Elektronisches Personaldossier – mobile Lösungen
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Elektronisches Personaldossier – mobile Lösungen

Im Bereich der Personalverwaltung ist eine lückenlose digitale Dokumentation gefragt. Personalunterlagen müssen gespeichert, Auswertungen aufbereitet und die Lohnabrechnung automatisch im Mitarbeiterdossier abgelegt werden. Der sichere Zugriff auf die Dokumente erfolgt bei entsprechenden Berechtigungen über den Personalstamm der ERP-Lösung via Intra- oder Internet und neuerdings auch über das iPad.

Bewerbungsunterlagen, Arbeitsverträge, Lohnabrechnungen, Lohnausweise und viele andere Dokumente füllen in der Regel ganze Aktenschränke und Archivräume. Meist sind die Dokumente an verschiedenen Orten abgelegt, so dass die Suche nach ihnen oft zeitraubend ist. In der ABACUS ERP-Software steht mit der elektronischen Dossierverwaltung und Archivierung ein applikationsübergreifendes Werkzeug zur Ablage und Verwaltung von Originaldokumenten und Auswertungen in digitaler Form zur Verfügung. Dokumente, die mit Word oder anderen Programmen erstellt wurden, lassen sich darin ebenfalls übertragen.

Personaldossier im Zentrum

Dokumente im Personalbereich können direkt aus einem Business-Prozess heraus oder aufgrund von Einzeltätigkeiten ins Personaldossier gespeichert werden. Erhält eine Personalabteilung Bewerbungen via Homepage online eingereicht, wird von der Software automatisch im Personalstamm ein Datensatz für den betreffenden Bewerber angelegt und die Unterlagen ins Dossier "Bewerbungsunterlagen" abgelegt. Bewerbungen via E-Mail lassen sich via Drag & Drop ins Bewerberdossier einfügen. Für solche, die in Papierform per Post eingehen, kann mit einem entsprechenden Drucker eine Barcode-Etikette ausgedruckt werden. Diese enthält die Informationen, zu welchem Bewerberdossier oder Archiv ein Dokument gehört. Dieses wird mit dem Programm AbaScan eingelesen und danach als PDF-Datei aufgrund der Barcode-Etikette automatisch im richtigen Dossier abgespeichert und dem entsprechenden Bewerber zugeordnet. Während des Scanvorgangs wird der Text des Dokumentes volltextindexiert, womit ein beschleunigtes Suchen und Finden des Dokuments möglich wird. Alles erfolgt unter Berücksichtigung von Zugriffsrechten, damit sensible Informationen nicht von unberechtigten Personen eingesehen werden können.

 

 

Sicherheit

Im PDF-Format gespeicherte Auswertungen lassen sich auf Wunsch mit einer elektronischen Signatur versehen, welche die Authentizität und Originalität der gespeicherten Daten garantiert. Die ABACUS Business Software unterstützt die SuisseID der Schweizerischen Post.

 

Die Vergabe von Zugriffsrechten auf Informationen in den Dossiers wird über die Archiv- resp. Dossierverwaltung gesteuert. Der Zugriff kann pro Benutzerkategorie mit den Berechtigungsstufen „kein Zugriff“, „Leserecht“ oder „Vollzugriff“ definiert werden. Aber auch ein einzelnes Dossier kann mit einem Passwort geschützt werden. Zum Beispiel lässt sich das Dossier „Vertrauliche Dokumente“ mit einem Passwort versehen, so dass nur ausgewählte Personen Zugriff auf das entsprechende Dossier und dessen Inhalt bekommen. Somit ist die Einsicht in die Daten klar geregelt und kann individuell über die ABACUS Benutzerverwaltung festgelegt werden.

Alles gelangt ins Dossier

Kommt es zu einer Anstellung, werden die Daten inklusive des gesamten Inhalts des Dossiers in den Personalstamm des neuen Mitarbeitenden übernommen. Sobald dieser seine erste Lohnabrechnung erhält und sie ihm auf elektronischem Weg zum Beispiel via IncaMail zugestellt wird, wird diese im gleichen Arbeitsschritt im digitalen Mitarbeiterdossier erfasst und abgelegt. Am Ende des Jahres, wenn jeweils der Lohnausweis erstellt werden muss, legt das Programm ebenfalls selbständig eine Kopie davon im entsprechenden Dossier ab.

 

Dokumente, die nicht aufgrund eines Prozesses in der Software erzeugt werden wie beispielsweise ein Protokoll über ein Mitarbeitergespräch, lassen sich ebenfalls im digitalen Mitarbeiterdossier hinterlegen. Der HR-Sachbearbeiter muss es dafür ganz einfach mit Drag & Drop ins entsprechende Personaldossier verschieben. Von dort aus lässt es sich über die ABACUS Messagingfunktion auch direkt zum Beispiel dem Teamleiter zur Kontrolle weiterleiten. Dieser kann das Word-Dokument gegebenenfalls anpassen, worauf es wieder im Dossier gespeichert wird, ohne dass es dort nochmals manuell eingefügt werden müsste.

Die automatische Volltextindexierung archivierter Dokumente macht das Suchen von Dokumenten mit beliebigen Stichworten zu einem Kinderspiel. Das ganze Archiv kann komfortabel vom Arbeitsplatz aus durchsucht und verwaltet werden. Damit lassen sich auch alle Geschäftsprozesse aktiv unterstützen, wodurch die Flexibilität stark erhöht wird.

ERP-Software wird mobil

Für die neueste ABACUS ERP-Software – sie trägt das Kürzel vi, das für Version Internet steht –, wurde eine App für mobile Geräte wie das iPad entwickelt. Mit AbaSmart, der ersten ABACUS App für das iPad von Apple, lassen sich verschiedene Arbeitsprozesse optimieren. Sie gestattet ihrem Anwender den mobilen Zugang zu den für ihn wichtigen Informationen aus der ABACUS Business Software. Diese Technologie sorgt für die ortsunabhängige Nutzbarkeit der Software via Internet. Sie bietet sich insbesondere Unternehmen mit verteilten Strukturen und hoher Mobilität der Mitarbeitenden an und sorgt für einen markanten kommerziellen Nutzen. Auch beispielsweise, dass dank ihr endgültig auf kostenintensive Citrix- oder Terminalserver-Anwendungen verzichtet werden kann.

 

Die strukturiert in der ERP-Software abgelegten Personaldokumente können über einen Report in AbaSmart aufbereitet werden. Nicht nur Dokumente aus Mitarbeiter- oder Bewerberdossiers, sondern auch Auswertungen wie Personallisten, Telefonlisten und Reporte zu Kennzahlen lassen sich auf dem iPad in Echtzeit visualisieren. So können über das Personalstammblatt weitere Reporte wie die Lohnentwicklung, Projektstunden oder Abteilungskennzahlen sofort abgerufen und konsultiert werden. Vorausgesetzt ein Linienvorgesetzter verfügt über alle notwendigen Zugriffsrechte, gelangt er mit Hilfe weniger Klicks zu den hinterlegten Informationen seiner Mitarbeitenden.

 

AbaSmart auf dem iPad bietet nicht nur die Möglichkeit, Informationen aus einem Personaldossier abzufragen, sondern steht auch im Zusammenhang mit der Leistungs-/Projektabrechnungssoftware für die mobile Datenerfassung zur Verfügung. Damit lassen sich auf dem iPad unabhängig von der Netzabdeckung unterwegs Leistungen für ein Projekt oder einen Auftrag erfassen. Als Neuheit enthält die App ähnlich wie Facebook eine so genannte Timeline - einen Zeitstrahl -, über die Arbeitsstunden und Spesen bequem grafisch eingetragen werden können. Diese Daten lassen sich somit während der Arbeit vor Ort und nicht wie bei anderen Lösungen am Arbeitsplatzrechner im Büro eingeben. Dank der automatischen Synchronisation der Daten des iPad mit dem zentralen ERP entfallen manuelle Doppelerfassungen. Das reduziert Fehlerquellen. Die Daten lassen sich umgehend weiterverarbeiten, sei es zur Rechnungsstellung an die Kunden, zur Weiterverbuchung in die Lohnbuchhaltung für die Spesenauszahlung oder für Projektauswertungen.

 

Mit Hilfe von AbaSmart können Unternehmen ihre Projekte effizient verwalten und bewirtschaften. Sämtliche relevanten Informationen stehen ortsunabhängig auf dem iPad zur Verfügung.

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