Finanzbuchhaltung, Kostenrechnung, Debitorenbuchhaltung, Kreditorenbuchhaltung, Electronic-Banking

Was ist Ihr Anspruch an eine moderne Business Software? Eine bessere Kontrolle, mehr Transparenz, tiefere Kosten bei effizienterer Nutzung der Ressourcen? Die Abacus Finanz-Software bietet genau das. Eine Kostenrechnung, der automatische Jahresabschluss, die Erfassung von Daten für unterschiedliche Unternehmen, Geschäftsbereiche mit gemeinsamen Stammdaten bei unterschiedlichen Kontenplänen oder eine Business-Intelligence-Anwendung mit Echtzeitdaten.

Die Abacus Finanzsoftware ist praxiserprobt und in vielen grossen Treuhandgesellschaften und Unternehmen unterschiedlichster Grössen seit vielen Jahren im Einsatz. Sie ist durch eine grosse Wirtschaftsprüfungsgesellschaft nach PS 870 geprüft und zertifiziert worden.

Funktionsübersicht

Integrierte Gesamtlösung

Alle Module der Finanzsoftware können Sie integriert mit vorgelagerten Abacus Modulen wie Verkauf, Einkauf, Projektverwaltung, Servicemanagement, Branchenlösungen einsetzen oder auch Stand-alone.

Abacus Finanzsoftware aus der Cloud

Die Abacus Finanzsoftware können Sie mit AbaWeb auch als Cloud-Lösung nutzen.

Treuhand-Integration

Die Zusammenarbeit mit einem Treuhänder wird durch den automatisierten digitalen Datenaustausch vereinfacht, Buchhaltungsabschlüsse werden so beschleunigt.

Elektronische Archivierung

Abacus garantiert Ihnen eine vollständige und lückenlose elektronische Ablage von sämtlichen Dokumenten wie Lieferanten- und Kundenrechnungen. Die digitalisierten Originalbelege werden den Buchungen in der Finanzsoftware direkt zugeordnet und stehen damit per Mausklick sofort zur Verfügung.

Informationen zur Archivierung

Echtzeiteinblick in Kennzahlen

Greifen Sie jederzeit und überall auf die aktuellen Daten aus der Finanzsoftware zu – über die integrierte iPad App AbaSmart oder die Web-Business Intelligence Lösung MyAbacus.

MyAbacus kennenlernen

Finanzbuchhaltung

  • Neunstufiger Kontenplan mit sprachabhängigen freien Bezeichnungen für z.B. KMU, Gemeindekontenplan, Deutschem HGB, IFRS, usw.
  • Zusatzjournal für Steuerbilanz oder weitere Rechnungslegung
  • Korrektur von Buchungen mit automatischer Protokollierung
  • Umfassende Standardauswertungen mit Links zu Belegbildern (Archiv/Dossier)
  • MWST-Abrechnung mit MWST-Code auf Zeitachse
  • MWST-Verprobungsliste und Umsatzabstimmung für Revision
  • Führen von Geschäftsbereichen/Unternehmen (selbständig bilanzierende Einheiten mit/ohne eigene Stammdaten)
  • Geldflussrechnung nach direkter und indirekter Methode
  • Ausziffern von erledigten Belegen
  • Kostenrechnung mit automatischen Umlagen und Gemeinkostenzuschlägen
  • Budgetierung von Konten, Kostenstellen mit Verantwortlichen und Budgetfreigaben inklusive entsprechenden Auswertungen

Debitorenbuchhaltung

  • Bidirektionaler Datenaustausch von Stammdaten, Belegen und Zahlungen mit vorgelagerten Systemen dank modernen Schnittstellen
  • Automatisierter Zahlungsverkehr mit Lastschriftverfahren LSV und Debit Direct
  • Mahnwesen mit frei definierbarem Mahnformular, Mahn-ESR und Mahnspesen
  • Vielfältige Darstellungsformen der offenen Posten, Kontoauszüge und Fälligkeitslisten nach verschiedenen Kriterien
  • Freie Beleg- und Zahlungsarten
  • Belege und Zahlungen in verschiedenen Währungen
  • Integrierte Provisionsabrechnung
  • Berechnung und Fakturierung von Verzugszinsen
  • Sammeldebitoren für Einmalkunden

Kreditorenbuchhaltung

  • Empfangen und verarbeiten von E-Rechnungen, digitalisieren von Papierrechnungen
  • Workflow-unterstützter Visumsprozess mit digitalen Originalbelegen
  • In PDF-Auswertungen integrierte, digitale Originalrechnungen – auch beim Versand per Mail
  • Direkte Integration in Einkauf und Finanzbuchhaltung bzw. Kostenrechnung
  • Freie Belegarten
  • Belege und Zahlungen in verschiedenen Währungen
  • Beliebige Anzahl Zahlungsdispositionen nach unterschiedlichen Kriterien
  • Gezielter Einsatz von Geldmitteln bei der Zahlungsdisposition
  • Überweisungen nach neuem ISO-Standard 20020
  • Moderne Schnittstellen für den Austausch von Belegen und Stammdaten mit vorgelagerten Systemen

Electronic Banking

  • Integriert in Kreditoren-, Debitoren-, Lohn- und Finanzbuchhaltung
  • Zahlreiche Reporting-Möglichkeiten wie Kontoauszüge, Kontosaldi, Valutareihen, Vermögens- und Schuldverhältnisse
  • Automatisierte Übergabe der Dispositionsdaten aus der Kreditoren- und Lohnbuchhaltung
  • Automatisierte Übergabe der LSV+-Einzüge aus der Debitorenbuchhaltung
  • Automatisiertes Einlesen von ESR-Rückmeldungen, inkl. Splitting-Funktionen
  • Zugriffsschutz auf Programme durch Abacus Benutzerverwaltung
  • Verschiedene Unterschriftsgruppen und bis zu zwei Unterschriftsklassen pro Benutzer
  • Liquiditätsplanung und Cash Pooling
  • Datenübernahme der offenen Posten der Kreditoren- und Debitorenbuchhaltung sowie des Electronic Banking

Finanzbuchhaltung optionen:

Mandanten

Mit der Grundversion der Finanzbuchhaltung kann ein produktiver Mandant und ein Testmandant geführt werden. Diese Option ermöglicht maximal 999‘999 verschiedene Firmen-Buchhaltungen zu verwalten.

Eröffnung einer neuen Firma

Dank der Einfachheit des Eröffnungsprogrammes kann jeder Anwender selbständig einen neuen Mandanten eröffnen. Bei der Eröffnung einer Buchhaltung muss lediglich der Beginn des Geschäftsjahres eingegeben werden. Die Periode eines Geschäftsjahres kann für Spezialfälle bis zu 15 Jahre lang sein. Wahlweise können der Konto-/Kostenartenplan, der Kostenstellen-/Kostenträgerplan sowie die Buchungen von einem bestehenden Mandanten in den zu eröffnenden Mandanten übernommen werden. Alternativ kann auch der mit dem Programm mitgelieferte Musterkontenplan übernommen werden.

Mandanten auswählen

In der Auswahlliste der Mandanten können diese in alphabetischer oder numerischer Reihenfolge sortiert werden. Dadurch können einzelne Mandanten sofort aufgefunden und ausgewählt werden, auch wenn sehr viele Buchhaltungen eröffnet sind. Der Wechsel zwischen den einzelnen Buchhaltungen ist schnell und einfach, wobei ein ausgeklügeltes Passwortsystem den Zugriff pro Anwender auf die einzelnen Buchhaltungen regelt.

Mandanten kopieren

Mittels Datensicherung kann ein bestehender Mandant sehr einfach und schnell auf ein anderes System übertragen werden. Dies ist insbesondere interessant für Treuhänder, um von Kunden geführte Buchhaltungen weiter zu bearbeiten, aber auch um ein Testsystem zu aktualisieren.

Unternehmen

Das Unternehmen ist ein Strukturelement das es innerhalb eines Mandanten erlaubt mehrere Unternehmen abzubilden. Dabei kann ein Unternehmen eigene Finanzbuchhaltungsstammdaten führen wie z.B. Kontoplan, Kostenstellenplan, MwSt.-Methode und Perioden und Geschäftsjahr. Ein Unternehmen kann aber auch die Stammdaten von einem anderen Mandanten referenzierend führen oder gar ohne eigene Stammdaten nur als Strukturelement geführt werden. Buchungen werden nicht im Unternehmen, sondern im darunter zugeordneten Geschäftsbereich geführt. Mehrere Geschäftsbereiche können einem Unternehmen zugewiesen werden. So können Auswertungen über einen Geschäftsbereich oder ein Unternehmen erfolgen.

Kostenstellen

Die Kostenstellenrechnung zeigt die Kosten für die einzelnen Teilbereiche eines Unternehmens auf. In Form von Zeitvergleichen oder Soll-Ist-Kontrollen kann sie jederzeit Auskunft über die Wirtschaftlichkeit der Kostenstellen vermitteln. Als Teil eines gesamten Kostenrechnungssystems liefern die Kostenstellen aussagekräftige Informationen für die nicht direkt zurechenbaren Kostenträgergemeinkosten und bereiten diese für ihre Weiterverrechnung auf. Die Option „Kostenstellen“ bildet die Voraussetzung für den Einsatz der Option „Kostenrechnung“.

Kostenstellenstamm

Die Kostenstellen (maximal 11 Stellen) können dank dem 9-stufigen Klassierungssystem beliebig gruppiert und die Daten auf verschiedenen Ebenen des Betriebes verdichtet werden. Für die Gruppierung z.B. nach verantwortungsbezogenen, funktionalen, räumlichen und nach speziellen abrechnungs- und leistungstechnischen Gesichtspunkten stehen 9’999 alternative Klassierungsmöglichkeiten zur Verfügung.

Buchen mit Kostenstellen

Die Eingabe einer Kostenstelle erfolgt gleichzeitig mit der eigentlichen Buchung für die Finanzbuchhaltung. Dadurch wird eine optimale Integration der Finanzbuchhaltung und der Kostenstellenrechnung erzielt. Die Kostenstellensaldi werden nach jeder Buchung aktualisiert. Um Fehlbuchungen weitgehend einzuschränken, kann für jede Kostenart ein erlaubter Kostenstellenbereich und ein Kostenstellenvorschlag vordefiniert werden. Mit der speziellen Buchungsart „Kostenstellenbuchung“ können mehrere Kostenstellen gleichzeitig erfasst werden, wobei auf der Kostenart die Buchung in Form einer Sammelbuchung nur einmal ausgewiesen wird.

Standardauswertungen mit Kostenstellen

Die Option „Kostenstellen“ bietet eine Vielzahl von Standardauswertungen, die jederzeit aktualisiert ausgegeben werden können:

  • Kostenstellenauszüge mit Ausweis aller Buchungen der Finanz-, Debitoren- und Kreditorensoftware. Falls die Debitoren- und Kreditorendaten verdichtet in die Finanzbuchhaltung übertragen wurden, können diese trotzdem bis auf Buchungsebene einzeln angezeigt werden.
  • Kostenstellensaldi mit Aufschlüsselung nach Kostenarten und Monaten mit Vorjahres- und Budgetvergleich
  • Kostenartensaldi mit Aufschlüsselung nach Kostenstellen und Monaten mit Vorjahres- und Budgetvergleich
  • Alle Auswertungen für die Bilanzen können mit Vorjahres- und Budgetvergleich auch für Kostenstellenauswertungen verwendet werden.
  • Ein wertvolles Kontrollinstrument bietet das Programm „Kostenstellen/Kostenartensaldi“, indem es eine schnelle Übersicht über die aktuellen Saldi der einzelnen Kostenstellen in jedem Geschäftsjahr ermöglicht. Die Aufschlüsselung eines Kostenstellensaldos nach Kostenarten und auf die einzelnen Monate der Periode kann ebenfalls sofort abgefragt und weiter bis auf die einzelnen Buchungen aufgelöst werden. Fehlerhafte Buchungen können direkt korrigiert werden.

Die Ausgabe dieser Auswertungen kann wahlweise über den Bildschirm, Drucker oder als Datei im Format PDF, XLS, DOC, RTF, ODT oder CSV erfolgen.

Für alle Auswertungen stehen vielfältige Selektions- und Gestaltungskriterien zur Auswahl, die je nach Bedarf aktiviert werden können.

Die Anzahl der Buchungen und Kostenstellen/Kostenarten ist für die Aufbereitungszeit der Standard-Kostenstellenauswertungen nicht massgebend.

Fremdwährungen

Mit der Option „Fremdwährungen“ können alle Konten sowohl in der Leit- als auch einer beliebigen Fremdwährung geführt werden. Kursausgleichsbuchungen werden automatisch durchgeführt. Übersichtlich gestaltete Auswertungen geben jederzeit Auskunft, wie sich die Geldmittel aus den verschiedenen Fremdwährungen zusammensetzen.

Zentrale Fremdwährungstabelle

In der zentralen Fremdwährungstabelle sind mehr als 170 Fremdwährungen hinterlegt (ISO 4217). Für den automatischen Kursausgleich wird jeder aktiven Währung ein Kursgewinn- und Kursverlustkonto zugeordnet.

Kurstabelle

Die Kurstabelle enthält den Buch- und Bewertungskurs sowie einen dritten Kurs für jede aktive Fremdwährung. Falls mehrere Mandanten verwaltet werden, kann die Kurstabelle mandantenspezifisch oder zentral für alle Mandanten geführt werden. Nebst den globalen Buch-, Bewertungs- und 3. Kursen sind für die Bereiche Aktiven, Passiven, Erfolgsrechnung, Debitoren, Kreditoren, Lohn und Auftragsbearbeitung auch spezifische Kurse möglich. Die Fremdwährungskurse können auch mittels Schnittstelle importiert werden. Der Import von Fremdwährungskursen kann zusammen mit AbaNotify vollständig automatisiert werden.

Buchen mit Fremdwährungen

Buchungen mit zwei verschiedenen Fremdwährungskonten werden ebenso unterstützt wie auch Buchungen mit Leit- und Fremdwährungskonten. Das konsequente Führen von Leit- und Fremdwährungsbetrag erlaubt, jederzeit einen automatischen Kursausgleich durchzuführen.
Bei einer Buchung mit Fremdwährungskonten ergeben sich folgende Möglichkeiten:

  • Umrechnung der Fremdwährungsbeträge zu Buch- oder Tageskursen mit automatischer Berechnung des Leitwährungsbetrags
  • Eingabe des Fremd- und Leitwährungsbetrags mit automatischer Berechnung des Fremdwährungskurses
  • Eingabe des Buch- oder Tageskurses sowie des Leitwährungsbetrags mit automatischer Berechnung des Fremdwährungsbetrags
  • Nur Eingabe des Leitwährungsbetrags

Als wichtige Informationen werden in der Buchungsmaske die Kontensaldi in Leit- und Fremdwährung nach jeder Buchung mit dem aktuellen Stand angezeigt.

Datumsabhängige Kurse

In der Kurstabelle können datumsabhängige Kurse definiert werden. Dabei kann der Kurs aus Sicht Leitwährung wie auch aus Sicht Fremdwährung erfasst bzw. angezeigt werden. Buchungen mit Fremdwährungskonten und Kursausgleiche erfolgen zum historischen Buch-, Bewertungs- oder 3. Kurs.

Kursausgleich auf Kontoebene

Fremdwährungskonten können für die Verbuchung des automatischen Kursausgleichs mit speziellen Kursausgleichskonten kombiniert werden. Zudem ist es möglich, bestimmte Fremdwährungskonten für Kursausgleiche zu sperren oder inaktiv zu setzen, falls mit den tatsächlich erfassten Buchkursen gerechnet werden soll.

Automatischer Kursausgleich

Die Kursausgleichsbuchungen erfolgen automatisch aufgrund der Definitionen in der Fremdwährungs- und Kurstabelle. Kursausgleichsläufe lassen sich bei Bedarf zurücksetzen.
Selektionsmöglichkeiten bei automatischen Kursausgleichsbuchungen:

  • Kursausgleiche monatlich oder jährlich
  • Kursausgleich im Haupt- oder Zusatzjournal
  • Kursausgleich auf bestimmte Bereiche (Aktiven, ER) eingrenzen
  • Kursausgleich nur für eine bestimmte Fremdwährung
  • Kursausgleich nur von Konto bis Konto durchführen
  • Kursausgleich nur für Konto mit Kursgewinn bzw. Kursverlust
  • Kursausgleich nur für eine bestimmte Periode mit oder ohne Berücksichtigung des Saldovortrags durchführen

Standardauswertungen mit Fremdwährungen

Journal- und Bilanzauswertungen sowie Kontoauszüge werden in Leit- und Fremdwährung ausgegeben. Kostenstellen-/Kostenträgerauswertungen sind ausschliesslich in Leitwährung möglich.

  • Kontoauszüge mit Fremdwährung
  • Kontobewegungen lassen sich nach Leit- und Fremdwährung ausgeben, wobei der laufende Saldo wahlweise in Leit- oder Fremdwährung angezeigt wird.
  • Fremdwährungsbilanzen
  • Die Fremdwährungskonten gleicher Währung werden gesamthaft ausgegeben. Für jedes Fremdwährungskonto und das Total jeder Fremdwährung ist der jeweils entsprechende interne Durchschnittskurs ersichtlich.
  • Fremdwährungs-Code-Tabelle / Kurstabelle drucken
  • Die in der Kurstabelle erfassten datumsabhängigen Kurse lassen sich auswerten. So kann z.B. der Durchschnittskurs einer Periode ermittelt und angegeben werden.

Budgetierung

Vom einfachen, auf Jahreswerten basierenden Finanzbuchhaltungsbudget, bis zum detaillierten Kostenstellen- oder Finanzbudget auf Stufe Monat kann mit der Budgetierungsoption der Abacus Finanzbuchhaltung flexibel budgetiert werden. So ist es auch möglich, einen Budgetposten detailliert darzustellen.

Planzahlen

Zusätzlich zu den Budgetwerten auf Monatsebene kann auch mit Planzahlen gearbeitet werden, die in Form von Buchungen erfasst und geführt werden. Planzahlen können verwendet werden um zum Beispiel Planwerte abzubilden und eine Kostenrechnung mit Planwerten zu erstellen. Im Teil der Planzahlen stehen sämtliche Ebenen wie im Ist-Teil zur Verfügung. In allen Auswertungen kann die Achse Ist oder Plan ausgewählt werden.

Finanzbudget

Das Finanzbudget bezieht sich auf die Budgetierung aller Konten der Bilanz- und Erfolgsrechnung. Die Budgetzahlen werden auf Jahres- und Monatsebene nach Soll und Haben getrennt verwaltet. Das Programm erlaubt beliebig viele Geschäftsjahre im Voraus zu eröffnen, damit die Eingabe der Budgets zukünftiger Geschäftsjahre zu einem beliebigen Zeitpunkt erfolgen kann. Budgets aus dem Vorjahr können ins neue Geschäftsjahr übertragen werden.

Budgetierung von Fremdwährungskonten

Für Fremdwährungskonten ist die Eingabe von Budgets in Leitwährung und Fremdwährung möglich. Zusätzlich kann der Fremdwährungsbetrag automatisch mit dem hinterlegten Fremdwährungskurs in Leitwährung umgerechnet werden.

Kostenrechnungsbudget

Die Möglichkeiten für die Erstellung von Kostenrechnungsbudgets sind dieselben wie für das Finanzbuchhaltungsbudget. Die Erfassung des Budgets erfolgt pro Kostenart und Kostenstelle oder umgekehrt. Zusätzlich besteht die Möglichkeit, zu den Geldwerten auch Mengen zu budgetieren.

Budget und Zusatzbudget

Das Zusatzbudget bietet neben dem eigentlichen Budget eine zweite Stufe für die Budgetierung. Es eignet sich speziell für den separaten Ausweis von Nachtragsbudgets oder die Führung eines zweiten Budgets. Alle Budgetauswertungen können mit oder ohne Berücksichtigung des Zusatzbudgets erstellt werden.

Budgetierung mit Excel-Schnittstelle

Budgetwerte können zum Beispiel durch die Kostenstellenverantwortlichen in Excel vorerfasst werden. Die Tabellen mit den Budgetzahlen werden danach in die Abacus Finanzbuchhaltung importiert und automatisch in den entsprechenden Konten/Kostenstellen gespeichert. Dabei werden die Budgets der einzelnen Verantwortlichen zu einem Gesamtbudget summiert. Auch eine allfällige automatische Verteilung auf Monate kann durch die Importschnittstelle erfolgen.

Auswertungen mit Budgetvergleich

Standardauswertungen wie der Konto- und Kostenstellenauszug können auch Budgetwerte mit Abweichungen enthalten. Allenfalls erfasste Budgettexte werden auf Wunsch ebenfalls dargestellt. Auch die Auswertungsprogramme für die Bilanz und Erfolgsrechnung können die Budgetwerte mit ausgeben. Mit dem Programm Bilanzsteuerung lassen sich die Auswertungen zudem beliebig individualisieren.

Geschäftsbereiche

Mit der Option „Geschäftsbereiche“ lassen sich auch komplexere Organisationsstrukturen abbilden, da dieses Element erlaubt, einen Mandanten weiter aufzugliedern. Diese Organisationsstruktur eignet sich insbesondere auch für Filialorganisationen. Es können aber auch mehrere Betriebe als Geschäftsbereiche im selben Mandant geführt werden. Die Ebene „Geschäftsbereich“ ist als eine selbständig bilanzierende Einheit definiert.

Mit den Geschäftsbereichen lassen sich Bewegungsdaten auf einer zusätzlichen Ebene online führen. Dies bedeutet, dass Buchungen, Ist-Saldi, Budgetsaldi etc. auf Stufe Geschäftsbereich gespeichert werden. Auf Stufe Mandant wird das Total aller Geschäftsbereiche angezeigt. In den Auswertungen können auch einzelne Bereiche von mehreren Geschäftsbereichen ausgewertet werden. Stammdaten hingegen werden nur einmal d.h. zentral geführt, was die Aktualisierung von Stammdaten wesentlich vereinfacht.

Wird in Filialorganisationen für jede Filiale eine eigene Bilanz/Erfolgsrechnung erstellt, können die Filialbuchhaltungen als Geschäftsbereiche innerhalb eines Mandanten geführt werden. Die Saldi werden in diesem Fall nicht nur für jeden Geschäftsbereich des Mandanten geführt, sondern es wird auch automatisch und ebenfalls online ein „Schattengeschäftsbereich“ geführt, der die Summe aller Geschäftsbereiche des Mandanten darstellt.

Vorteile der Option „Geschäftsbereiche”

  • Adressen für mehrere Buchhaltungen werden zentral geführt.
  • Zentraler Debitoren-/Kreditorenstamm für mehrere buchführende Einheiten
  • Kostenrechnung kann über mehrere, rechtlich selbständige Organisationseinheiten zentral geführt werden, die Finanzbuchhaltung aber getrennt nach Organisationseinheiten.
  • Die Mehrwertsteuer kann entweder pro Geschäftsbereich oder für den gesamten Mandanten abgerechnet werden. Dies ist abhängig davon, ob eine Steuernummer dem Mandanten oder einzelnen Geschäftsbereichen hinterlegt wird.
  • Sofortiger Zugriff auf die Bilanz jedes Geschäftsbereiches und der konsolidierten Bilanz ohne Zwischenschritte und Wartezeiten
  • Buchhaltungsübergreifende Projektüberwachung

Stammdaten des Mandanten

Der Mandant bleibt die höchste Hierarchieebene. Stammdaten auf dieser Ebene gelten für alle Geschäftsbereiche. Die zentrale Speicherung und Pflege dieser Daten garantiert einen einheitlichen Datenbestand.
Zentral verwaltete Stammdaten der Finanzbuchhaltung:

  • Geschäftsjahr
  • Mehrwertsteuerinformationen
  • Buchungssperren (Monats- und Jahresabschluss)
  • Leitwährung der Buchhaltung
  • Konten- und Kostenstellenplan

Konten- und Kostenstellenplan werden zentral pro Mandant geführt; es kann aber pro Konto resp. Kostenstelle ein Geschäftsbereich zugewiesen werden, d.h. auf der Detailebene kann der Geschäftsbereich eingeschränkt werden.
Daraus ergeben sich folgende Restriktionen:

  • Alle Geschäftsbereiche innerhalb eines Mandanten weisen dieselbe Grundwährung auf.
  • Das Geschäftsjahr ist für alle Geschäftsbereiche identisch.
  • Einheitliche Mehrwertsteuerpflichtigkeit
  • Konten können selektiv pro Geschäftsbereich benutzt werden, besitzen aber geschäftsbereichübergreifend dieselben Attribute (Mehrwertsteuerpflicht, Kontotyp, Währung).

Geschäftsbereiche und Intercompany

Grundsätzlich existieren zwei Typen von Geschäftsbereichen:

  • Interne Geschäftsbereiche
    Interne Geschäftsbereiche sind selbständig bilanzierende Einheiten (oder Filialen), für welche die Buchhaltung innerhalb eines Mandanten geführt wird.

  • Externe Geschäftsbereiche
    Externe Geschäftsbereiche sind Filialen oder Einheiten, für welche die Buchhaltungen nicht innerhalb des betreffenden Mandanten geführt werden, die aber zur Organisationsstruktur gehören und für die der Intercompany-Verkehr ausgewiesen werden muss (Konsolidierung).

Jeder interne Geschäftsbereich kann mit einer beliebigen Anzahl externen und internen Geschäftsbereichen Verkehr aufweisen. Dieser wird als konzerninterner Verkehr detailliert in einer Liste dargestellt, die als Grundlage für die Elimination in der Konsolidierung dient.

Organschaft

Der Problematik der Organschaft wird im Zusammenhang mit den Geschäftsbereichen ebenfalls Rechnung getragen. Werden über die Geschäftsbereiche mehrere eigenständige Buchhaltungen innerhalb eines Mandanten geführt, kann für jeden Geschäftsbereich definiert werden, ob Organschaft besteht. Dies steuert einerseits die Mehrwertsteuerabrechnung, andererseits aber auch den Mehrwertsteuercode, der beim Buchen vorgeschlagen wird.

Auswertungen

Sämtliche Auswertungen können pro Geschäftsbereich oder für den Mandanten erstellt werden:

  • Journal
  • Bilanz/Erfolgsrechnung (GuV)
  • Kontoauszug
  • Mehrwertsteuerabrechnung, -verprobung, Umsatzabstimmung
  • Kostenstellenauszug
  • Mittelflussrechnung

Geschäftsbereiche und Kostenrechnung

Auf der Ebene „Mandant“ werden die kumulativen Werte aller Geschäftsbereiche geführt. Dies ermöglicht es, die Kostenrechnungsläufe (Umlagen und Gemeinkosten) zentral auszuführen. Kostenrechnungsläufe können aber auch selektiv nur für bestimmte Geschäftsbereiche durchgeführt werden. In diesem Fall wird der Kostenrechnungslauf innerhalb des entsprechenden Geschäftsbereiches gestartet und es werden nur Buchungen für den betreffenden Geschäftsbereich berücksichtigt. Die Gemeinkosten- und die Kostenstellenumlagetabelle können nicht nur pro Mandant, sondern auch pro Geschäftsbereich geführt werden.

Zinsberechnung

Mit der Option „Zinsberechnung“ können beliebige Konten als Kontokorrent- oder Depositenkonten geführt werden. Die Berechnung der Zinsen erfolgt automatisch. Übersichtlich gestaltete Kontoauszüge geben jederzeit Auskunft, wie sich die Berechnung der Zinsnummern und Zinsen zusammensetzt.

Kontokorrent- und Depositenkonten

Für die automatische Berechnung von Zinsen werden zwei Kontoarten unterschieden:

  • Kontokorrentkonto
    Es kann ein Soll- und Habenzinssatz eingegeben werden. Dies ist für Konten mit wechselndem Kreditverhältnis notwendig.

  • Depositenkonto
    Es kann ein Zinssatz eingegeben werden, mit dem die Verzinsung vorgenommen wird. Das Depositenkonto hat immer einen Soll- oder Habensaldo.

Zinstabelle

Die Zinstabelle enthält die Soll- und Habenzinssätze aller Kontokorrent- und Depositenkonten. Pro Konto wird festgelegt, nach welcher Methode die Berechnung der Zinsen erfolgt (360/350, 365/360, 365/365 Tage) und ob die Verrechnungssteuer automatisch berechnet werden soll.

Buchen mit Valutadatum

Bei der Erfassung der Buchungen kann der Benutzer je ein Beleg- und Valutadatum eingeben, damit vor- oder nachfällige Posten erfasst werden können. Die Berechnung der Zinsen erfolgt nach dem Valutadatum. Falls nur das Belegdatum erfasst wird, kann mit Hilfe einer automatischen Anpassung bei allen Buchungen das Belegdatum in das Valutadatum übertragen werden, so dass sich bei der Erfassung der Buchungen kein zusätzlicher Aufwand ergibt.

Datumsabhängige Zinsen

In der Zinstabelle lassen sich datumsabhängige Zinssätze definieren. Maximal kann pro Tag und Konto ein neuer Soll- und Habenzinssatz definiert werden, der für die Berechnung der entsprechenden Zinsperioden berücksichtigt wird.

Automatische Zinsberechnung

Die Zinsberechnungen erfolgen aufgrund der Definitionen in der Zinstabelle automatisch. Die berechneten Zinsen können automatisch auf die entsprechenden Fibu-Konten verbucht werden. Die automatische Verbuchung kann wahlweise auf das verzinste Konto oder auf ein beliebiges anderes Konto erfolgen.
Selektionsmöglichkeiten bei der automatischen Zinsberechnung:

  • Zinsen nur für bestimmte Konten berechnen
  • Zinsen monatlich oder jährlich berechnen
  • Zinsberechnung für einen bestimmten Datumsbereich durchführen, wobei ein Stichtag angegeben werden kann, bis zu dem der Zins berechnet werden soll. Der Stichtag kann auch ausserhalb des Datumsbereichs oder Geschäftsjahres liegen.
  • Verrechnungssteuer für Habenzinse wahlweise berechnen, z.B. bei Depots von Mietern
  • Positions- oder Saldoverzinsung
  • Zinsen inklusive Zusatzjournal berechnen

Die Depositenkonten können für die Zinsberechnung nach Beleg- oder Valutadatum sortiert werden. Kontokorrentkonten werden immer aufgrund des Valutadatums verzinst. Bei Fremdwährungskonten erfolgt die Zinsberechnung wahlweise auf dem Leitwährungs- oder Fremdwährungssaldo.

Geschäftsbereich

Konten werden pro Geschäftsbereich verzinst. Bei Verzinsung von Konten über mehrere Geschäftsbereiche wird am Schluss der Auswertung eine Gesamtrekapitulation ausgegeben.

Kostenrechnung

Als Option zur Finanzbuchhaltung ist die Abacus Kostenrechnung ein wichtiges analytisches Führungsinstrument für jeden modernen Betrieb.

Kostenarten / Interne Verrechnungen

Mit den Kostenarten werden Geschäftsfälle erfasst, die sowohl in der Finanzbuchhaltung als auch in der Kostenrechnung wirksam sind. Interne Verrechnungskonten werden für die Verbuchung innerhalb der Kostenrechnung verwendet. Kostenarten und Interne Verrechnungen können beliebige Mengeneinheiten aufweisen.

Kostenstellen / Kostenträger

Kostenstellen und Kostenträger werden wie Finanzbuchhaltungskonten einer oder mehreren freien Klassierungen zugeordnet, die später für Auswertungen verwendet werden. Die darin enthaltenen Gruppierungselemente dienen bei den Auswertungen für eine empfängergerechte Informationsaufbereitung.

Umlagen

Für die Umlagen steht eine Umlagetabelle zur Verfügung. Darin werden die einzelnen Umlagekombinationen mit Verteilschlüsseln hinterlegt. Der Verteilschlüssel kann als prozentualer Schlüssel, fixer Betrag oder Kennzahlenschlüssel definiert werden. Kennzahlen sind dynamische Umlageschlüssel, die auf der Basis von Werten aus Excel-Tabellen automatisch Umlagebuchungen generieren.

Gemeinkosten

Der Gemeinkostenzuschlag wird auf dem Kostenträger definiert. Ein Zuschlag kann wertmässig z.B. in Franken oder mengenmässig z.B. in Stunden erfolgen.

Kostenrechnungslauf

Der Kostenrechnungslauf wird monatlich ausgeführt. Er kann mehrmals durchgeführt werden, wobei bereits errechnete Werte überschrieben werden. Auch ein Simulationslauf mit Planzahlen kann ausgeführt werden. Ein Bilanzsteuerungsreport erlaubt den Vergleich der Ist-Zahlen mit den Plan-Werten.

Fixe und variable Kosten

Wahlweise kann für Kostenstellen-/Kostenartenkombinationen ein variabler Anteil definiert werden. Mit den Kostenrechnungsumlagen können mittels Kennzahlen z.B. auch nur die variablen Kosten weiterverrechnet werden.

Plankostenrechnung

Zur Ebene mit den Ist-Zahlen steht eine weitere mit Plan-Zahlen zur Verfügung. Simulationen der Kostenrechnung werden auf der Plan-Ebene ausgeführt. Das Bilanzsteuerungsprogramm erlaubt die Gegenüberstellung der Plan- und Ist-Zahlen und in den Auswertungen kann zwischen den Plan- und Ist-Werten gewählt werden.

Konsolidierung

Buchhaltungsabschlüsse mehrerer Gesellschaften resp. Mandanten lassen sich in einem Konsolidierungsmandanten vereinigen. Der Intercompany-Verkehr wird vom Programm eruiert und auf Wunsch automatisch eliminiert.

Saldokonsolidierung

Unabhängig von den Kontenplänen können die Saldi und die Kostenstellen/-träger einzelner Tochtergesellschaften konsolidiert werden. Fremdwährungsmandanten lassen sich zum entsprechenden Stichtags- respektive Durchschnittskurs umrechnen und anschliessend konsolidieren. Ebenfalls mit konsolidiert werden wahlweise Kostenstellen und Kostenträger.

Mehrstufige Konsolidierung

Mehrstufige Konsolidierungen von Buchhaltungen über beliebig viele Stufen sind dank dem flexiblen Konzept der Konsolidierung möglich.

Intercompany-Verkehr

Konzerninterner Verkehr kann in den einzelnen Gesellschaften auf einfache Weise mit den für eine spätere Elimination notwendigen Informationen erfasst werden. Die Erfassung von Intercompany-Informationen kann zum Beispiel bereits bei der Auftragsabwicklung oder in den Nebenbüchern Debitoren und Kreditoren erfolgen. Der konzerninterne Verkehr wird so konsolidiert, dass er in Auswertungen detailliert ausgewiesen werden kann. Mit der Option „Automatische Elimination“ besteht die Möglichkeit, den Intercompany-Verkehr automatisch eliminieren zu lassen.

Auswertungen einzelner Konsolidierungsstufen

Die Buchungen konsolidierter Konzerngesellschaften werden in einzelnen internen Geschäftsbereichen im Konzernmandanten gespeichert. Somit ist es möglich, einzelne Konzerngesellschaften, Konzerngruppen oder den Gesamtkonzern abzubilden. Auch die Eliminationsbuchungen können jederzeit in einem separaten Geschäftsbereich dargestellt werden.

Konsolidierung unterschiedlicher Kontenpläne

Mehrere Mandanten mit verschiedenen Kontenplänen lassen sich über eine freie Konsolidierungskontonummer zu einem einzigen Konsolidierungsmandanten zusammenführen. Durch die Konsolidierungsnummer lassen sich mehrere Konten der Tochtergesellschaft auf ein einzelnes Konto im Konsolidierungsmandanten verdichten.

Tochtergesellschaften in fremder Währung

Zu konsolidierende Mandanten, die in einer fremden Währung geführt werden, können automatisch zum hinterlegten Kurs umgerechnet werden. So kann zum Beispiel die Bilanz zum Stichtagskurs und die Erfolgsrechnung zum Durchschnittskurs bewertet werden.

Konsolidierung von Kostenstellen

Zusätzlich zu den Kontensaldi kann auch der Saldo von Kostenstellen mit konsolidiert werden. Dies kann von speziellem Interesse sein, falls auf der obersten Stufe – also dem Konsolidierungsmandanten – eine Kostenrechnung erstellt wird oder die konsolidierten Kostenstelleninformationen von Bedeutung sind.

Schnittstelle AbaConnect

Die Option „Schnittstelle AbaConnect“ erlaubt z.B. die Übernahme von Buchungen aus der Abacus FibuLight, aus Fremdprogrammen oder von Mandant zu Mandant innerhalb der Abacus Finanzbuchhaltung.

Übernahme aus der Abacus FibuLight

Mit der FibuLight kann eine einfache Buchhaltung geführt oder auch nur Geldkonten wie Kassa, Post und Bank verwaltet werden. Die Erfassung der Geschäftsfälle verlangt keine spezifischen Buchhaltungskenntnisse. Es bleibt dem Anwender überlassen, ob er selber kontieren will oder nicht. Über die Datenschnittstelle lassen sich die Buchungen aus der Abacus FibuLight in die Abacus Finanzbuchhaltung des Treuhänders übertragen und auch wieder an die FibuLight zurückgeben. Während die Daten beim Treuhänder weiterverarbeitet werden, können im Betrieb neue Geschäftsfälle laufend erfasst werden.

Übernahme aus Fremdprogrammen

Das Schnittstellenprogramm bietet eine standardisierte Schnittstelle mit den Formaten ASCII und XML.

Um Fehler bei der Übertragung der Daten zu vermeiden, werden die nötigen Plausibilitätstests von der Finanzbuchhaltung vorgenommen. Allfällige Fehler bei der Übertragung können in einem Protokoll gesichtet werden.

WebService

Für die professionelle Anbindung von Um- oder Fremdsystemen zwecks Datenaustauschs kann die WebService-Schnittstelle verwendet werden. Die Schnittstellen von AbaConnect können so direkt über eine HTTP-Verbindung unter Verwendung von SOAP genutzt werden. Diese Technologie ermöglicht es, dass eine fremde Anwendung die AbaConnect-Schnittstellen verwenden kann.

Import / Export von Konten- und Kostenstellenplänen

Mit dieser Funktion werden Standardkontenpläne, alternative Konten- wie auch Kostenstellenpläne aus anderen Mandanten der Abacus Finanzbuchhaltung oder von Fremdprogrammen importiert oder exportiert. Dabei können wahlweise alle Bereiche, Klassen, Hauptgruppen, Gruppen und Konten bzw. Kostenstellen/Kostenträger übertragen werden. Zudem lassen sich bestehende Konten- oder Kostenstellen- / Kostenträgerpläne ergänzen oder ändern.

MIS-Schnittstelle

Die MIS-Schnittstelle erlaubt die Ausgabe von Ist- und Budgetsaldi in frei wählbarer Verdichtung. Die Daten können ausser auf den Bildschirm oder Drucker auch als Datei (ASCII, XLS) ausgegeben werden. Dies erlaubt eine Weiterverarbeitung und auch grafische Darstellung dieser Daten.

  • Verdichten von Konten, Kostenarten, Kostenstellen, Kostenträger nach Klassierungsebenen
  • Auswerten von Kostenarten/Kostenstellen oder Kostenträgerkombinationen, wobei Hauptachse und Kombinationsachse verdichtet und mittels einer Filterbedingung selektioniert werden können. Dies erlaubt z.B. die Ermittlung aller Saldi von Kostenarten auf Gruppenebene für alle Kostenträger einer bestimmten Sparte.
  • Wahlweise Ausgabe der Konten-, Kostenarten-, Kostenstellen-, Kostenträgerbezeichnung z.B. bei grafischer Aufbereitung derart verdichteter Daten

Budgetschnittstelle

Die Budgetschnittstelle verarbeitet Budgets, die in Form von Excel- oder ASCII-Dateien vorliegen. So lassen sich Dateien von Hostrechnern, manuell erstellte Dateien aus Tabellenkalkulationsprogrammen oder aus der Abacus Finanzbuchhaltung einlesen.
Diese Schnittstelle bietet die folgenden Möglichkeiten:

  • Übertragen von Jahres- oder Monatsbudgets
  • Automatische Aufteilung der Jahresbudgets auf Monate
  • Einlesen von Budgets für Abschlusszahlen oder Vorträge
  • Importieren von Konten-, Kostenarten-, Kostenstellen- oder Kostenträgerbudgets, wobei Kostenstellen-/Kostenträgerbudgets wahlweise auf Kostenarten aufgeschlüsselt werden können.
  • Übernehmen von Budgets für Leit-, Fremdwährung oder Mengen als Saldo oder nach Soll/Haben getrennt
  • Wahlweises Löschen bestehender Budgets beim Import neuer Budgets. So lassen sich bestehende Budgets ergänzen, was eine rollende Budgetierung erlaubt.

Kennzahlen

Zur firmenspezifischen Verdichtung, Auswertung und Darstellung von Daten aus der Finanzbuchhaltung und der Kostenrechnung dient neben der Bilanzsteuerung auch die Option „Kennzahlen“. Sie gestattet die Definition von bis zu 99‘999‘999 Kennzahlen.
Die Option „Kennzahlen“ ist ein vielfältiges Instrument:

  • Analyse-Hilfsmittel
  • Berechnung von Umlageschlüsseln Bei Kostenstellenumlagen erlaubt dies die Definition von dynamischen Schlüsseln, die sich den Gegebenheiten der Firma anpassen und daher in der Praxis zur gerechteren Kostenverteilung führen.
  • Zugriff auf Excel-Tabellen Damit können in die Berechnung von Kennzahlen auch Werte einfliessen, die nicht in der Abacus Finanzbuchhaltung erfasst wurden (z.B. Quadratmeter der Büros, Anzahl Offerten etc.)

Definition von Kennzahlen

Die Definition von Kennzahlen erfolgt in einem einfachen, menügesteuerten Auswahlverfahren, wobei Saldi auf allen Verdichtungsstufen definiert werden können.
Kennzahlen lassen sich für alle Elemente der Abacus Finanzbuchhaltung bilden:

  • Konten
  • Kostenarten
  • Kostenstellen
  • Kostenträger
  • Projekte
  • Kombinationen
  • Geschäftsbereiche
  • Mittelflussrechnung

Neben den Saldozahlen in Grund- und Fremdwährung oder Mengen können auch sämtliche numerische Felder des Konten- und des Kostenstellenstamms verwendet werden.

Im Weiteren kann auf eine Zelle in einer Excel-Tabelle zugegriffen werden; die Verknüpfung erfolgt durch den Namen der Zelle in der Excel-Tabelle. Die Auswahl der Tabelle oder auch der Zelle kann mittels Parametern gesteuert werden.

Eine zeitliche Fixierung erlaubt die Definition von Vorperioden-Kennzahlen oder die Bildung eines Basiswertes für Indexberechnungen. Elemente in Kennzahlen, deren Werte bei der Definition noch nicht bekannt sind, z.B. Tageskurs oder Zinssatz, können als Abfragen definiert werden. Diesen Abfragen wird erst bei der Auswertung der jeweils aktuelle Wert zugewiesen. Zur Überprüfung kann die Kennzahl nach der Definition sofort berechnet werden.

Formulargestaltung

Die Darstellung von Kennzahlen ist frei gestaltbar. Die Auswertung kann direkt über Abacus Reports oder auch in Word und Excel erfolgen:

  • Abacus Auswertungen
    Die Auswertung kann entweder in einem separaten Kennzahlenauswertungsprogramm oder mit dem Programm „Bilanzsteuerung“ erfolgen.

  • Excel-Format oder Word-Auswertung
    In einem Excel- oder Word-Dokument kann in Zellen oder Feldern eine Bezeichnung für die spätere Verknüpfung mit Kennzahlen erfasst werden. Im Kennzahlenmodul werden die Kennzahlen mit den Zell- resp. Feldnamen verknüpft. Beim Berechnen von Kennzahlenreports werden die Excel- resp. Word-Dokumente mit den neu errechneten Werten aktualisiert.

Auswertungen

Wie bei allen Auswertungen der Finanzbuchhaltung kann die Auswertungsperiode frei bestimmt werden. Als Besonderheit können Auswertungen nur aufgrund des Zusatzjournals durchgeführt werden. Auswertungen können unter Variation eines bestimmten Merkmals (Kostenträger oder Kostenstelle) automatisch wiederholt werden. Zur Kontrolle der Kennzahlen stehen eine Kontrollliste oder eine Liste mit schrittweiser Herleitung der Resultate zur Verfügung. Kennzahlen können auch im Anschluss an eine Bilanz als Formular oder als Bemerkung ausgewertet werden. In der Bilanzsteuerung lassen sich ebenfalls Kennzahlen auswerten.

Kostenstellenumlagen mit Kennzahlen

Für die automatischen Kostenstellenumlagen sind Kennzahlen als Umlageschlüssel verwendbar. Somit lassen sich auch komplexe Verteilungsmodelle realisieren wie z.B. das Verfahren der relativen Einzelkosten. Die Gemeinkosten würden demzufolge im Verhältnis der Kostentragbarkeit der einzelnen Profit-Center verrechnet.

Im Zusammenhang mit dem Zugriff der Kennzahlen auf Excel-Tabellen besteht auch die Möglichkeit, die Umlageschlüssel aufgrund von Werten zu definieren, die nicht in die Abacus Kostenrechnung verbucht werden, z.B. aufgrund von Rezepten, Kalkulations- Schemas etc.

Gestaltbare Bilanzen – Bilanzsteuerung

Mit den Optionen „Gestaltbare Bilanzen“ (freie Spaltendefinition) und „Bilanzsteuerung“ (freie Zeilendefinition) können individuelle Reports für Auswertungen in der Finanzbuchhaltung und Kostenrechnung definiert werden. Dabei ist der Zugriff auf Saldozahlen und Mengen praktisch unbegrenzt. Die Reports sind für alle Mandanten verwendbar.

Die Optionen „Gestaltbare Bilanzen“ und „Bilanzsteuerung“ unterscheiden sich im Wesentlichen durch folgende Merkmale von den Standardauswertungen der Finanzbuchhaltung:

  • Flexible Gestaltungsmöglichkeiten durch frei definierbare Titelzeilen, Spalten- und Zeilengliederung
  • Loslösung der Auswertungen von der Struktur des definierten Kontoplans

Layout

Die Auswertung kann mit Hilfe von verschiedenen grafischen Elementen den individuellen Anforderungen angepasst werden.

Ausgabe

Die Daten können wahlweise auf den Bildschirm, Drucker oder als Datei (PDF, XLS, DOC, RTF, ODT oder CSV) ausgegeben werden.

Belegprinzip

Eine Drill-Down-Funktion erlaubt, direkt aus einer Bilanzauswertung einen Kontosaldo bis auf die Detailbuchungen aufzulösen und so bis zum Ursprung der Buchungen zurückzuverfolgen.

Branchenspezifische Auswertungen

Für diverse Branchen (z.B. Bau, Treuhand) bestehen bereits vordefinierte Bilanz-/Erfolgsrechnungsauswertungen, Kostenstellen- und Kostenträgerauswertungen. Ebenfalls sind Auswertungen mit dem Buschor-Kontenplan oder Darstellungen nach HRM2 für Schul- und politische Gemeinden möglich.

Batch-Auswertung mittels SmartJob

Reports lassen sich in einen Batch einbinden, damit verschiedene Auswertungen für mehrere Mandanten im selben Arbeitsgang erstellt werden können. Damit lässt sich das Reporting für einen Monatsabschluss auf wenige Mausklicks reduzieren.

  • Parameter werden abgefragt
  • Ausgabe auf Drucker oder Datei

Gestaltbare Bilanzen

Sämtliche Spalten sind durch die folgenden Möglichkeiten in Form und Inhalt frei gestaltbar:

  • Freie Anzahl Spalten pro Report
  • Frei definierbare Spaltentitel
  • Spalte frei gestaltbar
  • Anzeige von Jahres- oder Monatszahlen, aufgeschlüsselt nach:
  • Saldo oder Budget
  • Grundwährung / Leitwährung oder Mengen
  • Saldo, Soll- oder Habensaldo
  • Fakultativ kann der Saldo inkl. Saldovortrag, Abschlusszahlen oder Zusatzsaldi dargestellt werden.
  • Ermittlung von horizontalen oder vertikalen Prozentzahlen
  • Mit der Option „Kostenrechnung“ können die Saldozahlen zusätzlich für bestimmte Kostenarten-Kostenstellen / Kostenträger- oder Kostenstellen / Kostenträger-Kostenarten Kombinationen bestimmt werden.
  • Freie Bedingungen für die Berechnung von Spalten setzen, z.B. nur bestimmte Währungen oder Mengeneinheiten berücksichtigen

Je nach Auswahl steht in der Zeilengliederung der Konten-, Kostenarten-, Kostenstellen- oder Kostenträgerplan (Klassierung und alternative Klassierungen) für die Auswertung zur Verfügung. Eine Anpassung der Zeilengliederung erlaubt die Option „Bilanzsteuerung“.

Bilanzsteuerung

Die Option „Bilanzsteuerung“ setzt die Option „Gestaltbare Bilanzen“ voraus, womit auch sämtliche Möglichkeiten des Programms „Gestaltbare Bilanzen“ integriert sind.

  • Zeilengliederung

    • Die Konten lassen sich beliebig zu neuen Gruppen oder Strukturen zusammenfassen und totalisieren. So können die Reihenfolge und Totalisierungsebenen des Kontenplans frei bestimmt werden (z.B. Bruttogewinn-, Deckungsbeitragsrechnung).
    • Je nach Auswahl steht in der Zeilengliederung der Konten-, Kostenarten-, Kostenstellen- oder Kostenträgerplan für die Auswertung zur Verfügung. Eine individuelle Zeilengestaltung wird dadurch vereinfacht. Freie Darstellung von Bilanzen, Erfolgsrechnung, Deckungsbeitragsrechnung, Bruttogewinnrechnung, Kennzahlen usw.
    • Verschiedene Gestaltungselemente wie Leerzeilen, Seitenwechsel, Textbausteine, Unterstreichen
    • Definition von „Wildcards“ zur Referenzierung einer bestimmten Konto- oder Kostenstellengruppe
  • Wiederholende Reports
    Speziell für den Bereich der Kostenrechnung ist die Funktion „Wiederholung“ vorgesehen. Damit lassen sich detaillierte Kostenstellen-/Kostenträgerauswertungen für alle Kostenstellen/Kostenträger oder Bereiche davon mit einem einzigen Report definieren.

  • Parameter
    Für alle variablen Teile eines Reports werden symbolische Parameter verwendet, beispielsweise um das Geschäftsjahr oder den Berichtsmonat zu referenzieren. Diese Parameter werden beim Start des Reports abgefragt.

  • Anhang
    Der Anhang für den Jahresbericht kann hinterlegt werden, so dass die Werte in der Abacus Datenbank gespeichert werden. So werden z.B. Versicherungswerte hinterlegt und können im Anschluss an die Bilanz/Erfolgsrechnung ausgedruckt werden.

Mittelflussrechnung

Mit der Option „Mittelflussrechnung“ wird es möglich, Fondsveränderungen wie Geldzufluss aus Umsatztätigkeit oder Geldeingänge infolge Aufnahme von Fremdkapital/Hypotheken auf einfache Weise transparent zu machen. Die verschiedenen Fonds wie Geld, Nettogeld, Nettoumlaufsvermögen usw. können frei definiert werden.

Mittelflussgruppen

Damit bei jeder fondswirksamen Buchung der Saldo gespeichert werden kann, muss beim Eröffnen des Kontos die Nummer für die Mittelflussrechnung definiert werden. Aufgrund dieser Angaben werden vom Programm nebst den Konten- und Kostenstellensaldi auch die Mittelflussrechnungssaldi für die Soll- und Habenseite geführt. Auch eine nachträgliche Erfassung und Zuordnung von Mittelflussgruppen ist dank der integrierten Rekonstruktion möglich, womit Buchungen, die noch gar keine oder eine falsche Zuordnung aufweisen, korrekt für die Mittelflussrechnung berücksichtigt werden.

Nummern für Mittelflussrechnung

Es können je nach Detaillierungsgrad der Auswertung mehr oder weniger Nummern frei definiert werden. Im Standard ist z.B. folgende Definition enthalten:

11 Kasse, Post, Bank
12 Kassaeffekten, Rimessen
13 Debitoren, Transitorische Aktiven
14 Vorräte, Angefangene Arbeiten
15 Kurzfristiges Fremdkapital
usw.

Auflösung Zahlungen

Zahlungen aus den Nebenbüchern müssen für die Mittelflussrechnung aufgelöst werden, damit für die nachfolgende Auswertung ersichtlich wird, wofür Zahlungen erfolgt sind. Ein eigenes Programm steht für diesen Arbeitsschritt zur Verfügung.

Auswertungen

Die Auswertung der Mittelflussrechnung erfolgt in einem separaten Auswertungsprogramm. Ein Standardreport wird mitgeliefert, der beliebig individuell angepasst und unter einer eigenen Bezeichnung abgespeichert werden kann. Zusätzlich besteht die Möglichkeit, die Mittelflussrechnung auch über die Bilanzsteuerung auszuwerten. Dabei wird die Mittelflussrechnung immer nach der direkten Methode erstellt. Die Auswertung der Mittelflussrechnung kann auf Knopfdruck pro Monat erstellt werden.

Fonds

Grundsätzlich ist es möglich, die Mittelflussrechnung für diverse Fondstypen abzubilden. So lassen sich auch Mittelgesamtheiten, die über die flüssigen Mittel oder die netto-flüssigen Mittel hinausgehen, definieren. Der Umfang des Fonds kann also selber aus den zur Verfügung stehenden Mittelflussgruppen bestimmt werden.

Automatische Elimination

Mit der Option „Automatische Elimination“ besteht die Möglichkeit, den Intercompany-Verkehr automatisch eliminieren zu lassen.

Erw. Budgetierung auf 1. Kostenstellen-/ Projektebene/ Detailbudgetierung

Budgetierungsprozess mit Kontrollinstanzen

Mit der Option „Erweiterte Budgetierung“ kann das Budget detailliert erfasst werden. Sobald diese Arbeit abgeschlossen ist, kann das Budget von einer höheren Stelle kontrolliert und allenfalls zurückgewiesen werden. Das definitive Budget wird als solches markiert und in der Finanzbuchhaltung für die Ist-Vergleiche verwendet. Erfasste Detailpositionen auf dem Budget werden über ein eigenes Auswertungsprogramm in der erweiterten Budgetierung ausgewertet. Auch das Auswertungsprogramm Bilanzsteuerung kann für individuelle Auswertungen über das erweiterte Budget verwendet werden.

Ausziffern

Mit der Option „Ausziffern“ können ausgeglichene Positionen, also Zahlung in voller Höhe der Rechnung, als ausgeziffert markiert werden. Dadurch lassen sich im Kontoauszug auf Wunsch nur noch die aktuell offenen Posten anzeigen. Eine Auszifferung könnte so zum Beispiel auf Konten wie Rückstellungen, Abgrenzungen, Forderungen oder Beteiligungen erfolgen.

Definition Ausziffern

Bilanzkonti, die sich ausziffern lassen sollen, müssen vorgängig als solche in den Stammdaten bezeichnet werden. Sobald ein solches Auszifferungskonto beim Buchungsvorgang ausgewählt wird, kann ein zusätzlicher Text zur Auszifferung erfasst werden.

Ausziffern

Das eigentliche Ausgleichen der Positionen erfolgt in einem eigenen Auszifferungsprogramm. In diesem kann das auszuziffernde Konto und auch eine Periode gewählt werden. Diverse Filter ermöglichen es, dass in der Vorschau nur noch die sich gegenseitig ausgleichenden Buchungen angezeigt werden. Ist der Programmanwender mit dem Ergebnis zufrieden, speichert er diesen Auszifferungsvorgang mit einer Laufnummer. Bei Fehlern kann der Vorgang wieder rückgängig gemacht werden. Selbst Buchungen aus verschiedenen Buchungsjahren können so mit dem Auszifferungsverfahren quasi zusammengehalten werden. Buchungen aus abgeschlossenen Perioden lassen sich ebenfalls mitberücksichtigen.

Auswertung

Im Kontoauszug lassen sich optional die erledigten resp. ausgeglichenen und damit ausgezifferten Buchungen ausblenden, so dass nur noch offene Posten angezeigt werden. Diese Art von Auswertung ist mit dem aktuellen Datenbestand aber auch rückwirkend auf ein bestimmtes Auszifferungslaufdatum möglich.

Im Layout des Kontoauszugs gibt es die Möglichkeit die Details zur Auszifferung wie zum Beispiel den Auszifferungstext und die Auszifferungslaufnummer, die auf der Buchung gespeichert sind, in die Auswertung einzubeziehen.

Geschäftsbereich-übergreifendes Buchen

Die Option “Geschäftsbereich-übergreifendes Buchen“ ermöglicht dem Benutzer in allen Applikationen das direkte Buchen eines anderen Geschäftsbereichs. Dabei wird im Ursprungs- wie auch im Ziel-Geschäftsbereich gebucht. Je nach Applikation/Sachverhalt gibt es dabei zwei oder drei Buchungen. So ist es möglich auf einem Kreditorenbeleg eine Position für einen anderen Geschäftsbereich zu erfassen. Im Hintergrund werden automatisch die notwendigen Umbuchungen vorgenommen.

Deutscher Mandant

Für Schweizer Kunden, die in Deutschland spezifische Auswertungen einreichen müssen, steht die Option Deutscher Mandant zur Verfügung.
Diese ermöglicht es, z.B. die UST-Voranmeldung mittels ELSTER oder die E-Bilanz (Einreichung erfolgt ebenfalls mittels ELSTER) einzureichen.

Individualisierung

Die Option Individualisierung ermöglicht es in der Finanzbuchhaltung bis zu 20 benutzerdefinierte Felder auf dem Buchungsjournal zu führen. Die user-fields sind auf sämtlichen offenen und zukünftigen Buchungsjournalen vorhanden. Das heisst, beim Eröffnen von einem neuen Geschäftsjahr oder der nachträglichen Definition von einem benutzerdefinierten Feld, ist dieses in den Buchungsjournalen (inkl. Zusatzjournal) vorhanden. Wenn Buchungen an andere Applikationen wie z.B. die Projektrechnung übergeben werden, dann kann auch der Inhalt des benutzerdefinierten Feldes an die andere Applikation übergeben werden.

In den anderen Applikationen gibt es auch benutzerdefinierte Felder. In den Rechnungswesen-Applikationen Debitoren-, Kreditorenbuchhaltung und Electronic Banking sind diese in der Grundversion enthalten. Inhalte von benutzerdefinierten Feldern dieser vorgelagerten Applikationen können in benutzerdefinierte Felder der Finanzbuchhaltung übertragen werden.

Debitorenbuchhaltung optionen:

Mandanten

Mit der Grundversion der Debitorenbuchhaltung kann ein produktiver Mandant und/oder ein Test- oder Umstellungsmandant geführt werden. Die Option “Mandanten“ ermöglicht, maximal 999’999 verschiedene Debitorenbuchhaltungen zu verwalten.

Eröffnung einer neuen Debitorenbuchhaltung

Dank der Einfachheit des Eröffnungsprogramms kann jeder Anwender selbständig einen neuen Mandanten eröffnen. Bei der Eröffnung können einige der Stammdaten eines bereits bestehenden Mandanten übernommen werden. Somit müssen beispielsweise die MwSt.-Codes nicht noch einmal erfasst werden. Zudem besteht die Möglichkeit, während der Eröffnung weitere Applikationen für den zu eröffnenden Mandanten anzulegen.

Wechsel zwischen Mandanten

Der Wechsel von einem Mandanten in einen anderen ist aus dem Hauptmenü der Debitorenbuchhaltung einfach und schnell möglich. Über eine passwortgestützte Zugriffsberechtigung kann direkt die Auswahlliste der Mandanten, wobei die Sortierung der Mandanten nach alphabetischen oder numerischen Gesichtspunkten unterstützt wird, gestartet werden.

Unternehmen

Das Unternehmen ist ein Strukturelement, das es innerhalb eines Mandanten erlaubt mehrere Unternehmen abzubilden. Dabei kann ein Unternehmen eigene Debitorenstammdaten führen. Ein Unternehmen kann aber auch die Stammdaten von einem anderen Mandanten referenzierend führen oder gar ohne eigene Stammdaten nur als Strukturelement geführt werden. Buchungen werden nicht im Unternehmen, sondern im darunter zugeordneten Geschäftsbereich geführt. Einem Unternehmen können mehrere Geschäftsbereiche zugewiesen werden. So können Auswertungen über einen Geschäftsbereich oder ein Unternehmen erfolgen.

Geschäftsbereiche

Mit der Option “Geschäftsbereiche“ lassen sich komplexere Organisationsstrukturen abbilden, da dieses Element erlaubt, einen Mandanten weiter aufzugliedern. Diese Organisationsstruktur eignet sich insbesondere für Filialorganisationen. Es können mehrere Betriebe als Geschäftsbereiche im selben Mandanten geführt werden, die Ebene “Geschäftsbereich“ ist als eine selbständig bilanzierende Einheit definiert. Die Geschäftsbereiche werden in interne und externe unterteilt:

  • Interne Geschäftsbereiche
    Interne Geschäftsbereiche sind selbstständig bilanzierende Einheiten (Filialen, Nebenbetriebe), für die eine separate Bilanz und Erfolgsrechnung geführt werden muss.

Jeder interne Geschäftsbereich kann mit einer beliebigen Anzahl externer und anderer interner Geschäftsbereiche Verkehr aufweisen. Dieser wird als konzerninterner Verkehr detailliert in einer Liste dargestellt, der als Grundlage für die Konsolidierung auf der nächsten übergeordneten Stufe (Konzern) dient.

  • Externe Geschäftsbereiche
    Externe Geschäftsbereiche sind Betriebe, für welche die Buchhaltung nicht innerhalb des Mandanten geführt wird. Sie gehören aber zur Organisationsstruktur (Konzern), für die der Intercompany-Verkehr ausgewiesen werden muss.

Vorteile der Option

  • Adressen für mehrere Buchhaltungen werden zentral geführt
  • Zentrale Debitoren- und Kreditorenstämme
  • Gemeinsamer Konto- und Kostenstellenplan

Buchen mit Geschäftsbereichen

In einem Buchungssatz muss immer der gleiche Geschäftsbereich für Soll und Haben verwendet werden, damit die Konsistenz der Auswertungen auf der Stufe Bilanz und Erfolgsrechnung sichergestellt ist.

Konten- und Kostenstellenpläne werden zwar zentral geführt, einem Konto oder einer Kostenstelle/-träger kann aber ein Geschäftsbereich fix zugeordnet werden, so dass mit einem bestimmten Konto oder Kostenstelle/-träger auch nur ein bestimmter Geschäftsbereich gebucht werden darf.

Auswertungen

Sämtliche Auswertungen können pro Geschäftsbereich oder für den Mandanten erstellt werden.

Geschäftsübergreifend buchen

Die Funktion ermöglicht dem Anwender in allen Applikationen das direkte Buchen eines anderen Geschäftsbereichs. Dabei wird im Ursprungs- wie auch im Ziel-Geschäftsbereich gebucht. Die Umbuchung erfolgt durch das System, gestützt auf hinterlegte Buchungsregeln, automatisch.

Fremdwährungen

Die Option “Fremdwährungen“ wird benötigt, um Belege in einer anderen Währung als der Leitwährung zu erfassen. Sie ermöglicht, dieselben Kunden in verschiedenen Währungen zu eröffnen und zu führen. In den Firmenstammdaten kann pro Währung ein Vorschlag für die Kontierung von Debitoren hinterlegt werden. Übersichtlich gestaltete Auswertungen geben jederzeit Auskunft wie sich die Guthaben in den verschiedenen Fremdwährungen zusammensetzen.

Zentrale Fremdwährungstabelle

In der zentralen Fremdwährungstabelle sind mehr als 170 Fremdwährungen (gemäss ISO 4217) hinterlegt. Für den automatischen Kursausgleich wird jeder aktiven Währung ein Kursgewinn- und Kursverlustkonto zugeordnet.

Kurstabelle

Die Kurstabelle enthält datumsabhängige Buch- und Bewertungskurse aller aktiven Währungen. Falls mehrere Mandanten verwaltet werden, kann die Kurstabelle mandantenspezifisch oder zentral geführt werden. Nebst den globalen Buch- und Bewertungskursen sind für die Bereiche Aktiven, Passiven, Erfolgsrechnung, Debitoren und Kreditoren spezifische Bewertungskurse möglich.

Kursgewinne/-verluste

Die Debitorenbuchhaltung unterscheidet zwischen realisierten und nicht realisierten Kursgewinnen oder -verlusten:

  • Nicht realisierte Kursgewinne/-verluste
    Die offenen Posten in Fremdwährung können per Stichtag zu einem bestimmten Kurs bewertet werden. Diese Kursausgleichsbuchungen werden speziellen Erfolgskonten für die Verbuchung von nicht realisierten Kursgewinnen oder -verlusten zugewiesen.

  • Realisierte Kursgewinne/-verluste
    Sobald der offene Posten in Fremdwährung ausgeglichen ist, werden die nicht realisierten Kursgewinne oder -verluste automatisch ausgebucht und gleichzeitig die tatsächlich realisierten Kursgewinne oder -verluste verbucht.

Datumsabhängige Kurse

In der Kurstabelle werden die Kurse auf einer Zeitachse eingetragen. Bei der Erfassung von Bewegungsdaten werden Buch- und Bewertungskurse vorgeschlagen. Die Fremdwährungskurse können mittels Schnittstelle täglich importiert werden. Der Import lässt sich zusammen mit AbaNotify vollständig automatisiert ausführen.

Kursausgleich auf Belegebene

Der Kursausgleich erfolgt automatisch auf die pro Debitor definierten Kursausgleichskonten.

Auswertungen

Sämtliche Auswertungen unterstützen die Datenausgabe in Fremd- und Leitwährung.

Schnittstellen

Mit den AbaConnect-Schnittstellen können in der Debitorenbuchhaltung Kundenstammdaten, Belege, Zahlungen und einige Stammdaten importiert werden. Neben dem Import von noch nicht vorhandenen, sprich neuen Datensätzen, können über die Schnittstellen auch Datensätze mutiert werden.

Folgende Funktionsarten stehen zur Verfügung:

  • Dateischnittstelle im XML-Format
  • WebService-Schnittstelle via HTTP/SOAP (Simple Object Access Protoco

Funktionsweise

Für die verschiedenen Datenarten wird eine Schnittstellendefinition mit einem Standard-Mapping bereitgestellt. In einem Mapping ist festgelegt, welche Datenbankfelder importiert und exportiert werden können und welche Aktionen (Import und/oder Export) zulässig sind. Mappings können kopiert und an Kundenbedürfnisse angepasst werden. Der Datenaustausch erfolgt im XML-Format.

Dateischnittstelle

Die Dateischnittstelle eignet sich für den unkomplizierten Datenaustausch da sie sehr einfach zu bedienen ist. Diese Schnittstelle exportiert und importiert XML-Dateien deren Struktur einem der verfügbaren Mappings entsprechen muss.

WebService

Für die professionelle Anbindung von Um- oder Fremdsystemen zwecks Datenaustauschs kann die Web-Service-Schnittstelle verwendet werden. Die Schnittstellen von AbaConnect können so direkt über eine HTTP-Verbindung unter Nutzung von SOAP verwendet werden. Diese Technologie ermöglicht es, dass eine fremde Anwendung ohne grossen Programmieraufwand die AbaConnect- Schnittstellen verwenden kann.

Elektronischer Zahlungsverkehr

Mit der Option “Elektronischer Zahlungsverkehr“ können die Zahlungen nach folgenden Varianten automatisch gebucht werden:

  • Lastschriftverfahren der schweizerischen und deutschen Banken
  • Debit Direct der Post

Lastschriftverfahren und Debit Direct

Bei Belegen, für die eine Einzugsermächtigung besteht, wird ein Zahlungsweg mit den entsprechenden Bank- oder PC-Konten hinterlegt. Für den Einzug der Forderungen wird ein Belastungsauftrag generiert, mit dem die Zahlungen automatisch ausgebucht und der Bank zum Einzug übergeben werden.

Bei Belastungsaufträgen für Schweizer Banken oder die Post werden von den Finanzinstituten Rückmeldungen zur Verfügung gestellt, aus denen hervorgeht, welche Zahlungen eingezogen werden konnten und welche nicht. Eine manuelle Bearbeitung ist somit nicht notwendig.

Von deutschen Finanzinstituten werden keine derartigen Rückmeldungen zur Verfügung gestellt, weshalb die Abacus Debitorenbuchhaltung die Zahlungen selbständig vorschlägt und verarbeitet. Kann eine Forderung nicht eingezogen werden, kann die Zahlung jederzeit storniert werden.

Auszahlung

Mit der Option “Auszahlung“ können Kundenguthaben in Form von Gutschriften oder Rückzahlungen einfach, schnell und online überwiesen werden.
Es werden unterschiedliche Auszahlungsarten unterstützt:

  • Banküberweisungen
  • Postüberweisungen
  • Direkt-Auszahlungen
  • Auszahlungen über Bank- oder Postcheck (ASR)

Auszahlungsprozess

Pro Kunde werden die möglichen Auszahlungswege definiert. Anschliessend werden auf dieser Basis die möglichen Gutschriften oder Rückzahlungen von Doppel- wie Vorauszahlungen über unterschiedliche Selektionsmöglichkeiten per Fälligkeit zur Auszahlung in einem Auszahlungslauf zusammengefasst.

Die Auszahlungsläufe können vom Anwender individuell zusammengesetzt und gesteuert werden.

Mit der Integration des Electronic Bankings können die Auszahlungen direkt und einfach an das Finanzinstitut übermittelt werden. Neben den gängigen Auszahlungsvarianten wird auch der Check-Druck unterstützt; so können Auszahlungen mittels ASR-Check gedruckt und an den Kunden ausbezahlt werden.

Über einen individuell gestaltbaren Avis, kann der Kunde über die Auszahlungen im Detail auf dem Postweg, oder über eine digitale Kommunikation per E-Mail informiert werden.

Provisionierung

Mit der Option “Provisionierung“ können Provisionen automatisch berechnet und ausbezahlt werden.

Provisionistengruppen

Die Provisionistengruppe ist ein Gruppierungselement für Provisionisten, um in der Provisionsmatrix die Zuordnung des Provisionssatzes auf Stufe Provisionisten einzeln festlegen zu müssen.

Artikelgruppen

Artikelgruppen sind programmübergreifende Daten, die, wenn die Abacus Auftragsbearbeitung eingesetzt wird, einzelnen Artikeln zugeordnet werden können. Mit der Auftragsbearbeitung kann die Provisionsfindung auf Stufe Artikel vorgenommen werden; ohne Auftragsbearbeitung funktioniert das nur auf Stufe Artikelgruppe.

Provisionist

Der Provisionist bildet die Basis für die Verteilung der ermittelten Provisionen für einen oder mehrere (max. 10) Provisionsbegünstigte. Der Artikelgruppe kann ein Provisionist direkt zugeordnet werden. Ein Provisionist beinhaltet entweder einen oder eine Gruppe von Provisionsempfängern. Bei der Erfassung ist in diesem Fall nicht ersichtlich wer Provisionsempfänger ist, wodurch die Vertraulichkeit sichergestellt ist.

Auszahlung

Die Provision wird in Form einer Liste ausgewiesen. Die Währung der Provisionen sowie die Währung für die Auszahlung können unabhängig von der Belegwährung bestimmt werden.

Abrechnungsrhythmus

Die Periodizität für die Berechnung der Provisionen kann frei definiert werden.

Steuerung Betragseingabe

Für die Erfassung von Belegen kann die Eingabe des Provisionsbetrags wie folgt erfolgen:

  • Keine manuelle Betragseingabe
    Automatisch berechneter Provisionsbetrag kann nicht verändert werden.

  • Manuelle Betragseingabe
    Änderung des automatisch berechneten Provisionsbetrags ist möglich.

  • Mindestbetrag
    Unterschreitet der automatisch berechnete Provisionsbetrag den Mindestbetrag, wird der Mindestbetrag vorgeschlagen.

  • Maximalbetrag
    Überschreitet der automatisch berechnete Provisionsbetrag den Maximalbetrag, wird der Maximalbetrag vorgeschlagen.

  • Fixbetrag
    Zum automatisch berechneten Provisionsbetrag wird ein Fixbetrag hinzugerechnet.

Berechnungsmethode

Die Berechnungsmethode für die Provisionen kann nach vereinbarter (bei Rechnungsstellung) oder vereinnahmter (bei Zahlung) Methode erfolgen.

Finanzbuchhaltungs-Verbuchungsart

Folgende Varianten stehen zur Verfügung:

  1. Keine Verbuchung
  2. Netto-Verbuchung: Der Belegbetrag wird um die geschuldete Provision vermindert.
  3. Brutto-Verbuchung mit fixer Konto- und Kostenstellen-Kontierung: Provision wird unabhängig von der Belegkontierung immer als negativer Betrag auf eine fixe Konto/Kostenstellen-Kombination gebucht.
  4. Brutto-Verbuchung mit Korrektur der Habenseite: Provision wird als negativer Betrag auf ein fixes Konto gebucht. Als Kostenstelle wird die Kostenstelle aus der Belegposition verwendet.
  5. Brutto-Verbuchung mit Korrektur auf der Habenseite: Provision wird als negativer Betrag gebucht. Die Konto/Kostenstellen-Kombination ist dieselbe, wie sie in der Belegkontierung verwendet wird.
  6. Brutto-Verbuchung mit Korrektur auf der Sollseite: Die Provision wird als positiver Betrag unabhängig von der Belegkontierung auf eine fixe Konto/KST-Kombination gebucht.

Delkredererisiko

Entgeltsminderungen wie Skonti, Rabatte oder Verluste können wahlweise von der Firma oder den Provisionsbegünstigten getragen werden (nur bei vereinbarter Methode).

Schlüsseldefinition

Die Berechnung der Provision kann auf der Ebene Kundengruppe/Kunde, Artikelgruppe/Artikel, Leistungsgruppe/Leistung oder Provisionistengruppe/Provisionist erfolgen.

Verzugszinsen

Mit der Option “Verzugszinsen“ kann pro Beleg ein Verzugszins berechnet werden. Folgende Elemente sind für die Verzinsung von Belegen massgebend:

  • Pro erledigten Beleg wird aufgrund seiner Zahlungskonditionen und der eingegangenen Zahlungen ein Verzugszins errechnet.
  • Es können optional auch Gutschriften oder Rechnungsbelege mit negativem Belegbetrag berücksichtigt werden.
  • Der zu verwendende Verzugszins kann datumsabhängig pro Währung in einer Zinstabelle definiert werden.
  • Die erstellten Verzugszinsen können pro Beleg manuell ausselektiert werden.

Berechnung des Verzugszinses

Die Differenz zwischen dem Fälligkeitsdatum des Belegs und des Zahlungseingangs ergibt die Anzahl Verzugstage. Aufgrund des offenen Postens wird per jeweiligem Zahlungsdatum der Verzugszins berechnet. Selbstverständlich werden sowohl Teilzahlungskonditionen als auch Zinssatzänderungen vollumfänglich berücksichtigt.

Bei der Erstellung eines Verzinsungslaufs können folgende Parameter bestimmt werden:

  • Karenztage berücksichtigen
  • Gutschriften berücksichtigen
  • Negative Belegbeträge berücksichtigen
  • Negativzins erlauben (Vorfälligkeit)

Die Karenztage berücksichtigen bedeutet, dass die effektiven Verzugstage um die Karenztage gekürzt werden. Für Belege, die vor Ablauf der Zahlungsfrist bezahlt wurden, kann ein Negativzins berechnet werden. Der Zinssatz ist gleich wie bei den Belegen die nach der Fälligkeit verzinst werden.

In der Zinstabelle kann ein datumsabhängiger Schuld- und Habenszins geführt werden, womit die Vorfälligkeit und Überfälligkeit unterschiedlich verzinst werden kann.

Verzugszinssatz

Der Verzugszinssatz kann per Stichdatum definiert und pro Währung ein unterschiedlicher Verzugszinssatz festgelegt werden.

Verzugszinsbelege

Aus den errechneten Verzugszinsen können eigene Rechnungen mit Einzahlungsschein erstellt werden, wobei einzeln auf den zu verzinsenden Belegen bestimmt werden kann ob eine Fakturierung der Verzugszinsen erfolgen soll. Die Verzugszins-Belege erscheinen in allen Auswertungen und können selbstverständlich gemahnt werden.

Erweitertes Mahnwesen

Folgende Funktionen des Mahnwesens können mit der Option “Erweitertes Mahnwesen“ genutzt werden:

Mahnen mit VESR

Sammelmahnungen werden nach unterschiedlichen mandanten-spezifischen Gesichtspunkten erstellt und können mit ESR an den Kunden gesandt werden.

Mahntexte

Mahntexte werden pro Stufe durch den Anwender erfasst. Die Texte können in unterschiedliche Kundensprachen übersetzt werden.

Mahnbereiche

Mit dem Strukturelement “Mahnbereich“ kann eine komplexe Filialstruktur nur für den Mahnprozess innerhalb des Mandanten definiert werden. Der Mahnbereich kann zum Beispiel einer Sparte, einem Vertriebsweg, einer Verkaufsorganisation entsprechen. Die Steuerung der Mahnungen erfolgt dann getrennt nach Mahnbereichen. Ein weiterer Vorteil dieses Strukturelements ist es, dass die Mahnbereiche ebenfalls in sämtlichen Auswertungen ausgewertet werden können.

Mahnformulare

Die Formulare können den individuellen Bedürfnissen angepasst werden; der Gestaltung sind kaum Grenzen gesetzt.

Mehrere Mahnverfahren

Mehrere Mahnverfahren sind notwendig, wenn unterschiedliche Anzahl Mahnstufen, Mindestmahnbeträge, Mahnspesen, Mahntexte oder Mahnformulare eingesetzt werden sollen. Unterschiedliche Mahnformulare können bei mehreren Mahnbereichen oder der Anzeige von Geschäftsbereichabweichenden Informationen notwendig werden.

Mahngebühren

Für jede Mahnstufe können individuelle Mahngebühren erhoben werden. Diese Gebühren können als zusätzliche Position mit der nächsten Rechnung fakturiert werden, sofern sie nicht mit der Mahnung bezahlt wurden. Eine weitere Art der Mahnspesenhandhabung ist die Erhebung von Hoffnungsspesen.

Erweiterte Beleg- und Zahlungsarten

Mit der Grundversion der Abacus Debitorenbuchhaltung kann pro Belegtyp (Rechnung, Gutschrift, Vortrag usw.) eine Belegart erfasst werden. Wenn pro Belegtyp mehrere Belegarten geführt werden sollen, muss die Option “Erweiterte Beleg- und Zahlungsarten“ installiert werden.

Belegaufbau

Ein Beleg besteht aus einem Belegkopf und mindestens einer Belegposition. Im Belegkopf sind alle Informationen enthalten die für den gesamten Beleg gültig sind, wie beispielsweise das Belegdatum, die Währung, Belegnummer usw. In einer Belegposition stehen primär die Angaben für die Verbuchung in die Finanzbuchhaltung dieser Position, wie beispielsweise das Konto, die Kostenstelle, der MwSt.-Code, der Betrag usw. Es lassen sich bis zu 9’999 Positionen pro Beleg erfassen.

Muss-Felder eines Beleges

Für die Belegerfassung können Felder als zwingend definiert werden. Welche Eingabe vorgeschlagen oder geprüft wird, bestimmen die folgenden drei Vorschlagsebenen:

  • Kunde
  • Firma
  • Belegart

Diese, in Kombination mit den Definitionszusätzen “Eingabe zwingend“ oder “keine Eingabe“, was bedeutet dass der vorgeschlagene Feldwert nicht manuell übersteuert werden kann, ermöglichen eine individuelle Steuerung der einzelnen Belegarten.

Verantwortliche

Eine weitere Funktion der Option “Erweiterte Beleg- und Zahlungsarten“ sind die so genannten “Verantwortlichen“; Verantwortliche sind Mitarbeiter. Damit die Auswertungen und der Mahnprozess pro Mitarbeiter automatisiert vom System erstellt werden können, wird pro Beleg der zuständige Verantwortliche erfasst.

Kreditorenbuchhaltung optionen:

Mandanten

Mit der Grundversion der Kreditorenbuchhaltung kann ein produktiver Mandant und/oder ein Test- oder Umstellungsmandant geführt werden. Die Option “Mandanten“ ermöglicht, maximal 999’999 verschiedene Kreditorenbuchhaltungen zu verwalten.

Eröffnung einer neuen Kreditorenbuchhaltung

Dank der Einfachheit des Eröffnungsprogramms kann jeder Anwender selbständig einen neuen Mandanten eröffnen.

Bei der Eröffnung können einige der Stammdaten eines bereits bestehenden Mandanten übernommen werden. Somit müssen, beispielsweise die MwSt.-Codes nicht noch einmal erfasst werden. Zudem besteht die Möglichkeit, während der Eröffnung weitere Applikationen für den zu eröffnenden Mandanten anzulegen.

Wechsel zwischen Mandanten

Der Wechsel von einem Mandanten in einen anderen ist aus dem Hauptmenü der Kreditorenbuchhaltung einfach und schnell möglich. Über eine passwortgestützte Zugriffsberechtigung kann direkt die Auswahlliste der Mandanten, wobei die Sortierung der Mandanten nach alphabetischen oder numerischen Gesichtspunkten unterstützt wird, gestartet werden.

Unternehmen

Das Unternehmen ist ein Strukturelement, welches es innerhalb eines Mandanten erlaubt mehrere Unternehmen abzubilden. Dabei kann ein Unternehmen eigene Kreditorenstammdaten führen. Ein Unternehmen kann aber auch die Stammdaten von einem anderen Mandanten referenzierend führen oder gar ohne eigene Stammdaten nur als Strukturelement geführt werden. Buchungen werden nicht im Unternehmen, sondern im darunter zugeordneten Geschäftsbereich geführt. Einem Unternehmen können mehrere Geschäftsbereiche zugewiesen werden. So können Auswertungen über einen Geschäftsbereich oder ein Unternehmen erfolgen.

Fremdwährungen

Die Option “Fremdwährungen“ wird benötigt, um Belege in einer anderen Währung als der Leitwährung zu erfassen. Sie ermöglicht, dieselben Lieferanten in verschiedenen Währungen zu eröffnen und zu führen. In den Firmenstammdaten kann pro Währung ein Vorschlag für die Kontierung von Lieferanten hinterlegt werden. Übersichtlich gestaltete Auswertungen geben jederzeit Auskunft wie sich die Verpflichtungen in den verschiedenen Fremdwährungen zusammensetzen.

Zentrale Fremdwährungstabelle

In der zentralen Fremdwährungstabelle sind mehr als 170 Fremdwährungen gemäss ISO 4217 hinterlegt. Für den automatischen Kursausgleich wird jeder aktiven Währung ein Kursgewinn- und Kursverlustkonto zugeordnet.

Kurstabelle

Die Kurstabelle enthält datumsabhängige Buch- und Bewertungskurse aller aktiven Währungen. Falls mehrere Mandanten verwaltet werden, kann die Kurstabelle mandantenspezifisch oder zentral geführt werden. Nebst den globalen Buch- und Bewertungskursen sind für die Bereiche Aktiven, Passiven, Erfolgsrechnung, Debitoren und Kreditoren spezifische Bewertungskurse möglich.

Datumsabhängige Kurse

In der Kurstabelle werden die Kurse auf einer Zeitachse eingetragen. Bei der Erfassung von Bewegungsdaten werden Buch- und Bewertungskurse vorgeschlagen. Die Fremdwährungskurse können mittels Schnittstelle täglich importiert werden. Der Import lässt sich zusammen mit AbaNotify vollständig automatisiert ausführen.

Kursausgleich auf Belegebene

Der Kursausgleich erfolgt automatisch auf die pro Debitor definierten Kursausgleichskonten.

Auswertungen

Sämtliche Auswertungen unterstützen die Datenausgabe in Fremd- und Leitwährung.

Geschäftsbereiche

Mit der Option “Geschäftsbereiche“ lassen sich komplexere Organisationsstrukturen abbilden, da dieses Element erlaubt, einen Mandanten weiter aufzugliedern. Diese Organisationsstruktur eignet sich insbesondere für Filialorganisationen. Es können mehrere Betriebe als Geschäftsbereiche im selben Mandanten geführt werden, die Ebene “Geschäftsbereich“ ist als eine selbständig bilanzierende Einheit definiert. Die Geschäftsbereiche werden in interne und externe unterteilt:

  • Interne Geschäftsbereiche
    Interne Geschäftsbereiche sind selbstständig bilanzierende Einheiten (Filialen, Nebenbetriebe), für die eine separate Bilanz und Erfolgsrechnung geführt werden muss.

Jeder interne Geschäftsbereich kann mit einer beliebigen Anzahl externer und anderer interner Geschäftsbereiche Verkehr aufweisen. Dieser wird als konzerninterner Verkehr detailliert in einer Liste dargestellt, der als Grundlage für die Konsolidierung auf der nächsten übergeordneten Stufe (Konzern) dient.

  • Externe Geschäftsbereiche
    Externe Geschäftsbereiche sind Betriebe, für welche die Buchhaltung nicht innerhalb des Mandanten geführt wird. Sie gehören aber zur Organisationsstruktur (Konzern), für die der Intercompany-Verkehr ausgewiesen werden muss.

Vorteile der Option:

  • Adressen für mehrere Buchhaltungen werden zentral geführt
  • Zentrale Debitoren- und Kreditorenstämme
  • Gemeinsamer Konto- und Kostenstellenplan

Buchen mit Geschäftsbereichen

In einem Buchungssatz muss immer der gleiche Geschäftsbereich für Soll und Haben verwendet werden, damit die Konsistenz der Auswertungen auf der Stufe Bilanz und Erfolgsrechnung sichergestellt ist.

Konten- und Kostenstellenpläne werden zwar zentral geführt, einem Konto oder einer Kostenstelle / -träger kann aber ein Geschäftsbereich fix zugeordnet werden, so dass mit einem bestimmten Konto oder Kostenstelle/-träger auch nur ein bestimmter Geschäftsbereich gebucht werden darf.

Auswertungen

Sämtliche Auswertungen können pro Geschäftsbereich oder für den Mandanten erstellt werden.

Geschäftsübergreifend buchen

Die Funktion ermöglicht dem Anwender in allen Applikationen das direkte Buchen eines anderen Geschäftsbereichs. Dabei wird im Ursprungs- wie auch im Ziel-Geschäftsbereich gebucht. Die Umbuchung erfolgt durch das System, gestützt auf hinterlegte Buchungsregeln, automatisch.

Lieferanten-/Kundenverrechnung

Mit der Option “Lieferanten-/Kundenverrechnung“ können Belege aus der Debitorenbuchhaltung mit Belegen der Kreditoren automatisch in einem Dispositionslauf verrechnet werden.

Lieferantenstamm

Für jeden Lieferanten kann bestimmt werden, ob die Debitoren- mit den Kreditorenrechnungen verrechnet werden dürfen. Dies erlaubt es, unerwünschte Verrechnungen zu vermeiden.

Automatische Verrechnung im Kreditoren-Dispolauf

In einem Zahlungslauf wird auf jeder Position der aktuelle OP-Saldo des Debitors angezeigt. Der Anwender bestimmt nun, bei welchen Lieferanten die Verrechnung erfolgen soll. Dazu wird im Kontextmenü der Verrechnungsdialog gestartet. Das Programm schlägt die höchst mögliche Verrechnung von offenen Belegen vor. Dieser Vorschlag kann vom Anwender nochmals angepasst werden. Sobald der Dispositionslauf verbucht wird, werden die offenen Posten sowohl in der Kreditoren- wie auch in der Debitorenbuchhaltung miteinander verknüpft und ausgebucht.

Visumskontrolle

Rechnungen müssen von den zuständigen Personen auf ihre Richtigkeit geprüft werden. Mit der Option “Visumskontrolle“ wird der Prozess der Rechnungskontrolle und Visierung spürbar beschleunigt und vereinfacht. Auf digitalisierte Originalbelege kann im Visumsprozess jederzeit zugegriffen und somit gänzlich im innerbetrieblichen Ablauf auf Papier verzichtet werden. Belege visieren oder ablehnen, Bemerkungen erfassen und andere Personen in den Ablauf integrieren wird zum Kinderspiel.

Automatische Verrechnung im Kreditoren-Dispolauf

Jede beliebige Person eines Unternehmens kann als Visumsverantwortlicher definiert werden, um Rechnungen vor der Zahlungsfreigabe zu prüfen. Für jeden Visumsverantwortlichen lassen sich darum wichtige Vorgaben bestimmen wie zum Beispiel die Möglichkeit, Einsicht in Belege anderer Mitarbeiter zu erhalten oder eine Visumslimite pro zu visierende Rechnung zu bestimmen usw.

Visumsstruktur definieren

In der Visumsstruktur wird der Standardablauf bestimmt, den ein Beleg zu durchlaufen hat. Je nach Firmenstruktur kann dieser Ablauf mehrere Stufen umfassen. Wird ein Beleg visiert, gelangt dieser gemäss vorgegebener Struktur automatisch zur nächsten Person. Je nach Definition kann diese Struktur während dem Visumsprozess verändert und der Beleg einer anderen Person zugewiesen werden.

Inbox

Das eigentliche Arbeitsinstrument des Visumsverantwortlichen ist seine persönliche Inbox. In dieser sind alle von ihm zu visierende Belege abgelegt und können dort auch abgearbeitet werden. Der Inhalt der Tabelle, in der die Belege angezeigt werden, kann nach jeder Spalte sortiert werden. Auch lässt sich der Aufbau der Tabelle je nach Bedarf anpassen. Soll ein Beleg visiert oder abgelehnt werden, muss lediglich die entsprechende Checkbox in der Tabelle aktiviert und der Vorgang abgeschlossen werden. Zu jedem Vorgang kann auch eine Bemerkung erfasst werden, die je nach Konfiguration bei einer Ablehnung eines Belegs zwingend verlangt wird.

Originaldokument anzeigen

Falls die Originaldokumente digitalisiert und als PDF in den Belegdossiers gespeichert wurden, können diese Rechnungen während des Visumsprozesses angezeigt werden. Dazu wird ein neues Fenster geöffnet und das Dokument im Original aus dem Dossier angezeigt. Sobald in der Inbox-Tabelle der nächste Beleg angewählt wird, zeigt das Programm in der Dokumentenvorschau automatisch das PDF der dazugehörenden Rechnung an.

Stellvertretung

Jeder Visumsverantwortliche kann seinen oder seine Stellvertreter aus der Liste sämtlicher Visumsverantwortlicher auswählen. Sobald der Visumsverantwortliche seine Abwesenheit aktiviert, können seine bezeichneten Stellvertreter in seine Inbox wechseln und die Belege bearbeiten. Dabei wird pro Visumsvorgang gespeichert, wer den Beleg visiert hat. Die Stellvertreter ihrerseits sehen in einer Liste, welche Personen sie zu vertreten haben.

Visumsbenutzer / Visumsbenutzer erweitert

Oft ist es vorgesehen, dass in einem Unternehmen viel mehr Personen Rechnungen visieren müssen, als effektiv in der Kreditorensoftware arbeiten und zum Beispiel selber Belege erfassen. Diesen Visumsverantwortlichen stehen dafür zwei spezielle Benutzertypen (Visumsverantwortlicher und Visumverantwortlicher erweitert) zur Verfügung, mit dem man nur die entsprechende Inbox und die für den Visumsprozess vorgesehenen Funktionalitäten nutzen kann. Alle weiteren Programme werden diesen Anwendern im Abacus Hauptauswahlmenü gar nicht angezeigt. Die beiden Benutzertypen unterscheiden sich darin, dass der Visumsverantwortliche Belege nur in einem kleinen Umfang bearbeiteten darf. Der Visumsverantwortliche erweitert kann hingegen den Beleg vollständig anpassen.

Check drucken/verwalten

Die Option “Check drucken/verwalten“ erlaubt das Erstellen von drei verschiedenen Checkarten:

  • Bankcheck
  • Korrespondenz-Check
  • Postauszahlungsschein

Bankcheck

Für alle Bankcheck-Zahlungen wird mit Hilfe des mitgelieferten Standardformulars ein Bankcheck nach den Vorschriften des Banken-Reglements vom 4/90 ausgedruckt. Allfällige Zusatzmöglichkeiten werden über Zusatzfelder definiert.

Korrespondenz-Check

Die Korrespondenz-Checks erlauben das Begleichen von Einzel- oder Sammelzahlungen mit direkter Anzeige der ausgeglichenen Belege. Das mitgelieferte Standardformular zeigt von jedem beglichenen Beleg das Belegdatum, die Belegreferenz, allfällige Abzüge und den bezahlten Betrag.

Postauszahlungsschein

Für alle Postauszahlungsschein-Zahlungen wird mit Hilfe des mitgelieferten Standardformulars ein Postauszahlungsschein nach den Vorschriften der Post ausgedruckt. Allfällige Zusatzmöglichkeiten werden über Zusatzfelder definiert.

Alle drei Check-Formulare wurden mit einem Abacus Formulargenerator erstellt. Damit ist die Möglichkeit gegeben, ohne weiteres individuelle Anpassungen dieser Formulare aufgrund spezieller Kundenbedürfnisse vorzunehmen. Dies kann durch den Abacus Vertriebspartner geschehen oder durch den Anwender selbst.

Schnittstellen

Mit den AbaConnect-Schnittstellen können in die Kreditorenbuchhaltung Lieferantenstammdaten und Belege importiert werden. Neben dem Import von noch nicht vorhandenen, sprich neuen Datensätzen, können über die Schnittstellen auch Datensätze mutiert werden.

Folgende Funktionsarten stehen zur Verfügung:

  • Dateischnittstelle im XML-Format
  • WebService-Schnittstelle via HTTP/SOAP (Simple Object Access Protocol)

Funktionsweise

Für die verschiedenen Datenarten wird eine Schnittstellendefinition mit einem Standard-Mapping bereitgestellt. In einem Mapping ist festgelegt, welche Datenbankfelder importiert und exportiert werden können und welche Aktionen (Import und/oder Export) zulässig sind. Mappings können kopiert und an Kundenbedürfnisse angepasst werden. Der Datenaustausch erfolgt im XML-Format.

Dateischnittstelle

Die Dateischnittstelle eignet sich für den unkomplizierten Datenaustausch, da sie sehr einfach zu bedienen ist. Diese Schnittstelle exportiert und importiert XML-Dateien, deren Struktur einem der verfügbaren Mappings entsprechen muss.

WebService

Für die professionelle Anbindung von Um- oder Fremdsystemen zwecks Datenaustauschs kann die Web-Service-Schnittstelle verwendet werden. Die Schnittstellen von AbaConnect können so direkt über eine HTTP-Verbindung unter Verwendung von SOAP verwendet werden. Diese Technologie ermöglicht es, dass eine fremde Anwendung ohne grossen Programmieraufwand die AbaConnect-Schnittstellen verwenden kann.

Erweiterte Belegarten

Mit der Grundversion der Abacus Kreditorenbuchhaltung kann pro Belegtyp (Faktura, Gutschrift, Vortrag usw.) eine Belegart erfasst werden. Wenn pro Belegtyp mehrere Belegarten geführt werden sollen, muss die Option “Erweiterte Belegarten“ installiert werden.

Belegaufbau

Ein Beleg besteht aus einem Belegkopf und mindestens einer Belegposition. Im Belegkopf sind alle Informationen enthalten die für den gesamten Beleg gültig sind, wie beispielsweise das Belegdatum, die Währung, Belegnummer usw.

In einer Belegposition stehen primär die Angaben für die Verbuchung in die Finanzbuchhaltung dieser Position, wie beispielsweise das Konto, die Kostenstelle, der MwSt.-Code, der Betrag usw. Es lassen sich bis zu 9’999 Positionen pro Beleg erfassen.

Muss-Felder eines Beleges

Für die Belegerfassung können Felder als zwingend definiert werden. Welche Eingabe vorgeschlagen oder geprüft wird bestimmen die folgenden drei Vorschlagsebenen:

  • Lieferant
  • Firma
  • Belegart

Diese, in Kombination mit den Definitionszusätzen “Eingabe zwingend“ oder “keine Eingabe“, was bedeutet dass der vorgeschlagene Feldwert nicht manuell übersteuert werden kann, ermöglichen eine individuelle Steuerung der einzelnen Belegarten.

Mandanten

Mit der Grundversion des Electronic Banking kann ein produktiver Mandant und/oder ein Test- oder Umstellungsmandant geführt werden. Die Option “Mandanten“ ermöglicht, maximal 999’999 verschiedene Electronic Banking Mandanten zu verwalten.

Eröffnung eines neuen Electronic Banking Mandanten

Dank der Einfachheit des Eröffnungsprogramms kann jeder Anwender selbständig einen neuen Mandanten eröffnen. Somit müssen beispielsweise die MwSt.-Codes nicht noch einmal erfasst werden. Zudem besteht die Möglichkeit, während der Eröffnung weitere Applikationen und deren Einstellungen für den zu eröffnenden Mandanten zu installieren.

Wechsel zwischen Mandanten

Der Wechsel von einem Mandanten in einen anderen ist aus dem Hauptmenü des Electronic Banking einfach und schnell möglich. Über eine passwortgestützte Zugriffsberechtigung kann direkt die Auswahlliste der Mandanten, wobei die Sortierung der Mandanten nach alphabetischen oder numerischen Gesichtspunkten unterstützt wird, gestartet werden.

Deutscher Zahlungsverkehr

Die Option “Deutscher Zahlungsverkehr“ ermöglicht den Online Zahlungsverkehr mit deutschen Finanzinstituten und die Aufbereitung der Zahlungen nach deutschen Zahlungsformaten und Funktionen. Inlandzahlungen nach DTAUS (IZV) und Auslandzahlungen nach DTAZV (AZV) werden ebenso unterstützt wie das neue europäische Zahlungssystem SEPA (ISO20022). Die multibankenfähige Standard-Kommunikationsschnittstelle EBICS wird für die Online Verarbeitung eingesetzt.

Da Spesen und Bearbeitungsgebühren für Auslandzahlungen schnell eine beträchtliche Summe ausmachen können, ist diese Option für alle Abacus Anwender, welche nach Deutschland zahlen, ein optimales Werkzeug um Kosten zu sparen.

Cash Management

Die Option “Cash Management“ bietet die Möglichkeit zur Planung der Liquidität, der Disposition der liquiden Mittel und die Analyse der Zahlungsströme. Aktuelle Daten und Informationen der Finanzkonten und der Abacus Applikationen Debitoren- und Kreditorenbuchhaltung bilden die Grundlage für die Sicherung der Liquidität und die Effizienz im Zahlungsverkehr.

Verschiedene Auswertungen bieten die Möglichkeit, den Zahlungsfluss und die Veränderung der Liquidität für einen Zeitraum von bis zu 60 Tagen in die Zukunft aufzuzeigen. Zudem besteht die Möglichkeit, Daten aus Drittapplikationen in das Cash Management zu übernehmen. Dazu stehen Import-Schnittstellen zur Verfügung.

Kontobewegungen verbuchen

Die Option “Kontobewegungen verbuchen“ ermöglicht die automatische Zuordnung und Verbuchung von Zahlungsbewegungen. Als Grundlage dienen Kontoauszüge der Finanzinstitute; sogenannte MT940 Dateien (SWIFT Standard Format). Die Gutschriften und Lastschriften werden in das Abacus Electronic Banking importiert und aufgrund von Zuordnungsregeln wird ein entsprechender Beleg für die automatische Verarbeitung vorgeschlagen.

Hauptsächlich werden damit Zahlungseingänge zu offenen Rechnungen zugewiesen oder Belastungen für disponierte Zahlungen bestätigt. Die offenen Belege für eine Zuweisung werden in der Debitoren- bzw. Kreditorenbuchhaltung gesucht. Sollte aufgrund der Regeldefinition kein Beleg gefunden werden, kann auch eine Direktbuchung in die Finanzbuchhaltung erfolgen.

Sämtliche automatische Zuordnungen können überprüft und manuell nachbearbeitet werden. Die Zuordnung kann dann mittels Direktsuche über Listen erfolgen und muss nicht zwingend über das Regelwerk durchgeführt werden. Manuelle Verbuchungen und Zuordnungen können so optimiert werden; die zeitraubende Verarbeitung von Kontoauszügen wird stark reduziert.

Diese Option ist nur für Abacus Anwender in der Schweiz kostenpflichtig, da in Deutschland diese Verarbeitung zum Standard gehört. In der Schweiz ist die Kontoauszugsverarbeitung nicht der Regel-fall, da die Zahlungsverarbeitung mit ESR (Einzahlungsschein mit Referenznummer) einen sehr hohen automatischen Verarbeitungsgrad aufweist.

Finanzbuchhaltung mit integrierter Kostenrechnung

Mit der umfangreichen tastaturunterstützten Buchungsmaske erledigen Sie die Datenerfassung schnell und effizient. Stammdatenabhängig können zeitliche Abgrenzungen über mehrere Monate oder jahresübergreifend erfolgen. Die Buchungen können Sie mit eigenen Datenbankfeldern ergänzen und die Standardauswertungen mit benutzerdefinierten Feldern erweitern.

Eine Software muss flexibel sein und sich anpassen können – zum Beispiel bei einem neuen Mehrwertsteuersatz. Dazu lassen sich die MWST-Codes datumsabhängig führen, wodurch Sie Satzänderungen einfach handhaben. Standardauswertungen für die MWST-Abrechnung, für Verprobung und Umsatzabstimmung unterstützen Sie bei der korrekten Erstellung der MWST-Abrechnung.

Programmgesteuerte geschäftsbereichs-übergreifende Buchungen ermöglichen einen schnellen Ablauf von Transaktionen über verschiedene Gesellschaften.

Mehr zur Finanzbuchhaltung

Kostenrechnung

Kosten den effektiven Verursachern zuzuordnen, ist Aufgabe der integrierten Kostenrechnung. Mit ihr werden Aufwände nach individuellen Schlüsseln verbucht. Ein Beispiel für die umfangreichen Möglichkeiten sind Gemeinkostenzuschläge in Prozent, fix pro Einheit oder nach einer individuellen Formel.

Damit Sie sich jederzeit auf tagesaktuelle Informationen verlassen können, stehen Standardauswertungen zur Verfügung. Deren Einstellungen legen Sie selber fest und speichern diese als Vorgabe. So sind diese bei Bedarf sofort wiederverwendbar.

Auf die Revisionssicherheit Ihrer Buchhaltung können Sie sich als Abacus Anwender hundertprozentig verlassen. Korrekturen von Buchungen werden akribisch protokolliert. Und welche Benutzer Änderungen an Buchungen vornehmen, entscheiden Sie.

Debitorenbuchhaltung

Verbessern Sie die Liquidität im Unternehmen durch die regelmässige Kontrolle der Debitorenausstände. Das Abacus Mahnwesen lässt sich einfach und individuell an die Geschäftsbeziehung mit dem Kunden anpassen; mit flexiblen Formularen, Mahn-Einzahlungsscheinen und Spesen – selbstverständlich unter Einhaltung allfälliger Branchengegebenheiten.

Mit der automatisierten Zahlungserfassung erledigen Sie die Debitorenbewirtschaftung zeitsparend. Durch die direkte Integration in die Finanzbuchhaltung und ins Verkaufsprogramm ist die Grundlage für realtime Daten und fundierte Entscheidungen gegeben. Die Kreditwürdigkeit eines Kunden und sein Zahlungsverhalten können Sie bereits beim Erstellen der Offerte oder der Auftragserfassung prüfen.

Die Integration unterschiedlicher Daten aus Branchenlösungen und Fremdprogrammen ist über moderne Schnittstellen möglich. Das macht die Debitorenlösung zu einem wichtigen Kontrollinstrument für die Verkaufsabteilung.

Mehr zur Debitorenbuchhaltung

Kreditorenbuchhaltung

Die Kreditorensoftware ermöglicht eine akribische Kontrolle der offenen Lieferantenrechnungen. Auf dieser Basis können Sie Geldmittel optimal verwalten und einsetzen. Alle relevanten Informationen und Statistiken über Umsätze stehen sofort zur Verfügung und bieten Ihnen eine wichtige Grundlage für Verhandlungen mit Lieferanten.

Offene Rechnungen bezahlen Sie fristgemäss unter Berücksichtigung der Geldmittelverwaltung – dafür sorgt das automatische Dispositionsprogramm mit einer Offen-Posten- und Fälligkeitsliste. Auswertungen und Echtzeitdaten rufen Sie im Online-Dashboard MyAbacus jederzeit und ortsunabhängig ab. Über die Drill-Down-Funktion wird jeder Originalbeleg sofort angezeigt.

Mehr zur Kreditorenbuchhaltung

Ist Ihre Kreditorenbuchhaltung bereits papierlos?

AbaScan ist die ideale Lösung, um Ihre Papierrechnungen zu digitalisieren und weiterzuverarbeiten. Der anschliessende Rechnungsprüfungs- und Visumsprozess wird in der Kreditoren-Software vollständig elektronisch und über mehrere Instanzen abgewickelt. Manuelle Erfassungsarbeiten sind nicht mehr nötig.

Erfahren Sie mehr

Electronic Banking

Abacus Electronic Banking ist ein multibankfähiges Programm für die direkte Abwicklung des Zahlungsverkehrs mit Kunden und Lieferanten. Es unterstützt Sie bei der effizienten Verwaltung und Planung Ihrer Finanzmittel. Übersichtlich, intuitiv, sicher – ob als Einzelplatzlösung oder als integrierter Bestandteil der Abacus Finanzanwendungen – Abacus Electronic Banking spart Zeit und Geld.

Abacus Electronic Banking berücksichtigt die neusten Technologien und Sicherheitsanforderungen sowie die aktuellen Standards wie beispielsweise ISO 20022 und SEPA.

Mehr zum Electronic Banking

Optimieren Sie die Entscheidungsprozesse

Mit MyAbacus treffen Ihre Mitarbeiter Entscheidungen faktenbasiert und lösungsorientiert. Jedes Dashboard lässt sich individuellen Bedürfnissen anpassen. Unternehmenskennzahlen und Zahlen aus Bilanzkonten oder der Erfolgsrechnung werden in Echtzeit verarbeitet und grafisch aufbereitet. Die Entwicklung der Werte wird aufgezeigt.

Mehr zu MyAbacus

Mobiles Arbeiten mit AbaCliK

Erfassen Sie Spesen für Kilometer oder Mittagessen mobil und verbuchen Sie diese automatisch. Oder kontrollieren und visieren Sie Kreditorenrechnungen von unterwegs – mit der Smartphone App AbaCliK für iOS und Android geht’s ganz easy. Die App unterstützt die Arbeitsprozesse von Mitarbeitenden und Vorgesetzten auf ideale Weise.

www.abaclik.ch

Wissensdatenbank

"Die Funktion der Geschäftsbereiche in der Abacus Finanzsoftware, die durch bsb.info.partner realisierte Integration mit unseren Branchenlösungen sowie das exzellente Reporting-Tool für unsere Geschäftsführer bilden ein funktionierendes Gesamtsystem. Dieses stiftet uns bis heute einen hohen betriebswirtschaftlichen Nutzen."

Sascha Tscharner, CFO, Sieber Transport

"Mit der Abacus Software und unseren Eigenentwicklungen haben wir heute einen sehr hohen Automatisierungsgrad der verschiedenen Geschäftsprozesse erreicht."

Diana Estermann-Müller, Head of Finance & Administration, Netcetera

"Dank der Flexibilität der Software mussten wir unsere Prozesse und Abläufe nicht anpassen, sondern die Software passte sich uns an, womit eine unserer Vorgaben bei der Evaluation erfüllt wurde."

Daniel Büchel, Geschäftsführer, Leomat AG