Per Knopfdruck Analysen aus der Buchhaltung
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Per Knopfdruck Analysen aus der Buchhaltung

Zeitgemässe Buchhaltungssoftware sollte so einfach zu bedienen und individualisierbar sein wie heute ein Informationsportal im Internet. Indem neuartige Werkzeuge ihren Funktionsumfang in dieser Richtung erweitern, eröffnen sich ganz ungewohnte Dimensionen in der Buchführung. Sie erhöhen den Bedienungskomfort und automatisieren die Datenauswertungen.

 

Generationen von Buchhaltern waren daran gewohnt, dass die Auswertungen zu den erfassten Buchungen wie den Journalen, Kontozügen, Bilanzen und Erfolgsrechnungen bei ihrer Software nach einem ziemlich starren Raster erfolgten. Das garantiert zwar Effizienz bei der Berichterstattung und den notwendigen Zusatzaufgaben wie etwa der Mehrwertsteuerabrechnung. Das Internet und mobile Geräte wie Smartphones und Tablett-Rechnern haben in den letzten Jahren jedoch zu einer veränderten Erwartungshaltung bei den Anwendern geführt. In den Unternehmen fordern immer mehr Sachbearbeiter, Abteilungsverantwortliche und nicht zuletzt auch Geschäftsleitungen eine stets aktualisierte und zudem ortsunabhängige Verfügbarkeit von geschäftsrelevanten Daten und Informationen, die zudem benutzergerecht automatisch aufbereitet sein sollten. Solche Ansprüche haben auch vor Business Software im Allgemeinen und der Buchhaltungssoftware im Speziellen nicht Halt gemacht.

 

Die Antwort darauf sind neue Konzepte, die nun von den Softwareentwicklern schrittweise umgesetzt werden. So wird beispielsweise die für die erste Hälfte dieses Jahres geplante Version der ABACUS Business Software in der Lage sein, mit einem dedizierten Buchhaltungsportal namens MyAbacus aufzuwarten. Über dieses lassen sich die Benutzerführung sowie der individuelle Zugriff auf die Business Software mit den darin gespeicherten Informationen markant erleichtern und gleichzeitig die Informationsaufbereitung automatisieren. Das Informationssystem baut auf HTML auf und gestattet es, ohne dass für seine Bedienung Spezialkenntnisse gefragt wären, Finanzdaten direkt aus der ABACUS Business Software online abzufragen.

 

Für die Benutzung steht eine Art Armaturenbrett, ein sogenanntes Dashboard, zur Verfügung. Darin lassen sich Informationen wie Kennzahlen und Reports mit Hilfe von "Drag & Drop" individuell zusammenstellen und als Destillate in Form von sogenannten Histogrammen grafisch aufbereiten. Letztere dienen der Darstellung von wichtigen Unternehmenskennzahlen. Sie verarbeiten dazu Zahlen aus Bilanzkonten oder der Erfolgsrechnung und zeigen die Entwicklung der Werte über eine durch den Anwender frei bestimmbare Zeitperiode auf. Solche Histogramme lassen sich sehr einfach vom Anwender selbst erstellen. Die Rechenfunktionen sind selbsterklärend und in ihnen können sowohl Ist- als auch Soll-Zahlen einzeln oder miteinander kombiniert dargestellt werden. Zusammen mit weiteren Selektionskriterien wie etwa geografischen Informationen und Kundendaten sind den Auswertungen von Daten praktisch keine Grenzen gesetzt.

Somit bietet sich die Möglichkeit, Finanzzahlen aus der Software spielerisch und ad hoc zu analysieren. Kondensierte Zahlen können mit Hilfe einer Drill-Down-Funktion mit einem Klick bis auf Belegebene in ihre Details "aufgelöst" werden. So lässt beispielsweise ausgehend vom Total der Offenen-Posten in die Daten „zoomen“, welche Kunden für welche Beträge verantwortlich sind und welche einzelnen Rechnungen konkret dahinter stehen.

Dashboard als individuelle Programmoberfläche

Jedes Dashboard lässt sich an individuelle Bedürfnisse anpassen. Es können darin beliebig viele Buttons integriert werden, die den Start eines Programms wie beispielsweise die Zeiterfassung und die Stundenrapportierung aus dem "digitalen Armaturenbrett" heraus unterstützen.

Fazit

Zur Nutzung des neuen ABACUS Werkzeugs braucht es keine besonderen Kenntnisse der Funktionsweise der ERP-Software, obwohl sich hinter der Oberfläche der gesamte Funktionsumfang der Programmmodule verbirgt. Das Dashboard hilft, dass die Buchhaltungssoftware von einer neuen Klasse von Anwendern als Informationssystem intuitiv bedient werden kann. Neuartige Funktionen wie die Histogramme sorgen dafür, dass komplexe Analysen auf leicht verständliche Art grafisch dargestellt werden.

Verfügbarbeit

MyAbacus mit Dashboards und Histogrammen ist in der Version 2014 ab dem Servicepack 1 vom Mai 2014 verfügbar.

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