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Aktuelle Informationen zur QR-Rechnung

Die QR-Rechnung ist seit einigen Wochen auf dem Markt und stellt unsere Kundinnen und Kunden, Vertriebspartner sowie auch uns vor Herausforderungen. Deshalb beantworten wir mit diesem Newsbeitrag die aktuell häufig gestellten Fragen und Problemstellungen.

 

Welche Abacus-Versionen unterstützen die QR-Rechnung?

Lesen der QR-Rechnung (Kreditorenseite)

  • ab Version 2018 SP November 2019
  • ab Version 2019 SP September 2019
  • ab Version 2020 Release Februar 2020

Drucken der QR-Rechnung (Debitorenseite)

  • ab Version 2020 Release Februar 2020

Hinweis: Da zwischenzeitlich Optimierungen vorgenommen wurden, empfehlen wir, den aktuellen Stand der Version (Servicepack / Hotfix) zu installieren.

Weitere Unterlagen zum Download

Im Newsbeitrag sind weitere Informationen und häufig gestellte Fragen rund um das Thema QR-Rechnung zu finden.

Häufig gestellte Fragen

Beim Verarbeiten einer QR-Rechnung wird die QR-IBAN zwar erkannt, aber die entsprechende Bank nicht gefunden.

Bitte beachten Sie, dass der Bankenstamm, welcher von Six zur Verfügung gestellt wird, aktualisiert werden muss. (Siehe auch Dokumentation «QR-Rechnung Checkliste»)

  • Bankenstamm (Text) (ZIP) für den Import im Programm 413 «Bankenstamm» verwenden.

Die Referenznummer wird nicht erkannt. Woran liegt das?

Zunächst muss geprüft werden, um welche Art von QR-Rechnung es sich handelt.
Wie in unserer QR-Anleitung dokumentiert gibt es 3 verschiedene Arten von QR-Rechnungen:

  • Mit QR-IBAN: Löst den «orangen Einzahlungsschein» ab und muss immer eine 27-stellige Referenznummer aufweisen
  • Gewöhnliche IBAN: Löst die «roten Einzahlungsscheine» ab. Diese kann eine Nummer beginnend mit «RF»...
  • ...oder auch keine Referenznummer aufweisen

Detaillierte Informationen sind in der «QR-Anleitung» zu entnehmen.

Es kann also auch sein, dass der Lieferant die QR-Rechnungen nicht als Ablösung vom orangen Einzahlungsschein eingeführt hat, sondern auch für gewöhnliche IBAN verwendet. Die QR-Rechnung muss somit nicht immer eine Referenznummer enthalten.

Ist eine Referenznummer neben dem QR-Code angedruckt, kann man grundsätzlich davon ausgehen, dass diese auch im SwissPayment-QR-Code selbst enthalten ist und somit im Abacus erkannt und im entsprechenden Feld abgefüllt werden muss. Wird die Referenznummer trotzdem nicht erkannt, muss geprüft werden, ob es ein gültiger SwissPayment-QR-Code ist.

Wie erkenne ich, ob es ein gültiger SwissPayment-QR-Code ist?

Für die Überprüfung, ob es ein gültiger SwissPayment-QR-Code ist, eignen sich auch Abacus unabhängige Plattformen wie z.B. https://www.paymentstandards.ch/de/home/software-partner/platform.html oder https://qr-rechnung.net/

Ab Version 2020 ist in der Abacus AbaScan-Inbox bei der Übersicht der zu verarbeitenden PDFs ersichtlich, was erkannt wurde. Wenn [QR-R] steht, wurde der SwissPayment-QR-Code erkannt.

Werden selbst dann nicht alle gewünschten Werte aus dem Dokument übertragen, kann in der AbaScan-Inbox über das Info-Symbol "Über dieses Dokument" ein Dialog aufgerufen werden. In diesem ist unter «XMP» ersichtlich, was aus dem QR-Code gelesen wurde. Alternativ kann auch mit einem Smartphone der QR-Code gelesen werden und die Daten des Codes gesichtet werden. Fehlt im QR-Code der erwartete Inhalt für die Übernahme (z.B. Referenznummer oder Betrag) kann dies die Ursache dafür sein, dass die Daten nicht vollständig übernommen werden konnten.

Bitte informieren Sie in solchen Fällen Ihren Lieferanten, damit für zukünftige Rechnungen eine vollständige QR-Rechnung versendet wird.

Ist der QR-Code gültig und mit allen Daten vollständig erkannt und führt dennoch zu unerwünschtem Verhalten in den Kreditoren, bitten wir Sie, sich mit Ihrem Vertriebspartner in Verbindung zu setzen.

Welche Belegleser / QR-Code Reader werden im Abacus unterstützt?

In der Dokumentation «QR-Rechnung Anleitung» ist auf der letzten Seite der aktuelle Stand der von Abacus getesteten Belegleser ersichtlich.

Bestehen Probleme mit einem Reader, gilt es zunächst zu prüfen, ob die Daten einer QR-Rechnung vom Belegleser in einem gewöhnlichen Texteditor korrekt interpretiert werden können. Falls dies nicht funktioniert, wenden Sie sich bitte an den entsprechenden Gerätehersteller.

Der Lieferant wird nicht gefunden, obwohl er in den Stammdaten vorhanden ist und auch der neue Zahlweg «QR-IBAN» gespeichert ist. Was nun?

Damit der Lieferant aus den Stammdaten gefunden werden kann, muss mindestens der Name* und die Postleitzahl des Lieferanten mit den gespeicherten Daten im System übereinstimmen. Ab Version 2019 besteht ein Adress-Aktualisierungs-Dialog, welcher es ermöglicht, die Angaben aus der QR-Rechnung in das System zu übernehmen. Auf Version 2018 muss diese Anpassung in den Stammdaten manuell erfolgen.

*Die Gross- / und Kleinschreibung im Namen sowie auch «ä» oder «ae» werden mit den neusten Versionen (Hotfixes / Servicepacks ab September 2020) aus der Prüfung der Namensübereinstimmung ausgeschlossen.