Abacus E-Business

Abacus E-Business garantit une transmission des données avec ses partenaires commerciaux sans interruption de communication et hautement automatisée - 24 heures sur 24 et 7 jours sur 7.
Avec Abacus E-Business, bénéficiez de la communication électronique des données via Internet. La solution e-Commerce AbaShop vous permet de présenter et de vendre vos produits sur le Web avec succès.
La solution standard AbaNet s’utilise pour échanger des commandes ou des e-factures avec les clients et fournisseurs par voie électronique et pour les traiter automatiquement. Avec le WebTicketing, vous saisissez des messages de panne via Internet en dehors des heures d’activité. Le système crée alors automatiquement un ordre d’intervention.

Aperçu des fonctions

Solution complète intégrée pour les transactions commerciales numériques

La solution logicielle standard d’Abacus pour vos processus de travail : Gestion des commandes, Gestion de projets, Service après-vente, logiciel financier et de comptabilité des salaires. Complète, intégrée et numérique.

AbaShop et sa conception adaptative

Sur la base de HTML5 et CSS3, les pages Web AbaShop s’affichent de façon optimale sur les PC, tablettes et smartphones en fonction de la résolution d’écran. La navigation dans l’interface utilisateur à l’aide de la souris ou de l’écran tactile est très facile.

Envoi des e-factures via B2B, B2C ou e-mail

À partir de la Gestion des commandes, les factures sont automatiquement envoyées via le mode d’expédition attribué au client :

  • par le réseau E-Business, p. ex. Swisscom Conextrade, au système du destinataire (B2B) ;
  • par le réseau E-Business, p. ex PayNet, directement au portail E-Banking ;
  • par e-mail directement au client, en tant que fichier PDF avec un XML intégré au format ZUGFeRD.

Réception des e-factures avec création automatique des documents et procédure de visa

Les e-factures reçues sont automatiquement importées dans le logiciel des créanciers et déposées dans l’inbox du responsable visa. Le système lit les données structurées contenues dans l’e-facture (XML) et crée l’écriture créanciers à partir de celles-ci. Les règles définies d’imputation comptable ainsi que l’attribution des responsables visa sont prises en compte.

Saisie de messages de panne à tout moment avec le WebTicketing

Le WebTicketing permet à vos clients de saisir à tout instant des messages de panne, des demandes de service ou de support. Pour cela, vous sélectionnez d’abord sur la page Web l’objet de service concerné et complétez le message en y ajoutant des images, des captures d’écran, des fichiers PDF, etc. Ainsi, le message contient des informations qualifiées et peut être traité de manière efficace.

Shop Web intégré

  • Actualisation automatique des données produits et des données clients entre la Gestion des commandes Abacus, la Facturation Abacus et AbaShop
  • Reprise automatique des commandes passées sur le Shop dans la Gestion des commandes et la facturation
  • Représentation complète des conditions de prix et de rabais spécifiques aux clients
  • Mise à jour automatique de l’état actuel du stock et des disponibilités
  • Plusieurs classifications et assortiments de produits

Échange électronique des documents commerciaux intégré (EDI)

  • Envoi et réception automatiques d’appels d’offres, d’offres, de commandes, de confirmations de commande, de bons de livraison et de factures
  • Intégré dans les modules Vente et Achat du logiciel de Gestion des commandes
  • Reprise de factures dans la Comptabilité des créanciers et/ou Electronic Banking
  • Documents électroniques sous la forme de fichiers PDF et XML pour un traitement visuel et structuré des données

Envoi et réception des e-documents via le réseau E-Business ou par e-mail

  • Via AbaNet, connexion à PayNet, PostFinance, Conextrade ainsi qu’aux réseaux EDI certifiés GS1
  • E-facture via PayNet ou PostFinance entièrement intégrée, du processus d’inscription jusqu’au Bill Presentment adaptable
  • Échange d’informations supplémentaires au moyen de champs libres configurables, tables d’expressions et de conversion utilisables
  • Aucune autre interface ou conversion n’est nécessaire
  • Envoi et réception des e-factures par e-mail au format ZUGFeRD

WebTicketing intégré

  • Listage des objets de service par client sur la plate-forme AbaShop
  • Saisie aisée des tickets Web avec des pièces jointes électroniques telles que des images, captures d’écran, etc.
  • Actualisation automatique du statut de l’ordre d’intervention pour le contrôle réalisé par le client
  • Attribution automatique du ticket de service à un collaborateur du service ou du support

Module de communication AbaShop

Vous pouvez charger les données de base sur l’AbaShop, télécharger les nouvelles commandes et créer les commandes clients dans la Gestion des commandes Abacus selon un intervalle définissable. Vous atteignez ainsi une automatisation importante du traitement des commandes et les données de l’AbaShop, comme p. ex. les conditions spécifiques aux clients, les assortiments de produits, la quantité en stock etc. sont régulièrement mises à jour.

Réception / traitement des documents

Des documents électroniques entrants sont téléchargés via AbaNet et, selon la configuration et le cas d’application, transmis soit à la Comptabilité des créanciers Abacus, soit à la Gestion des commandes Abacus.

Création / envoi des documents

Des documents électroniques sortants de la Gestion des commandes Abacus sont créés par l’application e-Business Abacus et transmises au destinataire via AbaNet, éventuellement via AbaNetWebAcces, ou à un partenaire réseau.

AbaNetWebAccess

Envoi d’e-documents via AbaNetWebAccess

Le destinataire est informé par un e-mail, contenant un lien, de l’existence de nouveaux e-documents. Grâce au lien, il accède au portail AbaNetWebAccess et peut visualiser, télécharger et supprimer ses e-documents. Les e-factures et e-notes de crédit sont signées par Abacus conformément à la législation.

Module de communication PayNet (via AbaNet)

Réception et envoi d’e-factures et e-notes de crédit via partenaire réseau e-Business PayNet (www.six-paynet.com). Les e-factures et e-notes de crédit sont signées par le partenaire réseau conformément à la législation.

Module de communication PostFinance (via AbaNet)

Réception et envoi d’e-factures et e-notes de crédit via partenaire réseau e-Business PostFinance (www.postfinance.ch/e-rechnung). Les e-factures et e-notes de crédit sont signées par le partenaire réseau conformément à la législation.

Module de communication STEPcom (via AbaNet)

Réception et envoi d’e-documents via partenaire réseau e-Business STEPcom (www.stepcom.ch). Les e-factures et e-notes de crédit sont signées par le partenaire réseau conformément à la législation.

Module de communication Conextrade (via AbaNet)

Réception et envoi d’e-documents via partenaire réseau e-Business Conextrade de Swisscom IT-Services (www.handelsplatz.conextrade.com). Les e-factures et e-notes de crédit sont signées par le partenaire réseau conformément à la législation.

Module de communication Compudata / sytwo (via AbaNet)

Réception et envoi d’e-documents via partenaire réseau e-Business Compudata / sytwo (http://www.compudata.ch). Les e-factures et e-notes de crédit sont signées par le partenaire réseau conformément à la législation.

Module de communication e-mail/FTP (via AbaNet)

Envoi d’e-documents via e-mail / FTP.

Module de communication Softzoll (via AbaNet)

Réception et envoi d’e-documents via partenaire réseau e-Business Softzoll (www.softzoll.de). Les e-factures et e-notes de crédit sont signées par le partenaire réseau conformément à la législation.

E-commerce avec E-shop intégré

La solution e-Shop AbaShop est parfaitement intégrée dans le module Gestion des commandes Abacus. Cela signifie que les données de base du projet (dont le regroupement, le prix, la désignation, les photos et les données de stock) sont transmises automatiquement du logiciel de Gestion des commandes dans AbaShop. Les modifications telles que les changements de prix, les quantités en stock, les nouvelles photos et descriptions sont enregistrées automatiquement.

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Échange électronique des documents (EDI)

Abacus E-Business permet l’échange électronique de documents entre clients et fournisseurs et est parfaitement intégré dans le module Gestion des commandes. Les appels d’offres, offres, commandes, confirmations de commande, bons de livraison et factures ne sont plus imprimés. Le logiciel crée automatiquement un document électronique qui est transmis au destinataire via le réseau d’Abacus E-Business. Si un client envoie une commande électronique, celle-ci est automatiquement importée en tant que commande dans la Gestion des commandes.

La transmission des données via Abacus E-Business empêche les interruptions de communication et élimine le papier du processus. Les données ne doivent plus être saisies manuellement, les erreurs de saisie sont évitées et les employés du service vente ou achat sont déchargés.

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Envoi des e-factures

Les e-factures sont de plus en plus courantes. Avec Abacus E-Business, vous générez des e-factures pour les clients commerciaux et privés et les envoyez directement depuis le logiciel de Gestion des commandes. Les avantages : au lieu d’une impression sur papier, la facture est classée dans l’outbox E-Business et envoyée automatiquement au client. Vous économisez ainsi du temps, du papier, l’emballage et les frais de port.

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Réception des e-factures

Abacus E-Business reçoit les e-factures et crée automatiquement l’écriture correspondante dans la comptabilité des créanciers. En Suisse, il existe déjà de nombreuses entreprises qui envoient les factures par voie électronique. Si vous recevez régulièrement des factures d’un fournisseur, il est judicieux d’envisager l’utilisation des e-factures.

Retrouvez les entreprises connectées aux réseaux E-Business sur le site www.edirectory.ch

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WebTicketing : signaler les pannes via le site Web

Le WebTicketing est la toute dernière application E-Business. Elle permet aux clients de signaler des pannes et d’envoyer des demandes de support via Internet, et ce même en dehors des heures de bureau. Le service de piquet reçoit automatiquement un message sur son appareil mobile et est alors en mesure de réagir.

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Téléchargements

"Avec l’ERP Abacus, nous disposons aujourd’hui d’un instrument qui nous aide à traiter les différents processus de vente, d’achat et de production de façon programmée et standardisée. Les collaborateurs bénéficient d’un soutien et peuvent se fier aux informations contenues dans le système."

Wolfgang Sulzer, ingénieur diplômé ETS, directeur technique

"La mise en place du système d’e-facturation a été rapide et facile grâce à la fonctionnalité standard qui permet de créer et d’envoyer des factures électroniques."

Martin Zopfi-Glarner, directeur des services industriels de la ville de Glaris

"Abacus a su prouver que sa solution E-Business est définitivement adaptée aux PME."

Raphael Herzog, membre de la direction, Herzog Küchen

"Grâce à la flexibilité du logiciel, nous n’avons pas eu à adapter nos processus. C’est au contraire le logiciel qui s’est adapté à nous, répondant ainsi à l’un de nos objectifs lors de l’évaluation."

Daniel Büchel, directeur de Leomat AG

"La solution est dotée d’une interface conviviale et est facile à utiliser. Les utilisateurs sont donc plus enclins à s’en servir. Désormais, nos processus opérationnels sont nettement plus efficaces."

Pascal Signer, responsable informatique, FC St. Gallen Event SA

"Nous avons maintenant atteint un très haut degré d'automatisation dans les différents processus de travail grâce au logiciel Abacus et à nos propres développements."

Diana Estermann-Müller, Head of Finance & Accounting, Netcetera