Effiziente Gebührenabwicklung dank E-Rechnung
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Effiziente Gebührenabwicklung dank E-Rechnung

Die Universität Luzern verschickt jedes Semester rund 3000 Rechnungen an ihre Studierende. Seit Herbst 2014 werden diese zum grössten Teil elektronisch als E-Rechnungen versendet. Früher wurden für die Verarbeitung der 3000 Rechnungen drei Arbeitstage benötigt – heute werden noch rund vier Stunden dafür beansprucht.

 

Die elektronische Rechnungsstellung gewinnt immer mehr an Boden. Denn mit Hilfe der elektronischen Rechnungen können Privatpersonen in ihrem Banking-Portal so bequem wie noch nie Rechnungen empfangen und bezahlen. Dafür muss der Empfänger in der Regel zuerst sein Einverständnis geben, auf diese Art bezahlen zu wollen. Verfügt ein Unternehmen jedoch über die E-Mail-Adressen der Rechnungsempfänger, können die Rechnungen alternativ zum Versand an ein Banking-Portal auch an das ABACUS Portal AbaNetWebAccess geschickt werden zusammen mit einer E-Mail und entsprechendem Link.

 

Den Komfort elektronischer Rechnungen wollte die Universität Luzern auch ihren Studierenden bieten, verfügt sie doch über alle E-Mail-Adressen ihrer Studierenden. Um die Abläufe zu optimieren, entschieden sich die Verantwortlichen die entsprechenden Funktionen des ABACUS E-Business einzuführen.

Einführung E-Business bei der Universität Luzern

Das Projekt, welches zusammen mit dem ABACUS Vertriebspartner PwC realisiert wurde, hat mit mehreren Workshops begonnen, in denen PwC die Bedürfnisse der Finanzabteilung und der Studiendienste abgeklärt und ein Umsetzungskonzept entwickelt hat. Da die Konfiguration und die Parametrisierung grundsätzlich ein Standardverfahren darstellen, bestand die einzige grössere Herausforderung im Aktivieren aller Studierenden als E-Business-Teilnehmer. Da dies mehrere tausend Lernende sind und jedes Semester zahlreiche Mutationen anstehen, hat PwC dafür ein Spezialschnittstellenmodul realisiert. Dieses importiert die Kundendaten aus der Debitorenbuchhaltung in das E-Business mit dem Resultat, dass sich innert Minuten Hunderte neuer E-Business-Teilnehmer erzeugen lassen. Um die Einführung der E-Rechnung reibungslos zu gestalten und die Akzeptanz bei den Studierenden zu testen, wurden zu Beginn in einer Pilotphase die ersten 50 E-Rechnungen versandt.

E-Rechnung an E-Mail-Empfänger

Die E-Mail enthält einen Link zum ABACUS Portal AbaNetWebAccess. Dort können die Empfänger ihre E-Rechnung mit entsprechendem Einzahlungsschein abrufen. Der Versand der E-Mail, die Darstellung im Portal, die gesetzeskonforme Signierung des PDF und die Archivierung werden durch ABACUS sichergestellt.

 

Auf Wunsch können sich die Studierenden via E-Banking und Postfinance für die Abwicklung mit E-Rechnung anmelden. Entscheidet sich ein Studierender für diesen Weg, erhält dieser eine E-Rechnung direkt an sein Finanzportal geliefert, wo sie dann auch direkt bezahlt werden kann. Für einige Ausnahmefälle wie ausländische Studierende druckt die Finanzabteilung der Universität weiterhin Rechnungen auf Papier aus. Somit stehen der Universität Luzern insgesamt drei Versandkanäle zur Verfügung. Bei der Rechnungsverarbeitung in der ABACUS Auftragsbearbeitung wird vollautomatisch je nach Rechnungsempfänger das entsprechende Verfahren für den Versand ausgewählt.

Positive Erfahrungen bei Universität und Studierenden

Die Erfahrungen mit dem elektronischen Rechnungsversand sind durchwegs positiv. Der erste grosse Versand klappte ohne nennenswerte Probleme. Die Akzeptanz bei den Studierenden war laut Doris Schmidli, Leiterin Finanz- und Rechnungswesen, gross. Auch bezüglich Kosten hat das E-Business Vorzüge gegenüber den herkömmlichen Papierrechnungen. Die Universität spart mit den elektronischen Rechnungen rund 9000 Franken pro Jahr ein. Dazu verhelfen die reduzierte Verarbeitungszeit und der Entfall von Papier, Porto und Kuvertierung. Ein Wermutstropfen bleibt aber: „Der Rechnungsversand erledigten bisher Mitarbeitende einer sozialen Institution, die nun zu meinem Bedauern nicht mehr zum Zug kommen können", konstatiert Schmidli.

Fazit

Doris Schmidli sieht beim Wechsel auf elektronische Rechnungen drei grosse Vorteile: „Erstens sind wir viel effizienter geworden. Die Kosten und der Zeitaufwand für die Rechnungsverarbeitung liessen sich markant reduzieren. Zweitens ist das ABACUS E-Business sehr übersichtlich und benutzerfreundlich gestaltet. Immer wieder erstaunt es uns, wie gut sich ABACUS auf unsere individuellen Bedürfnisse anpassen lässt. Drittens dürfen wir nach Umsetzung dieses Projekts mit Stolz vermelden, dass wir die erste Schweizer Universität sind, die ihren Studierenden die Zahlungsart mit E-Rechnungen ermöglicht. Das entspricht unserer Vorstellung eines innovativen und zukunftsorientierten Dienstleistungsbetriebs.“

Doris Schmidli, Leitung Finanz- und Rechnungswesen (FRW)

"Unsere langjährige Zusammenarbeit mit dem Vertriebspartner PwC beruht auf einer zuverlässigen, engagierten und stets kompetenten Unterstützung. Zudem schätze ich und meine Mitarbeitenden die Benutzerfreundlichkeit der ABACUS Anwendung und ihre zahlreichen, auf dem neusten Stand der Technik beruhenden Funktionen und Auswertungen."

 

Für Auskünfte zum beschriebenen Projekt wenden Sie sich an:

PricewaterhouseCoopers AG: Basel, Bern, Genf, Luzern, St. Gallen, Winterthur, Zug, Zürich
Stefan Imhof
, Projektleiter, Telefon direkt +41 58 792 62 21

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