Special Event: Leistungs- und Projektmanagement

Wie rentabel einzelne Projekte und wie produktiv Mitarbeitende sind, muss jederzeit überprüfbar sein. Gerne zeigen wir Ihnen am
26. September 2017 im Radisson Blue Hotel in Zürich anhand von Kundenbeispielen, wie einfach es sein kann.

Leistungs- und Projektabrechnung AbaProject

Wie wirtschaftlich einzelne Projekte, Anlagen, Aufträge und Mitarbeiter sind, sollten Sie jederzeit prüfen können. Mit der Leistungs- und Projektabrechnung AbaProject steht Ihnen dafür ein flexibles Instrument zur Verfügung. Es bietet Ihnen eine Übersicht über alle Wertschöpfungsprozesse und liefert die Informationen, die Sie für die erfolgreiche Führung Ihres Unternehmens brauchen.

Funktionsübersicht

Präsenzzeit und Leistungserfassung

Die flexible Zeiterfassung – auch auf mobilen Geräten – macht AbaProject zu einem Programm, das von jedem Mitarbeiter geschätzt wird.

Kostencontrolling auf den Punkt gebracht

Um schnell reagieren zu können, erhalten Führungskräfte mit AbaProject relevante Kennzahlen zum Unternehmen und Detailinformationen bis auf Projektphasenebene.

Nahtlose Integration

Durch die nahtlose Integration in die Abacus ERP-Gesamtlösung kann AbaProject als Controlling-Instrument genutzt werden. Doppelerfassungen von Daten fallen weg.

Absenzenprozess

Erfassen Sie Abwesenheiten wie Krankheit, Unfall und Ferien im Einsatzplan direkt in den Programmen AbaProject, MyAbacus oder über die Smartphone App AbaClik . Eine Mitteilung informiert den Vorgesetzten über die Absenz, er kann diese bewilligen oder ablehnen. Nach der Freigabe wird die Abwesenheit in AbaProject als freigegeben gekennzeichnet. Die Vorerfassung von Abwesenheiten ermöglicht eine komplette, programmunterstützte Ferienplanung.

Fakturierungsprozess

Eine Rechnung wird vor dem Versand an jenen Mitarbeiter geschickt, der die Rechnung kontrolliert, freigibt oder ablehnt. Er wird mit einer Mitteilung über die Aufgabe informiert. Erst nach erfolgter Freigabe wird die Rechnung verschickt.

Planung

  • Projekt-, Mitarbeiter- und Anlagenplanung
  • Grafische Darstellung
  • Meilensteine
  • Klassische Vorgängerplanung
  • Zahlungspläne für die Liquiditätsvorschau
  • Tools zur Prüfung der Mitarbeiterauslastung
  • Disposition des Mitarbeitereinsatzes

Fristen und Aktivitäten

  • Projektaufgaben mit unterschiedlichen Aktivitätsarten
  • Erfassung im Projektstamm
  • Auswertung der Projektaktivitäten
  • Fristenverwaltung für einmalige oder wiederkehrende Ereignisse mit Aktionen für zu erledigende Tätigkeiten z.B. Steuerfristerstreckung für Treuhandmandate

Reisekosten

  • Reiseantragsprozess für Mitarbeitende
  • Freigabeprozess für Geschäftsreisen
  • Spesenerfassung mit Belegzuordnung zu Reisen
  • Mobile Datenerfassung für Reisen auf Smartphones
  • Automatisch Auszahlung und Verbuchung der Reisespesen via Electronic Banking- oder Lohnsoftware

Mandanten

Mit der Grundversion kann ein produktiver Mandant und ein Testmandant geführt werden. Diese Option ermöglicht maximal 999‘999 Mandanten zu verwalten. Mit Hilfe von standardisierten Kopierfunktionen werden bestehende Definitionen in neue Mandanten übernommen.

Übernahme von Stammdaten

Stammdaten können nach der Eröffnung eines neuen AbaProject-Mandanten via Schnittstellen von einem bestehenden Mandanten übernommen werden. Diese nützliche Schnittstellenfunktion eignet sich vor allem für Betriebe mit mehreren Filialen, die AbaProject selbständig führen oder für Betriebe, die vordefinierte, branchenabhängige Standard-Stammdaten übernehmen möchten.

Wechsel zwischen Mandanten

Alle Mandanten werden in einer Liste angezeigt, die nach Nummer oder Name sortiert werden kann. Dadurch können die Mandanten auch nach Name oder Nummer gesucht werden, was vor allem bei einer grossen Anzahl aktiver Mandanten eine wertvolle Erleichterung ist. Der Wechsel zwischen den verschiedenen Mandanten erfolgt nach entsprechender Prüfung der Zugriffsrechte einfach und schnell.

Fremdwährung

Mit der Option “Fremdwährung” können Projekte und “Bewegungen” in verschiedenen Währungen erfasst werden.

Fremdwährungstabelle

In der zentral für alle Abacus Applikationen geführten Fremdwährungstabelle sind mehr als 170 Fremdwährungen nach ISO-Code definiert und können wahlweise aktiv gesetzt werden.

Kurstabelle

Die Kurstabelle enthält datumsabhängige Buch- und Bewertungskurse aller aktiven Währungen. Falls mehrere Mandanten verwaltet werden, kann die Kurstabelle mandantenspezifisch oder zentral geführt werden. Nebst den globalen Buch- und Bewertungskursen sind für verschiedene Bereiche spezifische Kurse möglich.

Projektstamm

Einem Projekt kann eine beliebige Währung für die Rechnungsstellung zugeordnet werden. Somit ist es möglich die Rechnung in der Währung des Kunden zu stellen.

Ansätze

Soll bereits bei der Erfassung mit unterschiedlichen Währungen gearbeitet werden, können die Ansätze pro ISO-Code definiert werden, wobei auf den Leistungsarten definiert werden kann, ob eine Bewegung nur in Leitwährung oder auch in einer oder mehreren Fremdwährungen erfasst wird.

Leistungserfassung in Fremdwährung

Die Rapportierung kann in der Leit- oder in einer beliebigen Fremdwährung erfolgen. Pro Bewegung wird der entsprechende ISO-Code erfasst, wobei die Ansätze der entsprechenden Währung zum Tragen kommen. Im Hintergrund wird mit dem aktuellen Kurs der Leitwährungsbetrag automatisch ermittelt und ebenfalls mitgeführt. Der Kurs kann bei der Erfassung manuell geändert werden.

Fakturierung in Fremdwährung

Jedes Projekt kann in einer beliebigen Währung fakturiert werden. In diesem Fall werden sämtliche Rechnungspositionen in die gewählte Fremdwährung umgerechnet.

Auswertungen

  • Projekt in beliebiger Währung
  • Abrechnung in beliebiger Währung
  • Ansätze in einer Fremdwährung

Wenn in der Kreditorenbuchhaltung eine Faktura in Fremdwährung erfasst wird und diese in die Projektrechnung übergeben werden soll, obwohl die Projektrechnung ohne Option Fremdwährung lizenziert ist, kann auf der Leistungsart der Switch “Bestimme Ansatz intern/extern gemäss“ auf Leitwährung eingestellt werden. Somit können die Fakturen trotzdem in der Leitwährung in die Projektrechnung verbucht werden.

Geschäftsbereiche

Mit der Option “Geschäftsbereiche” lassen sich auch komplexere Organisationsstrukturen abbilden, da es dieses Element erlaubt, einen Mandanten nach rechtlichen Gesichtspunkten weiter aufzugliedern. Diese Organisationsstruktur eignet sich insbesondere um mehrere Betriebe als Geschäftsbereiche im selben Mandanten zu führen. Der Geschäftsbereich ist somit als eine selbständig bilanzierende Einheit definiert.

Filialen oder Nebenbetriebe

Betriebe mit Filialen oder Nebenbetrieben können für jede Einheit einen Geschäftsbereich führen und somit auch Auswertungen nach Geschäftsbereich erstellen. Wird AbaProject in Verbindung mit der Finanzbuchhaltung eingesetzt, kann pro Geschäftsbereich eine Bilanz und Erfolgsrechnung ausgewertet werden. Selbstverständlich können die Auswertungen auch auf der Stufe Mandant erstellt werden, was in vielen Fällen einer automatischen Konsolidierung entspricht.

Projekte

Projekte können in mehreren, rechtlich selbständigen Einheiten, d.h. Geschäftsbereichen bebucht werden. Somit ist eine gesamthafte Überwachung der Projekte sichergestellt. Im Programm 311 Projektstamm kann Projekten, welche einem bestimmten Geschäftsbereich zugeordnet werden können, der entsprechende Geschäftsbereich zugewiesen werden. Dadurch erübrigt sich die Erfassung des Geschäftsbereichs beim Rapportieren. Der Geschäftsbereich kann auch abhängig vom Mitarbeiter hinterlegt werden.

Kostenrechnung

Ähnlich wie die Projekte lässt sich die integrierte Kostenrechnung über mehrere Geschäftsbereiche zentral führen, wobei die Kostenstellen sowohl pro Geschäftsbereich als auch gesamthaft ausgewertet werden können.

Zentrale Stammdaten

Der Mandant ist die höchste Hierarchieebene. Stammdaten auf dieser Ebene gelten für alle Geschäftsbereiche. Die zentrale Pflege dieser Daten garantiert einen einheitlichen Datenbestand.

Beispiele für zentral verwaltete Stammdaten:

  • Geschäftsjahre
  • Leitwährung des Mandanten
  • Fremdwährungstabelle
  • Kurstabelle
  • MwSt.-Tabelle
  • MwSt.-Methode
  • Leistungsarten und Leistungskategorien
  • Abrechnungscodes
  • Projektstamm
  • Konten und Kostenstellenpläne
  • Mitarbeiter-, Kunden-, Lieferanten und Adressstämme
  • Anlagenstammdaten
  • Zahlungskonditionen
  • Mahnwesen
  • Passwortschutz

Rapportieren mit Geschäftsbereichen

Jede Buchung wird bei der Erfassung einem Geschäftsbereich eindeutig zugeordnet. Werden die rapportierten Bewegungen in die Finanzbuchhaltung / Kostenrechnung übertragen, werden die daraus generierten Buchungen für die Soll- und Habenseite auch im betreffenden Geschäftsbereich verbucht. Damit ist die Konsistenz der Auswertungen auf der Stufe Geschäftsbereich sichergestellt.

Erfassung von Drittrechnungen

Bei der Erfassung von Drittrechnungen wird pro Position der entsprechende Geschäftsbereich und wahlweise auch das Projekt erfasst. Die Verbuchung in die Finanzbuchhaltung und in die Projektrechnung erfolgt in diesem Geschäftsbereich.

Rechnungsstellung

Die Rechnungsstellung im AbaProject erfolgt pro Projekt und Geschäftsbereich. Dadurch wird für ein Projekt, für welches in mehreren Geschäftsbereichen Leistungen rapportiert wurden, pro Geschäftsbereich eine Rechnung gestellt. Pro Debitorenbeleg ist somit ebenfalls der Geschäftsbereich zugeordnet, welcher auch bei der Zahlung verwendet wird. Dadurch ist wiederum die eindeutige Buchführung pro rechtlich selbständige Einheit resp. Geschäftsbereich gewährleistet.

Auswertungen

Folgende Auswertungen können im AbaProject getrennt pro Geschäftsbereich oder gesamthaft pro Mandant erstellt werden:

  • Detailliste nach Projekt
  • Journal nach Mitarbeiter
  • Journal nach Lieferant
  • Journal nach Kunde
  • Listen nach Leistungsarten und Abrechnungscode
  • Saldolisten nach Mitarbeiter oder Projekt

Geschäftsbereich-übergreifendes Buchen

Mit der Option “Geschäftsbereich-übergreifendes Buchen” werden bei der Verbuchung in die Finanzbuchhaltung und Kostenrechnung die Geschäftsbereich-übergreifenden Buchungen automatisch generiert.

Herkunft Buchungs- und Zielgeschäftsbereich

Der Buchungsgeschäftsbereich wird vom Projekt vorgeschlagen und kann bei der Buchung übersteuert werden. Der Zielgeschäftsbereich stammt vom Subjekt und kann nicht übersteuert werden:

Subjekt

Herkunft Zielgeschäftsbereich

Interne Verrechnung

        

Gegenkostenstelle

Mitarbeiter

Mitarbeiter

Materialbuchungen

Lager

Fremdleistungen

Zielgeschäftsbereich Kreditorenposition

Anlagen

Anlage

Unterstützte Prozesse

Für die Geschäftsbereich-übergreifenden Buchungen werden folgende Prozesse unterstützt:

  • Mitarbeiterbuchungen
  • Interne Verrechnungsbuchungen
  • Materialbuchungen
  • Gemeinkostenzuschläge von Material
  • Anlagebuchungen
  • Werkhofbuchungen (Miete, Verkauf, Rückkauf)

Projektplanung

Die Planung als ein wesentlicher Teil des Controllings wird auf der Stufe “Projekt” immer wichtiger. Die Option Projektplanung im AbaProject unterstützt diese Aufgabe für kleine und grosse Projekte. Neben der Kostenplanung und -überwachung ist die Disposition der einzelnen Arbeitsschritte und der Ressourcen eine wesentliche Funktion dieser Option.

Funktionen der Option Projektplanung auf einen Blick

  • Integrierte Projektplanung basierend auf Kosten und Mengen
  • Mehrstufiges Planungsvorgehen möglich / Grob- und Detailplan
  • Verschieben der geplanten Werte auf der Zeitachse unterstützt die projektbezogene Planung von Mitarbeitern, Maschinen, Material und Fremdleistungen, d.h. aller Leistungstypen.
  • Grafische Darstellungen der verfügbaren Kapazitäten erleichtern die Ressourcenplanung. So werden beispielsweise die freien Kapazitäten oder zu wenig Kapazitäten übersichtlich dargestellt.
  • Excel-Export der Balkendiagramme und Felder
  • Verschiedene Zoom-Funktionen erleichtern dem Anwender die Arbeit.
  • Abweichungen zwischen effektiven und geplanten Werten lassen sich jederzeit grafisch und tabellarisch darstellen.
  • Zukunftsgerichtete Auswertungen, z.B. Hochrechnungen auf Grund des Fertigstellungsgrades, zeigen frühzeitig Budgetabweichungen auf.
  • Vergleiche und Hochrechnungen aufgrund der budgetierten Werte oder individueller Bewertungen
  • Mitarbeitersuche
  • Übersicht in der Projektplanung dank mehreren Ebenen
  • Meilensteine mit Dossier
  • Benutzerfelder für erweiterte Informationen
  • Schnelles Erstellen der Planung mit Drag & Drop sowie Multiselect

Allgemein

In der Planung von Projekten werden zwei Schritte unterschieden: die Grobplanung und die Detailplanung. Das Planen von Projekten ist auf jeder Stufe der Projektstruktur möglich. So kann eine Grobplanung auf der Stufe “Hauptprojekte” und die Detailplanung auf der Stufe “Unterprojekte” erfolgen.

Grobplanung

In der Grobplanung kann pro Projekt eine beliebige Anzahl von Planungselementen, Material, Fremdleistungen und Stunden von Projektmitarbeitergruppen erfasst werden. Der Grobplan kann in eine 9-stufige Hierarchie unterteilt werden. Pro Hierarchie werden die Anzahl und der Betrag berechnet.

Aufteilung in Arbeitsschritte

Wesentlich in einer Grobplanung ist die Möglichkeit, verschiedene Arbeitsschritte, die nacheinander ausgeführt werden müssen, in der entsprechenden zeitlichen Abfolge planen zu können.
Das Grobplanungselement wird dazu in beliebige Arbeitsschritte aufgeteilt. Für jeden Arbeitsschritt kann der Fortschritt zeitabhängig in Prozent oder als Betrag definiert werden.

Arbeitsfortschritt

Der effektive Arbeitsfortschritt kann auf der Ebene der Planungselemente (Stunden, Material, Fremdleistungen) als Prozentsatz oder Betrag erfasst werden. Dies ermöglicht eine Hochrechnung aufgrund der effektiven Zahlen und des Fortschritts.

Eigenschaften der Grobplanung

Die Elemente der Grobplanung (Stunden, Material, Fremdleistungen) enthalten maximal die folgenden Informationen:

  • Bezeichnung des Planungselements
  • Abteilung oder MA-Gruppe
  • Leistungsart für die Planung
  • Datum von/bis
  • Anzahl oder Betrag

Schon vorgenommene Planungen/Planungselemente können mit einer Kopierfunktion zeitsparend von einem Projekt auf andere Projekte übertragen werden, was die Planungsarbeit erheblich erleichtert. Ergeben sich auf Grund von Terminverschiebungen Änderungen bei der Ausführungsperiode, kann die gesamte Planung ebenfalls zeitlich verschoben werden.
Um die Grobplanung grafisch übersichtlich in zeitlicher Abfolge darzustellen, steht ein entsprechendes Programm zur Verfügung. In dieser Darstellung werden die einzelnen geplanten Arbeitsschritte auf einer horizontalen Zeitachse dargestellt, wobei pro Grobplanungselement ein eigener Eintrag erstellt wird. Mit einer Zoomfunktion kann jedes Planungselement in die Details aufgeschlüsselt werden.
Es besteht die Möglichkeit ein Grobplanelement zu definieren, das die Anzahl und den Betrag aus der Summe aller Detailplanungen übernimmt. Auf dem Grobplan werden somit nur die Mitarbeitergruppe und die Leistungsart erfasst.

Detailplanung

In der Detailplanung werden die einzelnen Grobplanungselemente genauer geplant. Dabei kann ein Grobplanelement in diverse Detailelemente aufgeteilt werden, welche ebenfalls von einem Projekt auf andere Projekte kopiert werden können. Die Detailplanbeträge werden laufend vom entsprechenden Grobplanbetrag abgezogen. So kann kontrolliert werden, ob der Detailplan den Grobplan nicht übersteigt.
Die Detailplanung kann nach Anzahl, Betrag oder nach Prozent der Sollstunden vorgenommen werden. Auf Grund des Ansatzes, der in den Stammdaten definiert ist, wird entweder die Anzahl oder der Betrag berechnet. Auch die Detailplanungselemente können grafisch dargestellt und bearbeitet werden.

Einsatzplan (Detailplan mit Wiederholungen)

In den Applikationseinstellungen definierte Einsatzpläne (Wiederholungen) können den Mitarbeitern in der Detailplanung zugewiesen werden. Aufgrund der zugewiesenen Einsatzplanung werden die Einträge in der Detailplanung generiert.

Detailplan in Rapportierung übernehmen

Die Detailplanung kann wahlweise mit oder ohne Werte in die Rapportierung übernommen werden. In der Rapportmaske kann der Rapport anhand der Planung berechnet werden. Somit wird die Detailplanung eins zu eins in die Rapportierung übernommen. Ohne Werte werden nur die entsprechenden Mitarbeiter auf dem jeweiligen Projekt in der Rapportierung angezeigt und der Mitarbeiter muss anschliessend die gearbeiteten Stunden ergänzen.

Archivieren

Grob- und Detailpläne können per ein bestimmtes Datum archiviert werden. Einmal archivierte Pläne können nicht mehr verändert werden. Werte aus archivierten Plänen lassen sich als Budgetzahlen speichern und stehen so nach der Finanzbuchhaltungs-Verbuchung in der Kostenrechnung als Plandaten zur Verfügung.

Ressourcen-Kapazität

Die verfügbare Kapazität pro Mitarbeitergruppe und Mitarbeiter kann ebenfalls dargestellt werden. Bereits geplante Arbeiten und Abwesenheiten wie Ferien und Militär werden grafisch oder tabellarisch dargestellt.
Folgende Darstellungsformen sind verfügbar:

  • Soll-/Plan-Stunden grafisch/tabellarisch
  • Verfügbare Stunden grafisch/tabellarisch

In der Auslastungsansicht kann mittels Zoomfunktion sofort ermittelt werden für welche weiteren Projekte ein bestimmter Mitarbeiter bereits vorgesehen ist. Im Weiteren kann eine Grundauslastung definiert werden, die in der Kapazitätsberechnung ebenfalls mitberücksichtigt wird.
Sind im Programm 621 Applikationseinstellungen die Planungsvarianten definiert, kann die Ressourcenauswertung nach verschiedenen Planungsvarianten erstellt werden. Auch kann in der Ressourcenauswertung selektiert werden, ob die Auswertung aufgrund der Planung der Detailprojekte oder der Hauptprojekte erstellt werden soll.

Grundlast

Das Gesamttotal weist die verfügbaren oder bereits geplanten Arbeitsstunden aller Mitarbeiter und somit den Arbeitsvorrat der ganzen Unternehmung aus.

Planungsfaktor berücksichtigen

Im Zusammenhang mit der Berechnung des Arbeitsvorrates kann der Planungsfaktor (in %) berücksichtigt werden, d.h. die Wahrscheinlichkeit, mit der ein Projekt umgesetzt werden kann. Dies wird in der Berechnung der Kapazität berücksichtigt. Wahlweise können im Ist-/Budgetvergleich verschiedene archivierte Pläne einander gegenübergestellt werden.

Verbuchen der Planung ins Budget

Wahlweise können Grobplanungselemente ins Budget übertragen werden. Da in der Grobplanung die Entlastungskostenstellen nicht erfasst werden können, kann es sein, dass die Entlastungskostenstelle fehlt. Diese Problematik tritt auf, wenn auf der Leistungskategorie die Entlastungskostenstelle gemäss Lohn definiert ist, weil in der Grobplanung der Mitarbeiter nie erfasst wird, sondern nur die Mitarbeitergruppe.
Mit der Einstellung “G-Kst von Mitarbeiter beziehen”, die in den Stammdaten in der Lasche “Planung” definiert werden kann, wird die Gegenkostenstelle vom ersten Mitarbeiter der geplanten Mitarbeitergruppe bezogen. Beim Verbuchen der Planung ins Budget werden neben den internen Kosten die externen Kosten aufgrund der externen Ansätze, die hinterlegt wurden, ermittelt und gebucht.

Meilenstein

Pro Projekt können mehrere Meilensteine erfasst werden, welche bei Verspätung im Balkendiagramm rot dargestellt werden. Auf dem Meilenstein stehen zusätzlich das Dossier, ein Notizfeld und Benutzerfelder für weitere Informationen zur Verfügung.

Mitarbeitersuche

Damit ein freier Mitarbeiter schnell gefunden wird, steht eine Mitarbeitersuche zur Verfügung. Diese Suche bietet die Möglichkeit Wiederholungstermine zu finden.

Auswertungen

Um die geplanten Werte den effektiven gegenüber zu stellen und Abweichungen vom Plan frühzeitig zu erkennen, steht die Funktion “Ist/Budget” zur Verfügung. Das Programm bietet dem Anwender dazu diverse Auswertungen und Möglichkeiten:

  • Hochrechnungen
  • Geschichte der Planung
  • Einzelne archivierte Pläne miteinander vergleichen
  • Ist- und Grobplan vergleichen oder Ist- und Detailplan vergleichen Wahlweise kann ein Ist-/Planvergleich auf der Ebene der Mengen oder auf der Ebene der Beträge vorgenommen werden. Dies ermöglicht einerseits Mengenabweichungen aufzuzeigen und lässt andererseits die Möglichkeit offen, Preisabweichungen zu berechnen.

Projektindividualisierung

Die Option “Projektindividualisierung” setzt sich aus folgenden drei unabhängigen Teilen zusammen.

Buchungsbenutzerfelder

Damit weitere Informationen pro Buchung erfasst werden können, kann der Benutzer die Buchungstabelle mit zusätzlichen individuellen Feldern ergänzen. Abhängig von der Leistungsart kann für diese individuellen Felder bestimmt werden, ob die Felder bei der Erfassung der Leistungen angezeigt werden. Diese Felder können wahlweise mit Formeln abgefüllt werden.

Abrechnungsschemen

Variable Abrechnungsschemen werden eingesetzt, falls ein Projekt mehreren Kunden gemeinsam in Rechnung gestellt werden soll. Der Verteilerschlüssel kann pro selektiertem Kunde und Element der Abrechnungscodestruktur definiert werden.

Bei der Rechnungsstellung wird die Projektrechnung nach dem definierten Schema auf die beteiligten Kunden verteilt, damit jeder Kunde für seinen Anteil eine separate Rechnung erhält.

Feldsets

Für die Projekte kann eine weitere benutzerdefinierte Tabelle mit bis zu 50 Subtabellen eröffnet werden. Pro Subtabelle können freie Felder in der Form von Feldsets erstellt werden.

Der Name der neuen Tabelle ist NPDx. Die Tabellen können wahlweise zeitabhängig sein. Somit stehen auf dem Projektstamm mehrere Zeitachsen zur Verfügung.

Die Felder können im Maskendesigner analog der Benutzerfelder auf die Maske gezogen werden. Mit einer Komponente können die Felder automatisch auf einem TabbedPane angeordnet und je nach Benutzerkategorie ein-/ ausgeblendet werden.
Diese Felder können in Expressions verwendet werden.

Import-Schnittstelle / Business Object

Daten aus vorgelagerten Fremdsystemen wie z.B. Zeiterfassung können über die Standard Schnittstelle ins AbaProject übernommen werden. Im Weiteren lassen sich auch Stammdaten wie Leistungsarten, Leistungskategorien, Projekte, Ansätze etc. via Schnittstelle importieren und exportieren.

Kostenstellen / -trägeraufteilung

Diese Option wird benötigt wenn pro Leistungsart / Leistungskategorie für die Verbuchung in die Finanzbuchhaltung / Kostenrechnung anstatt nur einer Kostenstelle mehrere Kostenstellen (Split) zugeteilt werden sollen.

Materialverrechnung

Materialbestellung und Materialbezug ab Lager für bestimmte Projekte werden in der Auftragsbearbeitung erfasst und den entsprechenden Projekten direkt zugewiesen. Diese Option ist nur erforderlich, wenn Aufwand aus der Auftragsbearbeitung auf ein Projekt gebucht wird.

Aktivitäten / Fristenkontrolle

Mit dieser Option lassen sich verschiedene wiederkehrende oder einmalige Ereignisse automatisieren.

Aktivitäten

Eine Aktivität ist im AbaProject eine standardisierte Tätigkeit, die für Projekte innerhalb einer bestimmten Frist und mit einer frei definierten Priorität erledigt werden muss, z.B. Offerte einreichen oder telefonischen Kontakt aufnehmen.

Fristen

Fristen sind einmalige oder wiederkehrende Ereignisse, die standardisiert werden können und Aktionen wie zu erledigende Tätigkeiten, Briefe, Dokumente oder Leistungen auslösen können, z.B. Steuerfristerstreckung für Treuhandmandate.

Wiederholungen

Es können frei definierbare Wiederholungen für Einsatzpläne, Fristen und Aktivitäten erfasst werden.

Für die Abrechnung wiederholender Vertragsbuchungen kann die Periodizität der Wiederholung frei definiert werden. So können beispielsweise für Sonderschulheime die Schulbeiträge, die pro Quartal in Rechnung gestellt werden müssen, als Vertragsbuchungen hinterlegt und quartalsweise generiert werden. Auch vertraglich vereinbarte Abo-Beträge können so automatisiert werden.

Erweiterte Dokumente

Diese Option ist erforderlich, wenn aus dem AbaProject Serien- respektive Projektbriefe erstellt werden.

Honorarberechnung

Die Honorarabrechnung bildet weitere Stufen des Projekts ab. Pro Projekt können mehrere Verträge, Leistungsbilder und Leistungsphasen erfasst werden. Aus diesen Verträgen wird eine Offerte für den Kunden erstellt.
Die Leistungsphasen werden in einem zweiten Schritt zum Arbeitspaket, welches einen Grobplan darstellt. Auf diese Grobpläne kann rapportiert werden. Die Verträge werden fortschrittsbezogen fakturiert, wobei der Rechnungsbetrag durch den Vertrag und seine Struktur gebildet wird. Regieleistungen werden ebenfalls unterstützt und können im gleichen Prozess abgerechnet werden.

Funktionen der Honorarberechnung:

  • Erfassung von Honorarverträgen, Leistungsbildern, Leistungsphasen
  • Offerten für Honorarvertrag
  • Automatische Generierung von Arbeitspaketen (Grobplänen)
  • Fakturierungsprozess aus Honorarstamm
  • Auswertung Rentabilität (Vertrag / rapportierte Aufwände)

Mobile Datenerfassung auf dem iPad

Die Buchungen werden auf dem iPad in der App AbaSmart erfasst und sobald das Internet zur Verfügung steht an den Server übertragen. Es handelt sich somit um eine Online- und Offline-Erfassung. Bevor die Buchungen auf den Server übertragen werden, können diese im Assistenten bearbeitet werden. Auf dem iPad wird sehr wenig validiert. Die Validierung der Buchungen findet erst beim Einlesen in die Projektrechnung statt.

Projektübersicht

AbaProject ist das zentrale Programm der Abacus Business Software. Es berücksichtigt alle Bereiche eines Unternehmens und verschafft Ihnen eine ganzheitliche Sicht der Dinge. Die Architektur von AbaProject kann je nach Situation und Anspruch des Unternehmens angepasst werden. Deshalb ist es in unterschiedlichen Branchen und Unternehmensstrukturen erfolgreich im Einsatz.

Projektmanagement

Effizientes Projektmanagement beginnt mit der Verwaltung der Kunden-, Kontakt- und Projektadressen sowie der Zuweisung einer projektverantwortlichen Person. Die Basis erfolgreicher Projektarbeiten ist eine freie Projektstruktur mit Ober-, Haupt- und Unterprojekten, Projektarten und Abrechnungstarifen.

In AbaProject sind alle wichtigen Informationen wie Notizen, Kommentare, Pläne oder Verträge zentral gespeichert und jederzeit zugänglich. Die Programmmasken können mit zusätzlichen Datenfeldern ergänzt, die Datenerfassung kann – abhängig vom Projektstatus – angepasst werden. Beliebige Prozessschritte lassen sich zu einem Ablauf zusammenfassen. So können E-Mails oder Briefe aus Vorlagen versendet, Aktivitäten ausgelöst und weitere Leistungsarten aufgrund von Berechnungsregeln automatisch als zusätzliche Prozessschritte eingefügt werden. Für eine integrierte Projektplanung sorgt das Planungsmodul mit welchem Sie Mitarbeiter, Anlagen und weitere Ressourcen projektieren. Grafische Übersichten mit Meilensteinen und Zahlungsplänen sorgen für die perfekte Transparenz.

Leistungsarten

Seine ganze Stärke und Flexibilität zeigt AbaProject bei den Leistungsarten. Sie können für jedes Unternehmen individuell definiert werden; mit unterschiedlichen Ansätzen für Mitarbeiter, Kunden, Kostenstellen und Fahrzeuge. Damit ein Projekt zeit- und budgetgenau umgesetzt wird, steuern Sie es mit AbaProject prozessorientiert. Projektverantwortliche erhalten aus AbaProject zu jedem Zeitpunkt Informationen über verrechenbare und nicht verrechenbare Leistungen, über Absenzen, Spesen, Fremdleistungen und verwendetes Material.

Zeit- und Leistungserfassung

Ob Sie und Ihre Mitarbeiter gerne mit einem Programm arbeiten hängt vor allem davon ab, wie benutzerfreundlich die Leistungserfassung auf Projektebene ist. In AbaProject erfassen Sie wiederkehrende Daten intuitiv. Die Datenübernahme aus Lieferantenrechnungen, Service- oder Produktionsaufträgen erfolgt automatisch im Hintergrund. Ein mehrstufiger Visumsprozess stellt die korrekte Weiterverarbeitung der erfassten Projektdaten sicher.

Die Leistungs- und Projektabrechnungssoftware AbaProject eignet sich auch für die Präsenzzeiterfassung. Bestimmungen von Gesamtarbeitsverträgen – zum Beispiel Pausenregelungen – können Sie im System hinterlegen und automatische Berechnungen durchführen.

Ergänzt wird die Zeiterfassung durch einen Absenzenprozess. Damit beantragen und buchen die Mitarbeiter Abwesenheiten wie Ferien, Militär usw. Die Absenzen werden in der Lohnsoftware automatisch weiterverarbeitet und die erfassten Spesen ausbezahlt.

Fakturierung

AbaProject beherrscht die Verrechnung erbrachter Leistungen perfekt. Einfache Rechnungen, die sofort erstellt werden ebenso wie komplexe Abrechnungen aufgrund flexibler Definitionen oder gemäss Arbeitsfortschritt. Aus dem Notizblock können Sie ergänzende Texte in die Rechnung einfügen oder eine Mehr- oder Minderfakturierung vornehmen. Die Rechnungen erstellen Sie mit oder ohne Details und bei Bedarf auch in Fremdwährungen. Selbstverständlich können Sie vor der Fakturierung jede Detailposition noch bearbeiten. Vor dem Versand der Rechnung kann sie der Projektleiter auf der Smartphone App AbaClik, in MyAbacus oder im Abacus ERP überprüfen und freigeben (ab Version 2017).

Auswertungen und Controlling-Instrumente

Von Projektleitern und Managern wird erwartet, dass sie die Geschäfte stets im Griff haben und, wenn nötig, eingreifen. Dazu brauchen sie aktuelle Informationen, zum Beispiel grafische Auswertungen von Kennzahlen. MyAbacus stellt die Daten aller aktuellen Projekte zur Verfügung: Mitarbeiterrapporte mit Details zu Arbeitszeit, Überzeit, Spesen und Ferien, eine Projektüberwachung mit unterschiedlichen Perioden oder detaillierte Journale auf Jahres- oder Monatsbasis mit Budgetvergleich und Abweichungen.

Mobile Lösungen für ortsunabhängiges Arbeiten

Verzichten Sie auf Papierrapporte mit anschliessender manueller Datenerfassung. Mit den Abacus Apps für Smartphones oder Tablets in Kombination mit der Leistungs- und Projektabrechnungssoftware AbaProject sparen Sie Zeit, Papier und Geld. Die Aktualität sowie Qualität der Daten steigt und die Administration wird durch den Wegfall der Datenmehrfacherfassung entlastet.

Weil Abacus Apps die in AbaProject enthaltenen Daten verwenden, können Ihre Mitarbeiter von unterwegs jederzeit auf alle wichtigen Informationen zugreifen. Erfasste Arbeitszeiten und Spesen werden zudem direkt mit AbaProject synchronisiert.

Abacus bietet verschiedene Anwendungen für mobile Geräte:

Mobiles Projektmanagement, Leistungs- und Projekterfassung mit AbaSmart

Mit der Timeline in AbaSmart erfassen Sie Arbeitseinsätze und Leistungen einfach und schnell. Die Einträge werden automatisiert in die Abacus Business Software eingelesen und weiterverarbeitet. Jeden Eintrag können Sie mit Fotos, Videos, Sprachnachrichten und Notizen ergänzen.

Intranetportal MyAbacus

Mit dem Intranetportal MyAbacus bieten Sie Ihren Mitarbeitern die einfachste Variante, ihre Leistungen zur rapportieren. In speziell dafür konzipierten Eingabemasken erfassen sie ihre Präsenzzeiten (Kommen/Gehen), die Leistungen auf Projektebene, die Absenzen sowie die Spesen.

Branchenlösungen

Branchenspezifische Anforderungen an die Verwaltung, Überwachung und Fakturierung von Leistungen und Projekten können mit AbaProject erfüllt werden – dank der hohen Flexibilität bei der Leistungsartendefinition sowie bei den Erfassungs- und Abrechnungsvarianten.

So sind spezifische Lösungen für eine Vielzahl von Unternehmen und Branchen möglich:

  • Dienstleistung, Informatik und Beratung
  • Elektrizitäts-, Gas- und Wasserwerke
  • Anlagenbauer
  • Treuhand- und Revisionsgesellschaften
  • Bauunternehmen im Bauhauptgewerbe
  • Bauunternehmen im Baunebengewerbe
  • Ingenieure, Planer und Architekten
  • Soziale Institutionen, Heime und Schulen
  • Fahrzeugverwaltung und Kostencontrolling

Wissensdatenbank

"Wir haben mit Abacus die richtige Entscheidung getroffen und sind sehr zufrieden mit der Zusammenarbeit mit BDO. Die Abacus Partnerin informiert, setzt unsere Verbesserungen und Anpassungen zeitnah um und sucht stets nach optimalen Lösungen."

Martin Müller, Leiter Finanzen und Controlling, Gähler und Partner AG

"Mit der Abacus Software und unseren Eigenentwicklungen haben wir heute einen sehr hohen Automatisierungsgrad der verschiedenen Geschäftsprozesse erreicht."

Diana Estermann-Müller, Head of Finance & Administration, Netcetera

"Dank der Flexibilität der Software mussten wir unsere Prozesse und Abläufe nicht anpassen, sondern die Software passte sich uns an, womit eine unserer Vorgaben bei der Evaluation erfüllt wurde."

Daniel Büchel, Geschäftsführer, Leomat AG