Effizientes Personalmanagement leicht gemacht

Ein erfolgreiches Unternehmen braucht engagierte und fähige Mitarbeiter. Sie zu fördern, zu motivieren und ihren Fähigkeiten entsprechend einzusetzen stellt hohe Anforderungen an die Personalverantwortlichen. Eine flexible und vielseitig einsetzbare Software für die Personaladministration ist ein wichtiges Arbeitsinstrument und entlastet das HR. Abacus Human Resources unterstützt Sie dabei, die personellen Ressourcen zu verwalten und die Talente und das Wissen Ihrer Mitarbeiter optimal einzusetzen.

Funktionsübersicht

Ortsunabhängiger Zugriff

Das Programm Abacus Human Resources ist eine webbasierte Softwarelösung. Sie können jederzeit und von überall sicher auf die Daten zugreifen.

Lohnbuchhaltung

Das Abacus Human Resources kann nahtlos mit der Abacus Lohnbuchhaltung ergänzt werden. Somit können Sie die Lohnverarbeitung und alle gesetzlichen Abrechnungen mit den bestehenden Mitarbeiterdaten vornehmen.

ESS / MSS

Mitarbeitende und Vorgesetzte können mit der Smartphone App AbaClik und dem Browserprogramm MyAbacus direkt in HR-Prozesse eingreifen

Bewerbermanagement: Schritt für Schritt zum Ziel

Die Abbildung einzelner Schritte im Recruiting-Prozess ermöglicht die zeitgleiche Bearbeitung verschiedener Bewerber, den Serienversand von Briefen und E-Mails oder den direkten Austausch von Dossiers, Beurteilungen oder Entscheiden zwischen HR und dem Linienverantwortlichen. Sie sparen Zeit und vereinfachen den Rekrutierungsprozess.

Übersichtliche und tagesaktuelle Organigramme

Anhand des hinterlegten Stellen- und Personalstamms generiert das Programm automatisch ein Organigramm und aktualisiert dieses bei Änderungen der Stammdaten. Diese Funktion macht das Erstellen komplexer Organigramme kinderleicht und sichert die Nachführung von Stammdatenänderungen.

Stellenorganisation: Basis für umfangreiche Budgetierung

Der Stellenstamm ist analog dem Personalstamm aufgebaut. Somit können Sie Lohnwerte und andere Berechnungselemente hinterlegen, was eine vollumfängliche Budgetierung inkl. vakanter Stellen ermöglicht.

Personalbeschaffung

  • Stellen online ausschreiben
  • Überblick aller Bewerbungen
  • Massenaktionen wie Mailversand
  • Bewerbungsunterlagen verwalten
  • Bewerber qualifizieren
  • Direkter Austausch von HR und Linienvorgesetzten
  • Massgeschneiderte Gestaltung der Prozesse
  • Bewerber-Inbox für Linienvorgesetzte

Personaleinsatz

  • Stellenstamm inkl. Belegungen, Stellenbeschreibungen und Dossiers
  • Auswertungen wie Stellenstammblatt oder Überbelegungsliste
  • Organigramme generieren aufgrund der internen Organisation
  • Freie Gestaltung der Organigramme
  • Organigramme drucken oder in HTML speichern
  • Gegenstände inkl. freien Feldern definieren
  • Effizientes Zuweisen mehrerer Gegenstände
  • Historie über Gegenstandsverwaltung
  • Konten auf verschiedenen Ebenen führen und abfragen inkl. Saldoliste
  • Konten verzinsen und mit Lohnarten verknüpfen

Personalbeurteilung

  • Beurteilungsbogen individuell gestalten
  • Beurteilungsprozesse in unterschiedlicher Periodizität
  • Integrierte PDF-Technologie
  • Berechnete Felder mithilfe von Formeln
  • Verschiedene Werte und Mitarbeiter vergleichen
  • Programmmasken frei gestalten

Personalentwicklung

  • Erfassen von Aus- und Weiterbildungen inkl. frei definierbarer Felder
  • Wissen strukturieren anhand von Gruppen
  • Bildungsstand auswerten
  • Verpflichtungsdauer überprüfen
  • Massenzuweisung und Massenmutationen
  • Zugriff auf Datenbankfelder anderer Anwendungen
  • Umfangreiche Suche innerhalb der Wissensdatenbank

Personalservice – ESS / MSS

  • Stammdaten pflegen
  • Abwesenheiten melden
  • Kinderzulagen beantragen
  • Spesen rapportieren inkl. Ablage der Spesenbelege
  • Inbox-Kontrolle durch Personalverantwortliche
  • Zugriff auf Mitarbeiterdossiers für Berechtigte

Mandanten

Mit der Grundversion kann ein produktiver Mandant und ein Testmandant geführt werden. Diese Option ermöglicht maximal 999‘999 Mandanten zu verwalten.

Datenübernahme

Der Budgetartenstamm kann bei der Eröffnung eines neuen Mandanten von einem bestehenden Mandanten (Quellmandant) übernommen werden. Neben den Formeln und Bedingungen der Budgetarten werden auch Tabellendefinitionen und -werte sowie die Beschriftungen der frei definierbaren Personal-, Abteilungs- und Firmenstammfelder übernommen. Der Zielmandant hat danach die gleiche Budgetartenstruktur wie der Quellmandant.

Zusätzlich zu den Budgetarten stehen folgende Optionen für die Übernahme zur Auswahl:

  • Lohnarten, Budget, Tabellen
  • Texte und Codes
  • Feldinformationen der erweiterten Personaldaten
  • Zusätzliche Adressen
  • Funktionen, Stellen etc.
  • Journale, Konten, Sachverwaltung

Zugriffsschutz

Der Zugriffsschutz kann individuell pro Mandant definiert werden. Auch lassen sich einzelne Mandanten ganz für den Zugriff sperren.

Hinweis:
Die Module Lohnbuchhaltung und Human Resources werden anhand der Anzahl Mitarbeiter lizenziert. Sobald die Option “Mandanten“ lizenziert ist, steht diese Anzahl von Mitarbeitern für jeden einzelnen Mandant zur Verfügung. Die Anzahl zu lizenzierender Mitarbeiter muss sich deshalb nach dem Mandant mit den meisten Mitarbeitern richten.

Für die Lohnbuchhaltung und das Human Resources kann eine unterschiedliche Anzahl Mitarbeiter lizenziert werden. In diesem Fall wird im Personalstamm für jeden Mitarbeiter definiert, ob er für die Lohnbuchhaltung, das Human Resources oder beide Module aktiv sein soll.

Schnittstellen

Die Lohnbuchhaltungsschnittstellen sind Teil von AbaConnect. AbaConnect ist eine einheitliche Schnittstelle für alle Abacus Applikationen. Mit AbaConnect können XML- wie auch ASCII-Dateien aus dem Human Resources aus- oder eingelesen werden.

Es können sämtliche Personalstammdaten, die Bewerberdaten sowie die Daten des Knowledge Managements ein- und ausgelesen werden.

Bewerber

Die Option “Bewerber“ ermöglicht eine einfache und effiziente Verwaltung der Bewerber und der Stellenausschreibungen. Die einzelnen Phasen einer Rekrutierung, angefangen mit der Ausschreibung einer offenen Stelle bis zur definitiven Einstellung eines Interessenten, können abgebildet werden.

Im Zentrum liegt der Bewerberstamm, welcher alle Informationen über die einzelnen Bewerber enthält. Mit Hilfe von Assistenten kann auch eine grössere Anzahl von Bewerbern effizient abgehandelt werden. Zudem besteht die Möglichkeit mittels Aktivitäten und Stati automatisch die passenden Serienbriefe zu generieren.

Gegenstände

Die Option «Gegenstände» erlaubt es, Gegenstände wie Schlüssel, Parkplätze, Fahrzeuge, aber auch Telefonnummern, Internetzugänge usw. zu führen. Diese Gegenstände können dann an Mitarbeiter oder Adressen ausgegeben und so einfach verwaltet werden.  

Stellen

Mit der Option «Stellen» können Sie Ihre Stellen direkt mit den entsprechenden Mitarbeitern verbinden und erhalten so detaillierte Informationen zu der Stellenbelegung. Dadurch lassen sich Vakanzen und Überbelegungen frühzeitig erkennen und Massnahmen können ergriffen werden.  

Knowledge Management und Beurteilungen

Das Knowledge Management hilft dabei die Skills der Mitarbeiter einfach zu erfassen und auszuwerten. Dazu gehören beispielsweise abgeschlossene Ausbildungen oder auch besuchte Kurse. Mit der Option können zudem auch Beurteilungen gepflegt werden. Somit werden die periodischen Mitarbeitergespräche dokumentiert und können entsprechend ausgewertet werden.

Organigramme

Mit dieser Option können hinterlegte Organisationen exportiert und als Organigramme im org.manager visualisiert werden.

Budget

Mit der Option “Budget“ können beliebige Budgetberechnungen erstellt und durchgeführt werden. Mit Hilfe von Budgetarten sind komplexe Budgetierungen in den Bereichen Stellen oder Gehälter möglich. Die im Budgetlauf ermittelten Werte können mit den Ist-Werten der Lohnbuchhaltung verglichen und falls gewünscht in die Lohndatenfelder übertragen werden.

Employee-Self-Service und Manager-Self-Service

Über die mobile App AbaCliK und das Online Dashboard MyAbacus können Mitarbeiter und Vorgesetzte direkt auf Personaldaten zugreifen und diese aktualisieren. Änderungen von Adresse oder Zivilstand nehmen die Mitarbeiter selber vor, Kinderzulagen beantragen sie per App.

Der Vorgesetzte oder das HR erhält eine Meldung über die Mutation und kann diese bewilligen oder ablehnen. Bei Bewilligung erfolgt unmittelbar die Synchronisation mit dem ERP. Die Daten im System sind somit stets vollständig und aktuell. Der Prozess ist denkbar einfach und vermindert den administrativen Aufwand markant.

Flexibles Bewerbermanagement

Das Abacus Bewerbermanagement unterstützt die Personalverantwortlichen während des gesamten Bewerbungsprozesses. Sämtliche Schritte werden automatisiert – von der Stellenausschreibung und der Verwaltung der Dossiers bis zur Einstellung neuer Mitarbeiter und deren Übernahme in den Personalstamm. Absagen, Bestätigungen oder Einladungen an die Bewerber versenden Sie mittels Serienbriefen oder -Mails, personalisiert als Massensendung, an alle Empfänger gleichzeitig oder terminiert mit zeitlicher Verzögerung.

Das HR und die Linienverantwortlichen tauschen Dossiers und Beurteilungen aus und kommunizieren direkt, schnell und vertraulich innerhalb der Software.

Die Funktionen und Prozesse im Abacus Bewerbermanagement sind zugeschnitten auf die Bedürfnisse Ihres Unternehmens.

Artikel zum Bewerbermanagement

Effizienter Personaleinsatz

Wie Sie den Einsatz der Mitarbeiter planen, beeinflusst direkt den Erfolg Ihres Unternehmens. Mit Abacus Human Resources erstellen Sie Auswertungen über Vakanzen und Überbelegungen und Stellenpläne lassen sich übersichtlich grafisch darstellen.

Stellenbeschreibungen, Reglemente, Richtlinien, Arbeitsanweisungen oder Checklisten erfassen Sie bequem im System. Die Dokumente können Sie ausdrucken oder direkt im elektronischen Dossier ablegen.

Übersichtliche Organigramme

In grösseren Unternehmen sind übersichtliche Organigramme oft nur mithilfe eines Diagramms möglich. Abacus Human Resources unterstützt Sie dabei. Aufgrund der hinterlegten Organisation generiert das Programm die Organigramme und aktualisiert diese automatisch. Ein Assistent unterstützt Sie beim Erstellen eines HTML-Formates fürs Intranet oder für den Druck bis zum Format A1. Damit können Sie zum Beispiel für ein Unternehmen mit 500 Mitarbeitern ein physisches Organigramm anfertigen.

Mehr zu den Organigrammen

Das Abacus HR in der Übersicht

Wissensdatenbank

"Die digitalen Dossiers ermöglichen uns ein effizientes Arbeiten im HR und in der Lohnbuchhaltung. Auch der Datenschutz ist bei den digitalen Dossiers mit Abacus gewährleistet!"

Angela Tauro, Chief Human Resources Officer, ZFV-Unternehmnungen

"Unserer Abacus Partnerin Customize ist es gelungen, eine elegante und schlanke Lösung mit dem Informationsportal MyAbacus zu realisieren. Damit können wir schrittweise den ESS und vor allem den MSS vollständig in die Realität umsetzen."

Niklaus Frey, Vizedirektor und Schulleiter Sprachen, Höhere Fachschule Südostschweiz

"Dank der Flexibilität der Software mussten wir unsere Prozesse und Abläufe nicht anpassen, sondern die Software passte sich uns an, womit eine unserer Vorgaben bei der Evaluation erfüllt wurde."

Daniel Büchel, Geschäftsführer, Leomat AG

"Mit der Abacus Software und unseren Eigenentwicklungen haben wir heute einen sehr hohen Automatisierungsgrad der verschiedenen Geschäftsprozesse erreicht."

Diana Estermann-Müller, Head of Finance & Administration, Netcetera