Service- und Vertragsmanagement

Das Servicegeschäft wird heute als eigenständige Marktleistung verstanden und angeboten. Profilieren Sie sich damit gegenüber Ihren Mitbewerbern und heben Sie sich positiv von diesen ab. Die Zeiten, in denen der Service als eher lästig empfunden und nebenbei durchgeführt wurde, sind längst vorbei.

Mit dem Abacus Programm für Service- und Vertragsmanagement können Sie Ihr Unternehmen im Servicegeschäft etablieren. Die Software wird dank ihrer Flexibilität in folgenden Bereichen eingesetzt:

  • Klassisches After-Sales-Geschäft
  • Instandhaltung von eigenen Geräten und Maschinen
  • Dienstleistungsaufträge
  • Lizenzmanagement

Funktionsübersicht

Mobile Lösungen

Die nahtlose Integration der mobilen Lösungen in die Abacus Servicemanagement-Software ist für jedes serviceorientierte Unternehmen ein unschätzbarer Vorteil. Aufträge werden dem Mitarbeitenden automatisch und ohne weitere Konfiguration auf seinem Tablet oder Smartphone angezeigt. Serviceaufträge gehen nie mehr verloren.

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Nahtlose Integration

Das Service- und Vertragsmanagement-Programm ist nahtlos in die Module Auftragsbearbeitung und Leistungsabrechnung integriert. Funktionen für die Lagerführung, die sofortige Abrechnung und Übertragung der Fakturen in die Finanzsoftware sowie das Verbuchen der Stunden in die Leistungserfassung stehen standardmässig zur Verfügung.

Ablaufsteuerung und Business Process Engine

Die Ablaufsteuerung ist flexibel, die Business Process Engine für die Prozessgestaltung nutzbar. Deshalb lassen sich die Prozesse im Serviceauftrags- und Vertragsmanagement auf alle Bedürfnisse anpassen.

Unterjährige Vertragsanpassungen

Wird der Wartungsvertrag während des Jahres angepasst, nimmt das Programm die Anpassung periodengerecht vor und erstellt eine zusätzliche Rechnung. Komplizierte Berechnungstabellen in Excel gehören der Vergangenheit an.

Servicedisposition

  • Grafische Planung von Serviceaufträgen
  • Übersicht über Ressourcen wie Anlagen und Mitarbeitende mit ihren Qualifikationen, auf Wunsch auch mit dem Modul HR verknüpft
  • Anzeige von Absenzen wie Ferien, Militär, Krankheit aus dem Zeiterfassungsprogramm und entsprechende Berücksichtigung bei der Servicedisposition
  • Intuitive Programmbedienung mit Drag&Drop
  • Übersichtliche Kalenderansicht pro Tag, Woche oder Monat für die Bearbeitung der Servicedisposition

Pendenzen

  • Pendenzen pro Serviceobjekt
  • Pendenzen als Informationen für die Akquisition
  • Erfassen der Pendenzen direkt im Serviceauftrag oder auf dem Serviceobjekt

Checklisten

  • Einfache Checklisten in Form von Listen mit Titeln und Detailpositionen
  • PDF-Formulare als Checklisten mit freien Gestaltungsmöglichkeiten
  • Spezifische Checklisten für bestimmte Servicearten oder Geräte

Verkaufsintegration

  • Automatisches Anlegen eines Serviceobjekts inkl. Servicevertrag aus einem Verkaufsauftrag
  • Mehrstufige Serviceobjekte automatisch im Objektstamm anlegen aufgrund der Stückliste eines Produktionsauftrags

Reporting

  • Effiziente Überwachung und Steuerung des Servicegeschäfts dank aktuellen Informationen und aussagekräftigen Kennzahlen
  • Flexibles und schnelles Anpassen der Auswertungen über Selektionskriterien

Serviceaufträge

Aufträge für Serviceleistungen müssen mit möglichst wenig Aufwand erstellt werden können. Deshalb bietet das Programm komfortable Funktionen, die den Disponenten bei der Arbeit unterstützen. Bei einem Störungsfall findet er das gesuchte Serviceobjekt in Sekundenschnelle über die dynamische Suche im Objektbaum. Ist der Serviceauftrag erfasst, wird er einem oder mehreren Servicetechnikern mit den nötigen Kenntnissen zugewiesen und auf deren Handy oder Tablet übermittelt. So kann der Auftrag direkt beim Kunden digital weiterbearbeitet werden.

Wartungsaufträge, die gemäss Vertrag fällig sind, werden programmunterstützt automatisch erstellt. Aufgrund der verfügbaren Ressourcen wie Personal oder Geräte disponiert der Mitarbeitende die Aufträge grafisch in einem Balkendiagramm.

Beim Abwickeln von Serviceaufträgen möchten Sie optimal auf die Bedürfnisse Ihrer Kunden eingehen. Deshalb können Sie die vorgegebenen Serviceprozesse mit der Ablaufsteuerung und der Business Prozess Engine situativ anpassen. Der Prozess endet mit der automatischen Erstellung einer Einzel- oder Sammelrechnung.

Die Servicedisposition dient dem speditiven einplanen der Serviceaufträge auf die Mitarbeiter und Anlagen.
In diesem Programm werden die Serviceaufträge erfasst, bearbeitet und fakturiert.

Verträge und Abos

Mit dem Programm Vertragsmanagement erstellen und verwalten Sie Ihre Serviceverträge. Je nach Kundenwunsch legen Sie den Vertrag an – entweder als Wartungsvertrag mit genau definierten Wartungszyklen und Interventionszeiten, oder als Abonnement, bei dem der Kunde selbst über die Häufigkeit des Service entscheidet.

Der Serviceobjektstamm ist das zentrale Auskunftsportal pro Serviceobjekt. Pro Serviceobjekt werden Stammdaten, alle Serviceaufträge, Verträge und Rechnungen angezeigt.

Wartungsvertrag

Beim Wartungsvertrag vereinbaren Sie die Fakturierungszyklen – zum Beispiel jährlich oder halbjährlich. Rechnungen werden dann automatisch erstellt. Die Wartungsaufträge werden entsprechend den definierten Ausführungszyklen selbständig aufbereitet und die vertraglichen Verpflichtungen dadurch lückenlos erfüllt.

Abo

Entscheiden Sie sich für ein Abonnement, das die fälligen Abos zyklisch – beispielsweise monatlich, als Serviceaufträge aufbereitet. Daraus bezogene Servicedienstleistungen werden unmittelbar nach Ausführung abgerechnet.

Serviceobjektstamm

Die Basis eines effizienten Service- und Vertragsmanagements sind die Stammdaten der Serviceobjekte: Standorte, Objektplätze und die ganze Historie sowie Angaben über den Servicekunden, die Verwaltung und den Eigentümer. Mit zusätzlichen Informationsfeldern verwalten Sie weitere Fakten datumsabhängig und können den Kunden optimal beraten.

Ein Objektbaum gliedert die Serviceobjekte aufgrund einer freien Hierarchie in Ober- und Unterobjekte. Neue Serviceobjekte werden über diesen Baum zugeordnet. Mit der Suchfunktion verschaffen Sie sich mit einem Klick die Übersicht über einzelne oder mehrere Objekte.

In der Objekthistorie werden Verträge, Serviceaufträge und weitere Daten zu einem Serviceobjekt übersichtlich dargestellt. Damit ist der Objektstamm für die Anwender des Service- und Vertragsmanagements das zentrale Auskunftsportal über alle Servicekunden.

Mobile Lösungen

Eine zentrale Funktion des Servicemanagements ist die mobile Datenerfassung direkt vor Ort beim Kunden. Deshalb stellt Ihnen Abacus verschiedene Apps zur Verfügung, mit denen Servicetechniker ihre Aufträge überall bearbeiten können. Dank der nahtlosen Integration der Apps entfallen Doppelerfassungen. Mit den mobilen Lösungen sind die Mitarbeitenden in der Serviceabteilung immer über den aktuellen Stand der Serviceaufträge informiert.

Mit AbaSmart für iPad oder AbaOrder für Smartphones hat der Techniker Zugriff auf alle relevanten Informationen wie Störungsmeldungen, Kundendaten, Prioritäten und natürlich die Objekthistorie. Den Zeitaufwand für Reparaturen, Serviceinterventionen und Fahrzeit sowie Spesen erfasst er direkt in der App – auch offline. Verbrauchsmaterial und Ersatzteile werden im Artikelkatalog auf der App ausgewählt, PDF-Checklisten direkt auf dem mobilen Gerät ausgefüllt. Die mobile Datenerfassung garantiert, dass kein einziger Servicerapport verloren geht und dass die Historie auf dem Serviceobjekt immer aktuell ist.

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Wissensdatenbank

"Die Lösung verfügt über eine attraktive Oberfläche und ist einfach zu bedienen. Das wirkt sich positiv auf die Benutzerakzeptanz aus. Unsere Unternehmens-Prozesse können nun deutlich effizienter abgewickelt werden."

Pascal Signer, Leiter Informatik, FC St.Gallen Event AG