Bewerbermanagement – effizient und prozessorientiert
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Bewerbermanagement – effizient und prozessorientiert

Als wichtigste Erfolgsfaktoren einer Firma gelten meist die Mitarbeitenden und ihr Know-how. Deshalb ist es wichtig, die Suche nach dem richtigen Personal zu unterstützen und zu optimieren. ABACUS bietet Ihnen dazu die neu entwickelte Bewerberverwaltung.

 

Um den Veränderungen bei der Personalsuche und Ihren diesbezüglichen Anforderungen gerecht zu werden, haben wir die Bewerberverwaltung in der Lohn/HR-Software neu entwickelt. Ein Hauptziel bestand in der optimalen Prozessunterstützung der Anwender. Dies unabhängig davon, wie unterschiedlich die Abläufe sind. Jedes Unternehmen sollte in der Lage sein, seine Prozesse in der Bewerberverwaltung abzubilden, damit diese optimal auf seine Bedürfnisse zugeschnitten sind. Idealerweise sollten dabei HR-Mitarbeitende ihre gewohnten Arbeitsweisen überhaupt nicht ändern müssen.

 

Besonderes Gewicht ist auf die Effizienz bei der Bearbeitung der verschiedenen Arbeitsschritte gelegt worden: Die ABACUS Bewerberverwaltung soll den Mitarbeitenden der HR-Abteilung helfen, möglichst wenig Zeit mit administrativen Tätigkeiten zu verlieren. Absagen, Bestätigungen und Einladungen können nun beispielsweise automatisiert mit Hilfe von Serienbriefen oder der Serienmailfunktionen versandt werden. Ebenso lassen sich etwa interessante und passende Bewerbungsdossiers ohne Zeitverlust und Medienbrüche den Linienverantwortlichen zur Verfügung stellen.

Von der Online-Anzeige bis zur Übernahme in den Personalstamm

Stellenausschreibungen
Die Durchlaufzeit von der Stellenausschreibung bis zur Einstellung eines Mitarbeitenden sollte möglichst kurz sein. In der Bewerberverwaltung können Texte entweder direkt eingegeben oder von der zu besetzenden Stelle übernommen werden. Die Ausschreibungen lassen sich anschliessend entweder auf der eigenen Homepage oder auf diversen Jobportalen veröffentlichen.

 

Bewerbungseingänge
Über einen definierten Prozess werden die Online-Bewerbungen in der ABACUS Inbox angezeigt und von dort automatisch oder manuell in den Bewerberstamm übernommen. Vor der Übernahme wird eine Dublettenkontrolle vorgenommen, um mehrfache Bewerberdaten zu vermeiden.

 

Aktivitäten rund um Bewerbungen
Von der Eingangsbestätigung über die Beurteilung der Stellensuchenden bis zur Vertragserstellung können sämtliche Aktivitäten selber definiert und in den Prozess eingebunden werden. Die Korrespondenz mit einem Bewerber lässt sich via E-Mail oder dem Ausdruck für den Briefverkehr direkt aus der Software tätigen. Sie können Ihre Arbeitsprozesse ebenso wie die Reihenfolge des Bewerberprozesses selber bestimmen, durch die Sie bei der Abarbeitung Schritt für Schritt geführt werden.

 

Bewerberübersicht
Eine HR-Abteilung sollte sich jederzeit über laufende Bewerbungen und offene Aktivitäten einen Überblick verschaffen können. In der Bewerberübersicht können deshalb eigene Filter gespeichert werden. Auch lassen sich Aktivitäten wie Eingangsbestätigungen, Absagen und Beurteilungen für mehrere Bewerber gleichzeitig auslösen.

 

Elektronische Beurteilungen
Bewerberdossiers lassen sich innerhalb der ABACUS Business Software elektronisch an die Linienvorgesetzten weiterleiten. Diese verbleiben in der ABACUS Business Software, so dass sie nicht via Mailserver verschickt werden müssen oder ausgedruckt auf einem Schreibtisch liegen bleiben. Damit wird ein höherer Schutz vertraulicher, persönlicher Daten erreicht. Beurteilungen werden elektronisch gespeichert und können über den Bewerberstamm und über Auswertungen stets konsultiert und miteinander verglichen werden. Linienvorgesetzte sind in der Lage, Beurteilungen über die ABACUS Inbox, über das Portal MyAbacus oder auch via iPad zu erfassen.

 

Übernahme in den Personalstamm
Wird ein Bewerber eingestellt, kann mit Hilfe eines Serienbriefs ein Vertrag erstellt werden. Sämtliche Daten lassen sich unverzüglich in den Personalstamm übernehmen. Über die ABACUS Business Prozess Engine ist es in einem nächsten Schritt möglich, weitere notwendige Prozesse, wie zum Beispiel die Bereitstellung eines Arbeitsplatzes mit Schreibtisch und Computer, auszulösen.

Fazit

Alle Anforderungen an die Neuentwicklung wurden so umgesetzt, dass die ABACUS Bewerberverwaltung als optimales Werkzeug für den Rekrutierungsprozess eingesetzt werden kann. Das Werkzeug bietet Ihnen bezüglich Arbeitsprozesse höchste Flexibilität, womit alle Voraussetzungen für eine effiziente Bearbeitung von Bewerbungen erfüllt sind.



Verfügbarkeit
: Die neue Bewerberverwaltung ist ab der Version 2014 verfügbar.
Kosten
: Option Bewerberverwaltung für Fr. 1‘200.- (Einzelanwender)

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