La solution d'archivage numérique et de numérisation AbaScan

La conservation sans faille de tous vos documents commerciaux dans des dossiers et des archives numériques selon les principes fondamentaux de la comptabilité est possible. Le logiciel de gestion d’entreprise Abacus permet une solution d’archivage et de numérisation intégrée. Le texte du document est automatiquement indexé lors de la numérisation. En quelques secondes, des documents et des passages sont trouvés à l’aide de mots-clés. L’authenticité, l’intégralité et l’origine des documents sont justifiées par des signatures électroniques.

Aperçu des fonctions

Conservation entièrement intégrée et électronique des documents dans des dossiers et archives

Les documents et les originaux, par exemple des factures, sont toujours disponibles en un seul clic pour la recherche plein texte, pour des extraits ou dans le programme d’imputation.

Numérisation flexible des documents avec multiples variantes de traitement

AbaScan traite des piles entières de documents originaux. Les scans sont alors disponibles pour un traitement ultérieur comme PDF individuels - dans AbaScan, des inboxes ou le logiciel des créanciers. Le traitement a lieu avec ou sans code-barres.

Reconnaissance OCR et recherche plein texte

AbaScan reconnaît des passages lors du traitement et les interprète en conséquence. Pour cette raison, vous trouvez facilement et rapidement les passages ou le document PDF que vous cherchez avec la fonction de recherche.

Signature électronique, garantie d'origine et d'authenticité

Pour la signature électronique de vos documents, vous pouvez choisir entre SuisseID (certificat qualifié et avancé) et EasySignature, avec horodatage certifié.

Certifié et conforme à la législation selon Olico (Suisse)

En 2015, une société d’audit indépendante a vérifié et déclaré AbaScan pour l’archivage et la numérisation conforme à la loi.

Archivage électronique

  • Aperçu des documents pour les formats graphiques et mail usuels ainsi que pour les programmes Office
  • Protocole des procédures administratives comme copier, supprimer et déplacer des documents
  • Contrôle d’accès aux documents basé sur les catégories d’utilisateurs et/ou la protection par mot de passe individuel
  • Blocage de documents comme protection contre les modifications involontaires d’autres utilisateurs
  • Signature électronique de documents PDF avec SuisseID et/ou EasySignature

Fonctions de numérisation

  • Reconnaissance du plein texte et de codes-barres dans les documents numérisés
  • Délimitation des documents par des codes-barres, des pages de séparation, des pages vides ou des codes-barres de séparation
  • Identification des BVR, IBAN, e-mail, URL, IDE (CH) et passages individuels
  • Scan-Upload convivial et traitement selon données prédéfinies
  • Traitement ultérieur par Scan-Control ou manuel pour l’élimination d’erreurs
  • Traitement par lots avec AbaNotify

Support du processus créanciers

  • Reconnaissance des fournisseurs grâce à la ligne de référence du BVR, au numéro de compte IBAN, à l’adresse e-mail, à l’ID de l’entreprise
  • Imputation automatisée des documents créanciers en raison du contenu des factures
  • Numérisation et visa centralisés ou décentralisés des factures scannées pour des organisations réparties géographiquement
  • Matériel informatique indépendant des scanners et imprimantes d’étiquettes

Aperçu des fonctions

Code-barres supporté

  • Impression code-barres pour grandes quantités d’étiquettes code-barres par des imprimantes d’étiquettes spéciales
  • Reconnaissance des codes QR, de Datamatrix, de PDF417 et de codes-barres Code128
  • Impression directe de codes-barres d’archivage dans les lettres en série
  • Page de contrôle avec le nombre de documents dans le lot, les pages de séparation et les codes-barres de séparation spéciaux

Fonctions supplémentaires

  • Extraits avec documents originaux en annexe ou comme pièces jointes
  • Interfaces AbaConnect centrales pour tous les dossiers, archives et inboxes
  • Fonction de transposition et d’archivage externe
  • Fonctions de recherche entièrement indexées avec AbaSearch (en option)
  • Signature automatique de documents avec EasySignature ou SuisseID

10 mandants supplémentaires pour l'archivage par division

Vous disposez de 10 mandants pour l’archivage dans la version de base. Des mandants supplémentaires peuvent être ajoutés par tranches de 10. Afin d’utiliser la fonction d’archivage, il est nécessaire que les différents mandants soient activés (programme AbaTools Libérer mandant).

Dès que le mandant est actif, des extraits avec documents PDF annexés sont à la disposition de tous les utilisateurs. En plus des fonctions de dossiers, les utilisateurs de l’archivage disposent des possibilités suivantes:

  • Ouvrir les archives et les répartir dans les années calendaires correspondantes
  • Utiliser et traiter les inboxes
  • Importer ou exporter des documents par AbaConnect
  • Envoyer des impressions sur pilote d’imprimante PDF depuis n’importe quel programme (seulement Windows)
  • Classer directement dans le dossier ou l’archive, à l’aide d’un plugin, des documents depuis Microsoft Office
  • Transposer et comparer des documents
  • Signer des documents avec SuisseID de SwissSign

Générateur de code-barres

Grâce à l’option “Générateur de code-barres”, il est possible de créer un grand nombre de codes-barres et d’imprimer des étiquettes spéciales. Un vaste choix de sélections et de formatages vous permet de réaliser des étiquettes personnalisées.

Archivage électronique

Grâce à Abacus, vous maîtrisez votre entreprise. Vous conservez toute la correspondance, les documents et les justificatifs dans les dossiers de l’application ou dans des dossiers centraux selon une procédure sécurisée et structurée. Vous respectez les délais de conservation légaux grâce aux archives organisées par exercice. Le logiciel de gestion d’entreprise Abacus supporte les formats PDF, MS Office ainsi que les formats graphiques et mail usuels. Vous traitez les documents protégés par un contrôle d’accès directement dans le programme original correspondant.

AbaScan

La solution de numérisation d’Abacus est capable de traiter des piles de documents originaux numérisés - par exemple les factures des fournisseurs. Les documents PDF originaux sont traités séparément, indexés plein texte, munis d’une signature électronique et enregistrés dans l’archive, le dossier ou l’inbox scan prévu. Les possibilités de traitement sont variées. Vous choisissez celle qui correspond à vos besoins. AbaScan est particulièrement apprécié pour le traitement des grandes quantités de documents qui peuvent aussi être gérées automatiquement en arrière-plan.

Autres fonctions utiles

AbaScan est entièrement intégré dans le logiciel des créanciers, les factures des fournisseurs sont automatiquement imputées et visées. Au niveau des écritures détaillées, vous pouvez attribuer les images des documents aux extraits de comptes ou de sections de frais. Grâce à la fonction pratique Drill-Down, vous disposez à tout instant du suivi des dossiers et extraits et pouvez remonter jusqu’au document original. Un code-barres assure l’enregistrement du document numérisé dans le bon dossier. Un système de transposition est disponible pour l’audit ; il enregistre en toute fiabilité les extraits, documents originaux inclus, sur des supports externes.

Votre comptabilité est-elle déjà sans papier?

Non? Nous avons la solution! Économisez du temps et de l’argent, rendez votre comptabilité plus transparente. Avec la solution AbaScan, vous importez les factures papier, effectuez un contrôle numérique et réglez la vérification des visas tout en restant mobile.

En savoir plus

"La solution est dotée d’une interface conviviale et est facile à utiliser. Les utilisateurs sont donc plus enclins à s’en servir. Désormais, nos processus opérationnels sont nettement plus efficaces."

Pascal Signer, responsable informatique, FC St. Gallen Event SA