Comptabilité des salaires

Depuis 30 ans, l’entreprise suisse Abacus Research est le premier éditeur de logiciels de comptabilité des salaires en Suisse. Plus d’un million de décomptes sont traités chaque mois avec la Comptabilité des salaires Abacus. Des milliers de clients, de toutes tailles et de tous secteurs confondus, ainsi que l’ensemble des grandes sociétés fiduciaires misent sur cette solution logicielle conviviale et efficace.

L’expérience de longue date des partenaires Abacus ainsi que les souhaits de nos clients nous poussent à développer le logiciel en permanence. Le logiciel de Comptabilité des salaires est certifié swissdec, selon les dernières directives légales.

Aperçu des fonctions

Solution basée sur le Web

La Comptabilité des salaires Abacus est une solution logicielle basée sur le Web. Elle vous permet d’accéder à tout instant aux données salariales de façon sécurisée.

Ressources Humaines

Le logiciel de Comptabilité des salaires Abacus s’intègre parfaitement dans les Ressources Humaines Abacus. Vous pouvez ajouter à tout moment des options telles que le recrutement en ligne ou les entretiens d’évaluation.

ESS / MSS

Les employés et les responsables peuvent intervenir directement dans les processus RH via l’application smartphone AbaClik et le portail MyAbacus . Le logiciel de Comptabilité des salaires fournit pour cela les documents et données de décompte nécessaires.

En savoir plus

Dossier employé

Les dossiers électroniques contenus par défaut permettent un archivage complet de tous les documents créés numériquement dans le logiciel Abacus.

Lettre et e-mail en série

Toutes les données employés issues de la base du personnel peuvent être utilisées dans des documents Word. L’intégration de programmes e-mail permet aussi d’envoyer des e-mails en série à l’aide de modèles. Ainsi, l’ensemble de la correspondance avec les employés peut directement se faire depuis le logiciel de Comptabilité des salaires.

Base des composants salaires conviviale

Le programme de gestion des composants salaires est flexible, fournit des informations détaillées et est conçu de manière transparente. Grâce à sa convivialité élevée, une courte formation suffit pour être en mesure de gérer et de compléter les composants salaires de façon autonome.

Général

  • Embauches multiples, contrats
  • Structures des groupes (plusieurs entreprises dans un seul mandant)
  • Logiciel de Comptabilité des salaires entièrement disponible en allemand, français et anglais

Données du personnel

  • Base du personnel avec les identités, les données d’emploi, les données salariales, les relations bancaires, la base des enfants, l’impôt à la source, etc.
  • Solution de barème pour les écoles, communes, cantons, hôpitaux
  • Conception flexible des masques
  • Simulation du décompte de salaire
  • Lettres en série Word, envoi d’e-mails
  • Suivi des tâches
  • Dossiers électroniques intégrés
  • Protocole de modification
  • Contrôle d’accès
  • Listes du personnel facilement personnalisables, fiches de base flexibles

Traitement des salaires

  • Données salariales flexibles et variables
  • Traitement performant des salaires
  • Paiements multiples à partir d’une période de décompte
  • Plusieurs périodes de décompte par mois
  • Itération automatique
  • Recalculation
  • Décompte de salaire et paiement dans différentes monnaies étrangères
  • Répartition des coûts et imputation avec contrôle de la matrice

Décomptes officiels

  • Certification Swissdec, version ELM 4.0
  • Certificat de salaire, Suisse et Liechtenstein
  • Décompte automatique de l’impôt à la source dans tous les cantons
  • Assurances sociales telles que AVS, AC, LAA, LAAC, IJM et LPP
  • Statistiques telles que l’enquête sur la structure des salaires, STATEM, L&M
  • Soutien des extraits des branches d’activité
  • Extraits pour la révision

Définition flexible

  • Base des composants salaires flexible avec une interface utilisateur intuitive
  • Tables et barèmes
  • Champs de base organisationnels, champs de base de société
  • Base des composants salaires avec plusieurs langues étrangères disponibles par défaut (D, F, I, E)

Extraits

  • Extraits mensuels et annuels
  • Journaux comparatifs, rapports de matrice
  • Extraits et listes facilement personnalisables
  • Extraits aux formats PDF et Excel

Budgétisation

  • Budget selon la base des composants salaires
  • Bases supplémentaires des composants salaires avec répartition des sections de frais et imputation
  • Cockpit budget pour des adaptations flexibles
  • Rapports de matrice avec compression dynamique aux niveaux sélectionnés
  • Intégration de la base des postes pour la budgétisation de postes vacants
  • Budget glissant avec fonctions Forecast

Mandants

Avec la version de base, vous pouvez gérer un mandant productif et un mandant de test. Cette option permet de gérer jusqu’à 999’999 mandants différents.

Reprise des données

Lors de l’ouverture d’une nouvelle comptabilité des salaires, la base des composants salaires peut être reprise depuis un mandant existant (mandant source) dans le mandant à ouvrir (mandant cible). En plus des formules et conditions des composants salaires, les définitions et valeurs des tables, la désignation des champs de base du personnel, des services et de l’entreprise définissables librement peuvent être repris. La structure des composants salaires du mandant cible est ensuite identique à celle du mandant source.

Droits d’accès

Le droit d’accès peut être défini individuellement par mandant. Il est également possible de bloquer l’accès à certains mandants.

  • Indication
    Les licences pour les programmes de Comptabilité des salaires et des Ressources Humaines dépendent du nombre d’employés. Dès que vous avez une licence pour l’option “Mandants”, ce nombre d’employés est disponible pour chaque mandant. Le nombre de licences nécessaire doit donc se décider en fonction du mandant ayant le plus d’employés.

    La Comptabilité des salaires et les Ressources Humaines peuvent avoir un nombre différent de licences. Dans ce cas, il devra être défini dans la base du personnel si l’employé doit être actif pour la Comptabilité des salaires, les Ressources Humaines ou pour les deux programmes.

Sections de frais

L’option “Sections de frais” permet de répartir les coûts du personnel des différents domaines de l’entreprise sur des sections ou centres de frais, puis de les transférer dans la Comptabilité financière ou analytique. Cette répartition peut être définie de façon très détaillée et permet également des répartitions complexes.

Définition de matrice

Cette matrice permet de définir la répartition de chaque composant salaire sur les sections ou centres de frais. On définit par composant salaire, s’il est attribué à la section de frais de l’employé ou à une section fixe.

Décompte

Les sections de frais peuvent être présaisies ou être remplacées dans le traitement du décompte de salaire. Par exemple, les heures travaillées peuvent directement être attribuées au projet concerné dans la présaisie.

Extraits

Tous les rapports liés au traitement de décompte peuvent être triés et sélectionnés par sections de frais.

  • Indication
    L’option “Matrice variable d’imputation COFI” est nécessaire pour une répartition supplémentaire par division, service, section de frais ou groupe d’imputation.

Monnaies étrangères

L’option “Monnaies étrangères” permet de gérer et payer des salaires en différentes monnaies.

Lieux de paiement

Plusieurs paiements peuvent être définis en différentes monnaies par employé. Par exemple, le salaire est payé en EURO et les frais en CHF. Pour chaque champ des valeurs salariales, il est possible de définir s’il doit être géré dans la monnaie du mandant ou de l’employé.

Extraits

Le décompte de salaire peut aussi bien être édité dans la monnaie de l’employé que dans celle du mandant. Les journaux détaillés et cumulatifs peuvent également être établis en monnaie étrangère ou de base.

Divisoins

Les divisions peuvent être gérées comme des éléments organisationnels, de la même manière que les services. Tous les extraits peuvent être triés et sélectionnés par division. De plus, les totaux de groupe sont automatiquement représentés par division dans les journaux détaillés et cumulatifs. Les champs de base peuvent gérer des valeurs individuelles par division.

Divisions légalement indépendantes

Les divisions peuvent être définies comme des entités légalement autonomes. Dans ce cas, elles sont attribuées à une entreprise. Les décomptes nationaux sont toujours créés par entreprise.

Droits d’accès

Le contrôle d’accès peut être défini au niveau des divisions. L’utilisateur ne verra alors que les employés des divisions, pour lesquelles il a un droit d’accès. Le contrôle d’accès s’étend aussi à toutes les données de base et les extraits.

Imputation inter-divisions

Grâce à cette option, les écritures inter-divisions sont automatiquement générées lors de l’imputation en Comptabilité financière et analytique.

Déduction automatique de l'impôt à la source

Cette option permet de prend automatiquement en compte le taux correct pour tous les employés frontaliers ou soumis à l’impôt à la source. Le canton du domicile et les tables cantonales de l’impôt à la source doivent être indiqués dans la base du personnel. Les barèmes actuels sont téléchargeables gratuitement depuis l’Administration Fédérale des Contributions.

  • Indication
    Abacus propose un abonnement aux barèmes de l’impôt à la source. Les abonnés reçoivent automatiquement les barèmes actuels par e-mail ou sur un CD envoyé par la Poste. L’abonnement est payant et complète l’option “Déduction automatique de l’impôt à la source”. Les barèmes ne peuvent être importés que sur des installations ayant une licence pour l’abonnement.

Interfaces

Les interfaces de la Comptabilité des salaires font partie d’AbaConnect. AbaConnect est une interface uniforme pour toutes les applications Abacus. Elle permet l’exportation ou l’importation des fichiers XML et ASCII de la Comptabilité des salaires. Toutes les données base du personnel, de la présaisie et les données cumulatives peuvent être exportées et importées.

Présaisie

L’interface dans la présaisie permet d’importer des données variables par période de salaire et employé. Les données présaisies ne seront attribuées à aucune période si la date de décompte n’est pas encore définie. Il est également possible de combiner les systèmes de saisie des heures directement avec la Comptabilité des salaires Abacus.

Base du personnel

Toutes les données du personnel saisies peuvent être importées et exportées via AbaConnect. Les adresses, données salariales, lieux de paiement, bases des enfants, tables des entrées/sorties, etc. forment des enregistrements distincts (thématiques).

  • Indication
    L’option “Interfaces” n’est pas nécessaire pour l’imputation des salaires dans la Comptabilité financière. Les documents comptables peuvent déjà être exportés dans la version de base.

Interface assurances sociales

Cette option permet de déposer les décomptes de fin d’année par voie électronique via ELM (procédure unifiée de communication des salaires). Les allocations familiales peuvent être transmises à la caisse de compensation “banques et assurances” et aux autres caisses de compensation qui supportent le format eAVS. Cette option accepte également l’interface XML pour le Liechtenstein.

Matrice variable d'imputation COFI

En principe, un compte valable pour toute l’entreprise peut être attribué à chaque composant salaire. L’option “Matrice variable d’imputation COFI” est nécessaire dès qu’une répartition différenciée des comptes est exigée:

En règle générale, les salaires d’un groupe clairement défini d’employés apparaissent dans les mêmes comptes COFI. Les cas extrêmes exigent même une attribution individuelle par employé (par ex. lors d’une imputation spécifique des cotisations LPP). La définition de la matrice d’imputation des différents composants salaires sur les comptes COFI est élaborée par mandant:

  • au niveau de l’entreprise - par entreprise et composant salaire
  • au niveau des groupes d’imputation - selon un nouveau regroupement uniquement pour la COFI, tel que centre de profits, catégorie de salaires, etc.
  • au niveau des divisions - par division et composant salaire
  • au niveau des services - par service et composant salaire
  • au niveau de l’employé - individuellement pour chaque composant salaire de chaque employé

Statistiques Swissmem

Les comparaisons de salaires Landolt & Mächler peuvent être éditées avec cette option.

  • Indication
    Les statistiques OFS ne nécessitent aucune option. Elles sont disponibles dans la version de base.

Recalculation

L’option “Recalculation” permet de calculer rétroactivement et de modifier les éléments de salaire. Les corrections automatiques sont également possibles dans les décomptes actuels. Les déductions LPP sont un exemple. Les axes temporels sont donc pris en compte pour les valeurs salariales.

  • Indication
    Une recalculation de sections de frais et comptes COFI n’est pas possible. Elle se limite aux valeurs salariales.

Version de base Présaisie des données salariales

La version de base “Présaisie” est nécessaire pour des installations distinctes, dans lesquelles des présaisies sont effectuées et des données du personnel modifiées. Avec une licence version de base Présaisie, tous les programmes, excepté celui du traitement des décomptes de salaire, peuvent être utilisés (option “Interfaces” y compris). Le décompte de salaire peut être calculé et contrôlé dans le programme 13, mais il ne peut pas être enregistré.

Gestion efficace du personnel

L’un des atouts du logiciel de Comptabilité des salaires Abacus est la présentation claire de la base du personnel. Vous pouvez consulter à tout instant les données relatives à l’identité, aux emplois, aux salaires, aux assurances, aux coordonnées bancaires etc. et les modifier sur un axe temporel.

La base du personnel intègre une gestion des tâches et des dossiers orientée processus pour le classement des décomptes de salaire, contrats de travail, protocoles de temps de travail, etc.

Les listes du personnel faciles à modifier, les fiches de base prédéfinies et la modification globale flexible vous soutiennent dans votre travail quotidien.

La base du personnel regroupe toutes les informations relatives aux employés.

Décompte de salaire performant

Le traitement des salaires comprend les travaux périodiques pour le paiement des salaires. Il englobe la pré-saisie des données périodiques, le décompte et la correction des salaires, les paiements et l’envoi des fiches de salaires.

Une automatisation élevée facilite le travail. Tout en établissant des milliers de décomptes de salaire en quelques minutes, vous pouvez toujours accéder au décompte actuel d’un employé et effectuer les corrections nécessaires. Des corrections automatisées, comme une recalculation des périodes précédentes, sont également possibles.

Les décomptes de salaire peuvent être adaptés individuellement à la corporate identity de l’entreprise.

Reporting flexible

En plus des décomptes de salaire, listes de paiement et documents comptables, vous pouvez extraire des périodes décomptées ou des données cumulées grâce à plus de soixante-dix journaux et listes différents. Le logiciel de Comptabilité des salaires vous permet d’exporter des documents Word avec une fonction de lettres en série et remplir les formulaires administratifs avec la fonction PDF incluse. Ces fonctions, associées à un système de contrôle d’accès élaboré, garantissent efficacité, simplicité et sécurité.

Employee Self Service: intégrez vos collaborateurs

Offrez à vos collaborateurs un accès mobile ou en ligne aux données personnelles. Les employés effectuent eux-mêmes les modifications dans le système, par exemple de leur adresse ou de leur état civil. Ils soumettent les demandes de congés directement via ESS. Les responsables valident ensuite les modifications via un smartphone.

Plus de détails sous www.abaclik.ch

Logiciel de gestion du personnel

Soutenez, encouragez, trouvez et engagez vos collaborateurs. Le logiciel Ressources Humaines Abacus intégré constitue une grande aide pour le recrutement, la budgétisation ou la gestion des candidats et du savoir.

En savoir plus

Saisie intégrée du temps de travail

La saisie du temps de travail est obligatoire pour toutes les entreprises suisses. Avec la saisie des heures Abacus, vos employés notent les heures de travail accomplies directement dans le logiciel ERP, en ligne dans MyAbacus ou via l’application mobile AbaClik.

En savoir plus sur la saisie des heures Abacus

"Les dossiers numériques nous permettent de travailler efficacement dans les domaines des RH et de la comptabilité des salaires. La protection des données est également garantie par Abacus avec ces dossiers!"

Angela Tauro, responsable des ressources humaines, entreprises ZFV

"La solution est dotée d’une interface conviviale et est facile à utiliser. Les utilisateurs sont donc plus enclins à s’en servir. Désormais, nos processus opérationnels sont nettement plus efficaces."

Pascal Signer, responsable informatique, FC St. Gallen Event SA