Sind Sie bereit für die QR-Rechnung?

Mit der neuen QR-Rechnung wird Mitte 2020 der bestehende Einzahlungsschein abgelöst. Ersetzen wird die QR-Rechnung sowohl die herkömmlichen orangenen als auch roten Einzahlungsscheine. Was ändert sich für Sie als Rechnungssteller und Rechnungsempfänger? Worauf müssen Sie bei der Umstellung auf die QR-Rechnung achten? Das Wichtigste zum «neuen Einzahlungsschein» kurz zusammengefasst.

Der rote und orange Einzahlungsschein wird am 30. Juni 2020 durch das neue Bezahlformat mit dem Namen «QR-Rechnung» abgelöst. Der neue modernisierte Einzahlungsschein bietet diverse Verbesserungen bei der digitalen Verarbeitung. Der QR-Code ist mit einem Schweizer Kreuz versehen und enthält zum einen die Angaben zum Bezahlen der Rechnung, zum anderen weitere Informationen, welche die digitale Verarbeitung in der Buchhaltung erleichtern.

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Welche Neuerungen ergeben sich für den Rechnungssteller?
Neben den Zahlungsinformationen können weitere Daten wie beispielsweise die Rechnungsnummer des Rechnungsempfängers oder die Mehrwertsteuernummer enthalten sein. Diese zusätzlichen Informationen vereinfachen die Erfassung der Belege. Der sogenannte Swiss QR-Code bietet zudem eine interessante Möglichkeit für Verbände und Vereine zur Spendensammlung, indem der Code auf Plakate und Flyer angebracht wird. Die QR-Rechnung kann mit einem handelsüblichen Drucker erstellt werden, da der Einzahlungsschein nur noch schwarz-weiss dargestellt wird.

Welche Änderungen ergeben sich aufgrund der QR-Rechnung für die Rechnungsempfänger?
Die händische Erfassung oder Vervollständigung entfällt. Alle für die Zahlung notwendigen Informationen sind sowohl im QR-Code enthalten als auch auf dem QR-Einzahlungsschein aufgedruckt. Die Zahlungsinformationen sind somit auch ohne technische Hilfsmittel lesbar.

Ab wann darf die QR-Rechnung eingesetzt werden?
Die neuen Einzahlungsscheine dürfen frühestens ab 1. Juli 2020 eingesetzt werden. Während der Übergangsfrist ist die parallele Nutzung der heutigen roten und orangen Einzahlungsscheine und der QR-Rechnung möglich.

Was müssen Sie als Abacus-User beachten?
Mit Abacus sind Sie für die kommenden Änderungen bestens vorbereitet. Die Erstellung und das Verarbeiten der QR-Rechnung werden für die unterschiedlichen Versionen durch ein Servicepack möglich (siehe Fahrplan Abacus). Sprechen Sie frühzeitig mit Ihrem Vertriebspartner, damit er Sie dabei unterstützen kann.

Fahrplan Abacus
Abacus arbeitet derzeit an einer Erweiterung des ERP, um pünktlich die neuen Funktionen unterstützen zu können. Damit alle Kunden die Möglichkeit haben, in der Kreditorenbuchhaltung die Einzahlungsscheine zu verarbeiten, wird die neue Funktion ab Version 2018 zur Verfügung gestellt. Da in der Übergangsphase beide Einzahlungsscheine im Umlauf sind und das Erstellen der Einzahlungsscheine nicht per Stichtag erfolgen muss, wird das Drucken mit der neuen Version 2020 ausgeliefert.

Die Funktionen sind auf folgende Termine vorgesehen:

Lesen der QR-Rechnung (Kreditorenseite)
- ab Version 2018 SP November 2019
- ab Version 2019 SP September 2019
- ab Version 2020 Release Februar 2020

Drucken der QR-Rechnung (Debitorenseite)
- ab Version 2020 Release Februar 2020

Damit Sie QR-Rechnungen ab Mitte 2020 im Abacus ERP verarbeiten können, benötigen Sie mindestens eine der obigen Versionen unter "Lesen der QR-Rechnung (Kreditorenseite)". Sollten Sie eine ältere Version oder einen älteren Servicepack installiert haben, ist es weder über eine manuelle Eingabe noch über eine automatische Verarbeitung möglich QR-Rechnungen zu erfassen und auf die neue QR-IBAN die Überweisung an Lieferanten zu tätigen.

Auch bei 21.AbaNinja laufen bereits die Vorbereitungen, damit Sie ab dem 1. Juli 2020 die neue QR-Rechnung erstellen und über den Erkennungsservice importieren können. Die neue Version wird zum entsprechenden Zeitpunkt automatisch allen Nutzern zur Verfügung gestellt.

Save the Date - Informationsanlässe
Zudem finden zwei Kundenseminare am 19.03.2020 und am 27.03.2020 statt. Weitere Infos finden Sie jetzt auf unserer Eventseite.