Abacus au salon Swissbau 2020

Rendez-nous visite au salon Swissbau 2020. Nous nous réjouissons de votre visite!

AbaProject Gestion des projets et des prestations

Vous devriez être en mesure de vérifier à tout moment la rentabilité de chaque projet, immobilisation, contrat ou collaborateur. Pour cela, la gestion des projets et des prestations AbaProject constitue un instrument flexible. Elle offre une vue d’ensemble de tous les processus de création de valeur et fournit les informations dont vous avez besoin pour une gestion réussie de votre entreprise.

AbaProject est le programme central du logiciel de gestion d’entreprise Abacus. Il prend en compte tous les domaines d’une entreprise et vous offre une vision globale des données. L’architecture d’AbaProject peut être adaptée à la situation et aux exigences de l’entreprise. C’est la raison pour laquelle ce programme est utilisé avec succès dans des secteurs et des structures d’entreprise variés.

Aperçu des fonctions

Temps de présence et saisie des prestations

La saisie flexible des heures (notamment sur les appareils mobiles) fait d’AbaProject un programme apprécié de tous les collaborateurs.

L’essentiel sur le controlling des coûts

AbaProject fournit aux cadres des indicateurs utiles sur l’entreprise ainsi que des informations détaillées jusqu’au niveau des phases du projet, leur permettant ainsi de réagir plus rapidement.

Intégration parfaite

Grâce à l’intégration parfaite dans la solution ERP Abacus, AbaProject peut être utilisé comme instrument de controlling. Il n’y a plus de double saisie de données.

Absences

Saisissez les absences telles que les maladies, les accidents et les vacances dans le plan d’intervention directement dans le programme AbaProject, le portail MyAbacus ou via l’application smartphone AbaCliK. Un avis informe le responsable de l’absence ; il peut alors l’approuver ou la refuser. Une fois approuvée, l’absence est indiquée comme étant validée dans AbaProject. La pré-saisie des absences permet une planification complète des congés dans le programme.

Processus de facturation

Avant son envoi, la facture est envoyée à chaque collaborateur, qui contrôle, valide ou refuse celle-ci. Il est informé de la tâche par un avis. La facture n’est envoyée que lorsqu’elle a bien été validée.

Planification

  • Planification des immobilisations, des projets et des collaborateurs
  • Représentation graphique
  • Jalons
  • Planification classique des tâches précédentes
  • Plans de paiement pour l’aperçu des liquidités
  • Outils de vérification de l’occupation des employés
  • Planification de l’engagement des collaborateurs

Échéances et activités

  • Tâches de projet avec des genres d’activité différents
  • Saisie dans la base des projets
  • Extrait des activités de projet
  • Gestion des échéances pour les événements uniques ou récurrents avec des actions pour les activités à accomplir, p. ex. prolongation de délais pour les impôts de mandats fiduciaire

Frais de voyage

  • Processus de demande de voyage pour les collaborateurs
  • Processus de validation pour les voyages d’affaires
  • Saisie des frais avec attribution des documents pour les voyages
  • Saisie mobile de données sur smartphone pour les voyages
  • Paiement et imputation automatiques des frais de voyage via le logiciel de Comptabilité des salaires ou Electronic Banking

Mandants

Avec la version de base, vous pouvez gérer un mandant productif et un de test. Cette option permet de gérer jusqu’à 999’999 mandants différents. A l’aide des fonctions standardisées de copie, les définitions existantes peuvent être reprises pour de nouveaux mandants.

Reprise des données de base

Lors de l’ouverture d’un nouveau mandant AbaProject, des données de base peuvent être reprises d’un mandant existant à l’aide d’interfaces. Cette fonction d’interface utile est avant tout destinée aux entreprises avec plusieurs filiales qui gèrent indépendamment AbaProject ou pour les entreprises qui souhaitent reprendre des données de base standards professionnelles et prédéfinies.

Passage d’un mandant à l’autre

Tous les mandants sont affichés dans une liste triée par numéros ou par noms. Ils peuvent ainsi être recherchés selon ces deux critères, ce qui constitue une aide appréciable lorsque le nombre de mandants actifs est élevé. Le passage d’un mandant à un autre s’effectue simplement et rapidement après contrôle des droits d’accès.

Monnaies étrangères

L’option “Monnaies étrangères” permet la saisie de projets et de “mouvements” dans différentes monnaies.

Table des monnaies étrangères

La table des monnaies étrangères gérée de façon centralisée pour toutes les applications Abacus contient plus de 170 monnaies définies par code monnaie et pouvant être activées au choix.

Table des cours de change

La table des cours contient les cours d’imputation et de valorisation en fonction de la date pour toutes les monnaies actives. Si le système gère plusieurs mandants, la table des cours peut être définie pour chacun d’eux ou de manière centralisée pour tous. En plus des cours globaux d’imputation et de valorisation, il est également possible de définir des cours spécifiques aux différents domaines.

Base des projets

Un projet peut se voir attribuer n’importe quelle monnaie pour la facturation. Il est donc possible d’établir une facture dans la monnaie du client.

Taux

Si vous travaillez déjà avec des monnaies différentes lors de la saisie, il est possible de définir les taux par code monnaie. Vous pouvez alors déterminer par genre de prestation si un mouvement doit être saisi uniquement dans la monnaie de base ou également dans une ou plusieurs monnaies étrangères.

Saisie des prestations en monnaie étrangère

La saisie des rapports peut s’effectuer dans la monnaie de base ou dans n’importe quelle monnaie étrangère. Par mouvement, le code monnaie correspondant est saisi et les taux de la monnaie sont valables. À l’arrière-plan, le montant en monnaie de base est automatiquement déterminé et mis à jour en fonction du cours actuel. Celui-ci peut être modifié manuellement lors de la saisie.

Facturation en monnaie étrangère

Chaque projet peut être facturé dans n’importe quelle monnaie. Dans ce cas, toutes les positions de la facture sont converties dans la monnaie étrangère choisie.

Extraits

  • Projet dans une monnaie au choix
  • Facturation dans une monnaie au choix
  • Taux dans une monnaie étrangère

Si une facture est saisie dans la Comptabilité des créanciers et qu’elle doit être transmise à la Gestion des projets, bien que celle-ci soit licenciée sans l’option Monnaies étrangères, vous pouvez configurer en monnaie de base le switch “Définit taux interne/externe selon” sur le genre de prestation. Ainsi, les factures peuvent tout de même être imputées en monnaie de base dans la Gestion des projets.

Divisions

L’option “Divisions” permet de reproduire des structures organisationnelles complexes, car elle permet de subdiviser un mandant en respectant les prescriptions légales. Cette structure organisationnelle permet en particulier de gérer plusieurs entreprises en tant que divisions dans le même mandant. La division peut être définie comme une entité de bilan autonome.

Filiales ou services annexes

Les sociétés possédant des succursales ou des services annexes peuvent gérer une division pour chacune de ces entités et établir ainsi des extraits par division. Si AbaProject est utilisé en relation avec la Comptabilité financière, il est possible d’établir un bilan et un compte de résultat par division. Bien entendu, les extraits peuvent également être établis au niveau du mandant, ce qui correspond, dans de nombreux cas, à une consolidation automatique.

Projets

Les projets peuvent être comptabilisés en plusieurs entités légalement indépendantes, c’est-à-dire en tant que divisions. Un contrôle global des projets est ainsi garanti. Dans le programme 311 Base des projets, vous pouvez attribuer la division correspondante aux projets devant être affectés à une division particulière. Il n’est donc plus nécessaire d’indiquer la division lors de la saisie des rapports. La division peut également être consignée en fonction de l’employé.

Comptabilité analytique

Comme les projets, la Comptabilité analytique intégrée peut être gérée de manière centralisée pour plusieurs divisions, ce qui permet des sections de frais aussi bien par division que pour l’ensemble de l’entreprise.

Données de base centrales

Le mandant constitue le niveau hiérarchique le plus élevé. Les bases de données à ce niveau sont valables pour toutes les divisions. L’administration centrale garantit un ensemble de données homogènes.

Exemples de bases de données centralisées:

  • Exercices
  • Monnaie de base du mandant
  • Table des monnaies étrangères
  • Table des cours de change
  • Table de TVA
  • Méthode de TVA
  • Genres et catégories de prestations
  • Codes de facturation
  • Base des projets
  • Comptes et sections de frais
  • Base des employés, des clients, des fournisseurs et des adresses
  • Fichier des immobilisations
  • Conditions de paiement
  • Gestion des rappels
  • Protection par mot de passe

Saisir des rapports avec les divisions

Chaque écriture est explicitement attribuée à une division lors de la saisie. Si les mouvements saisis dans les rapports sont transmis à la Comptabilité financière/analytique, les écritures qui en découlent pour les côtés débit et crédit seront également imputées dans les divisions concernées. La cohérence des extraits au niveau des divisions est ainsi assurée.

Saisie de factures tierces

Lors de la saisie de factures tierces, la division concernée et, au choix, le projet seront saisis pour chaque position. L’imputation dans la Comptabilité financière et dans la Gestion des projets aura lieu dans cette division.

Facturation

La facturation dans AbaProject a lieu par projet et division. Il est ainsi possible d’émettre une facture par division pour un projet dont les prestations ont fait l’objet d’une saisie de prestations dans différentes divisions. La division également utilisée pour le paiement est par conséquent aussi attribuée par document débiteur. Une tenue de la comptabilité par entité légalement indépendante resp. par division est ainsi assurée.

Extraits

Dans AbaProject, les extraits suivants peuvent être établis séparément par division ou de manière globale par mandant:

  • Liste détaillée par projet
  • Journal par employé
  • Journal par fournisseur
  • Journal par client
  • Listes par genres de prestations et codes de facturation
  • Listes des soldes par employé et projet

Imputation inter-divisions

Grâce à l’option Imputation inter-divisions, les écritures inter-divisions sont automatiquement générées lors de l’imputation en Comptabilité financière et analytique.

Origine de la division d’imputation et de la division cible

La division d’imputation est proposée par le projet et peut être remplacée sur l’écriture. La division cible provient du sujet et ne peut pas être remplacée:

Sujet

Origine division cible

Facturation interne

        

Contrepartie section de frais

Employé

Employé

Écritures matériel

Stock

Prestations tierces

Position créancier division cible

Immobilisations

Immobilisation

Processus supportés

Pour les imputations inter-divisions, les processus suivants sont supportés:

  • Écritures d’employés
  • Écritures de facturation interne
  • Écritures de matériel
  • Majorations frais généraux de matériel
  • Écritures d’immobilisations
  • Écritures de dépôt (loyer, vente, rachat)

Planification de projet

La planification, part essentielle du contrôle de gestion, prend une place toujours plus importante au niveau “projet”. L’option Planification de projet dans AbaProject soutient cette tâche pour les petits et grands projets. Outre la budgétisation et la surveillance des coûts, la planification de chaque étape de travail et des ressources est une fonction essentielle de cette option.

Fonctions de l’option planification du projet d’un coup d’œil

  • Planification des projets intégrée, basée sur les coûts et les quantités.
  • Procédure de planification à plusieurs niveaux possible / Planification grossière et détaillée
  • Déplacement des valeurs planifiées sur l’axe temporel soutenant la planification par projet des employés, des machines, du matériel et des prestations tierces, à savoir de tous les types de prestation.
  • Planification des ressources facilitée grâce aux représentations graphiques des capacités disponibles. Par exemple, des capacités libres ou insuffisantes sont indiquées clairement.
  • Exportation Excel des histogrammes et champs
  • Travail de l’utilisateur facilité par différentes fonctions zoom.
  • Des différences entre les valeurs prévues et effectives peuvent être présentées, à tout moment, sous forme de graphique ou de tableau.
  • Les écarts sur budget sont indiqués suffisamment tôt grâce aux extraits orientés vers le futur, par ex. calculs de projection basés sur le degré d’avancement.
  • Comparaisons et calculs de projection en fonction des valeurs budgétisées ou des évaluations individuelles
  • Recherche d’employé
  • Clarté de la planification du projet grâce à plusieurs niveaux
  • Jalons avec dossier
  • Champs utilisateur pour des informations étendues
  • Création rapide de la planification avec Drag & Drop, ainsi que Multiselect

Généralités

Dans la planification des projets, la différence est faite entre deux étapes: la planification grossière et la planification détaillée. La planification de projets est possible à chaque niveau de la structure du projet. Une planification grossière peut donc avoir lieu au niveau “Projet principal” et la planification détaillée au niveau “Projet subordonné”.

Planification grossière

Dans la planification grossière, vous pouvez saisir par projet un nombre au choix d’éléments de planification, de matériaux, de prestations tierces et d’heures de groupes d’employés projet. La planification grossière peut être divisée en une hiérarchie à 9 niveaux. Le nombre et le montant sont calculés par hiérarchie.

Répartition en étapes de travail

Dans une planification grossière, la possibilité de pouvoir planifier, dans l’ordre prévu, différentes étapes de travail devant être exécutées les unes après les autres est essentielle. L’élément de planification grossière est divisé pour cela en un nombre quelconque d’étapes de travail. Pour chacune d’elles, vous pouvez définir l’avancement en pourcentage ou en montant, avec dépendance chronologique.

Avancement des travaux

L’état d’avancement des travaux peut être saisi au niveau des éléments de planification (heures, matériel, prestations tierces) en tant que pourcentage ou montant. Cela permet un calcul de projection en fonction des chiffres réels et de l’avancement.

Propriétés de la planification grossière

Les éléments de la planification grossière (heures, matériel, prestations tierces) contiennent tout au plus les informations suivantes:

  • Désignation de l’élément de planification
  • Service ou groupe d’employés
  • Genre de prestation pour la planification
  • Date du/au
  • Nombre ou montant

Des planifications/éléments de planification déjà effectué(e)s peuvent rapidement être dupliqué(e)s d’un projet vers un autre à l’aide d’une fonction de copie, ce qui simplifie considérablement le travail de planification. Si les périodes d’exécution changent suite à des reports de délais, toute la planification peut également être déplacée dans le temps. Pour représenter graphiquement la planification grossière de manière claire dans l’ordre chronologique, un programme correspondant est à votre disposition. Dans cette représentation, chaque étape de travail planifiée apparaît sur un axe temporel horizontal, chaque élément de planification grossière correspondant à une entrée propre. Avec une fonction de zoom, chaque élément de planification peut être divisé en détails.
Vous avez la possibilité de définir un élément de planification grossière reprenant le nombre et le montant de la somme de toutes les planifications détaillées. Seuls le groupe d’employés et le genre de prestation seront donc saisis dans la planification grossière.

Planification détaillée

Chaque élément de planification grossière est prévu de manière plus précise dans la planification détaillée. Un élément de planification grossière peut être divisé en éléments détaillés, lesquels pourront également être copiés d’un projet vers un autre. Les montants de planification détaillée sont continuellement déduits du montant de la planification grossière correspondante. Vous pouvez ainsi vous assurer que la planification détaillée ne dépasse pas la grossière. La planification détaillée peut être effectuée par nombre, montant ou pourcentage des heures dues. En fonction du taux défini dans les données de base, soit le nombre, soit le montant est calculé. Les éléments de planification détaillée peuvent également être présentés sous la forme d’un graphique et être traités.

Plan d’intervention (planification détaillée avec répétitions)

Des plans d’intervention (répétitions) définis dans les paramètres de l’application peuvent être attribués aux employés dans la planification détaillée. Les entrées de la planification détaillées seront générées selon les plans d’intervention affectés.

Reprendre planification détaillée dans la saisie de rapports

La planification détaillée peut être reprise dans la saisie de rapports, au choix avec ou sans valeurs. Le rapport peut être calculé en fonction de la planification dans le masque des rapports. La planification détaillée sera ainsi reprise à l’identique dans la saisie de rapports. Sans valeurs, seuls les employés concernés du projet correspondant seront affichés dans la saisie de rapports et le collaborateur devra ensuite compléter les heures travaillées.

Archivage

Les planifications grossières et détaillées peuvent être archivées à une date donnée. Une fois archivées, elles ne peuvent plus être modifiées. Les valeurs des planifications archivées peuvent être enregistrées comme chiffres budgétisés et sont ainsi disponibles dans la Comptabilité analytique, en tant que données planifiées, après imputation dans la Comptabilité financière.

Capacités des ressources

La capacité disponible par groupe d’employés et employé peut également être représentée. Des travaux déjà prévus et des absences, telles que congés ou service militaire, peuvent être représentés sous forme graphique ou tabellaire. Les formats de représentation suivants sont disponibles:

  • Heures dues/planifiées graphique/tableau
  • Heures disponibles graphique/tableau

Dans l’aperçu du taux d’occupation, vous pouvez immédiatement, à l’aide de la fonction zoom, déterminer pour quels autres projets un employé particulier est déjà prévu. De plus, une occupation de base peut être définie, laquelle sera également prise en compte dans le calcul de capacité. Si des variantes de planification sont définies dans le programme 621 Paramètres de l’application, l’exploitation des ressources peut être établie selon les différentes variantes de planification. Dans l’exploitation des ressources, vous pouvez aussi sélectionner si l’évaluation doit être faite sur la base de la planification des projets détaillés ou des projets principaux.

Charge de base

Le total général fait état des heures de travail disponibles ou déjà planifiées de tous les employés et ainsi de la réserve de travail de toute l’entreprise.

Considérer facteur de planification

En relation avec le calcul de la réserve de travail, vous pouvez considérer le facteur de planification (en %), à savoir la probabilité de réalisation d’un projet. Il en est tenu compte dans le calcul de capacité. Au choix, vous pouvez rapprocher dans la comparaison chiffres réels/budgétisés différentes planifications archivées.

Imputation de la planification dans le budget

Les éléments d’une planification grossière peuvent être transférés dans le budget si vous le souhaitez. Puisque dans la planification grossière, les sections de décharge ne peuvent être saisies, il se peut qu’elles manquent. Ce problème apparaît lorsque la section de décharge est définie en fonction du salaire dans la catégorie des prestations. En effet, dans la planification grossière, l’employé lui-même n’est jamais saisi, seulement le groupe d’employés. Grâce au paramètre “Prendre contre-section employé” qui peut être défini dans les données de base sous l’onglet “Planification”, la contre SECT du premier employé du groupe planifié servira de référence. Lors de l’imputation de la planification dans le budget, non seulement les coûts internes mais aussi les externes (sur la base des taux externes) consignés seront déterminés et imputés.

Jalon

Par projet, vous pouvez saisir plusieurs jalons qui seront représentés en rouge dans l’histogramme en cas de retard. Sur le jalon, vous disposez également du dossier, d’un champ de note et de champs utilisateurs pour des informations plus détaillées.

Recherche d’employé

Une recherche d’employé est à votre disposition pour trouver rapidement un collaborateur disponible. Cette recherche vous permet de trouver des rendez-vous répétitifs.

Extraits

Pour comparer les valeurs planifiées aux effectives et reconnaître assez tôt des écarts par rapport à la planification, vous disposez de la fonction “Réel/Budget”. Le programme propose pour cela à l’utilisateur différents extraits et possibilités:

  • Calculs de projection
  • Historique de la planification
  • Comparaison entre elles de planifications individuelles archivées
  • Comparaison planification réelle et grossière ou planification réelle et détaillée

Au choix, vous pouvez effectuer une comparaison “réelle/planifiée” au niveau des quantités ou des montants. D’une part, cela permet de mettre en évidence les écarts de quantités, d’autre part, cela vous donne la possibilité de calculer des divergences de prix.

Individualisation du projet

L’option “Individualisation du projet” se compose des trois parties indépendantes suivantes.

Champs utilisateurs d’écritures

L’utilisateur peut compléter la table d’écritures avec des champs individuels supplémentaires pour pouvoir saisir des informations complémentaires pour chaque écriture. En fonction du genre de prestation, vous pouvez déterminer pour ces champs individuels s’ils seront affichés lors de la saisie des prestations. Si vous le souhaitez, ces champs peuvent être remplis avec des formules.

Schéma de facturation

Les schémas variables de facturation sont utilisés lorsqu’un projet est facturé simultanément à plusieurs clients. La clé de répartition peut être définie pour chaque client ou élément de la structure du code de facturation.

Lors de la facturation, une répartition est faite sur les clients concernés selon le schéma défini, afin que chaque client reçoive une facture séparée pour sa part.

Sets de champs

Pour les projets, vous pouvez ouvrir une autre table définie par l’utilisateur, comportant jusqu’à 50 tables subordonnées. Dans ces dernières, vous pouvez créer des champs libres sous la forme de sets de champs.

Le nom de la nouvelle table est NPDx. Les tables peuvent au choix avoir une dépendance chronologique. Vous disposez ainsi de plusieurs axes temporels dans la base des projets.

Dans le designer de masques, les champs peuvent être déplacés sur le masque de manière analogue aux champs utilisateur. À l’aide d’un composant, vous pouvez automatiquement placer les champs sur un TabbedPane et les masquer/afficher en fonction de la catégorie d’utilisateurs.

Ces champs peuvent être utilisés dans des Expressions.

Interfaces d'importation / Business Object

Des données de systèmes tiers en amont, comme p. ex. la saisie des heures, peuvent être reprises dans AbaProject grâce à l’interface standard. De plus, vous pouvez aussi importer et exporter à l’aide d’interfaces des données de base telles que genres de prestations, catégories de prestation, projets, taux etc.

Répartition des sections/centres de frais

Cette option est nécessaire si la répartition par genre de prestation/catégorie, pour l’imputation dans la Comptabilité financière/analytique, doit être faite avec plusieurs (split) au lieu d’une seule section de frais.

Compensation charges de matières

Les commandes fournisseurs de matériel et prélèvements depuis le stock pour des projets particuliers seront saisies dans la Gestion des commandes et directement attribuées aux projets correspondants. Cette option n’est obligatoire que si les charges issues de la Gestion des commandes sont imputées sur un projet.

Contrôle des échéances / activités

Grâce à cette option, vous pouvez automatiser différents événements répétitifs ou uniques.

Activités

Dans AbaProject, une activité est une action standardisée, qui doit être exécutée pour les projets en respectant un certain délai et selon une priorité librement définie, p. ex. déposer une offre ou prendre contact par téléphone.

Échéances

Des échéances sont des événements uniques ou répétitifs, pouvant être standardisés, et des actions telles le déclenchement de tâches à régler, de courriers, de documents ou de prestations, p. ex. prolongation de délais pour les impôts de mandats fiduciaire.

Répétitions

Vous pouvez saisir des répétitions librement définissables pour les plans d’intervention, les échéances et les activités.

La fréquence de la répétition peut librement être définie pour la facturation des écritures contractuelles répétitives. Il est ainsi par exemple possible, dans le cas d’une école spécialisée, de consigner les cotisations à facturer par trimestre, sous forme d’écritures contractuelles, et de les générer par trimestre. Les montants d’abonnements convenus dans un contrat peuvent aussi être automatisés de cette manière.

Documents étendus

Cette option est nécessaire si vous souhaitez créer des lettres en série resp. de projet depuis AbaProject.

Décompte des honoraires

Le décompte des honoraires constitue un autre niveau du projet. Par projet, vous pouvez saisir plusieurs contrats, spectres de prestations et phases de prestations. Une offre au client est créée à partir de ces contrats. Dans une seconde étape, les phases de prestations deviennent paquet de travail représentant une planification grossière. Sur celle-ci, vous pouvez effectuer la saisie de rapports. Les contrats sont facturés en fonction de l’avancement, le montant de la facture étant formé à partir du contrat et de sa structure. Les prestations en régie sont également supportées et peuvent être facturée au cours de la même procédure.

Fonctions du décompte des honoraires:

  • Saisie de contrats d’honoraires, de spectres des prestations, de phases de prestations
  • Offres pour contrat d’honoraires
  • Génération automatique de paquets de travail (planifications grossières)
  • Processus de facturation depuis la base des honoraires.
  • Évaluation de rentabilité (contrat / charges saisies sur rapport)

Saisie mobile des données sur iPad

Les écritures sont saisies sur l’iPad dans l’app AbaSmart puis transférées au serveur aussitôt qu’une connexion Internet sera disponible. Il s’agit ainsi d’une saisie online et offline. Avant de procéder au transfert des écritures vers le serveur, celles-ci peuvent être traitées dans l’assistant. Très peu de choses sont validées sur l’iPad. La validation des écritures se fait seulement lors de l’importation dans la Gestion de projets.

Gestion des projets

Une gestion efficace des projets commence par la gestion des adresses, des contacts et des clients, ainsi que par l’affectation d’un responsable de projet. La réussite des travaux de projet repose sur une structure de projet libre comprenant des projets subordonnés, supérieurs et principaux, des genres de projet et des tarifs de facturation.

Dans AbaProject, toutes les informations importantes telles que les notes, les commentaires, les plans ou les contrats sont enregistrées de façon centralisée et accessibles à tout instant. Les masques de programme peuvent être complétés par des champs de données supplémentaires. L’enregistrement de données peut être modifié selon le statut du projet. Les étapes de processus souhaitées peuvent être regroupées dans un traitement.
Cela permet d’envoyer des e-mails ou des lettres à partir de modèles, de déclencher des activités et d’ajouter automatiquement d’autres genres de prestation en tant qu’étapes de processus supplémentaires selon les règles de calcul. Le module de planification, avec lequel vous administrez les collaborateurs, les immobilisations et d’autres ressources, garantit une planification intégrée du projet. Les aperçus graphiques avec des jalons et des plans de paiement assurent une transparence optimale.

Genres de prestations

AbaProject fait preuve de ses atouts et de sa flexibilité dans les genres de prestation. Celles-ci peuvent être personnalisées pour chaque entreprise, avec des taux variés pour les collaborateurs, les clients, les sections de frais et les véhicules. Afin de mettre en œuvre un projet au moment prévu avec un budget précis, vous pouvez le gérer en fonction des processus dans AbaProject. Les responsables de projet reçoivent à tout moment depuis AbaProject des informations sur les prestations facturables et non facturables, les absences, les frais, les prestations tierces et les matériaux utilisés.

Saisie des heures et des prestations

Le confort d’utilisation d’un programme dépend de la convivialité de la saisie des prestations au niveau projet. Dans AbaProject, vous saisissez les données récurrentes de manière intuitive. La réception des données depuis les factures du fournisseur et les ordres de service ou de fabrication s’effectue automatiquement en arrière-plan. Une procédure de visa à plusieurs niveaux garantit le traitement ultérieur correct des données de projet saisies.

Le logiciel de Gestion des projets et des prestations AbaProject se prête également à la saisie du temps de présence. Vous pouvez enregistrer les dispositions des conventions collectives de travail (par exemple la réglementation des pauses) dans le système et exécuter des calculs automatiques.

La saisie des heures est complétée par une procédure d’absence. Elle est utilisée par les collaborateurs pour faire une demande d’absence, notamment pour les vacances, le service militaire, etc. Les absences sont traitées ultérieurement de façon automatique et les frais saisis sont payés.

Les prestations et les frais sont saisis au niveau des projets et des employés.

Facturation

AbaProject maîtrise parfaitement la facturation des prestations fournies. Il peut s’agir de factures simples créées immédiatement ou de factures complexes avec échéances selon l’avancement des travaux. Le bloc-notes permet d’insérer des textes complémentaires dans la facture ou de procéder à une facturation avec plus-value ou moins-value.
Vous créez les factures avec ou sans détails et, si besoin, en monnaie étrangère. Il va de soi que vous pouvez encore traiter chaque position détaillée avant la facturation. Avant l’envoi de la facture, le chef de projet peut la vérifier et la valider via l’application smartphone AbaCliK, dans MyAbacus ou dans l’ERP Abacus (à partir de la version 2017).

Cette base est comme un portail d’informations sur tous les projets.

Extraits et instruments de controlling

On attend des chefs de projet et des directeurs qu’ils maîtrisent les affaires en permanence et, si nécessaire, qu’ils interviennent. Ils ont besoin pour cela d’informations à jour, par exemple d’extraits graphiques des indicateurs. MyAbacus met les données de tous les projets à disposition: les rapports d’employés avec des détails sur le temps de travail, les heures supplémentaires, les frais et les vacances, un contrôle de projet avec différentes périodes ou des journaux détaillés sur une base mensuelle ou annuelle, avec la comparaison budgétaire et les écarts.

Différents modèles sont disponibles par catégorie d’utilisateurs dans le programme d’extrait. L’utilisateur peut modifier les sélections.

Solutions mobiles pour travailler en tout lieu

Renoncez aux rapports papier avec la saisie manuelle des données. Associées au logiciel de Gestion des projets et des prestations AbaProject, les applications Abacus sur smartphone et tablette vous font économiser du temps, du papier et de l’argent. L’actualité et la qualité des données sont améliorées, et l’administration est déchargée car elle ne procède plus à une saisie multiple des données.

Étant donné que les applications Abacus utilisent les données contenues dans AbaProject, vos collaborateurs peuvent accéder à tout instant à l’ensemble des informations importantes lorsqu’ils sont en déplacement. En outre, le temps de travail et les frais saisis sont directement synchronisés avec AbaProject.

Abacus propose différentes applications pour les appareils mobiles :

  • Application iPad AbaClocK
  • Application smartphone AbaCliK
  • Application iPad AbaSmart
  • Application iPad Rapport de travail

Portail Intranet MyAbacus

Le portail Intranet MyAbacus constitue pour vos collaborateurs le moyen le plus simple d’indiquer leurs prestations. Ils saisissent leurs temps de présence (arrivée/départ), leurs prestations liées aux projets, les absences et les frais dans des masques de saisie spécialement conçus à cet effet.

Solutions professionnelles

AbaProject permet de répondre aux exigences spécifiques en matière de gestion, de contrôle et de facturation des prestations et des projets grâce à la flexibilité élevée offerte dans la définition des genres de prestation, des variantes de saisie et de facturation. Ainsi, il est possible de créer des solutions spécifiques pour un grand nombre d’entreprises et de secteurs:

  • Prestation de services, informatique et conseil
  • Services de l’énergie, du gaz et de l’eau
  • Installateurs
  • Sociétés fiduciaires et de révision
  • Entreprises de construction dans le secteur principal de la construction
  • Entreprises de construction dans le secteur du second œuvre
  • Ingénieurs, bureaux techniques et architectes
  • Institutions sociales, homes et écoles
  • Gestion des véhicules et controlling des coûts

"Nous avons fait le bon choix en optant pour Abacus et sommes très satisfaits de la collaboration avec BDO. Notre partenaire Abacus nous informe, met rapidement en œuvre nos améliorations et adaptations et recherche en permanence les solutions optimales."

Martin Müller, directeur des finances et du controlling chez Gähler und Partner SA

"La solution est dotée d’une interface conviviale et est facile à utiliser. Les utilisateurs sont donc plus enclins à s’en servir. Désormais, nos processus opérationnels sont nettement plus efficaces."

Pascal Signer, responsable informatique, FC St. Gallen Event SA