Zeit sparen mit der Abacus Lohnbuchhaltung

E-Mails wie Serienbriefe verschicken und das erst noch vertraulich und in verschiedenen Sprachen: Die Abacus Lohnbuchhaltung 2017 bietet diverse neue und praktische Funktionen für die Personalabteilung.

Die Abacus Lohnbuchhaltung 2017 spart noch mehr Zeit: Frei definierbare Vorlagen sorgen für schnelleres Erstellen der Mails, denn wiederkehrende Mailings mit demselben Inhalt sind Zeitfresser, werden sie ohne Vorlagen aufbereitet. Wie für einen Serienbrief sind Betreff, Text und anzuhängende Dokumente mit der Abacus Business Software im Voraus frei definierbar und für jedes weitere Mailing einfach nutzbar. Eine Vorlage lässt sich in mehreren Sprachen speichern. Jeder Mitarbeitende erhält somit die E-Mails in seiner bevorzugten Sprache.

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Sicherer Versand, dank Secure-Mails
Wichtig für den Online-Versand von Lohndaten ist die Geheimhaltung. Abacus unterstützt darum Secure-Mail-Dienste wie “IncaMail” und “PrivaSphere”. Sie verschlüsseln die Nachrichten und gewährleisten auf einfache Weise die nötige Diskretion: Ein HTML-File im Anhang leitet den Empfänger per Doppelklick auf die Homepage des Secure-Mail-Betreibers. Erst nach einem Login erhält der Empfänger Zugang zum Inhalt der Nachricht und zu den Anhängen.

E-Mails direkt aus dem Auswertungsprogramm starten
Die Abacus Lohnbuchhaltungssoftware erlaubt auch E-Mails und Secure Mails in grosser Anzahl direkt im Auswertungsprogramm zu versenden. Ein einfacher und übersichtlicher Assistent begleitet den Prozess. Es genügt, die gewünschte E-Mail-Vorlage auszuwählen. Daraufhin fügt das Programm zeitgleich die Mitarbeiter-Adresse aus dem Personalstamm sowie die passende Lohnabrechnung oder den Lohnausweis ein. Vor dem definitiven Versand ermöglicht eine Vorschau jedes einzelne Mail zu kontrollieren, zu verändern oder zu löschen.

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E-Mail mit beliebig vielen Anhängen versenden
Die Lohnbuchhaltungssoftware 2017 ist flexibler geworden: Jeder Vorlage eines E-Mails oder Secure-Mails lassen sich neu beliebig viele Dokumente als Anhang zuordnen. Eine Kontrollmöglichkeit bietet auch hier die Vorschau-Funktion. Automatisch angehängte Dokumente können manuell entfernt oder neue hinzugefügt und so den Empfängern individuell angepasst werden. Um die passenden Dokumente auszuwählen und sie als Anhang zu senden, ist der direkte Zugriff auf die Dossiers der Mitarbeitenden möglich.

Eine praktische Option ist die “Verschieben”-Funktion. Sie kopiert Dokumente nach dem Versand automatisch in einen neuen Ordner - beispielsweise aus dem Dossier “Pendent” ins Dossier “Lohnabrechnungen”.

Ein Logbuch verschafft mehr Übersicht
Ab der Version 2017 führt das Serien-E-Mail-Programm ein Protokoll. Dieses speichert die wichtigsten Informationen jedes Versands: das benutzte Programm, die verwendete Vorlage, die Start- und Endzeit, sowie die Anzahl der erfolgreich und fehlerhaft versendeten E-Mails werden im Logbuch übersichtlich dokumentiert. Eine Suchfunktion hilft jederzeit die Einträge zu finden, sogar in einer grossen Anzahl E-Mails.

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Effizienter, sicherer, übersichtlicher: Die Vorteile des erneuerten E-Mail-Versands

Die Abacus Lohnbuchhaltung Version 2017 ist effizienter
Sie versendet direkt aus dem Auswertungsprogramm individuelle E-Mails an die Mitarbeitenden. Voraus-Definitionen machen die Software noch effizienter.

Die Abacus Lohnbuchhaltung Version 2017 ist sicherer
Vertrauliche Dokumente, wie Lohnabrechnungen, können mit Secure-Mail (“IncaMail” und “PrivaSphere”) verschickt werden. Dies funktioniert auch aus dem Serien-Mail-Programm.

Die Abacus Lohnbuchhaltung Version 2017 ist übersichtlicher
Ein Ausführungsprotokoll dokumentiert laufend die versendeten Nachrichten und speichert die wichtigsten Informationen.