Stammdaten
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Stammdaten

Die Stammdaten bilden in AbaImmo den Dreh- und Angelpunkt der Immobilienbewirtschaftung. Sie enthalten neben Daten zu Objekten auch den Mieterstamm, Daten zu Eigentümern, Verwaltungen und den zentralen Adressstamm.

Immobilienstamm

Im Immobilienstamm werden alle Daten verwaltet, die eine bestimmte Liegenschaft betreffen. Eine einfache und übersichtliche Navigation erlaubt es dem Programmanwender, schnell die Informationen zu erfassen und benötigte Informationen bis hin zu den Objektverträgen übersichtlich dargestellt zu erhalten. Die Gliederung einer Immobilie kann sehr flexibel gestaltet und jederzeit geändert werden. Der Anwender bestimmt selbst, ob für eine einzelne Immobilie zusätzlich zum Beispiel Gebäude, Häuser oder Etagen geführt werden sollen. Pro Immobilie werden bei Bedarf mehrere Eigentümer geführt. Ihre Anteile lassen sich in Prozent darstellen. Einer Immobilie lassen sich mehrere Verwaltungen zuweisen – auch mit separaten Honorarsätzen: Pauschalhonorare, Honorare in Prozent sowie nach vereinbarter und vereinnahmter Methode. Diese Definitionen werden vom Programm datumsabhängig verwaltet, so dass jederzeit Anpassungen möglich sind.

Mieterstamm

Bei AbaImmo wird ein Mieter nur einmal erfasst. Dies erlaubt, alle für ihn gemieteten Objekte anzuzeigen, auch wenn sie sich in unterschiedlichen Immobilien befinden. Pro Mieter wird die Korrespondenzsprache bestimmt, mit der alle wichtigen Dokumente erstellt werden. Eine Offene-Posten-Liste hilft bei Liquiditätsengpässen des Mieters besser zu reagieren. Zudem lassen sich für jeden Mieter unbegrenzte oder auch zeitlich begrenzte Mahnsperren erfassen.

Eigentümer

AbaImmo erlaubt die Verwaltung von Haupt- und Miteigentümern. Der Haupteigentümer ist die Person oder Firma, die auf allen offiziellen Dokumenten ausgewiesen wird. Als Miteigentümer werden die Personen oder Unternehmen bezeichnet, die nur einen Prozentanteil an einer Immobilie besitzen. Im Eigentümerstamm werden alle Eigentümer geführt. Verknüpfte Immobilien zeigt AbaImmo direkt an. Zu jeder angezeigten Immobilie werden zusätzliche Informationen wie Hauswart, Gebäude, Häuser und Objekte aufgeführt. Aus dieser Programmansicht kann direkt in den Immobilienstamm gewechselt werden.

Hauswart

Pro Immobilie können mehrere Hauswarte geführt werden. Diesen werden Funktionen zugewiesen, so dass zu jeder Zeit ersichtlich ist, welcher Hauswart für welche Aufgabe verantwortlich ist. Im Hauswarts-Stammprogramm werden zu jedem Hauswart die zugewiesenen Immobilien mit den einzelnen Objekten angezeigt.

Verwaltungen

Es können mehrere Verwaltungen geführt werden. Diese Verwaltungen werden bei der Immobilie hinterlegt. Pro Verwaltung bestimmt der Anwender ob diese MWST-pflichtig ist, was für die Erstellung von Honorarrechnungen relevant ist. Verwaltungen werden direkt mit einem Kreditor verbunden, so dass Honorarauszahlungen automatisiert erfolgen können.

Verwaltungsbereiche

Der Verwaltungsbereich ist das für die Bewirtschaftung der Immobilie zuständige Team. Jedem Bereich werden die Teammitglieder zugewiesen, denen ihrerseits verschiedene Funktionen wie Verwalter oder Buchhalter hinterlegt werden können. Für jeden Verwaltungsbereich werden Zuständigkeiten wie Unterschriftspersonen für den Mietvertrag, Kontaktperson für Wiedervermietung, Ansprechperson bei Nebenkostenabrechnungen usw. definiert. Zuständigkeiten werden für die Pendenzenverwaltung verwendet und können in Auswertungen ausgegeben werden.

Adressmanagement

Alle Adressen von Mietern, Eigentümern oder Lieferanten werden zentral gespeichert. Der grosse Vorteil: Adressen müssen nur einmal erfasst werden, Doppelerfassungen sind ausgeschlossen. Bei Rückfragen von Personen ist sofort ersichtlich, in welcher Beziehung diese zur Verwaltung stehen. Dank vielfältigen Suchmöglichkeiten wird eine Person schnell gefunden und alle Verbindungen zur ihr angezeigt. Der Sachbearbeiter erkennt sofort, ob es sich um einen Mieter oder einen Stockwerkeigentümer handelt. Sollte er weitere Informationen benötigen, können diese schnell in zusätzlichen Programmen, die interaktiv miteinander verknüpft sind, abgefragt werden.

Elektronische Archivierung

Sollen Dokumente zur Immobilie oder zum Objekt elektronisch abgelegt werden, können diese in Dossiers gespeichert werden. Mit „Drag and Drop“ kopiert der Anwender elektronische Dateien in beliebigen Formaten in jedes beliebige Dossier. Kombiniert mit der Archivierungsfunktion in der ABACUS Software ist es auch möglich gescannte Papierdokumente digital abzulegen.

Flächenmanagement

Damit das Flächenmanagement möglichst flexibel bleibt, ist der Anwender frei bei der Datenerfassung. Es können verschiedene Flächennormen wie zum Beispiel SIA 416 genutzt oder auch eigene erstellt werden.

Transparenz durch Baumstruktur

Dank der Baumstruktur im Immobilienstamm erhält man einen schnellen Überblick über den kompletten Aufbau der Immobilie. Durch die Verwendung von Filterkriterien können zum Beispiel nur leerstehende Objekte angezeigt werden.

Volltextsuche

Dank der Volltextsuche ist die Suche nach einer Immobilie noch einfacher. So kann die Strasse mit dem Ort erfasst werden und die Suchfunktion zeigt eine Liste der möglichen Immobilien an.