Prozess für Einkaufsbestellungen optimieren
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Prozess für Einkaufsbestellungen optimieren – Sammelanfragen an Lieferanten automatisieren

Für die ABACUS Version 2013 ist in der Auftragsbearbeitungssoftware die Funktionalität der Bestellanfragen komplett überarbeitet worden. Bei der neuen Programmversion sind neben dem Redesign der Benutzerführung auch Funktionserweiterungen im Vordergrund gestanden. Damit lassen sich nun Bestellanfragen bei Lieferanten noch einfacher erstellen.

 

Grundsätzlich wird in der ABACUS Auftragsbearbeitungssoftware bei Bestellanfragen zwischen Einzel- und Sammelbestellanfragen unterschieden. War es bisher eher umständlich, mehrere Bestellanfragen automatisiert zu erstellen, können nun für mehrere Lieferanten gleichzeitig - sozusagen in einem einzigen Arbeitsschritt - Bestellanfragen verschickt werden. Auch die Funktionen zur Weiterverarbeitung einer Anfrage für eine Bestellung mit anschliessendem Versand und die entsprechende Archivierung von Bestellanfragen wurden optimiert und automatisiert.

 

Lieferanten selektieren für Bestellanfragen

 

Soll eine Bestellanfrage an mehrere Lieferanten als so genannte Sammelbestellanfrage gleichzeitig erfolgen, braucht der Einkäufer nur das Programm "Bestellanfragen Selektionen“ zu starten. Die bisherige Beschränkung auf maximal zehn Lieferanten pro Sammelanfrage ist mit dieser neuen Version aufgehoben. Ebenso können nun bei jedem Lieferanten die Kontaktpersonen angezeigt werden, um den zuständigen Ansprechpartner der verschiedenen Lieferanten auszuwählen.

 

Bestellanfragen generieren

Damit eine Vorlage für Bestellanfragen vollständig definiert ist, reicht es, dass der Sachbearbeiter im Programm „Bestellanfragen bearbeiten“ nach der Auswahl der Lieferanten die zu beschaffenden Artikel bestimmt.

 

Sollten noch weitere Lieferanten in den Anfragelauf aufgenommen werden, lassen sich diese problemlos in einen Zwischendialogfenster vor der eigentlichen Ausführung der Anfrage einfügen. Darin können je nach Bedarf zusätzlich auch die Notizen zu einem Lieferanten konsultiert werden. Nach dem Speichern der Eingaben lassen sich anschliessend die entsprechenden Anfragen mit den gewünschten Produkten für die selektierten Lieferanten erstellen. Alle Anfragen an die ausgewählten Lieferanten können unter der identischen Bestellanfragenummer verwaltet werden, wobei über eine ergänzende Nummer zwischen den Lieferanten unterschieden wird. Je nach Programmkonfiguration werden die Bestellanfragen ausgedruckt, per E-Mail verschickt oder via E-Business den Lieferanten elektronisch zugestellt.

Vergleich der Angebote

Damit die Angebote der Lieferanten miteinander verglichen werden können, werden die eingereichten Angebote mit dem Menüpunkt „Bestellanfragen Vergleich“ am Bildschirm angezeigt. Der Sachbearbeiter ist mit Hilfe dieser tabellarischen Darstellung in der Lage, die von den Lieferanten offerierten Preise direkt einzugeben. Damit dieser die Preise und gegebenenfalls weitere Angaben effizient erfassen kann, lässt sich das Programm für den Bestellanfragenvergleich so optimieren, dass nur die für ihn relevanten Felder und Informationen der jeweiligen Bestellanfrage angezeigt werden. Mit diesem Programm sieht ein Einkäufer auf einen Blick, welcher Lieferant das beste Angebot für den oder die gewünschten Artikel gemacht hat.

Alle erfassten Informationen und Angebote lassen sich zudem zur Weiterverarbeitung ins Excel exportieren.

Angebot akzeptieren und Absagen erteilen

Sobald alle Preise der Lieferanten eingetragen sind, wird über den Dialog „Anfrage akzeptieren / absagen“ festgelegt, für welchen Lieferanten man sich entscheidet und welcher Lieferant bevorzugt wird. Aufgrund der definierten Angaben in den Applikationseinstellungen wird ein entsprechender Subablauf mit verschiedenen Arbeitsschritten vorgeschlagen, der das weitere Vorgehen in der Verarbeitung bestimmt.

Akzeptieren eines Angebots

Für die ausgewählte Bestellanfrage respektive das Angebot werden die entsprechenden Ablaufschritte automatisch abgearbeitet. Mit Hilfe der im Ablauf enthaltenen Aktion „Speichern unter“ erstellt das Programm eine Bestellung, die anschliessend wie bisher vom Sachbearbeiter im Programm "Bestellungen bearbeiten" weiter verarbeitet respektive ausgedruckt, per E-Mail als PDF oder auch via E-Business-Netzwerk dem Lieferanten zugestellt wird.

Absage

Für Lieferanten, deren Angebote nicht berücksichtigt werden konnten, wird der Ablauf für abzusagende Bestellanfragen ausgelöst. Darin enthalten sind die Ablaufaktionen für den Druck des Absagebriefs und das Archivieren der ursprünglichen Bestellanfrage. Mit einem Klick lassen sich alle Absagen erstellen und ausdrucken oder elektronisch verschicken.

Fazit

Mit der Überarbeitung des Programms für die Bestellanfragen wurde ein weiterer Teil der ABACUS Auftragsbearbeitung konsequent an die Kundenbedürfnisse angepasst. Mit den neu geschaffenen Möglichkeiten wurde der Bestellungsanfrageprozess wesentlich optimiert, so dass die Arbeit für den Anwender stark vereinfacht werden konnte.

Neue Ablaufaktionen

Gleichzeitig mit der Überarbeitung des Programms für die Bestellanfragen wurden auch zusätzliche Ablaufaktionen geschaffen, die in der Ablaufsteuerung im Bereich des Einkaufs zur Anwendung gelangen.


Sammelanfrage Entscheidung

Die Aktion „Sammelanfrage Entscheidung“ muss zwingend im Ablauf von Sammelbestellanfragen enthalten sein. Sie ist gegenüber den anderen neuen Ablaufaktionen nur im Programm „Bestellanfragen generieren" vorhanden.

Lieferantenzuordnung

Mit der Aktion „Lieferantenzuordnung“ kann im Rahmen des Bestellanfrageprozesses ein bestimmter Lieferant direkt einem Produkt im Produktstamm fix zugeordnet werden. Diese Aktion kann auch bei anderen Abläufen im Bereich des Einkaufprogramms angewendet werden.

Preise übernehmen

Mit der Funktion „Preise übernehmen“ werden auf Wunsch aus der Bestellanfrage die eingegebenen Preise in die Einkaufspreise der entsprechenden Produkte im Produktstamm übernommen. Dabei wird auch vermerkt, wann welcher Lieferant die Preise offeriert hat.

Speichern unter

Mit der Ablauffunktion „Speichern unter“ kann zum Beispiel aus der Bestellanfrage eine Bestellung generiert werden.

Anfrage archivieren

Damit die Rückverfolgbarkeit jederzeit gewährleistet ist, lässt sich nach der Umwandlung einer Bestellanfrage in eine Bestellung die ursprüngliche Anfrage auf Wunsch im Archivprogramm der Bestellanfragen ablegen.

Bestellanfragen auch für AbaImmo

Die Funktion der Bestellanfragen der Auftragsbearbeitungssoftware wird in Zukunft auch im Programm AbaImmo optional zur Verfügung stehen. Dies ist insbesondere dann sehr nützlich, wenn es darum geht, Liegenschaften zu bewirtschaften und bei Lieferanten Angebote für Unterhaltsarbeiten oder Geräte einzuholen.

Verfügbarkeit

Ab Version 2013
Die Funktion "Vergleich von Bestellanfragen" wird ab November 2013 mit dem für dann geplanten Servicepack zur Verfügung stehen.

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