Neuerungen 2014 in der ABACUS Business Software
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Neuerungen 2014 in der ABACUS Business Software

Die ABACUS Version 2014 wartet mit einigen wichtigen Neuerungen für Sie auf! Besonders ist etwa die Business Prozess Engine zu erwähnen, die es erlaubt, Geschäftsprozesse optimal abzubilden und die Effizienz im Geschäftsalltag zu steigern!

 

Grössere Veränderungen haben auf die Version 2014 hin auch die Softwaremodule Lohn und Human Resources erfahren. Die Funktionen des bisher separat verfügbaren Human Resources wurden in die Lohnsoftware integriert. Auch die Mobilanwendungen für das iPad wurden mit der Version 2014 erweitert. Und last but not least wird in einem ersten Schritt die Finanzsoftware um das kostenlose Informationssystem MyAbacus ergänzt, dank dem ABACUS Anwender in der Lage sind, ihre Daten individuell zusammenzustellen und zu präsentieren.

 

Folgend, die wichtigsten Neuerungen, die wir Ihnen mit der Version 2014 an die Seite stellen:

Allgemein

  • Ab der Version 2014 wird ein Mustermandant ausgeliefert, der auf dem Schweizer Kontenrahmen KMU Auflage 2013 basiert.
  • Mit MyAbacus steht ein Informationssystem zur Verfügung, das Dashboards zur Darstellung von Kennzahlen und Histogrammen zur Analyse von Finanzzahlen anbietet

Technik

  • Das Vier-Augen-Prinzip gelangt in der Benutzerverwaltung zur Anwendung: Nach der Aktivierung müssen Änderungen in der Benutzerverwaltung von einer zweiten Person, einem sogenannten Überwacher, bestätigt werden. Erst danach werden die Änderungen in der Benutzerverwaltung aktiv.

Tools

Business Prozess Engine

  • Die Prozess Engine steht mit der Version 2014 zur Verfügung.
  • Prozesse lassen sich über das AbaMenu, die Prozess-Inbox und den Prozess-Scheduler ebenso wie die Ablaufsteuerung in den Programmen Auftragsbearbeitung, Service-/Vertragsmanagement und der Leistungs-/Projektabrechnungssoftware starten.
  • Windows-Verzeichnisse können überwacht werden. Sobald Dateien in diesem Verzeichnis erstellt oder kopiert werden, wird ein Prozess gestartet.
  • Versand von PDF-Formularen lässt sich als Aufgabe definieren.
  • Standardauswertungen können im Rahmen eines Prozesses in den Formaten PDF, csv, xls und docX verschickt werden.

AbaReport

  • Es bietet sich die Möglichkeit, eine "Restenausgabe" in Diagrammen wie etwa über die umsatzstärksten fünf Debitoren und die übrigen Kunden einfach zusammenzufassen.
  • Auswertungen sind aufgrund eines berechneten Gruppentotals dank erweiterten Eigenschaften sortierbar. Kundenumsatzlisten lassen sich absteigend nach Regionen ohne Zwischenreports erstellen.
  • Frei definierbare Textfelder lassen sich reportübergreifend und in mehreren Sprachen abspeichern, so dass eine mehrfache Übersetzung der gleichen Texte in einzelnen Reports entfällt.
  • Die Seitenfussberechnung erfolgt von unten, damit ein Fusstext auch bei verschiedenen Kriterien immer zuunterst auf der Seite beginnt.
  • Kunden aus verschiedenen Ländern können für den Ausdruck eines Einzahlungsscheins voneinander unterschieden werden, was die mehrfache Pflege des gleichen Reports für verschiedene Kunden verhindert.
  • Es bieten sich zusätzliche Möglichkeiten für die Feldumrahmung, um einfache Gitternetze über Auswertungen zu legen.

Applikatorische Neuerungen

Finanzbuchhaltung

  • Der Zugriffsschutz auf Konto und Kostenstellen wurde auf die Bereiche Buchen, Auswerten und Stammdaten erweitert. Zusätzlich besteht keine Begrenzung mehr auf vier Benutzerkategorien.
  • Es gibt ein zusätzliches Programm, um aus Planbuchungen Budgetwerte oder aus Budgetwerten Planbuchungen und Umlagebuchungen zu erstellen.
  • Benutzerfelder für Stammdaten wie Konten und Kostenstellen mit Integration in die Kennzahlen für weitere Berechnungen, beispielsweise von Umlageschlüsseln, lassen sich frei definieren.
  • Anlagen-Informationen sind direkt auf der Fibu-Buchung erfassbar, wie etwa für Barverkäufe.
  • Für die deutsche Version stehen E-Bilanz und Sondervorauszahlung auf UST-Voranmeldung zur Verfügung.

Debitorenbuchhaltung

  • Bei der Funktion "Manuelle Rückzahlung von Vorauszahlungen" wurde die direkte Kontoeingabe realisiert.
  • Stornomöglichkeiten von ESR-Zahlungsläufen wie auch einzelnen ESR-Zahlungen sind nun ohne Umwege möglich.
  • Fehlerhaft importierte ESR-Zahlungen können abgelehnt werden.
  • SEPA-Lastschriften Deutschland löst das alte Einzugsverfahren "ABBUCHUNG & EINZUG" ab.
  • Kundensaldoliste zeigt in einer Zeile den jeweiligen Saldovortrag, die fakturierten Belege, die erhaltenen Zahlungen und den daraus resultierenden Saldo je in einer eigenen Spalte pro Kunde an.

Kreditorenbuchhaltung

  • Die Visumskontrolle ist um zusätzliche Funktionsmöglichkeiten zur detaillierteren und automatisierten Steuerung des Visumsverlaufs eines Belegs erweitert worden:
    • Mehrere Visumsstrukturen ermöglichen unterschiedliche Visumswege für unterschiedliche Arten von Belegen.
    • Die Anzahl von Mehrfachvisa für die exakte Bestimmung der Anzahl der Unterschriftsberechtigten für die Freigabe eines Belegs lässt sich individuell definieren.
    • Der Visumsbenutzer -Pool profitiert als zusätzliche Ebene der Visumsstruktur von der Möglichkeit, dem "anonymen" Pool mehrere Visumsberechtigte zuzuteilen, die einen Beleg mit ihrem Visum zur Zahlung freigeben.
    • Es lässt sich ein Rechnungsprüfer als letzte Instanz für die Kontrolle der zur Zahlung freizugebenden Belege festlegen.
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  • Die Lieferantensaldoliste zeigt in einer Zeile den jeweiligen Saldovortrag, die erhaltenen Belege, die getätigten Überweisungen und den daraus resultierenden Saldo je in einer eigenen Spalte pro Lieferant.
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Lohnbuchhaltung / Human Resources

  • Aus AbaProject lassen sich Buchungen ohne vorherigen Buchungslauf übernehmen.
  • Die Bewerberverwaltung wurde komplett überarbeitet. Prozesse sind individuell auf den jeweiligen Bewerberprozess einer Firma anpassbar.
  • Der Stellenstamm wurde ebenfalls komplett überarbeitet und bietet nun viele zusätzliche Möglichkeiten.
  • Zusätzliche Organisationsstrukturen für die Abbildung der Firmenorganisation sind dazugekommen.
  • Die Organigramme bieten eine flexiblere Darstellung.
  • Die Option Mehrfachanstellung erlaubt das Führen von verschiedenen Anstellungsverhältnissen.
  • Zeitkonten erlauben die Abbildung von Ferien, Überstunden- und Überzeitreglementen.
  • Employee Self Service (ESS) warten mit ersten Prozessen wie zum Beispiel dem Abholen der eigenen Lohnabrechnung auf.

Electronic Banking

  • Das europäische Zahlungsformat SEPA wurde implementiert. Das deutsche DTA Inlandformat IZV wird durch SEPA XML ersetzt.
  • Diverse „Electronic Banking“-Direktschnittstellen wurden wo möglich um die Zertifikatslogik für eine höhere Sicherheit und bessere Automatisierung der Verarbeitungsprozesse erweitert.
  • Die Importfunktion des Bankstamms wurde um die Stammdaten von Deutschland und Österreich erweitert.

Anlagenbuchhaltung

  • Die Anzahl der möglichen Geschäftsjahre wurde, wie in der Finanzbuchhaltung, auf 99 erhöht sowie die Limite der gleichzeitig offenen Geschäftsjahre auf 20 erhöht (bisher nur zehn gleichzeitig offene Jahre).
  • Bessere Kontrollmöglichkeit im Abschreibungsprotokoll dank der zusätzlichen Information, ob der errechnete Betrag der automatischen Abschreibung mit einer manuellen Buchung oder einem Zielwert übersteuert wurde.
  • Anlagenspiegel mit der Information über Kategorie- oder Geschäftsbereichwechsel von Anlagen während dem Geschäftsjahr mit dem zusätzlichen Report-Typ "zeitabhängige Reporte".

Auftragsbearbeitung

  • Auftrags- und Bestellablauf bestimmen wieder die Debitoren- und Kreditorenbelegart.
  • Vorlagen für das Kopieren und Generieren von Aufträgen, Bestellungen und Stammdaten lassen sich durch den Benutzer selbst bestimmen.
  • Pro Auftrags- und Bestellablauf ist der Vorschlag für den Gutschriftprozess individuell definierbar.
  • Der Verbrauch pro Produktvariante ist in der Einkaufsdisposition ersichtlich, falls die Lagerführung pro Produktvariante gilt.
  • Preisfindung für Verkauf und Einkauf ist alternativ auch über eine Excel-Tabelle möglich.
  • Einem Kunden zugeordnete “USt-IdNr.“ (Umsatzsteuer-Identifikation für innergemeinschaftliche Lieferungen in der EU) ist aus der Ablaufsteuerung des Verkaufs online validierbar.

PPS

  • Die Möglichkeiten für Selektionen, Filter und Anzeigen im Planmanager wurden erweitert.
  • Planmanager ist auch nur im Lesemodus verwendbar.
  • Nach erfolgter Feinplanung können Produktionsaufträge oder einzelne Arbeitspositionen im Planmanager fixiert werden.
  • Ausschussmengen bei Stundenrückmeldungen werden analog den Gutstückmengen angegeben.
  • Dazugekommen ist die Ablaufaktion “SSCC-generieren“ für den Druck von Etiketten aus dem Produktionsauftrag für den Versand.
  • Bei Verwendung eines Direktlagers sind auch negative Fertigmeldungen zulässig.
  • Es können reine Produktionschargen mit eindeutig fixierter Chargennummer gefertigt werden (one batch production).

E-Business AbaShop

  • Dokumente aus der Auftragsbearbeitung, wie Lieferscheine und Rechnungen, lassen sich auf dem AbaShop als E-Dokumente den Kunden zur Verfügung stellen.
  • Änderungen des Auftragsstatus sind beliebig oft auf dem AbaShop mit automatischer Information des betreffenden Kunden via E-Mail über die Status-Änderung nachführbar.
  • Sämtliche einem Produkt zugeordneten Objekte wie PDF-Dateien, Audio-Daten und Filme können auf dem AbaShop zur Verfügung gestellt werden.
  • E-Dokumenten wie Lieferanten-Lieferscheine und -Rechnungen können im Einkaufsmodul mit gleichzeitigem Abgleich der ursprünglichen Einkaufsbestellung empfangen werden.

E- Business AbaNet

  • AbaNetWebAccess wurde um Funktionen wie “Anzeige aller E-Dokumente aus AbaShop und AbaNet“ oder “Anzeige der Details einer Shop-Bestellung im AbaShop“ erweitert.
  • E-Rechnungen, die über Conextrade versandt wurden, können direkt in der ABACUS Software archiviert werden.
  • Digital signierte E-Dokumente sind auch über STEPcom empfangbar.
  • Daten aus der Leistungs-/Projektabrechnung AbaProject sind in E-Rechnungen verwendbar.

AbaShop

  • Die Übermittlung der Adressänderungen von Shop-Kunden an den Shop-Betreiber ist ohne eine Bestellung möglich.
  • Stammdaten aus der Leistungs-/Projektabrechnungssoftware AbaProject sind im AbaShop verwendbar.
  • Produktklassierung lässt sich zur effizienteren Produktsuche über frei definierbare Produktmerkmale wie Marke, Farbe und Preis filtern.
  • Die Volltextsuche wartet mit einer intelligenten AutoComplete-Funktion für eine komfortable Produktselektion auf.
  • Es gibt Standard-Designs und Standard-Seiten des AbaShop in HTML5 und CSS3 für Smartphones und Tablets.

Service-/Vertragsmanagement

  • Anlagen aus der Anlagenbuchhaltung sind in der Servicedisposition für die Einplanung von Maschinen auf einen Serviceauftrag, wie beispielsweise eine LKW-Planung, integrierbar.
  • Häufig verwendete Menüfunktionen sind als Buttons auf der Maske platzierbar, wie zum Beispiel für eine effiziente und intuitive Erstellung eines Serviceauftrags aus dem Objektstamm.
  • Zusätzliche Ablaufschritte lassen sich ad hoc in der Ablaufsteuerung einfügen, löschen oder verschieben, damit etwa der Ablaufschritt "Disponieren" übersprungen werden kann, weil ein Servicetechniker bereits vor Ort ist.

Leistungs-/Projektabrechnung

  • Buchungen können aus AbaProject in die Lohnabrechnung übernommen werden, damit die Buchhaltung nicht jeden Monat einen Batch-Lauf ausführen muss.
  • Zeitkonten für die Abbildung von Arbeitsverträgen, wie GAV, für die Verbuchung aus AbaProject und der Lohnabrechnung können beliebig definiert werden.
  • Häufig verwendete Menüfunktionen sind als Buttons auf der Maske platzierbar. Das garantiert ein effizienteres Arbeiten wie beispielsweise der Button "Projekt kopieren", dank dem ein Projekt mit einem Klick kopiert werden kann.
  • Projektspezifische Informationen lassen sich in der Kopf- und Fusszeile bei der Abrechnung darstellen. Vorschläge können ad hoc beim Abrechnen mit zusätzlichem Text ergänzt werden.
  • Ablaufschritte lassen sich bei Bedarf in die Ablaufsteuerung, wie zum Beispiel eine Projektaktivität wie "Kundenbesuch", einfügen, aber ebenso löschen oder im Ablauf verschieben.
  • Zellen in tabellarischen Auswertungen sind für das farbliche Hervorheben wie etwa für negativen Zahlen für eine bessere Lesbarkeit formatierbar.

Adressmanagement

  • Die Navigationsleiste integriert die Adress- und Kontaktliste für das schnelle Navigieren im Adressstamm über Sammlungen, Selektionen und Gruppierungen.
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  • Strassennamen und Hausnummern lassen sich in voneinander getrennten Feldern für spezifische Anforderungen an Schnittstellen zu Drittprogrammen und externen Formularen, wie etwa amtlichen Formularen, führen.
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  • Die Einzeldruckfunktion von Aktivitäten - zum Beispiel Adressstammblatt - bietet einen schnellen Überblick über wichtige, noch pendente Aufgaben zu einer einzelnen Adresse.
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  • Mehrstufige und applikationsübergreifende Daten für Serienbriefversände können anhand von Report-Datenquellen verwendet und eingebunden werden:
    • Kontaktperson zu einer Verbindungsadresse des Empfängers
    • Begleitschreiben/Lieferscheine mit Kundeninformationen aus der Debitorenbuchhaltung mit Mahnstufe, MWST-Nummer, Rechnungsnummer und Betrag
    • Kundenspezifische Informationen aus Service- oder Verkaufsaufträgen und Verträgen.
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  • Beim Erstellen von Seriendokumenten lassen sich Aktivitäten anhand von Formeln generieren, die variabel auf den Empfänger oder Absender abgestimmt sind, wie etwa die Zuteilung einer Aktivität zur jeweiligen Ansprechperson des Empfängers.
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  • Bei der optionalen Dublettenkontrolle lassen sich gefundene Dubletten zu einer Adresse zusammenführen und der bestehende Adressstamm bereinigen.
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Archivierung / AbaScan

  • Es lassen sich sämtliche, bei einem Benutzer in Arbeit befindlichen Dokumente übersichtlich darstellen. Solche Dokumente sind für andere Benutzer gesperrt, damit sich mehrere Anwender bei gleichzeitiger Bearbeitung eines Dokuments keine Änderungen überschreiben können.
  • Damit keine übermässige Speicherbeanspruchung des Servers erfolgt, werden in der Vorschau nur noch Dokumente von maximal 2 MByte angezeigt (Limite anpassbar).
  • Auf einen Blick erkennbar, welche Dossiers Dokumente enthalten und welche leer sind.

Branchenlösungen

AbaBau

  • Unterstützung von Leistungsverzeichnissen in Fremdwährung.
  • Bei Leistungspositionen mit Gliederungen kann die Analyse optional direkt auf der Leistungsposition erfasst werden. Die "generelle Analyse" gilt für alle Gliederungspositionen innerhalb der entsprechenden Leistung.
  • Unterstützung der Branchenverbände JardinSuisse inklusive Pflanzkatalog und suissetec ab Servicepack Mai 2014.
  • Eröffnung von Unterprojekten auch in Projekten mit bestehenden Aufträgen möglich.
  • Kalkulationselemente wie Produkte, Kostenelemente, Kalkulationsansätze, Kostenzurechnungsarten und Mittellöhne sind pro Offertversion möglich.
  • iPad-Tagesrapport ist inklusive Lieferscheinerfassung verfügbar. Mit der Lieferscheinerfassung ist eine einfache und speditive Erfassung eingehender Lieferungen auf der Baustelle möglich.
  • Rechnungstyp "Akonto-prozentual" mit tabellarischer Erfassungsmöglichkeit von Arbeitsabschnitten und prozentualem Arbeitsfortschritt.

AbaImmo

  • Verrechnung von Mieten ist als E-Rechnung möglich.
  • Pro Vertragsverhältnis kann definiert werden, dass alle Objektverträge in einem Debitorenbeleg verbucht werden.
  • Bei der Heiz- und Nebenkostenabrechnung pro Vertragsverhältnis ist definierbar, ob ein Sammel-Einzahlungsschein für alle abgerechneten Objekte erstellt werden soll.
  • Freie Wahl bei STWEG-Abrechnungen, ob Akontobetrag oder die einzelnen Belege und Zahlungen in der Übersichtsliste und in der Einzelabrechnung ausgewiesen werden sollen.
  • Zusätzliche Honorartypen für Neu- oder Wiedervermietung.
  • Maske der Objektverträge frei gestaltbar, damit sich einzelne Bereiche ausblenden oder schreibschützen lassen.
  • Führen des Wohnungsabnahmeprotokolls im Immobilienstamm mit frei bestimmbarer Gliederung. Versand des Protokolls als Dokument an das iPad, wo es ausgefüllt und wieder zurückgesendet werden kann.
  • HKNK-Kosten optional nur noch erfassbar, wenn die entsprechenden Konten in einer Abrechnung berücksichtigt werden.
  • Option Bestellanfragen / Bestellungen ist verfügbar.

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