Visumskontrolle
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Rechnungen müssen von den zuständigen Personen auf ihre Richtigkeit geprüft werden. Mit der Option “Visumskontrolle“ wird der Prozess der Rechnungskontrolle und Visierung spürbar beschleunigt und vereinfacht. Auf digitalisierte Originalbelege kann im Visumsprozess jederzeit zugegriffen und somit gänzlich im innerbetrieblichen Ablauf auf Papier verzichtet werden. Belege visieren oder ablehnen, Bemerkungen erfassen und andere Personen in den Ablauf integrieren wird zum Kinderspiel.

Visumsverantwortliche definieren

Jede beliebige Person eines Unternehmens kann als Visumsverantwortlicher definiert werden, um Rechnungen vor der Zahlungsfreigabe zu prüfen. Für jeden Visumsverantwortlichen lassen sich darum wichtige Vorgaben bestimmen wie zum Beispiel die Möglichkeit, Einsicht in Belege anderer Mitarbeiter zu erhalten oder eine Visumslimite pro zu visierende Rechnung zu bestimmen usw.

Visumsstruktur definieren

In der Visumsstruktur wird der Standardablauf bestimmt, den ein Beleg zu durchlaufen hat. Je nach Firmenstruktur kann dieser Ablauf mehrere Stufen umfassen. Wird ein Beleg visiert, gelangt dieser gemäss vorgegebener Struktur automatisch zur nächsten Person. Je nach Definition kann diese Struktur während dem Visumsprozess verändert und der Beleg einer anderen Person zugewiesen werden.

Inbox

Das eigentliche Arbeitsinstrument des Visumsverantwortlichen ist seine persönliche Inbox. In dieser sind alle von ihm zu visierende Belege abgelegt und können dort auch abgearbeitet werden. Der Inhalt der Tabelle, in der die Belege angezeigt werden, kann nach jeder Spalte sortiert werden. Auch lässt sich der Aufbau der Tabelle je nach Bedarf anpassen. Soll ein Beleg visiert oder abgelehnt werden, muss lediglich die entsprechende Checkbox in der Tabelle aktiviert und der Vorgang abgeschlossen werden. Zu jedem Vorgang kann auch eine Bemerkung erfasst werden, die je nach Konfiguration bei einer Ablehnung eines Belegs zwingend verlangt wird.

Originaldokument anzeigen

Falls die Originaldokumente digitalisiert und als PDF in den Belegdossiers gespeichert wurden, können diese Rechnungen während des Visumsprozesses angezeigt werden. Dazu wird ein neues Fenster geöffnet und das Dokument im Original aus dem Dossier angezeigt. Sobald in der Inbox-Tabelle der nächste Beleg angewählt wird, zeigt das Programm in der Dokumentenvorschau automatisch das PDF der dazugehörenden Rechnung an.

Stellvertretung

Jeder Visumsverantwortliche kann seinen oder seine Stellvertreter aus der Liste sämtlicher Visumsverantwortlicher auswählen. Sobald der Visumsverantwortliche seine Abwesenheit aktiviert, können seine bezeichneten Stellvertreter in seine Inbox wechseln und die Belege bearbeiten. Dabei wird pro Visumsvorgang gespeichert, wer den Beleg visiert hat. Die Stellvertreter ihrerseits sehen in einer Liste, welche Personen sie zu vertreten haben.

Visumsbenutzer / Visumsbenutzer erweitert

Oft ist es vorgesehen, dass in einem Unternehmen viel mehr Personen Rechnungen visieren müssen, als effektiv in der Kreditorensoftware arbeiten und zum Beispiel selber Belege erfassen. Diesen Visumsverantwortlichen stehen dafür zwei spezielle Benutzertypen (Visumsverantwortlicher und Visumverantwortlicher erweitert) zur Verfügung, mit dem man nur die entsprechende Inbox und die für den Visumsprozess vorgesehenen Funktionalitäten nutzen kann. Alle weiteren Programme werden diesen Anwendern im ABACUS Hauptauswahlmenü gar nicht angezeigt. Die beiden Benutzertypen unterscheiden sich darin, dass der Visumsverantwortliche Belege nur in einem kleinen Umfang bearbeiteten darf. Der Visumsverantwortliche erweitert kann hingegen den Beleg vollständig anpassen.