Digitale Archivierungs- und Scan-Lösung AbaScan

Bewahren Sie alle Geschäftsdokumente nach den Grundsätzen der ordnungsgemässen Buchführung lückenlos in digitalen Dossiers und Archiven auf. Die Abacus Business Software bietet dazu eine integrierte Archivierungs- und Scanning-Lösung. Der Text in den Dokumenten wird beim Scannen automatisch indexiert. Dadurch finden Sie Dokumente und Textstellen mittels Eingabe von Stichworten in Sekundenschnelle. Echtheit, Vollständigkeit und Herkunft der Dokumente werden durch elektronische Signaturen nachgewiesen.

Funktionsübersicht

Vollständig integrierte, elektronische Dokumentaufbewahrung in Dossiers und Archiven

Dokumente und Originalbelege wie Rechnungen sind nur einen Mausklick entfernt und stehen Ihnen bei der Volltextsuche, für Auswertungen oder im Buchungsprogramm immer zu Verfügung.

Flexibles Dokumenten-Scanning mit vielfältigen Verarbeitungsvarianten

AbaScan verarbeitet ganze Stapel von Originaldokumenten. Die Scans stehen dann als einzelne PDFs zur Weiterverarbeitung bereit – in AbaScan Inboxen oder in der Kreditorensoftware. Die Verarbeitung erfolgt mit oder ohne Barcodes.

OCR-Erkennung und Volltextsuche

Bei der Verarbeitung erkennt AbaScan Textstellen und interpretiert sie entsprechend. Deshalb finden Sie die gesuchten Bereiche oder das gesuchte PDF-Dokument einfach und schnell mit der Suchfunktion.

Elektronisches Signieren für sicheren Nachweis von Ursprung und Echtheit des Dokuments

Mit SuisseID (fortgeschrittenes und qualifiziertes Zertifikat) oder EasySignature mit zertifiziertem Zeitstempel haben Sie zwei Möglichkeiten, Dokumente elektronisch zu signieren.

Zertifiziert und gesetzeskonform gemäss GeBüV (Schweiz)

Eine unabhängige Prüfgesellschaft hat 2015 die Abacus Archivierungs- und Scanning-Lösung AbaScan auf ihre Gesetzeskonformität geprüft.

Elektronische Archivierung

  • Dokumentenvorschau für gängige Formate wie Office-Programme, Grafikformate, E-Mails
  • Protokollieren von Verwaltungsvorgängen wie kopieren, löschen und verschieben von Dokumenten
  • Dokument-Zugriffsschutz basierend auf Benutzerkategorien und/oder Einzelpasswortschutz
  • Dokumentensperre zum Schutz vor ungewollter Veränderung durch andere Benutzer
  • Elektronisches Signieren von PDF-Dokumenten mit SuisseID und/oder EasySignature

Scanning Funktionen

  • Volltext- und Barcode-Erkennung in gescannten Dokumenten
  • Trennung von Dokumenten durch Barcodes, Trennseiten, Leerseiten oder Trenn-Barcodes
  • Identifizierung von ESR, IBAN, E-Mail, URL, UID(CH) sowie von individuellen Textstellen
  • Benutzerfreundlicher Scan-Upload und Verarbeitung gemäss Vorgaben
  • Nachbearbeitung durch Scan-Control oder manuell für die Fehlerbeseitigung
  • Stapelverarbeitung mittels AbaNotify

Unterstützung Kreditorenprozess

  • Lieferantenerkennung aufgrund ESR-Zeile, IBAN-Kontonummer, E-Mailadresse, Unternehmens-ID
  • Automatisiertes Buchen von Kreditorenbelegen aufgrund der Rechnungsinhalte
  • Bei verteilten Organisationen zentrales oder dezentrales Scanning und Visieren von gescannten Rechnungsbelegen
  • Hardware-Unabhängigkeit von Scannern und Label-Printern

Informationen zum Kreditorenprozess

Barcode-Unterstützung

  • Barcode-Drucker für grössere Mengen von Barcode-Etiketten auf speziellen Label-Druckern
  • Erkennung von QR-Codes, Datamatrix, PDF417 und Code128 Barcodes
  • Direktes Drucken von Archivierungs-Barcodes in Serienbriefen
  • Kontrollseite mit Anzahl Dokumente im Stapel, Trennseiten und spezielle Trenn-Barcodes

Zusatzfunktionen

  • Auswertungen mit Originalbelegen im Anhang oder als Beilage
  • Zentrale AbaConnect Schnittstellen für alle Dossiers, Archive und Inboxen
  • Funktion für Auslagerung und externe Ablage
  • Volltextindexierte Suchfunktionen mittels AbaSearch (optional)
  • Automatisches Signieren von Dokumenten mit EasySignature oder SuisseID

10 weitere Mandanten zur Archivierung pro Geschäftsbereich

In der Grundversion stehen Ihnen bereits 10 Mandanten für die Archivierung zur Verfügung. Weitere Mandanten können in Zehnerschritten hinzugefügt werden. Um die Archivierungsfunktionen zu nutzen, müssen die einzelnen Mandanten für die Archivierung aktiviert sein (Programm AbaTools Mandant Freigabe).

Sobald der Mandant aktiviert ist, stehen allen Benutzern Auswertungen mit PDF-Belegen im Anhang zur Verfügung. Zusätzlich zu den Dossierfunktionen haben die Archivierungs-Benutzer folgende Möglichkeiten:

  • Archive eröffnen und in entsprechende Kalenderjahre teilen
  • Inboxen nutzen und bearbeiten
  • Via AbaConnect Dokumente ex- bzw. importieren
  • Druckaufträge aus beliebigen Programmen an den PDF-Druckertreiber senden (nur Windows)
  • Dokumente aus Microsoft-Office direkt mittels Plugin in Dossiers und Archive ablegen
  • Dokumente auslagern und abgleichen
  • Dokumente signieren mit installierter SuisseID von SwissSign

Barcode-Generator

Mit der Option «Barcode-Generator» können Sie grosse Mengen Barcodes erstellen und Spezialetiketten drucken. Umfangreiche Selektions- und Formatierungsmöglichkeiten erlauben Ihnen die gewünschten Etiketten zu erstellen.

Elektronische Archivierung

Mit Abacus haben Sie Ihr Unternehmen im Griff. Alle Dokumente, Belege und Korrespondenzen bewahren Sie sicher und strukturiert in den Applikations-Dossiers oder in den zentralen Dossiers auf. Die Archive sind in Geschäftsjahre unterteilt, wodurch Sie die gesetzlichen Aufbewahrungsfristen einhalten. Weil die Abacus Business Software PDF-, MS Office- und gängige Grafik- und Mail-Formate unterstützt, haben Sie jederzeit Einsicht in alle Ablagen. Die Dokumente bearbeiten Sie direkt und zugriffsgeschützt im entsprechenden Originalprogramm.

AbaScan

Die Scanning-Lösung von Abacus ist in der Lage, ganze Stapel gescannter Originalbelege – beispielsweise Lieferantenrechnungen – zu verarbeiten. Die einzelnen PDF-Originaldokumente werden getrennt aufbereitet, volltextindexiert, elektronisch signiert und im vorgesehenen Archiv, Dossier oder in der Scan-Inbox gespeichert. Die möglichen Verarbeitungsvarianten sind vielfältig. Sie entscheiden, welche Ihren Anforderungen entspricht. AbaScan überzeugt besonders bei der Verarbeitung von grossen Mengen, welche auch automatisiert im Hintergrund bewältigt werden kann.

Weitere nützliche Funktionen

AbaScan wird nahtlos in die Kreditorensoftware integriert, gescannte Lieferantenrechnungen werden automatisch verbucht und visiert. Konto- oder Kostenstellenauszügen können Sie auf der Detailbuchungsebene Bilder der Belege zuordnen. Mit der praktischen Drill-Down Funktion verfolgen Sie Dossiers und Auswertungen jederzeit bis zum Originalbeleg entlang der Prüfspur zurück. Ein Barcode sorgt dafür, dass ein gescanntes Dokument im richtigen Dossier abgelegt wird. Für die Wirtschafsprüfung steht ein Auslagerungssystem zur Verfügung, das Auswertungen inklusiv aller zugehörigen Originalbelege zuverlässig auf externen Medien speichert.

Ist Ihre Kreditorenbuchhaltung bereits papierlos?

Wenn nicht, haben wir die Lösung für Sie! Sparen Sie Zeit und Geld und erhöhen Sie die Transparenz innerhalb Ihrer Buchhaltung. Mit der Scan-Lösung lesen Sie Papierrechnungen ein, führen eine digitale Prüfung durch und erledigen die Visumskontrolle digital und mobil.

Erfahren Sie mehr

Wissensdatenbank

"Dank der Flexibilität der Software mussten wir unsere Prozesse und Abläufe nicht anpassen, sondern die Software passte sich uns an, womit eine unserer Vorgaben bei der Evaluation erfüllt wurde."

Daniel Büchel, Geschäftsführer, Leomat AG

"Mit der Abacus Software und unseren Eigenentwicklungen haben wir heute einen sehr hohen Automatisierungsgrad der verschiedenen Geschäftsprozesse erreicht."

Diana Estermann-Müller, Head of Finance & Administration, Netcetera