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Mandanten

Mit der Grundversion kann ein produktiver Mandant und ein Testmandant geführt werden. Diese Option ermöglicht maximal 999‘999 Mandanten zu verwalten.

Datenübernahme

Der Lohnartenstamm kann bei der Eröffnung einer neuen Lohnbuchhaltung von einem bestehenden Mandanten (Quellmandant) in den zu eröffnenden Mandanten (Zielmandant) übernommen werden. Neben den Formeln und Bedingungen der Lohnarten werden auch Tabellendefinitionen und -werte sowie die Beschriftungen der frei definierbaren Personal-, Abteilungs- und Firmenstammfelder übernommen. Der Zielmandant hat danach die gleiche Lohnartenstruktur wie der Quellmandant.

Zugriffsschutz

Der Zugriffsschutz kann individuell pro Mandant definiert werden. Auch lassen sich einzelne Mandanten ganz für den Zugriff sperren.

  • Hinweis
    Die Module Lohnbuchhaltung und Human Resources werden anhand der Anzahl Mitarbeiter lizenziert. Sobald die Option “Mandanten“ lizenziert ist, steht diese Anzahl von Mitarbeitern für jeden einzelnen Mandant zur Verfügung. Die Anzahl zu lizenzierender Mitarbeiter muss sich deshalb nach dem Mandant mit den meisten Mitarbeitern richten.

    Für die Lohnbuchhaltung und das Human Resources kann eine unterschiedliche Anzahl Mitarbeiter lizenziert werden. In diesem Fall wird im Personalstamm für jeden Mitarbeiter definiert, ob er für die Lohnbuchhaltung, das Human Resources oder beide Module aktiv sein soll.

Kostenstellen

Mit der Option “Kostenstellen“ lassen sich Personalkosten einzelner Unternehmensbereiche auf Kostenstellen oder Kostenträger verteilen und in die Finanzbuchhaltung respektive die Kostenrechnung übertragen. Diese Verteilung kann in allen Einzelheiten definiert werden und erlaubt auch sehr komplexe Kostenzuweisungen.

Matrixdefinition

In der Kostenstellen-Matrix definiert der Anwender die kostenbezogene Aufschlüsselung jeder Lohnart auf die Kostenstellen oder Kostenträger. Pro Lohnart wird definiert, ob sie den Stammkostenstellen des Mitarbeiters oder fix einer Kostenstelle zugewiesen wird.

Abrechnung

Kostenstellen können auch vorerfasst oder in der Bearbeitung der Lohnabrechnung gezielt überschrieben werden. Beispielsweise können die gearbeiteten Stunden direkt in der Vorerfassung dem jeweiligen Projekt zugewiesen werden.

Auswertungen

Alle Reporte rund um den Abrechnungslauf können nach Kostenstellen sortiert und selektiert werden.

  • Hinweis
    Für die zusätzliche Aufschlüsselung nach Geschäftsbereich, Abteilung, Kostenstelle oder Verbuchungsgruppe ist die Option “Variable Fibu-Verbuchungsmatrix“ notwendig.

Fremdwährungen

Mit der Option “Fremdwährungen“ können Löhne in verschiedenen Währungen geführt und ausbezahlt werden.

Zahlstellen

Pro Mitarbeiter können mehrere Auszahlungen in unterschiedlichen Währungen definiert werden. Beispielsweise wird der Lohn in EUR, die Spesen hingegen in CHF ausbezahlt. Für die Lohnwertefelder kann einzeln festgelegt werden, ob sie in Mandant- oder Mitarbeiterwährung geführt werden sollen.

Auswertungen

Die Lohnabrechnung kann sowohl in der Mitarbeiterwährung als auch in der Währung des Mandanten ausgegeben werden. Detail- und Kumulativjournale können ebenfalls in Fremd- oder Leitwährung ausgegeben werden.

Geschäftsbereiche

Geschäftsbereiche können als Organisationselemente ähnlich den Abteilungen geführt werden. Sämtliche Auswertungen lassen sich dabei nach Geschäftsbereichen sortieren und selektieren. In den Detail- und Kumulativjournalen werden zudem automatisch Gruppentotale pro Geschäftsbereich gebildet. Stammfelder können pro Geschäftsbereich eigene Werte führen.

Rechtlich selbständige Geschäftsbereiche

Geschäftsbereiche können als rechtlich selbständig definiert werden. In diesem Fall werden die Geschäftsbereiche einem (rechtlich selbständigem) Unternehmen zugeordnet. Die nationalen Auswertungen werden dann immer pro Unternehmen erstellt.

Zugriffsschutz

Der Zugriffsschutz kann auf Ebene der Geschäftsbereiche definiert werden. Dann sind für den Benutzer nur noch die Mitarbeiter in Geschäftsbereichen sichtbar, für die er ein Zugriffsrecht hat. Der Zugriffsschutz erstreckt sich auch auf sämtliche Stammdaten und Auswertungen.

Geschäftsbereich-übergreifendes Buchen

Mit der Option “Geschäftsbereich-übergreifendes Buchen“ werden bei der Verbuchung in die Finanzbuchhaltung und Kostenrechnung die Geschäftsbereich-übergreifenden Buchungen automatisch generiert.

Automatische Quellensteuerabzüge

Mit der Option “Automatische Quellensteuerabzüge“ werden für alle quellensteuer- oder grenzgängerpflichtigen Mitarbeiter automatisch die richtigen %-Sätze berücksichtigt. Dies erfolgt aufgrund des im Personalstamm hinterlegten Wohnkantons sowie den kantonalen Quellensteuertabellen. Die aktuellen Tarife können bei der eidg. Steuerverwaltung kostenlos heruntergeladen werden.

  • Hinweis
    ABACUS bietet ein Abonnement für die Quellensteuertarife an. Die Abonnenten erhalten automatisch immer die aktuellen Tarife per E-Mail oder als CD per Post zugeschickt. Das Abo ist kostenpflichtig und kann zusätzlich zur Option “Automatische Quellensteuerabzüge“ gekauft werden. Tarife des QST-Abos (ob CD oder E-Mail) können nur auf Installationen mit lizenziertem Abo eingelesen werden.

Schnittstellen

Die Lohnbuchhaltungsschnittstellen sind Teil von AbaConnect. AbaConnect ist eine einheitliche Schnittstelle für alle ABACUS Applikationen. Mit AbaConnect können XML- wie auch ASCII-Dateien aus der Lohnbuchhaltung aus- oder eingelesen werden. Es können sämtliche Personalstammdaten, die Vorerfassungsdaten sowie sämtliche Kumulativdaten ein- und ausgelesen werden.

Vorerfassung

Die Schnittstelle in die Vorerfassung ermöglicht, variable Daten pro Lohnperiode und Mitarbeiter einzulesen. Falls ihr Abrechnungszeitpunkt noch unklar ist, werden die Vorerfassungsdaten auch noch keiner Periode zugeordnet. Selbstverständlich besteht auch die Möglichkeit, Zeiterfassungssysteme direkt mit der ABACUS Lohnbuchhaltung zu kombinieren.

Personalstamm

Alle erfassbaren Personaldaten der Lohnbuchhaltung können via AbaConnect ein- und ausgelesen werden. Adressen, Lohndaten, Zahlstellen, Kinderstämme, Ein- und Austrittstabellen usw. bilden dabei, gruppiert nach thematischen Gesichtspunkten, jeweils eigene Records.

  • Hinweis
    Für die Verbuchung der Löhne in die Finanzbuchhaltung ist die Option “Schnittstellen“ nicht notwendig. Die Buchungsbelege können bereits in der Grundversion exportiert werden.

Schnittstelle Sozialversicherungen

Mit der Option „Schnittstelle Sozialversicherungen“ können die Jahresendabrechnungen elektronisch via ELM (einheitliches Lohnmeldeverfahren) eingereicht werden. Die Option ermöglicht auch das Übermitteln von Familienzulagen an die Ausgleichskasse “Banken und Versicherungen“ sowie an weitere Ausgleichskassen welche das Format eAHV unterstützen. Die XML-Schnittstelle für Liechtenstein wird ebenfalls durch diese Option abgedeckt.

Variable Fibu-Verbuchungsmatrix

Grundsätzlich kann pro Lohnart ein für die ganze Firma gültiges Konto zugewiesen werden. Sobald aber eine differenzierte Kontenaufteilung verlangt wird, ist die Option “Variable Fibu-Verbuchungsmatrix“ nötig:

 

In der Regel fliessen dann die Saläre einer jeweils betrieblich klar definierten Gruppe von Mitarbeitern – etwa alle Mitarbeiter einer Abteilung – auf die gleichen Fibu-Konten. In Ausnahmefällen bedarf es sogar einer individuellen Zuordnung pro Mitarbeiter, z.B. bei mitarbeiterspezifischer Verbuchung von BVG-Beiträgen. Pro Lohnbuchhaltungsmandant kann bei der Verbuchungsmatrix deshalb festgelegt werden, wie die Verbuchung der einzelnen Lohnarten auf die Fibu-Konten zu definieren ist:

  • auf Firmenebene, das heisst pro Firma und Lohnart
  • auf Verbuchungsgruppenebene – nach einer neuen, nur für die Fibu zu verwendenden Gruppierung wie Profitcenter, Lohnkategorien etc.
  • auf Geschäftsbereichsebene – pro Geschäftsbereich und Lohnart
  • auf Abteilungsebene – pro Abteilung und Lohnart
  • auf Mitarbeiterebene – individuell für jede Lohnart jedes Mitarbeiters

Swissmem-Statistik

Mit der Option “Swissmem-Statistik“ kann das Programm Salärvergleiche Landolt & Mächler ausgegeben werden.

  • Hinweis
    Für die BFS-Statistiken wird keine Option benötigt, diese sind in der Grundversion enthalten.

Rückrechnung

Die Option “Rückrechnung” ermöglicht das rückwirkende Nachrechnen und Ändern von Lohnbestandteilen und die automatische Korrektur in den aktuellen Lohnabrechnungen. Ein Beispiel dafür sind die BVG-Abzüge. Dabei werden konsequent die Zeitachsen auf den Lohnwerten berücksichtigt.

  • Hinweis
    Eine Rückrechnung von Kostenstellen und Fibu-Konti ist nicht möglich, die Rückrechnung beschränkt sich auf Lohnwerte.

Lohn Vorerfassung Grundversion

Die Grundversion “Vorerfassung“ wird für separate Installationen benötigt, in denen lediglich Vorerfassungen getätigt und Personaldaten mutiert werden. Mit einer lizenzierten Vorerfassung Grundversion können alle Programme ausser denen des Lohnabrechnungslaufes verwendet werden (inkl. Option “Schnittstellen“). Im Programm 13 kann die Lohnabrechnung berechnet und überprüft, jedoch nicht gespeichert werden.