Abacus automatisiert die Buchhaltung

Zur 25. Durchführung der Abacus Partner-Konferenz im November 2018 hat sich CEO Claudio Hintermann etwas ganz Besonderes ausgedacht und eine Filmsequenz mit dem italienischen Komiker Lello Arena zum Thema «Doppelte Buchhaltung» drehen lassen. Er zeigt Luca Pacioli, den Mathematiker und Franziskanermönch, der 1494 in seinem Werk «Summa de Arithmetica, Geometria, Proportioni et Proportionalità» als erster die doppelte Buchhaltung publizierte (Quelle: FAZ ). In der sketchartigen Sequenz versucht der berühmte Geistliche vergeblich, die Buchführung mit damaligen Mitteln zu automatisieren.

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Danach betrat Claudio Hintermann in Mönchskutte das Podium und eröffnete seine Keynote. Mehr als 500 Jahre nach Pacioli hat nun Abacus die automatisierte Buchhaltung eingeführt, die sich zusammen mit dem Abacus-App AbaCliK über das Smartphone nutzen lässt.

Abacus automatisiert Buchhaltung

Eindrücklich zeigte Hintermann an der Live-Präsentation, wie die automatisierte Buchhaltung von Abacus funktioniert. Spesenbelege werden mit dem Smartphone fotografiert und lösen damit die automatisierte Buchung aus. Der fotografische Scan des Beleges stösst einen Prozess an, bei dem das Programm selbst erkennt, welche Buchungen inklusive Mehrwertsteuer aus dem Beleg erfolgen müssen und welche Daten dazu zu verarbeiten sind. Dabei lässt das System korrigierende Eingriffe des Anwenders zu und lernt daraus, damit zukünftig ein analoger Beleg vollautomatisch verarbeitet werden kann.

Wie diese Buchungen dann anschliessend in der cloudbasierten Buchhaltungssoftware AbaNinja oder der Abacus Finanzbuchhaltung verfügbar sind, zeigten die dafür zuständigen Produktmanager Silvio Enzler und Philipp Zwahlen. Dank der automatischen Verbuchung sind sämtliche Belege sogleich in der Bilanz und Erfolgsrechnung enthalten.

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Machine-Learning und künstliche Intelligenz

Die Abacus-Software unterstützt mit der kommenden Version 2019 das sogenannte maschinelle Lernen (ML) und künstliche Intelligenz (KI). Sie sind für die durchgehende Automation unerlässlich. Abacus entwickelte dafür zusammen mit Informatik-Ingenieuren eines Spins-offs der ETH Lausanne die Software deepO, die den Workflow analysiert und mit Information anreichert, die relevant sein könnte. So entstehen aus unstrukturierten Daten dank Machine-Learning strukturierte Daten mit relevanten Informationen. Zudem ist das Programm in der Lage, mit zunehmender Anzahl verarbeiteter Belege dank künstlicher Intelligenz hinzuzulernen und immer mehr Belege automatisiert in die Buchhaltung zu verbuchen.

Die Funktionen mit künstlicher Intelligenz braucht es, um die diversen Informationen eines Belegs korrekt zu erkennen. Denn die meisten Belege, Quittungen und Tickets unterscheiden sich nicht nur formal und gestalterisch, sondern auch strukturell stark voneinander. Um die Informationen richtig zu erkennen und zuzuordnen, muss die Software mit jedem Lesevorgang dazulernen.

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Visualisierung der Daten erfolgt mit Hilfe von Business Intelligence (BI). Das neue Programm dazu ist deepV von Abacus, eine cloudbasierte Sharing- und Publishing-Plattform, die ebenfalls in Kooperation mit dem Lausanner ETH Spin-off entwickelt wurde. Damit lassen sich anstatt zweidimensionaler Daten (z.B. PDF) multidimensionale Daten (z.B. HTML, XML, etc.) mit kontextsensitiven Drilldowns darstellen. Das Finanzdashboard ist interaktiv bedienbar und kann als Link verschickt werden. deepV erlaubt es, genau jenes Datenset zu wählen, das man veröffentlichen will. Es wird exakt das, was auf dem Bildschirm ersichtlich ist, dem Empfänger des Dashboards verfügbar gemacht. Dieser kann einzelne Elemente des Dashboards in einer Chat-Funktion kommentieren.

Die neue BI-Software deepV räumt damit auch die limitierenden Faktoren aus dem Weg, die bei PDF bestehen. So hat man über Daten als PDF keine Kontrolle, da sie leicht kopiert und versendet werden können. Zudem sind sie auf zweidimensionale Informationen limitiert. Über deepV versendete Links lassen sich zeitlich begrenzen und auch in Webseiten einbetten. Die Plattform erlaubt eine interaktive Auswahl des Daten-Subsets, das publiziert werden soll. Datensicherheit und Mobilefähigkeit machen deepV damit zur idealen Kollaborations-Plattform, wobei sich die zugrundeliegenden Daten bei Bedarf aktualisieren lassen. deepV und deepO werden im Laufe des nächsten Jahres verfügbar sein.

Neues Beratungsteam für Zeiterfassung

Zeiterfassungslösungen werden immer wichtiger und zunehmend von Abacus-Kunden nachgefragt. Diesem Umstand folgend hat Abacus ein dediziertes Team mit Marc-André Theytaz als dessen Leiter geschaffen. Dieses unterstützt die Abacus-Vertriebspartner rund ums Thema der Zeiterfassungslösungen. Interessierte melden sich unter [email protected] oder 071 292 25 25.

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Zeitgleich hat Abacus mit einem neuen Device namens AbaPoint die Möglichkeit geschaffen, dass der Zeitstempelungsprozess direkt über das Smartphone des Nutzers erfolgen kann, egal ob er ein iOS- oder Android-Gerät verwendet. AbaPoint wird im Laufe des nächsten Jahres zur Verfügung stehen.

Personaleinsatzplanung

Mit der neuen Personaleinsatzplanung AbaPlan werden die Dienste der Mitarbeitenden in MyAbacus konfiguriert. Die jeweiligen Arbeitszeitsaldi können individuell angezeigt und Arbeitszeit-Reglemente validiert werden. Als Stammdaten dienen dabei Dienste und Schichtprogramme. Raffaelle Grillo, Produktmanager AbaProject, präsentierte AbaPlan gleich live am System und zeigte, wie schnell und einfach sich die Personaleinsatzplanung bedienen lässt.

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Neue Portale

Für die kommende Abacus-Programmversion 2019 wurden neue Portale wie ein PPS-Portal und ein Mieter-Portal in AbaImmo vorgestellt. Auch bereits bestehende Portale haben zahlreiche Neuerungen erfahren, wie dies die beiden Produktmanager Markus Gasser und Diana Meier am Beispiel des Abacus-Mitarbeiterportals präsentierten. So sind Mitarbeiterdaten und das Mitarbeiterverzeichnis nun auch über die mobile Smartphone-App AbaClik einsehbar. Für Mitarbeitergespräche stehen zudem neue Funktionalitäten in MyAbacus zur Verfügung, womit Vorgesetzte und ihre Mitarbeitenden dabei optimal unterstützt werden, Ziele und auch ihre Erreichung zu definieren und deren Erreichung zu dokumentieren.

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Neue Dimension für ERP-Software

Das Auswertungsinstrument AbaReport bekommt mit der Version 2019 einen komplett neuen Designer, mit dem sich Reports übersichtlich und einfach erstellen lassen.

Auch die Suchmaschine für das Auffinden von Dokumenten in der Abacus-Software wurde rundum erneuert und ist bei der Suche nach einem Dokument wesentlich leistungsfähiger als die Vorgängerversion. Zudem werden damit Indexierungen von Datei auch im laufenden Betrieb möglich.

Eine der wesentlichsten Erweiterungen der Abacus-Software auf die Version 2019 stellte der Applikationsentwicklungsleiter Daniel Senn zusammen mit dem Produktentwickler Alex Vegh vor: die sogenannten Individuellen Tabellen, welche ab der kommenden Version schrittweise in der ERP-Software zugelassen werden. Damit wird den Vertriebspartnern ermöglicht, Branchenanpassungen und firmenspezifische Erweiterungen in der Abacus-Datenbank vorzunehmen. Damit wird die Abacus ERP-Software noch universeller einsetzbar werden.

Weitere Informationen sind zu gegebener Zeit erhältlich unter:

www.abacus.ch

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