Auch Reinigungsfirma setzt auf Software aus der Cloud – 10‘000 Abonnements mit AbaWebTreuhand
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Auch Reinigungsfirma setzt auf Software aus der Cloud – 10‘000 Abonnements mit AbaWebTreuhand

Immer mehr Firmen beziehen ihre betriebswirtschaftliche Lösung aus der Cloud. Dazu zählt auch das Urdorfer Unternehmen Easy Clean, das Hauswartungen, Reinigungen aller Art, technischen Dienst, Gartenpflege sowie weitere Dienstleistungen für Verwaltungen und Private im Grossraum Zürich anbietet. Sie hat das 10‘000ste Abonnement von AbaWebTreuhand gelöst. Damit erledigt sie sämtliche Geschäftsprozesse von der Stundenerfassung über die Fakturierung bis zur Finanzbuchhaltung und dem papierlosen Dokumentenmanagement.

Allzeit bereit, immer bereit

Nachdem man bei Easy Clean bereits mit Microsofts Geschäftssuite Office 365 positive Erfahrungen bezüglich Cloudlösungen gemacht hatte, entschloss sich die Geschäftsleitung, auch ihre Business-Administration neu mit Hilfe einer Mietlösung via Internet zu erledigen. Der Entscheid zum Wechsel wäre relativ leicht gefallen, berichtet Geschäftsleitungsmitglied Edith Eller, obwohl die beiden Verantwortlichen, sie anfangs Fünfzig und ihr Partner Max Glutz anfangs Sechzig, noch über keine Erfahrungen mit einer Online-Lösung bei der Business Software verfügten. Zu schlecht, so Edith Eller, hätte das bisherige System funktioniert: Weder liessen sich damit die Löhne für die Mitarbeitenden speditiv erledigen, noch war man mit den Leistungen, der für die Software zuständige Betreuungsfirma zufrieden. Denn als Dienstleister, der auch in der Zeit nach den regulären Büroöffnungszeiten tätig ist, sei man darauf angewiesen, auch nach 18.00 Uhr supportmässig bedient zu werden, erklärt Tanja Klose, Assistentin der Geschäftsleitung und Verantwortliche für das Back-Office der Reinigungsfirma.

 

Die Forderungen an eine neue Software waren klar: Sie sollte dazu beitragen, sowohl den administrativen Aufwand zu reduzieren als auch die elektronische Dokumentation und Archivierung der Kundenaufträge sowie der Kreditorenrechnungen zu vereinfachen. Last but not least forderte die Firmenleitung, dass sich die Lösung ortsunabhängig betreiben lassen müsse, da sie längerfristig in der Lage sein sollte, damit ihr Geschäft vom Home-Office aus zu managen oder auch vom Ferienort aus Zugriff auf die gesamte Buchhaltung zu haben. Alle genannten Faktoren verwiesen auf eine SaaS-Lösung.

 

Da Tanja Klose bei ihrem vorherigen Arbeitgeber bereits gute Erfahrungen mit der ABACUS Software gemacht hatte und auch Artel Treuhand ihrer Klientin Easy Clean die SaaS-Lösung AbaWebTreuhand ans Herz legte, brauchte es nur noch einen kleinen Schritt bis zur definitiven Entscheidung. Der Kontakt zum Horgener ABACUS Partner Ernst + Partner erfolgte aufgrund einer Empfehlung der Treuhänderin, die sich ihrerseits in Sachen SaaS-Implentierung und -Betreuung auf ihn verlässt. Da die Mitarbeitenden von Ernst + Partner keinen Dienst nach Vorschrift leisten, sondern den Telefonhörer bei ausserordentlichen Situationen auch mitten in der Nacht abnehmen, war der Draht zueinander rasch gefunden.

Umsetzung

Erklärtes Ziel war es, dass ABACUS den gesamten Workflow abdecken sollte. Die Implementierung der Lösung wurde von Ernst + Partner aufgrund der von Tanja Klose dokumentierten Firmenabläufe realisiert. Die infrastrukturellen Anpassungen führte der ABACUS Partner gemeinsam mit der Hosting-Spezialistin Swiss IT Partner durch. Artel Treuhand ihrerseits hat den Lohnmandanten aufgebaut und ist für den Support der ganzen ABACUS Installation zuständig.

 

Heute werden bei Easy Clean die ausgeführten Arbeiten und geleisteten Stunden der Mitarbeitenden auf Rapportformularen festgehalten, die anschliessend in der Auftragsbearbeitungssoftware via Internet erfasst werden. Nach der Fakturierung werden sämtliche Originaldokumente wie die Rapporte und Fakturen sowie weitere Daten aus dem Unterhaltdienst inklusive Fotos und Kundeninformationen mit dem Programm AbaScan digitalisiert und über die AbaScan Upload-Funktion via Internet direkt beim jeweiligen Auftrag hinterlegt.

 

Die Löhne werden ebenfalls via Internet auf dem LohnLight von AbaWebTreuhand erstellt, so dass die Zahlung über die E-Banking Schnittstelle in der ABACUS Software direkt der Bank weitergeleitet werden kann. Analog wird mit den Kreditorenzahlungen verfahren, die gleichzeitig in der Fibu ohne manuelle Eingriffe verbucht werden.

Geglückter Start

Um erzielte Kosteneinsparungen und Effizienzsteigerungen genau zu beziffern, sei es noch zu früh, meint Edith Eller. Die Umstellung erfolgte schliesslich erst letztes Jahr. „Da uns die Zusammenarbeit mit kompetenten IT-Partnern wichtig ist und bis jetzt alles tadellos läuft, sind wir mit der gewählten Lösung mehr als glücklich“, resümiert sie zufrieden. In der Tat arbeitet sie und ihr Team dank der Finanzsoftware, der Lohnbuchhaltung, der Scanning-Lösung mit Archivierung, sowie der Fakturierung von ABACUS heute viel moderner, schneller und effizienter als je zuvor. "Die ABACUS Software via Web", sagt sie, "erleichtet unsere Büroarbeiten massiv".
Bereits jetzt sind Überlegungen im Gang, Mitarbeitende von Easy Clean mit iPad und AbaSmart auszurüsten. Das wünschen sich insbesondere die Reinigungsequipe und die Technikabteilung, die bezüglich Zeitersparnis und Arbeitsvereinfachung mit Hilfe des mobilen Service- und Vertragsmanagements vor Ort beträchtlich profitieren könnten.

 

AbaWebTreuhand bei Easy Clean
Auftragsbearbeitung/Fakturierung
Debitoren-/Kreditorenbuchhaltung
AbaScan/Archivierung
Lohnbuchhaltung
Finanzbuchhaltung

4 Benutzer

Easy Clean Sauberkeit & Hygiene GmbH

Die Firma wurde 2001 von Max Glutz und Edith Eller gegründet, hat seitdem ihren Sitz in Urdorf und zählt 30 Mitarbeitende. Standen primär Reinigungen im privaten Sektor und Hauswartungen im Vordergrund, konnte das Angebot nach kurzer Zeit um den technischen Bereich und Umgebungspflege erweitert werden. Zu den Kunden im Grossraum Zürich zählen diverse Verwaltungen und Private im Technik-, Garten- und Reinigungsbereich. Nach der Devise „Alles aus einer Hand“, bietet Easy Clean ihrer Kundschaft individuelle Lösungen zu fairen Preisen an. Dazu gehören Dienstleistungen von Wohnungsabgaben inklusive Erstellen der Abnahmeprotokolle, Instandsetzung mit Bodenleger-, Maler-, und Sanitärarbeiten, Endreinigungen, Übergaben an neue Mieter, Reinigungen aller Art, Spezialeinsätzen wie Skywork, Bügeldienste, Gartenpflege, Betreuung von Anlagen und Reparaturen im Haustechnikbereich bis hin zum Schneeräumen.

 

www.easy-clean.ch

Für Auskünfte zur realisierten AbaWeb-Lösung wenden Sie sich an:

Ernst + Partner AG
Patrick Ernst
Seestrasse 129
8810 Horgen
Telefon: 044 718 22 33
E-Mail: [email protected]
www.ernst-partner.ch

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