Zeit und Geld in der Personaladministration sparen
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Zeit und Geld in der Personaladministration sparen

IncaMail, der digitale "eingeschriebene Brief" der Schweizer Post, erlaubt es Ihnen, Ihre Lohnabrechnungen einfacher, schneller, umweltfreundlicher, sicherer und kostengünstiger an Ihre Mitarbeitenden zu versenden.

 

Das Personaldienstleistungsunternehmen Manpower ist auf die Verschlüsselungs- und Mailversandsplattform IncaMail gekommen: Seit über einem Jahr nutzt die HR-Abteilung die Dienstleistung der Schweizerischen Post für den elektronischen Versand von Lohnabrechnungen. Das spart Zeit und Geld.

Ein Interview mit Herbert Beuchat, Direktor Administration und Finanzen, Manpower

An wie viele Mitarbeitende versenden Sie Lohndokumente via IncaMail?

 

Von den knapp 400 internen Mitarbeitenden von Manpower erhalten alle ihre Lohnabrechnungen per IncaMail.

 

Gab es einen konkreten Auslöser für den Entscheid?

 

Ja. Wir haben uns vor knapp eineinhalb Jahren aus Kostengründen für einen elektronischen Versand der wöchentlichen Abrechnungen an unsere rund 20 000 externen Mitarbeitenden entschieden. In diesem Zusammenhang haben wir festgestellt, dass auch unsere internen Mitarbeitenden eine elektronische Zustellung wünschen. So sind wir auf IncaMail gestossen, das wir seit Juli 2012 aktiv nutzen.

 

Was sind die Vorteile?

 

Der elektronische Versand via IncaMail ist einfacher, schneller, umweltfreundlicher, sicherer und natürlich auch kostenmässig interessanter als die bisherige Versandart. Unsere meist jüngeren Mitarbeitenden schätzen zudem den innovativen Charakter von IncaMail.

 

Wie verlief die Implementierung?

 

Es gab keine Probleme. Als Partner von ABACUS ist IncaMail direkt aus unserer Lohnbuchhaltungssoftware anwendbar. Das Projekt wurde intern sowie extern durch die Post reibungslos abgewickelt.

 

Wie haben Sie die Umstellung intern angekündigt?

 

Die Kommunikation lief über unsere interne Struktur sowie über das Intranet. Die Koordination erfolgte über die HR­-Abteilung, welche die Umstellung ohne nennenswerte Probleme gut gemeistert hat.

 

Wie lange dauerte die Umstellung?

Relativ kurz. Nach der technischen Analyse und Implementierung folgte eine einmonatige Testphase, bevor wir IncaMail offiziell lancierten.

 

Wie waren die Reaktionen im HR?

 

Es gab kaum Reaktionen, was durchaus positiv interpretiert werden kann. Es ist offensichtlich, dass IncaMail viele Vorteile bringt. Es ist aber auch keine grosse Geschichte, sondern einfach eine wichtige Entwicklung in die richtige Richtung.

 

Welche Vorteile hat der einzelne Mitarbeitende von IncaMail?

 

Er hat direkten Zugriff, weniger Papier und eine sichere und schnelle Zustellung. Zudem bekommt er seine Lohnabrechnung an seine private E-­Mail­-Adresse geliefert. Wir haben das bewusst so entschieden, damit diese nicht im Büro ausgedruckt werden und das Risiko einer Verletzung der Vertraulichkeit minimal ist.

 

Konnten Sie mit IncaMail Kosten einsparen?

 

Selbstverständlich. Der Aufwand des Ausdruckens fällt ebenso weg wie das Kuvertieren. Man braucht auch kein Papier mehr und es fallen keine Frankierungskosten mehr an. Der Versand der Lohnabrechnung kostet uns mit IncaMail nur noch 46 Rappen. So können wir pro Jahr rund zwei­ bis dreitausend Franken einsparen.

 

Und Zeit?

 

Das HR musste monatlich ein, zwei Stunden für die Verarbeitung aufwenden. Heute dauert der Versand lediglich ein paar Minuten. Das sind natürlich Unterschiede, die sich auch in tieferen Kosten niederschlagen.

 

Gibt es etwas, das Sie an IncaMail ändern würden?

 

Nur Kleinigkeiten. Es wäre beispielsweise gut, wenn der Prozess bei allen Mail­Providern für den Benutzer derselbe wäre. Zudem empfehlen wir, die Platzierung der Hotline auf der Webseite etwas prominenter zu gestalten.

 

Wie geht Ihr Unternehmen mit dem Thema Cyber-Kriminalität um?

 

Dieses Thema ist eine Begleiterscheinung unserer Zeit, es ist mit der Allgegenwart des Internets sowie der rasanten Ausbreitung und Nutzung der neuen Medien verbunden. Wir müssen das Thema natürlich im Auge behalten. Dazu sind wir aber gut in der Lage und waren bisher glücklicherweise nicht negativ betroffen.

 

Würden Sie IncaMail weiterempfehlen?

 

Ja, denn wir haben damit nur gute Erfahrungen gemacht.

Einfach, schnell, sicher und kostengünstig

IncaMail ist die einfach anwendbare Dienstleistung der Schweizerischen Post für den sicheren und nachweisbaren Versand von vertraulichen E-Mails mit sensiblen Daten wie beispielsweise Lohnabrechnungen.

 

Mehr unter: www.post.ch/incamail

 

 

Für Auskünfte zu IncaMail wenden Sie sich an Pascal Leutenegger [email protected]

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