Personaldossiers schneller verfügbar
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Personaldossiers schneller verfügbar

Informationen über Mitarbeitende schneller verfügbar? Erfahren Sie wie Sie die grössten Herausforderungen bei der Umstellung auf das digitale Personaldossiers bewerkstelligen können.

 

"Mit dem Einscannen der Personaldossiers haben wir im Frühling 2006 begonnen und die Dossiers über Monate fortlaufend erfasst", erzählt Angela Tauro, Verantwortliche des Bereichs Human Resources der Hotel- und Gastronomiegruppe ZFV-Unternehmungen. Die gesamte Erfassung der Dossiers dauerte beim ZFV bis zum Herbst 2007. Das ganze Projekt wurde durch PwC als Partner von Abacus begleitet. Vom Softwarehersteller Abacus hat der ZFV sowohl fachliche wie auch technische Unterstützung beim Scanning erhalten. Eingescannt wurden die Dossiers sämtlicher aktiven 2500 Mitarbeitenden. Die Dokumente der Mitarbeitenden, die bereits länger für die ZFV-Unternehmungen tätig waren, wurden bis zu zehn Jahre in die Vergangenheit zurück erfasst. Alle Mitarbeiterdossiers sind nun digital in der ABACUS Software abgespeichert und somit jederzeit im Zugriff unter Berücksichtigung der entsprechenden Zugriffsberechtigungen.

Tücken beim Scanning

Vor dem Scanning kam die Frage auf, wie man die höchst unterschiedlichen Dokumente möglichst rasch einscannen könnte. Dabei stellten sich einige Probleme: Einige Dokumente waren doppelseitig bedruckt, andere nur einseitig, teilweise war die Papierqualität schlecht. Dokumente auf dunklem oder farbigem Papier eignen sich für die Digitalisierung sehr schlecht, da sie eingescannt kaum bis gar nicht mehr lesbar waren. Um die Datenmenge möglichst klein zu halten, wurden dann sämtliche Dokumente nicht in Farbe, sondern in schwarz-weiss eingescannt.

 

Ein weiterer Knackpunkt war die Definition der Struktur, nach welcher die gescannten Dokumente in der Software abgelegt werden sollten. Hierfür musste die ursprüngliche Struktur der Personaldossiers angepasst werden. Heute arbeitet man bei den ZFV mit der folgenden Struktur bzw. mit den folgenden Kategorien, wobei die Struktur in den letzten Jahren um die Kategorie "Talentmanagement" erweitert wurde:

  • Bewerbungsdossier
  • Bildung
  • Korrespondenz
  • Lohn
  • Qualifikation
  • Versicherung
  • Verträge
  • Austritt
  • Talentmanagement

Mehr Effizienz trotz Mehraufwand

Der grosse Vorteil der digitalen Dossiers liegt darin, dass Informationen über die Mitarbeitenden schneller verfügbar sind. Dies ermöglicht ein effizienteres Arbeiten im Personalwesen und in der Lohnbuchhaltung. Jedoch wurde mit dem Einscannen der Dokumente ein zusätzlicher Arbeitsaufwand geschaffen, da diese nicht direkt nach ihrer Erstellung im System abgelegt werden können und teilweise einer Originalunterschrift bedürfen, was insbesondere bei Arbeitsverträgen der Fall ist. Um diesen administrativen Aufwand zu bewältigen, beschäftigt der ZFV einen Studenten, der die Dokumente fortlaufend im System erfasst.

 

Angela Tauro, Chief Human Resources Officer der ZFV-Unternehmungen

"Die digitalen Dossiers ermöglichen uns ein effizienteres Arbeiten im HR und in der Lohnbuchhaltung. Um aber gegen sämtliche Eventualitäten gewappnet zu sein, sind bis auf weiteres alle Dossiers in unserem Archiv nach wie vor auch physisch vorhanden. Da nur Mitarbeitende der Abteilungen Personalwesen und Lohnbuchhaltung Zugriff auf die Personaldossiers haben, ist der Datenschutz auch bei den digitalen Dossiers gewährleistet."

 

Für weitere Auskünfte zum beschriebenen Projekt wenden Sie sich an

 

PricewaterhouseCoopers AG
Basel, Bern, Genf, Luzern, St. Gallen, Winterthur, Zug, Zürich

 

Ali Soy

Telefon +41 58 792 4773
Mobile +41 79 592 58 42
E-Mail: [email protected]

www.pwc.com

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