ABACUS zündet mit AbaPay eine neue Stufe in der Zusammenarbeit zwischen KMU und Treuhänder
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Finanzbuchhaltung ohne Spezialsoftware – ABACUS zündet mit AbaPay eine neue Stufe in der Zusammenarbeit zwischen KMU und Treuhänder

ABACUS CEO Claudio Hintermann hat die diesjährige Partnerkonferenz genutzt, um die auf die Bedürfnisse von Kleinunternehmer abgestimmte Web-Plattform AbaPay vorzustellen. Damit lassen sich Kundenrechnungen einfach und effizient abwickeln, wobei das Portal softwareunabhängig funktioniert. Wie AbaPay und die ebenfalls erstmals präsentierten Funktionen der Mobil-Apps werden bei ABACUS viele Neuerungen, Verbesserungen und Erweiterungen aufgrund von Kundenwünschen und dank des Inputs der Partner realisiert. Andere wiederum, wie die ebenfalls als Premiere gezeigte Zeit- und Absenzenkontrolle, werden mit Hilfe einer präzis definierten Themenpalette systematisch und zielgerichtet entwickelt.

 

Blickfänger in Form von Riesenpostern in weisser Schrift auf rotem Grund mit Slogans wie "Wir legen den Grundstein von morgen" und "Coole Jobs für unsere zukünftigen Entwickler" begrüssten ankommende Konferenzteilnehmer der diesjährigen Partnertagung auf der gegenüberliegenden Seite der ABACUS Firmenzentrale. Sie bringen zum Ausdruck, wie zukunftsorientiert ABACUS ist und wem im Betrieb die Aufmerksamkeit gilt. Die Poster ihrerseits versperren gleichzeitig die freie Sicht auf das Baugelände, wo der Erweiterungsbau von ABACUS realisiert wird. Um genügend Raum für die Kollaboration von morgen offen zu lassen, ist das Bauvorhaben nicht bis auf die letzte Mauer durchgeplant. Sicher ist hingegen, dass die Softwarefirma mit dem Bau des neuen Firmengebäudes eine beträchtliche Summe in ihre Zukunft investiert, um Platz für den neuen "ABACUS Campus" zu schaffen. Die an der Tagung gezeigten Produktpremieren und -verbesserung liessen keine Zweifel offen, dass ABACUS und ihr CEO Claudio Hintermann vieles in petto haben.
Ausser dem goldenen Herbstwetter hat sich aber im Prinzip kaum etwas am Ablauf der seit 22 Jahren jedes Jahr durchgeführten Partnerkonferenz geändert. Chefstratege Hintermann präsentiert dabei Jahr für Jahr mindestens eine exzellente Neuheit aus seinem Entwicklungslabor. Die übrigen ABACUS Entwickler und Produkte-Manager unter der Leitung der ABACUS Programmier- und Produkteverantwortlichen Daniel Senn und Ursula Beutter beweisen anhand geballter Verbesserungen und Ergänzungen, dass am Fortschritt der ABACUS Business Software kontinuierlich und unter Hochdruck weitergearbeitet wird. Auch die Meldung, dass die an zwei Tagen durchgeführte Konferenz mit 300 Teilnehmenden dieses Jahr erneut ausgebucht gewesen sei und die Teilnehmer mit den Darbietungen mehr als zufrieden gewesen wären, gehört seit geraumer Zeit ebenfalls zum ABACUS Standard.

Keine Zukunft ohne Veränderung

Als er und seine Partner vor 30 Jahren kurz nach der Einführung des Personalcomputers angefangen hätten, betriebswirtschaftliche Software zu entwickeln, habe niemand voraussehen können, dass damit einmal die Arbeitsprozesse der Buchhalter grundlegend umgestaltet würden, erklärte Hintermann dem prall gefüllten Auditorium. Aber die einzigen Konstanten im Leben seien nun mal Veränderungen, zitierte der ABACUS Firmenchef Buddha und Heraklit. Dies sei die Ursache, weshalb es einen immer weitertriebe in der Software-Entwicklung und sich dabei immer alles wandle, so Hintermann. Die These, dass die Welt sich noch nie so schnell wie heute verändere, würde der ABACUS Chef ohne Wenn und Aber sofort unterschreiben. Allerdings hat auch er selbst als einer der Pioniere von helvetischer Business Software kein Erfolgsrezept für die Art und Weise zur Hand. Sicher sei nur, dass das, was gestern gut gewesen sei, nicht zwingend auch heute gelte, erläuterte Hintermann und ergänzte: "Deshalb muss man stets die Disziplin aufbringen, sich und seine Resultate in Frage zu stellen. Dabei geht es nicht darum, ob etwas gut oder schlecht sei, sondern um das, was gefragt ist."
Sozusagen zur Untermauerung seiner Ausführungen zauberte der ABACUS CEO eine Webportal-Lösung aus dem Ärmel, die viel innovatives Potential enthält. Ihre Entwicklung erfolgte aufgrund von Anregungen der ABACUS Partnerin BDO, der führenden helvetischen Treuhänderin, und wurde von ihr begleitet. Ausserdem hat ABACUS dafür mit Swiss Post Solutions kooperiert. Das Portal lautet auf den Namen AbaPay und dient dem Erstellen, dem Versand und dem Empfang von Rechnungen über das Internet. Dadurch entfällt der postalische Versand komplett, was markant Zeit und Geld sparen hilft.

KMU können auf Buchungssoftware verzichten

ABACUS hat konkrete Schlüsse aus dem Fakt gezogen, dass die wenigsten der 300‘000 helvetischen Kleinunternehmen jemals daran dächten, sich eine Finanzsoftware, geschweige denn ein ausgewachsenes ERP-System anzuschaffen, begründet Hintermann die Neuentwicklung. Gerade Kleinstunternehmen sind es aber, deren administrativer Geschäftsbereich oft mit dem Rechnungswesen im Argen liegt, der somit im krassen Gegensatz zur übrigen Qualität ihrer Angebote und Dienstleistungen steht. Ihnen will jetzt der ABACUS Chef mit AbaPay unter die Arme greifen: Mit einem Minimalaufwand lassen sich damit sämtliche Prozesse rund um die digitale Rechnungsstellung erledigen.
Buchhaltungskenntnisse sind für die Nutzung des AbaPay-Portals keine nötig, da die Weblösung mit Hilfe einer eingängigen Anwenderführung selbsterklärend ist. Für die Rechnungsstellung operiert AbaPay softwareunabhängig. Es ist dabei unerheblich, ob eine Rechnung in Word, Excel, Openoffice, einer Fakturierungssoftware oder mit einem anderen Programm erstellt wird. Dem AbaPay-Anwender bleibt als einzige Aufgabe, seine Rechnung als PDF-Datei abzuspeichern und auf die Plattform zu laden. Danach wird diese rechtsgültig signiert und in Form einer E-Mail an den Rechnungsempfänger mit einem entsprechenden Link zur Rechnungsübersicht übermittelt. Auf Wunsch schickt AbaPay gleichzeitig die einzelnen Buchungsdaten einer Rechnung an den Treuhänder oder Buchhalter des Anwenders, wo sie in der Finanzbuchhaltung automatisch unter Einschluss der verschiedenen Mehrwertsteuerarten verbucht und inklusive digitaler Signatur archiviert werden. Ausserdem verwaltet das Finanzportal die "Offenen Posten", registriert automatisch erfolgte Zahlungen und verfügt über eine einfache Mahnfunktion.

 

Hintermann ist vom grossen Potenzial von AbaPay voll und ganz überzeugt. Er schloss seine Ausführungen, die von einem Team der SRF-Wirtschaftssendung ECO aufgezeichnet wurden, mit den Worten: "Mit diesem Portal ist eine neue Stufe in der Zusammenarbeit zwischen einem KMU und seinen Kunden einerseits sowie zwischen einem KMU und seinem Treuhänder andererseits realisiert worden. Der Schlüssel dazu liegt in der Digitalisierung aller Finanzdokumente. Diese macht den Austausch von Dokumenten einfacher und zuverlässiger und somit auch rationeller und billiger."

Mobile Drehscheibe für unterwegs

Wie so oft bei ABACUS finden die Programmierer den richtigen Nutzen und Stossrichtung einer Applikation erst aus dem Feedback der ersten Anwender und Händler heraus. Wurde die mobile App AbaCliK ursprünglich nur zum Sammeln, Organisieren und Versenden von Spesen konzipiert, hat sie sich inzwischen zu einem mobilen Dashboard entwickelt. Wie die Mobile-App-Verantwortliche Diana Meier eindrücklich zeigte, ist AbaCliK zum umfangreichen HR-Tool gereift, das für die Projektverwaltung sowie die Finanz-, Lohn-, und Kreditorenbuchhaltung einsetzbar ist. AbaCliK unterstützt nun auch umfangreiche Angebote für den Employee-Self-Service (ESS), auf Deutsch den Mitarbeiter-Selbstbedienungsdienst, mit dem Firmenangehörige etwa ihre Adressen mutieren, ihre Kinderzulagen, ihre Militär- und Zivildienste sowie Ferien beantragen oder ihre Arbeitszeit mit Hilfe von Barcodes und Techniken wie RFID und Geofence oder händisch erfassen und ihr eigenes Personalstammdossiers einsehen können. Dank der neuen Volltextsuche werden im Nu nicht nur Spesenbelege, sondern auch Rechnungen oder Lohnausweise gefunden und aufbereitet. Ausserdem kann AbaCliK nun auch mit Anhängen im PDF-, Word-, Excel-, PNG- und JPG-Format umgehen. Die App unterstützt die Digitale Signatur inklusive Zeitstempel.

Eine breite Themenpalette als Antrieb für Neues

Wie Geschäftsleitungsmitglied Ursula Beutter ausführte, beschäftigen ABACUS derzeit Themen wie Benutzerqualität, Effizienz, Flexibilität, Funktionalität, Gesetzesvorschriften, Mobilität und Qualität. Diese initialisierten sehr viele Entwicklungen und Ergänzungen der ABACUS Software. Den Forderungen des Arbeitsgesetzes beispielsweise ist die hinzugekommene Zeit- und Absenzenkontrolle zu verdanken. Dazu gibt es Standardmasken für Leistungserfassung, Leistungsarten- und die Firmendefinitionen. Die Leistungsarten sind für die Zeit- und Absenzenkontrolle als Standard vorhanden und können leicht erweitert werden.
Zum Problemkreis Mobilität etwa gehört die Reisekostenabrechnung. Zusammen mit Margrit Rüst zeigte Beutter anschaulich die Vorteile der Reisekostenverarbeitung in AbaProject. Indem sie Fahr-, Reiseneben- und Übernachtungskosten sowie Verpflegungsmehraufwand erfasst, lassen sich entsprechende Abrechnungen markant vereinfachen. Dazu gehört auch die Möglichkeit, eine Reise zu beantragen und diese freizugeben. Die entsprechenden Funktionen sollen im ersten Quartal des nächsten Jahres verfügbar sein.

Fast kein Stein bleibt auf dem anderen

Dass die Veränderung auch bei der Programmierung die einzige Konstante ist, bewies die Ankündigung des Entwicklungsleiters Daniel Senn. Die bisherige Standard-Datenbank Pervasive wird ab ABACUS Version 2017 durch die topmoderne Lösung des Herstellers Faircom abgelöst. Das bisherige Produkt bleibe für bisherige Nutzer alternativ installierbar, sagte Senn. Neukunden hingegen erhalten ab September 2017 ausschliesslich die Faircom-Datenbank. Einzige Alternative ist dann nur noch MS SQL.
Die an der diesjährigen Partnerkonferenz vorgestellten Neuerungen betreffen praktisch sämtliche Module der ABACUS Software. Warum Partner gern ABACUS und ihre Entwickler unterstützen, begründet Markus Helbling, Geschäftsleitungsmitglied BDO und Leiter Produktebereich Treuhand, wie folgt: "Die Welt wird immer digitaler, komplexer und schneller. BDO hat diese Entwicklung erkannt und will die Zukunft der Treuhandbranche aktiv mitgestalten. Unser Ziel ist es, internetaffine Unternehmen mit Hilfe innovativer Cloudlösungen noch aktiver zu unterstützen." Dem, meinte ein anderer Konferenzteilnehmer, könne er nur beipflichten und ergänzt, dass ABACUS mit den präsentierten Weiterentwicklungen den Nerv der Zeit getroffen hätte.

 

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