Saläradministration für alle Betriebsgrössen

Das Schweizer Unternehmen Abacus Research ist seit über 30 Jahren der führende Anbieter von Lohnsoftware in der Schweiz. Über 1 Million Lohnabrechnungen werden monatlich mit der Abacus Lohnbuchhaltung erstellt. Tausende von Kunden aller Branchen und unterschiedlicher Grösse sowie alle grösseren Treuhandfirmen setzen auf die benutzerfreundliche und effiziente Softwarelösung.

Die langjährige Erfahrung der Abacus Vertriebspartner fliesst genauso in die kontinuierliche Weiterentwicklung der Software ein wie die Wünsche unserer Kunden. Die Lohnsoftware wird gemäss den neusten gesetzlichen Richtlinien laufend swissdec-zertifiziert.

Funktionsübersicht

Webbasiert

Die Abacus Lohnsoftware ist eine webbasiert Softwarelösung. Dadurch greifen Sie jederzeit und sicher online auf die Lohndaten zu.

Human Resources

Die Abacus Lohnsoftware ist nahtlos in Abacus Abacus Human Resources integrierbar. Optionen wie E-Recruiting oder Mitarbeitergespräche können Sie jederzeit hinzufügen.

ESS / MSS

Mitarbeitende und Vorgesetzte können mit der Smartphone App AbaClik und dem Browserprogramm MyAbacus direkt in HR-Prozesse eingreifen. Die Lohnsoftware liefert dafür die notwendigen Dokumente und Abrechnungsdaten.

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Mitarbeiterdossier

Die standardmässig enthaltenen elektronischen Dossiers ermöglichen die vollständige Archivierung aller digital erzeugten Dokumente in der Abacus Software.

Serienbrief und Serien-Mail

Sämtliche Mitarbeiterdaten aus dem Personalstamm können Sie in Word-Dokumenten verwenden. Dank der Integration von Mailprogrammen können Sie auch Serienmails anhand von Vorlagen versenden. So kann der gesamte Schriftverkehr mit den Mitarbeitern direkt aus der Lohnsoftware erfolgen.

Benutzerfreundlicher Lohnartenstamm

Das Programm zur Verwaltung der Lohnarten ist flexibel, bietet detaillierte Informationen und ist transparent aufgebaut. Dank der ausgeprägten Benutzerfreundlichkeit sind Sie bereits nach einer kurzen Schulung in der Lage, Lohnarten selber zu verwalten und zu ergänzen.

Allgemein

  • Mehrfachanstellungen, Verträge
  • Konzernstrukturen (mehrere Unternehmen in einem Mandanten)
  • Lohnsoftware komplett in Deutsch, Französisch, Englisch

Personaldaten

  • Personalstamm mit Personalien, Anstellungsdaten, Lohndaten, Zahlungsverbindungen, Kinderstamm, Quellensteuer usw.
  • Tariflösung für Schulen, Gemeinden, Kantone, Spitäler
  • Flexible Maskengestaltung
  • Simulation der Lohnabrechnung
  • Word-Serienbrief, E-Mail-Versand
  • Aufgabenverwaltung
  • Integrierte elektronische Dossiers
  • Änderungsprotokoll
  • Zugriffsschutz
  • Einfach gestaltbare Personallisten, flexible Stammblätter

Lohnverarbeitung

  • Flexible, variable Lohndaten
  • Leistungsstarke Lohnverarbeitung
  • Mehrfachzahlungen aus einer Abrechnungsperiode
  • Mehrere Abrechnungsperioden pro Monat
  • Zielwertfindung (Iteration)
  • Rückrechnung
  • Lohnabrechnung und Auszahlung in verschiedenen Fremdwährungen
  • Kostenverteilung und Verbuchung mit Matrixsteuerung

Gesetzliche Abrechnungen

  • Swissdec-zertifiziert, Stand ELM 4.0
  • Lohnausweis, Schweiz und Liechtenstein
  • Automatische Quellensteuerabrechnung in allen Kantonen
  • Sozialversicherungen wie AHV, ALV, UVG, UVGZ, KTG und BVG
  • Statistiken wie Lohnstrukturerhebung, BESTA, L&M
  • Unterstützung Branchenauswertungen
  • Auswertungen für die Revision

Flexible Definition

  • Flexibler Lohnartenstamm für individuelle Lohnarten mit intuitiver Bedienoberfläche
  • Tabellen und Tarife
  • Organisationsstammfelder, Firmenstammfelder
  • Lohnartenstamm mit mehreren Fremdsprachen D, F, I, E im Standard vorhanden

Auswertungen

  • Monats- und Jahresauswertungen
  • Vergleichsjournale, Matrixreporte
  • Einfach gestaltbare Auswertungen und Listen
  • Auswertungen in PDF und Excel

Budgetierung

  • Budget gemäss Lohnartenstamm
  • Zusätzliche Lohnartenstämme inkl. Kostenverteilung, Verbuchung möglich
  • Budgetcockpit für flexible Anpassungen
  • Matrixreporte mit dynamischer Verdichtung auf ausgewählten Ebenen
  • Integration Stellenstamm für Budgetierung vakanter Stellen
  • Rollendes Budget mit Forecast-Funktionen

Mandanten

Mit der Grundversion kann ein produktiver Mandant und ein Testmandant geführt werden. Diese Option ermöglicht maximal 999‘999 Mandanten zu verwalten.

Datenübernahme

Der Lohnartenstamm kann bei der Eröffnung einer neuen Lohnbuchhaltung von einem bestehenden Mandanten (Quellmandant) in den zu eröffnenden Mandanten (Zielmandant) übernommen werden. Neben den Formeln und Bedingungen der Lohnarten werden auch Tabellendefinitionen und -werte sowie die Beschriftungen der frei definierbaren Personal-, Abteilungs- und Firmenstammfelder übernommen. Der Zielmandant hat danach die gleiche Lohnartenstruktur wie der Quellmandant.

Zugriffsschutz

Der Zugriffsschutz kann individuell pro Mandant definiert werden. Auch lassen sich einzelne Mandanten ganz für den Zugriff sperren.

  • Hinweis
    Die Module Lohnbuchhaltung und Human Resources werden anhand der Anzahl Mitarbeiter lizenziert. Sobald die Option “Mandanten“ lizenziert ist, steht diese Anzahl von Mitarbeitern für jeden einzelnen Mandanten zur Verfügung. Die Anzahl zu lizenzierender Mitarbeiter muss sich deshalb nach dem Mandant mit den meisten Mitarbeitern richten.

    Für die Lohnbuchhaltung und das Human Resources kann eine unterschiedliche Anzahl Mitarbeiter lizenziert werden. In diesem Fall wird im Personalstamm für jeden Mitarbeiter definiert, ob er für die Lohnbuchhaltung, das Human Resources oder beide Module aktiv sein soll.

Kostenstellen

Mit der Option “Kostenstellen“ lassen sich Personalkosten einzelner Unternehmensbereiche auf Kostenstellen oder Kostenträger verteilen und in die Finanzbuchhaltung respektive die Kostenrechnung übertragen. Diese Verteilung kann in allen Einzelheiten definiert werden und erlaubt auch sehr komplexe Kostenzuweisungen.

Matrixdefinition

In der Kostenstellen-Matrix definiert der Anwender die kostenbezogene Aufschlüsselung jeder Lohnart auf die Kostenstellen oder Kostenträger. Pro Lohnart wird definiert, ob sie den Stammkostenstellen des Mitarbeiters oder fix einer Kostenstelle zugewiesen wird.

Abrechnung

Kostenstellen können auch vorerfasst oder in der Bearbeitung der Lohnabrechnung gezielt überschrieben werden. Beispielsweise können die gearbeiteten Stunden direkt in der Vorerfassung dem jeweiligen Projekt zugewiesen werden.

Auswertungen

Alle Reporte rund um den Abrechnungslauf können nach Kostenstellen sortiert und selektiert werden.

  • Hinweis
    Für die zusätzliche Aufschlüsselung nach Geschäftsbereich, Abteilung, Kostenstelle oder Verbuchungsgruppe ist die Option “Variable Fibu-Verbuchungsmatrix“ notwendig.

Schnittstellen

Die Lohnbuchhaltungsschnittstellen sind Teil von AbaConnect. AbaConnect ist eine einheitliche Schnittstelle für alle Abacus Applikationen. Mit AbaConnect können XML- wie auch ASCII-Dateien aus der Lohnbuchhaltung aus- oder eingelesen werden. Es können sämtliche Personalstammdaten, die Vorerfassungsdaten sowie sämtliche Kumulativdaten ein- und ausgelesen werden.

Vorerfassung

Die Schnittstelle in die Vorerfassung ermöglicht, variable Daten pro Lohnperiode und Mitarbeiter einzulesen. Falls ihr Abrechnungszeitpunkt noch unklar ist, werden die Vorerfassungsdaten auch noch keiner Periode zugeordnet. Selbstverständlich besteht auch die Möglichkeit, Zeiterfassungssysteme direkt mit der Abacus Lohnbuchhaltung zu kombinieren.

Personalstamm

Alle erfassbaren Personaldaten der Lohnbuchhaltung können via AbaConnect ein- und ausgelesen werden. Adressen, Lohndaten, Zahlstellen, Kinderstämme, Ein- und Austrittstabellen usw. bilden dabei, gruppiert nach thematischen Gesichtspunkten, jeweils eigene Records.

  • Hinweis
    Für die Verbuchung der Löhne in die Finanzbuchhaltung ist die Option “Schnittstellen“ nicht notwendig. Die Buchungsbelege können bereits in der Grundversion exportiert werden.

Fremdwährungen

Mit der Option “Fremdwährungen“ können Löhne in verschiedenen Währungen geführt und ausbezahlt werden.

Zahlstellen

Pro Mitarbeiter können mehrere Auszahlungen in unterschiedlichen Währungen definiert werden. Beispielsweise wird der Lohn in EUR, die Spesen hingegen in CHF ausbezahlt. Für die Lohnwertefelder kann einzeln festgelegt werden, ob sie in Mandant- oder Mitarbeiterwährung geführt werden sollen.

Auswertungen

Die Lohnabrechnung kann sowohl in der Mitarbeiterwährung als auch in der Währung des Mandanten ausgegeben werden. Detail- und Kumulativjournale können ebenfalls in Fremd- oder Leitwährung ausgegeben werden.

Geschäftsbereiche

Geschäftsbereiche können als Organisationselemente ähnlich den Abteilungen geführt werden. Sämtliche Auswertungen lassen sich dabei nach Geschäftsbereichen sortieren und selektieren. In den Detail- und Kumulativjournalen werden zudem automatisch Gruppentotale pro Geschäftsbereich gebildet. Stammfelder können pro Geschäftsbereich eigene Werte führen.

Rechtlich selbständige Geschäftsbereiche

Geschäftsbereiche können als rechtlich selbständig definiert werden. In diesem Fall werden die Geschäftsbereiche einem (rechtlich selbständigem) Unternehmen zugeordnet. Die nationalen Auswertungen werden dann immer pro Unternehmen erstellt.

Zugriffsschutz

Der Zugriffsschutz kann auf Ebene der Geschäftsbereiche definiert werden. Dann sind für den Benutzer nur noch die Mitarbeiter in Geschäftsbereichen sichtbar, für die er ein Zugriffsrecht hat. Der Zugriffsschutz erstreckt sich auch auf sämtliche Stammdaten und Auswertungen.

Geschäftsbereich-übergreifendes Buchen

Mit der Option “Geschäftsbereich-übergreifendes Buchen“ werden bei der Verbuchung in die Finanzbuchhaltung und Kostenrechnung die Geschäftsbereich-übergreifenden Buchungen automatisch generiert.

Variable Fibu-Verbuchungsmatrix

Grundsätzlich kann pro Lohnart ein für die ganze Firma gültiges Konto zugewiesen werden. Sobald aber eine differenzierte Kontenaufteilung verlangt wird, ist die Option “Variable Fibu-Verbuchungsmatrix“ nötig:

In der Regel fliessen dann die Saläre einer jeweils betrieblich klar definierten Gruppe von Mitarbeitern – etwa alle Mitarbeiter einer Abteilung – auf die gleichen Fibu-Konten. In Ausnahmefällen bedarf es sogar einer individuellen Zuordnung pro Mitarbeiter, z.B. bei mitarbeiterspezifischer Verbuchung von BVG-Beiträgen. Pro Lohnbuchhaltungsmandant kann bei der Verbuchungsmatrix deshalb festgelegt werden, wie die Verbuchung der einzelnen Lohnarten auf die Fibu-Konten zu definieren ist:

  • auf Firmenebene, das heisst pro Firma und Lohnart
  • auf Verbuchungsgruppenebene – nach einer neuen, nur für die Fibu zu verwendenden Gruppierung wie Profitcenter, Lohnkategorien etc.
  • auf Geschäftsbereichsebene – pro Geschäftsbereich und Lohnart
  • auf Abteilungsebene – pro Abteilung und Lohnart
  • auf Mitarbeiterebene – individuell für jede Lohnart jedes Mitarbeiters

Mehrfachanstellungen

Die Abacus Lohnbuchhaltung bietet mit der Option Mehrfachanstellung die Möglichkeit, auf dem Mitarbeiter mehrere Arbeitsverträge zu erfassen. Die Personaldaten werden in zwei Kategorieren unterteilt. Zum einen gibt es Felder die auf dem Mitarbeiter liegen (Personalien), wie beispielsweise der Zivilstand, zum anderen gibt es Felder, die je nach Arbeitsvertrag (Anstellung) ändern können, wie beispielsweise die Abteilung, eine Kostenstelle, Versicherungen oder Lohndaten.

Die Abrechnungsdaten zwischen den Anstellungsverhältnissen werden innerhalb des gleichen Unternehmens für die Quellensteuer und Sozialversicherungen verdichtet gerechnet und anschliessend wieder auf die Anstellungsverhältnisse verteilt.

Rückrechnung

Die Option ”Rückrechnung” ermöglicht das rückwirkende Nachrechnen von Lohnbestandteilen und die automatische Korrektur in aktuellen Lohnabrechnungen. Ein Beispiel dafür sind die BVG-Abzüge, die jedem Mitarbeitenden bereits ab Januar vom Lohn abgezogen werden. In der Regel werden die korrekten Abzüge aber erst im März von den Pensionskassen an die Unternehmen weitergeleitet. Also müssen die Lohnabrechnungen der Monate Januar und Februar nachgerechnet werden und allfällige Differenzen sind im Monat März zu berücksichtigen. Diese zeitaufwändige Arbeit wird dem Lohnbuchhalter durch die Option ”Rückrechnung” abgenommen.

Budget

Mit der Option “Budget“ können beliebige Budgetberechnungen erstellt und durchgeführt werden. Mit Hilfe von Budgetarten sind komplexe Budgetierungen in den Bereichen Stellen oder Gehälter möglich. Die im Budgetlauf ermittelten Werte können mit den Ist-Werten der Lohnbuchhaltung verglichen werden.

Effiziente Personalverwaltung

Eine der Stärken der Abacus Lohnsoftware ist der übersichtliche Personalstamm. Daten zu Personalien, Anstellungen, Lohn, Versicherungen, Bankverbindungen und vieles mehr können Sie jederzeit abrufen und datumsbezogen anpassen.

Im Personalstamm integriert ist eine prozessunterstützte Aufgaben- und Dossierverwaltung für die Ablage von Lohnabrechnungen, Arbeitsverträgen, Arbeitszeitprotokollen usw.

Einfach anpassbare Personallisten, vordefinierte Stammblätter und eine flexible Massenänderung unterstützen Sie bei der täglichen Arbeit.

Leistungsstarke Lohnabrechnung

Die Lohnverarbeitung umfasst die periodisch wiederkehrenden Arbeiten für die Auszahlung der Löhne und Gehälter. Dazu gehören die Vorerfassung periodischer Daten, die Abrechnung und Korrektur der Saläre, die Auszahlungen und das Versenden von Lohnabrechnungen.

Dabei ist vor allem ein hoher Automatisierungsgrad massgebend. Während innerhalb weniger Minuten tausende von Lohnabrechnungen erstellt werden, können Sie trotzdem in die laufende Abrechnung eines Mitarbeitersalärs eingreifen und Korrekturen vornehmen. Automatisierte Korrekturmöglichkeiten im Sinne einer Rückrechnung vergangener Perioden sind ebenfalls möglich.

Flexibles Reporting

Neben Lohnabrechnungen, Auszahlungslisten und Buchungsbelegen können Sie dank über siebzig verschiedenen Journalen und Listen abgerechnete periodische oder kumulative Daten auswerten. Mit der Lohnsoftware exportieren Sie Worddokumente mit einer Serienbrieffunktion und füllen amtliche Formulare mit der integrierten PDF-Funktion aus. Dies alles, sowie ein ausgeklügeltes Zugriffsschutzsystem sorgen für Effizienz, Einfachheit und Sicherheit.

Employee-Self-Service: Binden Sie Ihre Mitarbeiter ein

Gewähren Sie Ihren Mitarbeitern mobil oder online unabhängigen Zugriff auf die persönlichen Daten. Änderungen, zum Beispiel von Adresse oder Zivilstand, nehmen die Mitarbeiter selber im System vor. Ferien beantragen sie direkt im über ESS. Die Vorgesetzten geben die Änderungen dann via Smartphone frei.

www.abaclik.ch besuchen

Transparenz mit Managed-Self-Service

Über das MMS-Portal in MyAbacus haben Teamleiter und Vorgesetzte online stets Einsicht in aktuelle Personalinformationen und Dokumente.

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Software für das Personalmanagement

Fördern, motivieren, finden und binden Sie Ihre Mitarbeiter. Die integrierte Abacus Human Resources Software unterstützt Sie bei der Rekrutierung, Budgetierung oder beim Bewerber- und Knowledge Management.

HR Lösung kennenlernen

Integrierte Arbeitszeiterfassung

Die Zeiterfassung ist für alle Schweizer Unternehmen Pflicht. Mit der Abacus Zeiterfassung notieren Ihre Mitarbeitenden die geleisteten Arbeitsstunden direkt in der ERP-Software, online in MyAbacus oder mobil über die Smartphone App AbaCliK.

Mehr zur Zeiterfassung

Wissensdatenbank

"Die digitalen Dossiers ermöglichen uns ein effizientes Arbeiten im HR und in der Lohnbuchhaltung. Auch der Datenschutz ist bei den digitalen Dossiers mit Abacus gewährleistet!"

Angela Tauro, Chief Human Resources Officer, ZFV-Unternehmnungen

"Mit der Abacus Software und unseren Eigenentwicklungen haben wir heute einen sehr hohen Automatisierungsgrad der verschiedenen Geschäftsprozesse erreicht."

Diana Estermann-Müller, Head of Finance & Administration, Netcetera

"Dank der Flexibilität der Software mussten wir unsere Prozesse und Abläufe nicht anpassen, sondern die Software passte sich uns an, womit eine unserer Vorgaben bei der Evaluation erfüllt wurde."

Daniel Büchel, Geschäftsführer, Leomat AG