Human Resources
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Human Resources

Wo der Mensch im Vordergrund steht

Ein modernes Unternehmen braucht engagierte, kreative Mitarbeiter. Ihre Fähigkeiten sinnvoll zu nutzen und sie in einer motivierenden Atmosphäre entsprechend zu qualifizieren und zu fördern ist eine Aufgabe, welche an die Personalverantwortlichen hohe Anforderungen stellt. Entsprechend vielseitig und flexibel sollte darum auch die Software für die Personaladministration sein. Als perfekte Ergänzung der ABACUS Lohnbuchhaltung geht das Programm Human Resources weit über das reine Zahlendenken hinaus. Damit hilft es, die personellen Ressourcen optimal auszuschöpfen – und auch dem Menschen als nicht messbare Grösse gerecht zu werden.

Beginnen, wo andere aufhören

Dieses Motto – und ein kompromisslos an der Praxis orientiertes Denken – steht hinter allem, was von ABACUS entwickelt wird. Klar strukturiert, vielseitig und von bestechender Effizienz ist auch das Programm Human Resources Ausdruck dieser Einstellung. Damit wird es zum wertvollen Werkzeug in der Personalabteilung jedes zukunftsgerichteten Unternehmens.

Integriertes Gesamtsystem für die Personaladministration

Mit dem ABACUS Human Resources erhält der Anwender ein sehr flexibel einsetzbares Werkzeug, mit dem die Lohnbuchhaltung sinnvoll ergänzt werden kann. Der Personalführung einer Unternehmung steht damit nicht mehr nur ein Abrechnungssystem für die Auszahlung von Gehältern zur Verfügung, sondern ein integriertes, auch die Personaladministration umfassendes Gesamtsystem.

 

Eine moderne Personalführung bedarf der Instrumente, welche die Arbeit der Personalverantwortlichen unterstützen. Ein solches Instrument steht mit dem ABACUS Human Resources zur Verfügung. Die Übersicht über den Personalbestand wird damit strukturiert, rationalisiert und wesentlich effizienter.

Zielgruppe / Branche

ABACUS Human Resources richtet sich an Schweizer KMU, die mit einer innovativen Software ihre Personaladministration optimieren wollen.

ABACUS Human Resources ist als Standardsoftware aufgrund seiner Flexibilität und einfachen Anpassbarkeit in vielen unterschiedlichen Branchen als leistungsstarkes Instrument im Einsatz.

Kundennutzen

Personalinformationen

In den Personalinformationen werden alle Daten über den Mitarbeiter erfasst. Diese umfassen die Stammdaten, Lohndaten, Beförderungen und Ernennungen, Stellenbelegung, Stellvertretung usw.

Budgetierung

Im Lohn- und Gehaltsbereich existieren verschiedenste Budgetkonzepte, von komplizierten Einkommensveränderungen per Jahres- oder Monatsende bis zur Planung von Lohnkosten eines zukünftigen Kalenderjahres. Monatliche oder projektbezogene Budgetierungen von benötigten Mitarbeitern mit der entsprechenden Lohnsumme gilt es ebenso vorzunehmen. Um diesen unterschiedlichen Budgetpraktiken gerecht zu werden, muss ein Budgetierungssystem genauso flexibel sein wie die Lohnarten und das Lohnabrechnungssystem.

Konten / Sachen verwalten

ABACUS Human Resources erlaubt die Führung von Konten für die Verwaltungen von Geldern und Mengen, wie beispielsweise Stunden oder Tage. Neben der Verwaltung von Konten obliegt der Personalabteilung oft eine weitere administrative Aufgabe, nämlich die Verwaltung von Gegenständen wie Schlüssel, Parkplätze usw.

Knowledge Management

Die Kenntnisse jedes einzelnen Menschen sind ebenso einzigartig wie seine Persönlichkeit. Der Aufbau des Wissens wird durch lebenslanges Lernen stetig erweitert. Ähnliches geschieht auch mit dem Erfahrungs- und Wissensschatz einer Firma. Allerdings stellt eine optimale Nutzung des vorhandenen Wissenspotentials und die kontinuierliche Weiterentwicklung der Mitarbeiter zusätzliche Anforderungen an ein Unternehmen und an die Flexibilität der eingesetzten Business Software.

Beurteilung und Zielvereinbarung

Jede Persönlichkeit ist einzigartig und subjektiv speziell. Das schlägt sich bei der Wahrnehmung des eigenen Selbst und anderer nieder, die wie beispielsweise bei der Beurteilung eines Mitarbeiters durch den Vorgesetzten in seltenen Fällen identisch ist. Diese unterschiedlichen individuellen Sichtweisen sollten sich deshalb in einem Beurteilungs- und Zielvereinbarungssystem widerspiegeln, ohne dabei vorhandene Strukturen des HR-Prozesses in Frage zu stellen. Schliesslich soll die Einheit und Vergleichbarkeit der Informationen gewährleistet bleiben.

Stellen und Organigramme

Ein zentraler Bestandteil ist die Bewirtschaftung der Stellen des Programms Human Resources. Sie erlaubt das Auswerten von offenen Stellen und Überbelegungen, die Pflege der Stellenbeschreibungen und die Darstellung der Stellenpläne in grafischer Form.

Bewerbermanagement

Das Hauptaugenmerk des Bewerbermanagements liegt auf der einfachen und effizienten Verwaltung der Bewerber und den Stellenausschreibungen. Die einzelnen Phasen einer Rekrutierung, angefangen mit der Ausschreibung einer offenen Stelle bis zur definitiven Einstellung eines Interessenten, können abgebildet werden.

Systemprogramme

Grösste Aufmerksamkeit muss im Programm Human Resources der Sicherheit der Daten und der Vertraulichkeit der darin enthaltenen Informationen beigemessen werden. ABACUS bietet dazu verschiedene Funktionen, die diesem Zweck dienen.

Funktionen

Erweiterter Personalstamm

  • Personal-Zusatzinformationen
  • Frei definierbare Felder
  • Sechs Kontaktadressen
  • Neun Notizblöcke pro Mitarbeiter

Funktionen

  • Funktionsbeschreibung
  • Ausbildungsvoraussetzungen
  • Gewichtungen

Stellen

  • Stellenbeschreibungen
  • Funktion
  • Auslastungsgrad
  • Organisatorische Gruppierung
  • Mitarbeiterzuordnung
  • Grafischer Stellenplan (Organigramme)
  • Auswertung von Vakanzen und Überbelegungen

Knowledge Management

  • Erfassung von Aus- und Weiterbildungen
  • Verwaltung von internen und externen Kursen
  • Frei definierbare Felder
  • Aufbau einer Wissensdatenbank
  • Auswertung von Potential oder Bildungslücken

Beurteilung und Zielvereinbarung

  • Periodische Beurteilung und Zielvereinbarung
  • Freie Gestaltung der Programmmasken
  • Massgeschneiderte Beurteilungskriterien und Ziele
  • Hilfetext für klare Benutzerinformation
  • Skala für Abbildung der Bewertung oder des Zielerreichungsgrads
  • Strukturierte und übersichtliche Auswertungen

Budgetierung

  • Beliebige Budgets erfassbar
  • Frei bestimmbare Budgetperioden
  • Verschiedene Budgettypen verwaltbar
  • Automatische Budgetberechnung
  • Manuelle Einzelanpassungen
  • Budgetierte Löhne auf effektive Saläre übertragbar

Geld- und Mengenkonten

  • Frei definierbare Kontojournale pro Firma, Abteilung oder Mitarbeiter
  • Manuelle und automatische Buchungen
  • Jahresübergreifende Kontoführung
  • Verknüpfbar mit Lohnabrechnung
  • Verknüpfbar mit speziellen Transaktions- und Identifikationscodes
  • Saldojournale
  • Kontojournale
  • Verzinsung nach diversen Zinsmethoden

Sachverwaltungen

  • Führung von Sachverwaltungen (Parkplätze, Schlüssel etc.)
  • Verknüpfbar mit Depotgebühr und/oder Benutzungsgebühr
  • Auswertungen nach Mitarbeiter
  • Auswertungen nach Sachen

Bewerberstamm

  • Personalien
  • Bewerberfoto
  • Lebenslauf
  • Ausbildungsstand
  • Qualifikation der Bewerber
  • Führen und überwachen von Aktivitäten im Bewerbungsprozess
  • Erstellen von Serienbriefen
  • Verwaltung von Inseraten inklusive Platzierung in den Online- und Printmedien via Internet

Digitale Prozesse im Human Resources

  • Elektronische Archivierung sämtlicher digital erzeugter Dokumente im Archiv / Dossier des Mitarbeiters
  • Scanning-Funktion für Digitalisierung von Originaldokumenten auf Papier mit automatischer Zuordnung zum betreffenden Mitarbeiter

Optionen

Mandanten

Mit der Grundversion kann ein produktiver Mandant und ein Testmandant geführt werden. Diese Option ermöglicht maximal 999‘999 Mandanten zu verwalten.

Datenübernahme

Der Budgetartenstamm kann bei der Eröffnung eines neuen Mandanten von einem bestehenden Mandanten (Quellmandant) übernommen werden. Neben den Formeln und Bedingungen der Budgetarten werden auch Tabellendefinitionen und -werte sowie die Beschriftungen der frei definierbaren Personal-, Abteilungs- und Firmenstammfelder übernommen. Der Zielmandant hat danach die gleiche Budgetartenstruktur wie der Quellmandant.

 

Zusätzlich zu den Budgetarten stehen folgende Optionen für die Übernahme zur Auswahl:

  • Lohnarten, Budget, Tabellen
  • Texte und Codes
  • Feldinformationen der erweiterten Personaldaten
  • Zusätzliche Adressen
  • Funktionen, Stellen etc.
  • Journale, Konten, Sachverwaltung

Zugriffsschutz

Der Zugriffsschutz kann individuell pro Mandant definiert werden. Auch lassen sich einzelne Mandanten ganz für den Zugriff sperren.

  • Hinweis
    Die Module Lohnbuchhaltung und Human Resources werden anhand der Anzahl Mitarbeiter lizenziert. Sobald die Option “Mandanten“ lizenziert ist, steht diese Anzahl von Mitarbeitern für jeden einzelnen Mandant zur Verfügung. Die Anzahl zu lizenzierender Mitarbeiter muss sich deshalb nach dem Mandant mit den meisten Mitarbeitern richten.

    Für die Lohnbuchhaltung und das Human Resources kann eine unterschiedliche Anzahl Mitarbeiter lizenziert werden. In diesem Fall wird im Personalstamm für jeden Mitarbeiter definiert, ob er für die Lohnbuchhaltung, das Human Resources oder beide Module aktiv sein soll.

Kostenstellen

Mit der Option ”Kostenstellen” können Budgets für einzelne Kostenstellen/-träger aufbereitet werden. Falls die Option in der Lohnbuchhaltung schon vorhanden ist, muss sie für das Human Resources nicht mehr erworben werden.

Kostenstellenstamm

Der Kostenstellenstamm wird zentral geführt, so dass im Programm Human Resources eröffnete Kostenstellen automatisch in allen anderen ABACUS Applikationen abrufbar sind.

Stammkostenstelle pro Stelle

Für jede Stelle kann eine fixe prozentuale Verteilung auf maximal 10 Stammkostenstellen definiert werden. Die Kostenstellenverteilung in der Lohnbuchhaltung kann aufgrund der hinterlegten Matrix des Stellenstammes vorgenommen werden.

Stammkostenstelle(n) pro Mitarbeiter

Im Personalstamm wird jeder Mitarbeiter seiner/seinen Stammkostenstelle(n) zugeordnet. In der Mehrzahl der Anwendungen erfolgt die Zuordnung der Mitarbeiter eindeutig auf eine Kostenstelle. Pro Mitarbeiter kann eine fixe prozentuale Verteilung auf maximal 10 Stammkostenstellen bestimmt werden.

Auswertungen

Für die Auswertung der Budgets kann in allen Budgetjournalen auf die Budgetebene ”Kostenstelle” zugegriffen werden.

Schnittstellen

Die Lohnbuchhaltungsschnittstellen sind Teil von AbaConnect. AbaConnect ist eine einheitliche Schnittstelle für alle ABACUS Applikationen. Mit AbaConnect können XML- wie auch ASCII-Dateien aus dem Human Resources aus- oder eingelesen werden.

 

Es können sämtliche Personalstammdaten, die Bewerberdaten sowie die Daten des Knowledge Managements ein- und ausgelesen werden.

Budget

Mit der Option “Budget“ können beliebige Budgetberechnungen erstellt und durchgeführt werden. Mit Hilfe von Budgetarten sind komplexe Budgetierungen in den Bereichen Stellen oder Gehälter möglich. Die im Budgetlauf ermittelten Werte können mit den Ist-Werten der Lohnbuchhaltung verglichen und falls gewünscht in die Lohndatenfelder übertragen werden.

Bewerber

Die Option “Bewerber“ ermöglicht eine einfache und effiziente Verwaltung der Bewerber und der Stellenausschreibungen. Die einzelnen Phasen einer Rekrutierung, angefangen mit der Ausschreibung einer offenen Stelle bis zur definitiven Einstellung eines Interessenten, können abgebildet werden.

 

Im Zentrum liegt der Bewerberstamm, welcher alle Informationen über die einzelnen Bewerber enthält. Mit Hilfe von Assistenten kann auch eine grössere Anzahl von Bewerbern effizient abgehandelt werden. Zudem besteht die Möglichkeit mittels Aktivitäten und Stati automatisch die passenden Serienbriefe zu generieren.

Kontoführung

Die Option “Kontoführung“ ermöglicht das Führen von Konten für die Verwaltungen von Geldern und Mengen, wie beispielsweise Stunden oder Tage. Aber auch die Verwaltung von Gegenständen wie Schlüssel, Parkplätze usw. ist möglich. Alle Konten oder Sachjournale können individuell für jeden Mitarbeiter, je Abteilung oder global pro Firma geführt werden.

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