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Mandanten

Mit der Grundversion der Kreditorenbuchhaltung kann ein produktiver Mandant und/oder ein Test- oder Umstellungsmandant geführt werden. Die Option “Mandanten“ ermöglicht, maximal 999'999 verschiedene Kreditorenbuchhaltungen zu verwalten.

Eröffnung einer neuen Kreditorenbuchhaltung

Dank der Einfachheit des Eröffnungsprogramms kann jeder Anwender selbständig einen neuen Mandanten eröffnen.

 

Bei der Eröffnung können einige der Stammdaten eines bereits bestehenden Mandanten übernommen werden. Somit müssen, beispielsweise die MwSt.-Codes nicht noch einmal erfasst werden. Zudem besteht die Möglichkeit, während der Eröffnung weitere Applikationen für den zu eröffnenden Mandanten anzulegen.

Wechsel zwischen Mandanten

Der Wechsel von einem Mandanten in einen anderen ist aus dem Hauptmenü der Kreditorenbuchhaltung einfach und schnell möglich. Über eine passwortgestützte Zugriffsberechtigung kann direkt die Auswahlliste der Mandanten, wobei die Sortierung der Mandanten nach alphabetischen oder numerischen Gesichtspunkten unterstützt wird, gestartet werden.

Unternehmen

Das Unternehmen ist ein Strukturelement, welches es innerhalb eines Mandanten erlaubt mehrere Unternehmen abzubilden. Dabei kann ein Unternehmen eigene Kreditorenstammdaten führen. Ein Unternehmen kann aber auch die Stammdaten von einem anderen Mandanten referenzierend führen oder gar ohne eigene Stammdaten nur als Strukturelement geführt werden. Buchungen werden nicht im Unternehmen, sondern im darunter zugeordneten Geschäftsbereich geführt. Einem Unternehmen können mehrere Geschäftsbereiche zugewiesen werden. So können Auswertungen über einen Geschäftsbereich oder ein Unternehmen erfolgen.

Fremdwährungen

Die Option “Fremdwährungen“ wird benötigt, um Belege in einer anderen Währung als der Leitwährung zu erfassen. Sie ermöglicht, dieselben Lieferanten in verschiedenen Währungen zu eröffnen und zu führen. In den Firmenstammdaten kann pro Währung ein Vorschlag für die Kontierung von Lieferanten hinterlegt werden. Übersichtlich gestaltete Auswertungen geben jederzeit Auskunft wie sich die Verpflichtungen in den verschiedenen Fremdwährungen zusammensetzen.

Zentrale Fremdwährungstabelle

In der zentralen Fremdwährungstabelle sind mehr als 170 Fremdwährungen gemäss ISO 4217 hinterlegt. Für den automatischen Kursausgleich wird jeder aktiven Währung ein Kursgewinn- und Kursverlustkonto zugeordnet.

Kurstabelle

Die Kurstabelle enthält datumsabhängige Buch- und Bewertungskurse aller aktiven Währungen. Falls mehrere Mandanten verwaltet werden, kann die Kurstabelle mandantenspezifisch oder zentral geführt werden. Nebst den globalen Buch- und Bewertungskursen sind für die Bereiche Aktiven, Passiven, Erfolgsrechnung, Debitoren und Kreditoren spezifische Bewertungskurse möglich.

Datumsabhängige Kurse

In der Kurstabelle werden die Kurse auf einer Zeitachse eingetragen. Bei der Erfassung von Bewegungsdaten werden Buch- und Bewertungskurse vorgeschlagen. Die Fremdwährungskurse können mittels Schnittstelle täglich importiert werden. Der Import lässt sich zusammen mit AbaNotify vollständig automatisiert ausführen.

Kursausgleich auf Belegebene

Der Kursausgleich erfolgt automatisch auf die pro Debitor definierten Kursausgleichskonten.

Auswertungen

Sämtliche Auswertungen unterstützen die Datenausgabe in Fremd- und Leitwährung.

Geschäftsbereiche

Mit der Option “Geschäftsbereiche“ lassen sich komplexere Organisationsstrukturen abbilden, da dieses Element erlaubt, einen Mandanten weiter aufzugliedern. Diese Organisationsstruktur eignet sich insbesondere für Filialorganisationen. Es können mehrere Betriebe als Geschäftsbereiche im selben Mandanten geführt werden, die Ebene “Geschäftsbereich“ ist als eine selbständig bilanzierende Einheit definiert. Die Geschäftsbereiche werden in interne und externe unterteilt:

  • Interne Geschäftsbereiche
    Interne Geschäftsbereiche sind selbstständig bilanzierende Einheiten (Filialen, Nebenbetriebe), für die eine separate Bilanz und Erfolgsrechnung geführt werden muss.

Jeder interne Geschäftsbereich kann mit einer beliebigen Anzahl externer und anderer interner Geschäftsbereiche Verkehr aufweisen. Dieser wird als konzerninterner Verkehr detailliert in einer Liste dargestellt, der als Grundlage für die Konsolidierung auf der nächsten übergeordneten Stufe (Konzern) dient.

  • Externe Geschäftsbereiche
    Externe Geschäftsbereiche sind Betriebe, für welche die Buchhaltung nicht innerhalb des Mandanten geführt wird. Sie gehören aber zur Organisationsstruktur (Konzern), für die der Intercompany-Verkehr ausgewiesen werden muss.

Vorteile der Option:

  • Adressen für mehrere Buchhaltungen werden zentral geführt
  • Zentrale Debitoren- und Kreditorenstämme
  • Gemeinsamer Konto- und Kostenstellenplan

Buchen mit Geschäftsbereichen

In einem Buchungssatz muss immer der gleiche Geschäftsbereich für Soll und Haben verwendet werden, damit die Konsistenz der Auswertungen auf der Stufe Bilanz und Erfolgsrechnung sichergestellt ist.

 

Konten- und Kostenstellenpläne werden zwar zentral geführt, einem Konto oder einer Kostenstelle / -träger kann aber ein Geschäftsbereich fix zugeordnet werden, so dass mit einem bestimmten Konto oder Kostenstelle/-träger auch nur ein bestimmter Geschäftsbereich gebucht werden darf.

Auswertungen

Sämtliche Auswertungen können pro Geschäftsbereich oder für den Mandanten erstellt werden.

Geschäftsübergreifend buchen

Die Funktion ermöglicht dem Anwender in allen Applikationen das direkte Buchen eines anderen Geschäftsbereichs. Dabei wird im Ursprungs- wie auch im Ziel-Geschäftsbereich gebucht. Die Umbuchung erfolgt durch das System, gestützt auf hinterlegte Buchungsregeln, automatisch.

Lieferanten-/Kundenverrechnung

Mit der Option “Lieferanten-/Kundenverrechnung“ können Belege aus der Debitorenbuchhaltung mit Belegen der Kreditoren automatisch in einem Dispositionslauf verrechnet werden.

Lieferantenstamm

Für jeden Lieferanten kann bestimmt werden, ob die Debitoren- mit den Kreditorenrechnungen verrechnet werden dürfen. Dies erlaubt es, unerwünschte Verrechnungen zu vermeiden.

Automatische Verrechnung im Kreditoren-Dispolauf

In einem Zahlungslauf wird auf jeder Position der aktuelle OP-Saldo des Debitors angezeigt. Der Anwender bestimmt nun, bei welchen Lieferanten die Verrechnung erfolgen soll. Dazu wird im Kontextmenü der Verrechnungsdialog gestartet. Das Programm schlägt die höchst mögliche Verrechnung von offenen Belegen vor. Dieser Vorschlag kann vom Anwender nochmals angepasst werden. Sobald der Dispositionslauf verbucht wird, werden die offenen Posten sowohl in der Kreditoren- wie auch in der Debitorenbuchhaltung miteinander verknüpft und ausgebucht.

Visumskontrolle

Rechnungen müssen von den zuständigen Personen auf ihre Richtigkeit geprüft werden. Mit der Option “Visumskontrolle“ wird der Prozess der Rechnungskontrolle und Visierung spürbar beschleunigt und vereinfacht. Auf digitalisierte Originalbelege kann im Visumsprozess jederzeit zugegriffen und somit gänzlich im innerbetrieblichen Ablauf auf Papier verzichtet werden. Belege visieren oder ablehnen, Bemerkungen erfassen und andere Personen in den Ablauf integrieren wird zum Kinderspiel.

Visumsverantwortliche definieren

Jede beliebige Person eines Unternehmens kann als Visumsverantwortlicher definiert werden, um Rechnungen vor der Zahlungsfreigabe zu prüfen. Für jeden Visumsverantwortlichen lassen sich darum wichtige Vorgaben bestimmen wie zum Beispiel die Möglichkeit, Einsicht in Belege anderer Mitarbeiter zu erhalten oder eine Visumslimite pro zu visierende Rechnung zu bestimmen usw.

Visumsstruktur definieren

In der Visumsstruktur wird der Standardablauf bestimmt, den ein Beleg zu durchlaufen hat. Je nach Firmenstruktur kann dieser Ablauf mehrere Stufen umfassen. Wird ein Beleg visiert, gelangt dieser gemäss vorgegebener Struktur automatisch zur nächsten Person. Je nach Definition kann diese Struktur während dem Visumsprozess verändert und der Beleg einer anderen Person zugewiesen werden.

Inbox

Das eigentliche Arbeitsinstrument des Visumsverantwortlichen ist seine persönliche Inbox. In dieser sind alle von ihm zu visierende Belege abgelegt und können dort auch abgearbeitet werden. Der Inhalt der Tabelle, in der die Belege angezeigt werden, kann nach jeder Spalte sortiert werden. Auch lässt sich der Aufbau der Tabelle je nach Bedarf anpassen. Soll ein Beleg visiert oder abgelehnt werden, muss lediglich die entsprechende Checkbox in der Tabelle aktiviert und der Vorgang abgeschlossen werden. Zu jedem Vorgang kann auch eine Bemerkung erfasst werden, die je nach Konfiguration bei einer Ablehnung eines Belegs zwingend verlangt wird.

Originaldokument anzeigen

Falls die Originaldokumente digitalisiert und als PDF in den Belegdossiers gespeichert wurden, können diese Rechnungen während des Visumsprozesses angezeigt werden. Dazu wird ein neues Fenster geöffnet und das Dokument im Original aus dem Dossier angezeigt. Sobald in der Inbox-Tabelle der nächste Beleg angewählt wird, zeigt das Programm in der Dokumentenvorschau automatisch das PDF der dazugehörenden Rechnung an.

Stellvertretung

Jeder Visumsverantwortliche kann seinen oder seine Stellvertreter aus der Liste sämtlicher Visumsverantwortlicher auswählen. Sobald der Visumsverantwortliche seine Abwesenheit aktiviert, können seine bezeichneten Stellvertreter in seine Inbox wechseln und die Belege bearbeiten. Dabei wird pro Visumsvorgang gespeichert, wer den Beleg visiert hat. Die Stellvertreter ihrerseits sehen in einer Liste, welche Personen sie zu vertreten haben.

Visumsbenutzer / Visumsbenutzer erweitert

Oft ist es vorgesehen, dass in einem Unternehmen viel mehr Personen Rechnungen visieren müssen, als effektiv in der Kreditorensoftware arbeiten und zum Beispiel selber Belege erfassen. Diesen Visumsverantwortlichen stehen dafür zwei spezielle Benutzertypen (Visumsverantwortlicher und Visumverantwortlicher erweitert) zur Verfügung, mit dem man nur die entsprechende Inbox und die für den Visumsprozess vorgesehenen Funktionalitäten nutzen kann. Alle weiteren Programme werden diesen Anwendern im ABACUS Hauptauswahlmenü gar nicht angezeigt. Die beiden Benutzertypen unterscheiden sich darin, dass der Visumsverantwortliche Belege nur in einem kleinen Umfang bearbeiteten darf. Der Visumsverantwortliche erweitert kann hingegen den Beleg vollständig anpassen.

Check drucken/verwalten

Die Option “Check drucken/verwalten“ erlaubt das Erstellen von drei verschiedenen Checkarten:

  • Bankcheck
  • Korrespondenz-Check
  • Postauszahlungsschein

Bankcheck

Für alle Bankcheck-Zahlungen wird mit Hilfe des mitgelieferten Standardformulars ein Bankcheck nach den Vorschriften des Banken-Reglements vom 4/90 ausgedruckt. Allfällige Zusatzmöglichkeiten werden über Zusatzfelder definiert.

Korrespondenz-Check

Die Korrespondenz-Checks erlauben das Begleichen von Einzel- oder Sammelzahlungen mit direkter Anzeige der ausgeglichenen Belege. Das mitgelieferte Standardformular zeigt von jedem beglichenen Beleg das Belegdatum, die Belegreferenz, allfällige Abzüge und den bezahlten Betrag.

Postauszahlungsschein

Für alle Postauszahlungsschein-Zahlungen wird mit Hilfe des mitgelieferten Standardformulars ein Postauszahlungsschein nach den Vorschriften der Post ausgedruckt. Allfällige Zusatzmöglichkeiten werden über Zusatzfelder definiert.

 

Alle drei Check-Formulare wurden mit einem ABACUS Formulargenerator erstellt. Damit ist die Möglichkeit gegeben, ohne weiteres individuelle Anpassungen dieser Formulare aufgrund spezieller Kundenbedürfnisse vorzunehmen. Dies kann durch den ABACUS Vertriebspartner geschehen oder durch den Anwender selbst.

Schnittstellen

Mit den AbaConnect-Schnittstellen können in die Kreditorenbuchhaltung Lieferantenstammdaten und Belege importiert werden. Neben dem Import von noch nicht vorhandenen, sprich neuen Datensätzen, können über die Schnittstellen auch Datensätze mutiert werden.

 

Folgende Funktionsarten stehen zur Verfügung:

  • Dateischnittstelle im XML-Format
  • WebService-Schnittstelle via HTTP/SOAP (Simple Object Access Protocol)

Funktionsweise

Für die verschiedenen Datenarten wird eine Schnittstellendefinition mit einem Standard-Mapping bereitgestellt. In einem Mapping ist festgelegt, welche Datenbankfelder importiert und exportiert werden können und welche Aktionen (Import und/oder Export) zulässig sind. Mappings können kopiert und an Kundenbedürfnisse angepasst werden. Der Datenaustausch erfolgt im XML-Format.

Dateischnittstelle

Die Dateischnittstelle eignet sich für den unkomplizierten Datenaustausch, da sie sehr einfach zu bedienen ist. Diese Schnittstelle exportiert und importiert XML-Dateien, deren Struktur einem der verfügbaren Mappings entsprechen muss.

WebService

Für die professionelle Anbindung von Um- oder Fremdsystemen zwecks Datenaustauschs kann die Web-Service-Schnittstelle verwendet werden. Die Schnittstellen von AbaConnect können so direkt über eine HTTP-Verbindung unter Verwendung von SOAP verwendet werden. Diese Technologie ermöglicht es, dass eine fremde Anwendung ohne grossen Programmieraufwand die AbaConnect-Schnittstellen verwenden kann.

Erweiterte Belegarten

Mit der Grundversion der ABACUS Kreditorenbuchhaltung kann pro Belegtyp (Faktura, Gutschrift, Vortrag usw.) eine Belegart erfasst werden. Wenn pro Belegtyp mehrere Belegarten geführt werden sollen, muss die Option “Erweiterte Belegarten“ installiert werden.

Belegaufbau

Ein Beleg besteht aus einem Belegkopf und mindestens einer Belegposition. Im Belegkopf sind alle Informationen enthalten die für den gesamten Beleg gültig sind, wie beispielsweise das Belegdatum, die Währung, Belegnummer usw.

 

In einer Belegposition stehen primär die Angaben für die Verbuchung in die Finanzbuchhaltung dieser Position, wie beispielsweise das Konto, die Kostenstelle, der MwSt.-Code, der Betrag usw. Es lassen sich bis zu 9’999 Positionen pro Beleg erfassen.

Muss-Felder eines Beleges

Für die Belegerfassung können Felder als zwingend definiert werden. Welche Eingabe vorgeschlagen oder geprüft wird bestimmen die folgenden drei Vorschlagsebenen:

  • Lieferant
  • Firma
  • Belegart

Diese, in Kombination mit den Definitionszusätzen “Eingabe zwingend“ oder “keine Eingabe“, was bedeutet dass der vorgeschlagene Feldwert nicht manuell übersteuert werden kann, ermöglichen eine individuelle Steuerung der einzelnen Belegarten.