissions

Vous pouvez opter pour des taux de commission simples pour chaque représentant ou un système complexe de commissions tenant compte des clients et des produits.

Décompte des commissions

Le décompte est réalisé au moyen du module optionnel “Commission” de la Comptabilité de débiteurs. Des décomptes simples peuvent aussi être réalisés à l’aide du Report Writer AbaReport.

INDICATION:

La saisie de représentants (sans attribution d’adresse) est également possible sans l’option “Commission GECO” D’autres informations relatives à la commission sont décrites dans les options de la Comptabilité des débiteurs.

Divisions

L’option “Divisions” permet de reproduire des structures organisationnelles complexes, car elle permet de subdiviser un mandant. Cette structure se prête en particulier aux organisations avec filiales. Plusieurs entreprises peuvent être gérées dans le même mandant en tant que divisions. Le niveau “Division” est défini comme une entité autonome avec bilan.

Avantages de l’option Divisions

Le principal avantage de l’option Divisions est la possibilité de gérer des données de base communes pour plusieurs entreprises ou succursales. En font surtout partie:

  • Données de base des adresses
  • Données de base clients et fournisseurs
  • Données de base produits
  • Données de base financières comme comptes, sections de frais, codes TVA, monnaies étrangères

Chaque commande et chaque écriture est attribuée à une division

Chaque commande client et chaque commande fournisseur est attribuée à une division, selon des règles prédéfinies, et ensuite imputée dans les applications financières avec cette division.

Stock par division

Les quantités en stock d’un article sont toujours attribuées à une division, à savoir chaque lieu de stock et emplacement doit être affecté à une division. Un article peut simultanément être attribué à plusieurs lieux de stock/emplacements. La division affectée au lieu de stock définit explicitement à quelle entreprise la quantité en stock appartient.

Droit d’accès par division

Si vous le souhaitez, le droit d’accès permet de garantir qu’une catégorie d’utilisateurs ne peut visualiser et traiter les données que d’une division donnée. Vous pouvez par exemple déterminer que l’utilisateur A ne peut voir et traiter que les commandes clients affectées à la division n° 10.

Prélèvement de stock inter-divisions

Grâce à une configuration, vous avez la possibilité, pour une position d’article d’une commande client de la division n° 10, de prélever et imputer la quantité depuis un lieu de stock de la division n° 20. Le système crée automatiquement les transferts correspondants pour les divisions concernées.

Interface Vente AbaConnect

L’interface de vente prend en charge les fonctions suivantes:

  • Importation et exportation de données de commandes
    • Commandes
    • Offres
    • Commandes de projet
    • Offres de projet
    • Factures partielles
    • Commandes cadre
  • WebService

Importation de données de commandes

La fonction d’importation permet de charger dans la Gestion des commandes Abacus des données de commandes provenant d’un système tiers. En principe, chaque champ qui peut être saisi manuellement dans la commande peut également être importé à l’aide de l’interface.

Les options d’importation suivantes sont supportées:

  • Détermination prix/rabais
    • selon interface
    • effectuer
    • effectuer (remplacer manuellement)
  • Lancer traitement
    • Imprimer batch
    • Ne pas imprimer
    • Selon gestion du traitement
  • Quantité négative
    • selon paramètre de produit
    • autoriser généralement
    • ne pas autoriser généralement
  • Si qté négative n’est pas autorisée
    • Livraison partielle et reliquat
    • tout en reliquat
  • Divers
    • Créer autom. pos. de set

Exportation de données de commandes

En cas de gestion des commandes décentralisée, les données de commande saisies peuvent être exportées avec la fonction exportation, afin de poursuivre leur traitement sur un autre système.
La sélection des données de commande s’effectue selon les critères suivants:

  • N° de commande
  • Date de cde
  • Sélection de view (sélection librement définissable)

L’exportation des données s’effectue au format XML.

WebService

Le WebService en tant qu’interface soutient les fonctions suivantes:

  • Saisie d’une nouvelle commande / position de commande
  • Sélectionner commande / position de commande
  • Modifier commande / position de commande
  • Enregistrer commande / position de commande
  • Supprimer commande / position de commande

Interface Achat AbaConnect

L’interface Achat prend en charge les fonctions suivantes:

  • Importation et exportation de données de commandes fournisseurs
    • Commandes fournisseurs
    • Appels d’offres
    • Commandes fournisseurs de projet
    • Frais d’achat
    • Frais d’achat projets
  • WebService

Importation de données de commandes fournisseurs

La fonction importation permet de charger dans la Gestion des commandes Abacus des données de commandes fournisseurs provenant d’un système tiers. En principe, chaque champ pouvant être rempli manuellement dans la commande fournisseur peut également être importé à l’aide de l’interface.

Les options d’importation suivantes sont supportées:

  • Détermination prix/rabais
    • selon interface
    • effectuer
    • effectuer (remplacer manuellement)
  • Lancer traitement
    • Imprimer batch
    • Ne pas imprimer
    • Selon gestion du traitement
  • Divers
    • Créer automatiquement position de set
    • Chercher position sans n° de position grâce au n° de projet
    • Chercher fournisseur si aucun n° de fournisseur n’est transmis

Exportation de données de commandes fournisseurs

En cas de gestion des commandes décentralisée, les données de commandes fournisseurs saisies peuvent être exportées avec la fonction exportation, afin de continuer leur traitement sur un autre système.

La sélection des données de commande s’effectue selon les critères suivants:

  • N° de commande
  • Date de commande
  • Sélection de view (sélection librement définissable)

L’exportation des données s’effectue au format XML.

WebService

Le WebService en tant qu’interface soutient les fonctions suivantes:

  • Saisie d’une nouvelle commande fournisseur / position de commande fournisseur
  • Sélectionner commande fournisseur / position de commande fournisseur
  • Modifier commande fournisseur / position de commande fournisseur
  • Enregistrer commande fournisseur / position de commande fournisseur
  • Supprimer commande fournisseur / position de commande fournisseur

Interface Stock AbaConnect

L’interface Stock prend en charge les fonctions suivantes:

  • Importation et exportation de mouvements de stock
    • Entrées en stock
    • Sorties de stock
    • Transferts de stock
  • Importation et exportation de données d’inventaire

Importation de mouvements de stock

La fonction importation permet de charger dans la Gestion des commandes Abacus des données de stock provenant d’un système tiers. En principe, chaque champ pouvant être saisi manuellement comme entrée en stock, sortie de stock ou transfert de stock peut également être chargé à l’aide de l’interface.

Les options d’importation suivantes sont supportées:

  • Options générales
    • Clôturer mouvement de stock
    • Créer attribution de stock si elle n’existe pas encore pour ce produit
    • Activer automatiquement l’attribution de stock inactive

Exportation de mouvements de stock

En cas de gestion des commandes décentralisée, les mouvements de stock saisis peuvent être exportés avec la fonction exportation, afin de continuer leur traitement sur un autre système.

L’exportation des données s’effectue au format XML.

Importation de données d’inventaire

La fonction importation permet de charger dans la Gestion des commandes Abacus des données d’inventaire provenant d’un système tiers. En principe, chaque champ pouvant être rempli manuellement dans les données d’inventaire peut également être importé à l’aide de l’interface.

Des données saisies au moyen d’un terminal portable de saisie de données (SMD) peuvent être chargées dans un inventaire au moyen d’une fonction d’importation.

Exportation de données d’inventaire

Cette fonction enregistre les données d’inventaire dans un fichier XML. Ce fichier peut par exemple être chargé dans un terminal portable de saisie des données (SMD) et permet ainsi un inventaire guidé.

Interface Données de base AbaConnect

L’interface Données de base prend en charge les fonctions suivantes:

  • Importation et exportation de données de base produit
  • WebService

Importation de données de base des produits

La fonction importation permet de charger dans la Gestion des commandes Abacus des données de base de produits provenant d’un système tiers. En principe, chaque champ pouvant être rempli manuellement dans la base des produits peut également être chargé au moyen de l’interface.

Exportation de données de base des produits

Les sélections suivantes sont à votre disposition pour l’exportation des données de base produits:

  • N° produit
  • Terme de recherche
  • Désignation technique

L’exportation des données s’effectue au format XML.

WebService

Le WebService en tant qu’interface soutient les fonctions suivantes:

  • Saisie d’un nouveau produit
  • Copier un produit
  • Sélectionner un produit
  • Modifier un produit
  • Enregistrer un produit
  • Supprimer un produit ou des domaines partiels de produit

Monnaies étrangères

Le module optionnel “Monnaies étrangères” permet de gérer des clients et des fournisseurs dans différentes devises, en plus de la monnaie de base. Le traitement de commandes clients et fournisseurs prend automatiquement en compte la devise correspondante.

Listes de prix en monnaie étrangère

Parallèlement à la liste de prix en monnaie de base, 9’999 listes de prix alternatives peuvent être gérées dans différentes devises.

Conversion automatique des prix

Une commande client ou fournisseur est toujours ouverte dans la monnaie du client respectivement du fournisseur. Pour la saisie de commandes, les prix sont automatiquement convertis de la monnaie de la liste de prix vers celle du client.

Recalcul automatique

Vous pouvez insérer l’action “Recalculer la monnaie étrangère” à n’importe quel endroit dans la gestion du traitement Les prix sont ainsi automatiquement recalculés avec le cours actuel de la monnaie étrangère issu du tableau de cours de change.

Table centrale des monnaies étrangères

Dans la table des monnaies étrangères, gérée de manière centralisée pour toutes les applications Abacus, la plupart des devises utilisées sont prédéfinies. L’intégration dans la Comptabilité financière via Comptabilité des débiteurs et des créanciers considère les comptes de pertes ou bénéfices de change définis individuellement par monnaie.

Table des cours

La table des cours de change gère les cours d’imputation et d’évaluation pour toutes les monnaies étrangères actives. Les cours de change peuvent être définis en fonction de la date et proposés à l’utilisateur en fonction de la date de commande client ou fournisseur. L’évolution des cours peut être suivie à l’aide des cours historiques. En plus des cours d’imputation et d’évaluation globaux, il est également possible de les saisir spécifiquement pour la Gestion des commandes.

Mandants

Deux mandants peuvent être gérés avec la version de base de la Gestion des commandes. Cette option permet la tenue d’un maximum de 999’999 mandants de Gestion des commandes.

Ouverture d’un nouveau mandant

Grâce à la simplicité du programme d’ouverture, chaque utilisateur peut définir facilement un nouveau mandant. Lors de l’ouverture, les données de base d’un mandant existant peuvent être reprises. Dans la Gestion des commandes, il s’agit principalement des données de base suivantes:

  • Données de base produits, lieux de stock/emplacements inclus
  • Données de base adresses, clients, fournisseurs
  • Données de base des comptes

Il n’est donc pas nécessaire de saisir une nouvelle fois ces données de base. Lors de l’ouverture, vous pouvez aussi installer d’autres applications pour le mandant à ouvrir

Passage d’un mandant à l’autre

Le passage d’un mandant à un autre depuis le menu principal de la Gestion des commandes est simple et rapide. Grâce à un droit d’accès protégé par mot de passe, vous pouvez directement démarrer la liste de choix des mandants, dans laquelle le tri peut se faire dans l’ordre alphabétique ou numérique.

AbaReport

AbaReport, outil d’extraits performant, est particulièrement important pour la Gestion des commandes et est utilisé, d’une part pour la création des documents clients et fournisseurs, d’autre part pour la création d’extraits au choix. AbaReport offre des fonctions variées telles que:

  • Représentation d’un objet, p. ex. client ou article sous forme de cubes de données
  • Liens hypertexte pour la liaison de nombreux rapports
  • Représentation d’extraits sous forme de graphiques
  • Intégration d’objets images
  • Utilisation des AbaReports sur l’iPad

Design de formulaires avec AbaReport

AbaReport permet de créer n’importe quel document (p. ex. confirmation de commande, bon de préparation, bon de livraison, facture) relatif aux différents domaines de la vente, de l’achat, du stock. L’apparence des documents est aussi individuelle que l’image de l’entreprise. AbaReport permet d’adapter sur mesure tous les documents aux besoins des clients, en incluant images et graphiques.

Traitement des contrats et des commandes axé sur les processus

La gestion du traitement librement définissable permet de représenter les processus existant au sein de l’entreprise, p. ex. l’impression de plusieurs documents tels que les confirmations de commande, les commandes, les bons de livraison ou les factures. D’autres actions sont possibles, telles que la création automatique de commandes de reliquats pour des positions commande qui n’ont pas été entièrement livrées ou la réalisation de l’imputation de stock.

La gestion du traitement permet de connaître l’état actuel des documents pour la vente et l’achat.

Gestion des commandes Abacus comme outil d’approvisionnement

Grâce au module “Achat”, vous achetez des produits et prestations de manière efficace. Le besoin est déterminé dans le domaine de la vente, depuis les programmes Abacus AbaProject, Service après-vente ainsi qu’à partir du système de gestion de la production. Toutes les informations sont prises en compte dans la planification d’achat. Pour le traitement des données de commande externes depuis un système tiers, vous pouvez disposer des interfaces standardisées.

Outil efficace pour la saisie, le traitement et le contrôle des commandes fournisseurs.

Gestion des marchandises et du stock

Les marchandises en stock coûtent de l’argent. Une gestion efficace du stock permet non seulement de faire des économies, mais elle donne également à tout instant des renseignements sur la disponibilité d’un article. Cela garantit de très bonnes possibilités de livraison, offrant ainsi un avantage considérable sur la concurrence. La gestion du stock remplit une fonction centrale pour différents modules déclenchant des écritures importantes pour le stock.

L’utilisateur dispose à tout moment des valeurs actualisées par lieu de stock et emplacement.

Données de base

Pour utiliser de manière efficace le logiciel de Gestion des commandes, vous devez absolument disposer de données de base complètes adaptées aux besoins de l’entreprise. Des programmes de traitement simples et des masques de saisie individuels garantissent une actualisation aisée de vos données.

Toutes les données importantes sont saisies dans la base des produits.

Solution de caisse intégrée et flexible

La plupart des fonctions de la solution de caisse entièrement intégrée sont exécutées automatiquement. L’opération de caisse est ainsi efficace pour vous et vos clients. Grâce à l’intégration complète, les quantités en stock sont automatiquement mises à jour et la transaction est déclenchée dans la comptabilité.

"Nous pouvons être sûrs qu’avec Abacus, nous ne nous heurterons à aucune frontière et ne serons pas contraints de procéder à une réévaluation. Avec le logiciel Abacus, nous sommes entre de bonnes mains."

Roland Staerkle, CEO, Staerkle Handels AG

"La solution est dotée d’une interface conviviale et est facile à utiliser. Les utilisateurs sont donc plus enclins à s’en servir. Désormais, nos processus opérationnels sont nettement plus efficaces."

Pascal Signer, responsable informatique, FC St. Gallen Event SA