Geschäftsbereiche
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Mit der Option „Geschäftsbereiche“ lassen sich auch komplexere Organisationsstrukturen abbilden, da dieses Element erlaubt, einen Mandanten weiter aufzugliedern. Diese Organisationsstruktur eignet sich insbesondere auch für Filialorganisationen. Es können aber auch mehrere Betriebe als Geschäftsbereiche im selben Mandant geführt werden. Die Ebene „Geschäftsbereich“ ist als eine selbständig bilanzierende Einheit definiert.

 

Mit den Geschäftsbereichen lassen sich Bewegungsdaten auf einer zusätzlichen Ebene online führen. Dies bedeutet, dass Buchungen, Ist-Saldi, Budgetsaldi etc. auf Stufe Geschäftsbereich gespeichert werden. Auf Stufe Mandant wird das Total aller Geschäftsbereiche angezeigt. In den Auswertungen können auch einzelne Bereiche von mehreren Geschäftsbereichen ausgewertet werden. Stammdaten hingegen werden nur einmal d.h. zentral geführt, was die Aktualisierung von Stammdaten wesentlich vereinfacht.

 

Wird in Filialorganisationen für jede Filiale eine eigene Bilanz/Erfolgsrechnung erstellt, können die Filialbuchhaltungen als Geschäftsbereiche innerhalb eines Mandanten geführt werden. Die Saldi werden in diesem Fall nicht nur für jeden Geschäftsbereich des Mandanten geführt, sondern es wird auch automatisch und ebenfalls online ein „Schattengeschäftsbereich“ geführt, der die Summe aller Geschäftsbereiche des Mandanten darstellt.

Vorteile der Option „Geschäftsbereiche“

  • Adressen für mehrere Buchhaltungen werden zentral geführt.
  • Zentraler Debitoren-/Kreditorenstamm für mehrere buchführende Einheiten
  • Kostenrechnung kann über mehrere, rechtlich selbständige Organisationseinheiten zentral geführt werden, die Finanzbuchhaltung aber getrennt nach Organisationseinheiten.
  • Die Mehrwertsteuer kann entweder pro Geschäftsbereich oder für den gesamten Mandanten abgerechnet werden. Dies ist abhängig davon, ob eine Steuernummer dem Mandanten oder einzelnen Geschäftsbereichen hinterlegt wird.
  • Sofortiger Zugriff auf die Bilanz jedes Geschäftsbereiches und der konsolidierten Bilanz ohne Zwischenschritte und Wartezeiten
  • Buchhaltungsübergreifende Projektüberwachung

Stammdaten des Mandanten

Der Mandant bleibt die höchste Hierarchieebene. Stammdaten auf dieser Ebene gelten für alle Geschäftsbereiche. Die zentrale Speicherung und Pflege dieser Daten garantiert einen einheitlichen Datenbestand.

 

Zentral verwaltete Stammdaten der Finanzbuchhaltung:

  • Geschäftsjahr
  • Mehrwertsteuerinformationen
  • Buchungssperren (Monats- und Jahresabschluss)
  • Leitwährung der Buchhaltung
  • Konten- und Kostenstellenplan

Konten- und Kostenstellenplan werden zentral pro Mandant geführt; es kann aber pro Konto resp. Kostenstelle ein Geschäftsbereich zugewiesen werden, d.h. auf der Detailebene kann der Geschäftsbereich eingeschränkt werden.

 

Daraus ergeben sich folgende Restriktionen:

  • Alle Geschäftsbereiche innerhalb eines Mandanten weisen dieselbe Grundwährung auf.
  • Das Geschäftsjahr ist für alle Geschäftsbereiche identisch.
  • Einheitliche Mehrwertsteuerpflichtigkeit
  • Konten können selektiv pro Geschäftsbereich benutzt werden, besitzen aber geschäftsbereichübergreifend dieselben Attribute (Mehrwertsteuerpflicht, Kontotyp, Währung).

Geschäftsbereiche und Intercompany

Grundsätzlich existieren zwei Typen von Geschäftsbereichen:

  • Interne Geschäftsbereiche
    Interne Geschäftsbereiche sind selbständig bilanzierende Einheiten (oder Filialen), für welche die Buchhaltung innerhalb eines Mandanten geführt wird.

  • Externe Geschäftsbereiche
    Externe Geschäftsbereiche sind Filialen oder Einheiten, für welche die Buchhaltungen nicht innerhalb des betreffenden Mandanten geführt werden, die aber zur Organisationsstruktur gehören und für die der Intercompany-Verkehr ausgewiesen werden muss (Konsolidierung).

Jeder interne Geschäftsbereich kann mit einer beliebigen Anzahl externen und internen Geschäftsbereichen Verkehr aufweisen. Dieser wird als konzerninterner Verkehr detailliert in einer Liste dargestellt, die als Grundlage für die Elimination in der Konsolidierung dient.

Organschaft

Der Problematik der Organschaft wird im Zusammenhang mit den Geschäftsbereichen ebenfalls Rechnung getragen. Werden über die Geschäftsbereiche mehrere eigenständige Buchhaltungen innerhalb eines Mandanten geführt, kann für jeden Geschäftsbereich definiert werden, ob Organschaft besteht. Dies steuert einerseits die Mehrwertsteuerabrechnung, andererseits aber auch den Mehrwertsteuercode, der beim Buchen vorgeschlagen wird.

Auswertungen

Sämtliche Auswertungen können pro Geschäftsbereich oder für den Mandanten erstellt werden:

  • Journal
  • Bilanz/Erfolgsrechnung (GuV)
  • Kontoauszug
  • Mehrwertsteuerabrechnung, -verprobung, Umsatzabstimmung
  • Kostenstellenauszug
  • Mittelflussrechnung

Geschäftsbereiche und Kostenrechnung

Auf der Ebene „Mandant“ werden die kumulativen Werte aller Geschäftsbereiche geführt. Dies ermöglicht es, die Kostenrechnungsläufe (Umlagen und Gemeinkosten) zentral auszuführen. Kostenrechnungsläufe können aber auch selektiv nur für bestimmte Geschäftsbereiche durchgeführt werden. In diesem Fall wird der Kostenrechnungslauf innerhalb des entsprechenden Geschäftsbereiches gestartet und es werden nur Buchungen für den betreffenden Geschäftsbereich berücksichtigt. Die Gemeinkosten- und die Kostenstellenumlagetabelle können nicht nur pro Mandant, sondern auch pro Geschäftsbereich geführt werden.