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Mandanten

Mit der Grundversion der Finanzbuchhaltung kann ein produktiver Mandant und ein Testmandant geführt werden. Diese Option ermöglicht maximal 999‘999 verschiedene Firmen-Buchhaltungen zu verwalten.

Eröffnung einer neuen Firma

Dank der Einfachheit des Eröffnungsprogrammes kann jeder Anwender selbständig einen neuen Mandanten eröffnen. Bei der Eröffnung einer Buchhaltung muss lediglich der Beginn des Geschäftsjahres eingegeben werden. Die Periode eines Geschäftsjahres kann für Spezialfälle bis zu 15 Jahre lang sein. Wahlweise können der Konto-/Kostenartenplan, der Kostenstellen-/Kostenträgerplan sowie die Buchungen von einem bestehenden Mandanten in den zu eröffnenden Mandanten übernommen werden. Alternativ kann auch der mit dem Programm mitgelieferte Musterkontenplan übernommen werden.

Mandanten auswählen

In der Auswahlliste der Mandanten können diese in alphabetischer oder numerischer Reihenfolge sortiert werden. Dadurch können einzelne Mandanten sofort aufgefunden und ausgewählt werden, auch wenn sehr viele Buchhaltungen eröffnet sind. Der Wechsel zwischen den einzelnen Buchhaltungen ist schnell und einfach, wobei ein ausgeklügeltes Passwortsystem den Zugriff pro Anwender auf die einzelnen Buchhaltungen regelt.

Mandanten kopieren

Mittels Datensicherung kann ein bestehender Mandant sehr einfach und schnell auf ein anderes System übertragen werden. Dies ist insbesondere interessant für Treuhänder, um von Kunden geführte Buchhaltungen weiter zu bearbeiten, aber auch um ein Testsystem zu aktualisieren.

Unternehmen

Das Unternehmen ist ein Strukturelement das es innerhalb eines Mandanten erlaubt mehrere Unternehmen abzubilden. Dabei kann ein Unternehmen eigene Finanzbuchhaltungsstammdaten führen wie z.B. Kontoplan, Kostenstellenplan, MwSt.-Methode und Perioden und Geschäftsjahr. Ein Unternehmen kann aber auch die Stammdaten von einem anderen Mandanten referenzierend führen oder gar ohne eigene Stammdaten nur als Strukturelement geführt werden. Buchungen werden nicht im Unternehmen, sondern im darunter zugeordneten Geschäftsbereich geführt. Mehrere Geschäftsbereiche können einem Unternehmen zugewiesen werden. So können Auswertungen über einen Geschäftsbereich oder ein Unternehmen erfolgen.

Kostenstellen

Die Kostenstellenrechnung zeigt die Kosten für die einzelnen Teilbereiche eines Unternehmens auf. In Form von Zeitvergleichen oder Soll-Ist-Kontrollen kann sie jederzeit Auskunft über die Wirtschaftlichkeit der Kostenstellen vermitteln. Als Teil eines gesamten Kostenrechnungssystems liefern die Kostenstellen aussagekräftige Informationen für die nicht direkt zurechenbaren Kostenträgergemeinkosten und bereiten diese für ihre Weiterverrechnung auf. Die Option „Kostenstellen“ bildet die Voraussetzung für den Einsatz der Option „Kostenrechnung“.

Kostenstellenstamm

Die Kostenstellen (maximal 11 Stellen) können dank dem 9-stufigen Klassierungssystem beliebig gruppiert und die Daten auf verschiedenen Ebenen des Betriebes verdichtet werden. Für die Gruppierung z.B. nach verantwortungsbezogenen, funktionalen, räumlichen und nach speziellen abrechnungs- und leistungstechnischen Gesichtspunkten stehen 9’999 alternative Klassierungsmöglichkeiten zur Verfügung.

Buchen mit Kostenstellen

Die Eingabe einer Kostenstelle erfolgt gleichzeitig mit der eigentlichen Buchung für die Finanzbuchhaltung. Dadurch wird eine optimale Integration der Finanzbuchhaltung und der Kostenstellenrechnung erzielt. Die Kostenstellensaldi werden nach jeder Buchung aktualisiert. Um Fehlbuchungen weitgehend einzuschränken, kann für jede Kostenart ein erlaubter Kostenstellenbereich und ein Kostenstellenvorschlag vordefiniert werden. Mit der speziellen Buchungsart „Kostenstellenbuchung“ können mehrere Kostenstellen gleichzeitig erfasst werden, wobei auf der Kostenart die Buchung in Form einer Sammelbuchung nur einmal ausgewiesen wird.

Standardauswertungen mit Kostenstellen

Die Option „Kostenstellen“ bietet eine Vielzahl von Standardauswertungen, die jederzeit aktualisiert ausgegeben werden können:

  • Kostenstellenauszüge mit Ausweis aller Buchungen der Finanz-, Debitoren- und Kreditorensoftware. Falls die Debitoren- und Kreditorendaten verdichtet in die Finanzbuchhaltung übertragen wurden, können diese trotzdem bis auf Buchungsebene einzeln angezeigt werden.
  • Kostenstellensaldi mit Aufschlüsselung nach Kostenarten und Monaten mit Vorjahres- und Budgetvergleich
  • Kostenartensaldi mit Aufschlüsselung nach Kostenstellen und Monaten mit Vorjahres- und Budgetvergleich
  • Alle Auswertungen für die Bilanzen können mit Vorjahres- und Budgetvergleich auch für Kostenstellenauswertungen verwendet werden.
  • Ein wertvolles Kontrollinstrument bietet das Programm „Kostenstellen/Kostenartensaldi“, indem es eine schnelle Übersicht über die aktuellen Saldi der einzelnen Kostenstellen in jedem Geschäftsjahr ermöglicht. Die Aufschlüsselung eines Kostenstellensaldos nach Kostenarten und auf die einzelnen Monate der Periode kann ebenfalls sofort abgefragt und weiter bis auf die einzelnen Buchungen aufgelöst werden. Fehlerhafte Buchungen können direkt korrigiert werden.

Die Ausgabe dieser Auswertungen kann wahlweise über den Bildschirm, Drucker oder als Datei im Format PDF, XLS, DOC, RTF, ODT oder CSV erfolgen.

 

Für alle Auswertungen stehen vielfältige Selektions- und Gestaltungskriterien zur Auswahl, die je nach Bedarf aktiviert werden können.

 

Die Anzahl der Buchungen und Kostenstellen/Kostenarten ist für die Aufbereitungszeit der Standard-Kostenstellenauswertungen nicht massgebend.

Fremdwährungen

Mit der Option „Fremdwährungen“ können alle Konten sowohl in der Leit- als auch einer beliebigen Fremdwährung geführt werden. Kursausgleichsbuchungen werden automatisch durchgeführt. Übersichtlich gestaltete Auswertungen geben jederzeit Auskunft, wie sich die Geldmittel aus den verschiedenen Fremdwährungen zusammensetzen.

Zentrale Fremdwährungstabelle

In der zentralen Fremdwährungstabelle sind mehr als 170 Fremdwährungen hinterlegt (ISO 4217). Für den automatischen Kursausgleich wird jeder aktiven Währung ein Kursgewinn- und Kursverlustkonto zugeordnet.

Kurstabelle

Die Kurstabelle enthält den Buch- und Bewertungskurs sowie einen dritten Kurs für jede aktive Fremdwährung. Falls mehrere Mandanten verwaltet werden, kann die Kurstabelle mandantenspezifisch oder zentral für alle Mandanten geführt werden. Nebst den globalen Buch-, Bewertungs- und 3. Kursen sind für die Bereiche Aktiven, Passiven, Erfolgsrechnung, Debitoren, Kreditoren, Lohn und Auftragsbearbeitung auch spezifische Kurse möglich. Die Fremdwährungskurse können auch mittels Schnittstelle importiert werden. Der Import von Fremdwährungskursen kann zusammen mit AbaNotify vollständig automatisiert werden.

Buchen mit Fremdwährungen

Buchungen mit zwei verschiedenen Fremdwährungskonten werden ebenso unterstützt wie auch Buchungen mit Leit- und Fremdwährungskonten. Das konsequente Führen von Leit- und Fremdwährungsbetrag erlaubt, jederzeit einen automatischen Kursausgleich durchzuführen.

 

Bei einer Buchung mit Fremdwährungskonten ergeben sich folgende Möglichkeiten:

  • Umrechnung der Fremdwährungsbeträge zu Buch- oder Tageskursen mit automatischer Berechnung des Leitwährungsbetrags
  • Eingabe des Fremd- und Leitwährungsbetrags mit automatischer Berechnung des Fremdwährungskurses
  • Eingabe des Buch- oder Tageskurses sowie des Leitwährungsbetrags mit automatischer Berechnung des Fremdwährungsbetrags
  • Nur Eingabe des Leitwährungsbetrags

Als wichtige Informationen werden in der Buchungsmaske die Kontensaldi in Leit- und Fremdwährung nach jeder Buchung mit dem aktuellen Stand angezeigt.

Datumsabhängige Kurse

In der Kurstabelle können datumsabhängige Kurse definiert werden. Dabei kann der Kurs aus Sicht Leitwährung wie auch aus Sicht Fremdwährung erfasst bzw. angezeigt werden. Buchungen mit Fremdwährungskonten und Kursausgleiche erfolgen zum historischen Buch-, Bewertungs- oder 3. Kurs.

Kursausgleich auf Kontoebene

Fremdwährungskonten können für die Verbuchung des automatischen Kursausgleichs mit speziellen Kursausgleichskonten kombiniert werden. Zudem ist es möglich, bestimmte Fremdwährungskonten für Kursausgleiche zu sperren oder inaktiv zu setzen, falls mit den tatsächlich erfassten Buchkursen gerechnet werden soll.

Automatischer Kursausgleich

Die Kursausgleichsbuchungen erfolgen automatisch aufgrund der Definitionen in der Fremdwährungs- und Kurstabelle. Kursausgleichsläufe lassen sich bei Bedarf zurücksetzen.

 

Selektionsmöglichkeiten bei automatischen Kursausgleichsbuchungen:

  • Kursausgleiche monatlich oder jährlich
  • Kursausgleich im Haupt- oder Zusatzjournal
  • Kursausgleich auf bestimmte Bereiche (Aktiven, ER) eingrenzen
  • Kursausgleich nur für eine bestimmte Fremdwährung
  • Kursausgleich nur von Konto bis Konto durchführen
  • Kursausgleich nur für Konto mit Kursgewinn bzw. Kursverlust
  • Kursausgleich nur für eine bestimmte Periode mit oder ohne Berücksichtigung des Saldovortrags durchführen

Standardauswertungen mit Fremdwährungen

Journal- und Bilanzauswertungen sowie Kontoauszüge werden in Leit- und Fremdwährung ausgegeben. Kostenstellen-/Kostenträgerauswertungen sind ausschliesslich in Leitwährung möglich.

  • Kontoauszüge mit Fremdwährung
  • Kontobewegungen lassen sich nach Leit- und Fremdwährung ausgeben, wobei der laufende Saldo wahlweise in Leit- oder Fremdwährung angezeigt wird.
  • Fremdwährungsbilanzen
  • Die Fremdwährungskonten gleicher Währung werden gesamthaft ausgegeben. Für jedes Fremdwährungskonto und das Total jeder Fremdwährung ist der jeweils entsprechende interne Durchschnittskurs ersichtlich.
  • Fremdwährungs-Code-Tabelle / Kurstabelle drucken
  • Die in der Kurstabelle erfassten datumsabhängigen Kurse lassen sich auswerten. So kann z.B. der Durchschnittskurs einer Periode ermittelt und angegeben werden.

Budgetierung

Vom einfachen, auf Jahreswerten basierenden Finanzbuchhaltungsbudget, bis zum detaillierten Kostenstellen- oder Finanzbudget auf Stufe Monat kann mit der Budgetierungsoption der ABACUS Finanzbuchhaltung flexibel budgetiert werden. So ist es auch möglich, einen Budgetposten detailliert darzustellen.

Planzahlen

Zusätzlich zu den Budgetwerten auf Monatsebene kann auch mit Planzahlen gearbeitet werden, die in Form von Buchungen erfasst und geführt werden. Planzahlen können verwendet werden um zum Beispiel Planwerte abzubilden und eine Kostenrechnung mit Planwerten zu erstellen. Im Teil der Planzahlen stehen sämtliche Ebenen wie im Ist-Teil zur Verfügung. In allen Auswertungen kann die Achse Ist oder Plan ausgewählt werden.

Finanzbudget

Das Finanzbudget bezieht sich auf die Budgetierung aller Konten der Bilanz- und Erfolgsrechnung. Die Budgetzahlen werden auf Jahres- und Monatsebene nach Soll und Haben getrennt verwaltet. Das Programm erlaubt beliebig viele Geschäftsjahre im Voraus zu eröffnen, damit die Eingabe der Budgets zukünftiger Geschäftsjahre zu einem beliebigen Zeitpunkt erfolgen kann. Budgets aus dem Vorjahr können ins neue Geschäftsjahr übertragen werden.

Budgetierung von Fremdwährungskonten

Für Fremdwährungskonten ist die Eingabe von Budgets in Leitwährung und Fremdwährung möglich. Zusätzlich kann der Fremdwährungsbetrag automatisch mit dem hinterlegten Fremdwährungskurs in Leitwährung umgerechnet werden.

Kostenrechnungsbudget

Die Möglichkeiten für die Erstellung von Kostenrechnungsbudgets sind dieselben wie für das Finanzbuchhaltungsbudget. Die Erfassung des Budgets erfolgt pro Kostenart und Kostenstelle oder umgekehrt. Zusätzlich besteht die Möglichkeit, zu den Geldwerten auch Mengen zu budgetieren.

Budget und Zusatzbudget

Das Zusatzbudget bietet neben dem eigentlichen Budget eine zweite Stufe für die Budgetierung. Es eignet sich speziell für den separaten Ausweis von Nachtragsbudgets oder die Führung eines zweiten Budgets. Alle Budgetauswertungen können mit oder ohne Berücksichtigung des Zusatzbudgets erstellt werden.

Budgetierung mit Excel-Schnittstelle

Budgetwerte können zum Beispiel durch die Kostenstellenverantwortlichen in Excel vorerfasst werden. Die Tabellen mit den Budgetzahlen werden danach in die ABACUS Finanzbuchhaltung importiert und automatisch in den entsprechenden Konten/Kostenstellen gespeichert. Dabei werden die Budgets der einzelnen Verantwortlichen zu einem Gesamtbudget summiert. Auch eine allfällige automatische Verteilung auf Monate kann durch die Importschnittstelle erfolgen.

Auswertungen mit Budgetvergleich

Standardauswertungen wie der Konto- und Kostenstellenauszug können auch Budgetwerte mit Abweichungen enthalten. Allenfalls erfasste Budgettexte werden auf Wunsch ebenfalls dargestellt. Auch die Auswertungsprogramme für die Bilanz und Erfolgsrechnung können die Budgetwerte mit ausgeben. Mit dem Programm Bilanzsteuerung lassen sich die Auswertungen zudem beliebig individualisieren.

Geschäftsbereiche

Mit der Option „Geschäftsbereiche“ lassen sich auch komplexere Organisationsstrukturen abbilden, da dieses Element erlaubt, einen Mandanten weiter aufzugliedern. Diese Organisationsstruktur eignet sich insbesondere auch für Filialorganisationen. Es können aber auch mehrere Betriebe als Geschäftsbereiche im selben Mandant geführt werden. Die Ebene „Geschäftsbereich“ ist als eine selbständig bilanzierende Einheit definiert.

 

Mit den Geschäftsbereichen lassen sich Bewegungsdaten auf einer zusätzlichen Ebene online führen. Dies bedeutet, dass Buchungen, Ist-Saldi, Budgetsaldi etc. auf Stufe Geschäftsbereich gespeichert werden. Auf Stufe Mandant wird das Total aller Geschäftsbereiche angezeigt. In den Auswertungen können auch einzelne Bereiche von mehreren Geschäftsbereichen ausgewertet werden. Stammdaten hingegen werden nur einmal d.h. zentral geführt, was die Aktualisierung von Stammdaten wesentlich vereinfacht.

 

Wird in Filialorganisationen für jede Filiale eine eigene Bilanz/Erfolgsrechnung erstellt, können die Filialbuchhaltungen als Geschäftsbereiche innerhalb eines Mandanten geführt werden. Die Saldi werden in diesem Fall nicht nur für jeden Geschäftsbereich des Mandanten geführt, sondern es wird auch automatisch und ebenfalls online ein „Schattengeschäftsbereich“ geführt, der die Summe aller Geschäftsbereiche des Mandanten darstellt.

Vorteile der Option „Geschäftsbereiche“

  • Adressen für mehrere Buchhaltungen werden zentral geführt.
  • Zentraler Debitoren-/Kreditorenstamm für mehrere buchführende Einheiten
  • Kostenrechnung kann über mehrere, rechtlich selbständige Organisationseinheiten zentral geführt werden, die Finanzbuchhaltung aber getrennt nach Organisationseinheiten.
  • Die Mehrwertsteuer kann entweder pro Geschäftsbereich oder für den gesamten Mandanten abgerechnet werden. Dies ist abhängig davon, ob eine Steuernummer dem Mandanten oder einzelnen Geschäftsbereichen hinterlegt wird.
  • Sofortiger Zugriff auf die Bilanz jedes Geschäftsbereiches und der konsolidierten Bilanz ohne Zwischenschritte und Wartezeiten
  • Buchhaltungsübergreifende Projektüberwachung

Stammdaten des Mandanten

Der Mandant bleibt die höchste Hierarchieebene. Stammdaten auf dieser Ebene gelten für alle Geschäftsbereiche. Die zentrale Speicherung und Pflege dieser Daten garantiert einen einheitlichen Datenbestand.

 

Zentral verwaltete Stammdaten der Finanzbuchhaltung:

  • Geschäftsjahr
  • Mehrwertsteuerinformationen
  • Buchungssperren (Monats- und Jahresabschluss)
  • Leitwährung der Buchhaltung
  • Konten- und Kostenstellenplan

Konten- und Kostenstellenplan werden zentral pro Mandant geführt; es kann aber pro Konto resp. Kostenstelle ein Geschäftsbereich zugewiesen werden, d.h. auf der Detailebene kann der Geschäftsbereich eingeschränkt werden.

 

Daraus ergeben sich folgende Restriktionen:

  • Alle Geschäftsbereiche innerhalb eines Mandanten weisen dieselbe Grundwährung auf.
  • Das Geschäftsjahr ist für alle Geschäftsbereiche identisch.
  • Einheitliche Mehrwertsteuerpflichtigkeit
  • Konten können selektiv pro Geschäftsbereich benutzt werden, besitzen aber geschäftsbereichübergreifend dieselben Attribute (Mehrwertsteuerpflicht, Kontotyp, Währung).

Geschäftsbereiche und Intercompany

Grundsätzlich existieren zwei Typen von Geschäftsbereichen:

  • Interne Geschäftsbereiche
    Interne Geschäftsbereiche sind selbständig bilanzierende Einheiten (oder Filialen), für welche die Buchhaltung innerhalb eines Mandanten geführt wird.

  • Externe Geschäftsbereiche
    Externe Geschäftsbereiche sind Filialen oder Einheiten, für welche die Buchhaltungen nicht innerhalb des betreffenden Mandanten geführt werden, die aber zur Organisationsstruktur gehören und für die der Intercompany-Verkehr ausgewiesen werden muss (Konsolidierung).

Jeder interne Geschäftsbereich kann mit einer beliebigen Anzahl externen und internen Geschäftsbereichen Verkehr aufweisen. Dieser wird als konzerninterner Verkehr detailliert in einer Liste dargestellt, die als Grundlage für die Elimination in der Konsolidierung dient.

Organschaft

Der Problematik der Organschaft wird im Zusammenhang mit den Geschäftsbereichen ebenfalls Rechnung getragen. Werden über die Geschäftsbereiche mehrere eigenständige Buchhaltungen innerhalb eines Mandanten geführt, kann für jeden Geschäftsbereich definiert werden, ob Organschaft besteht. Dies steuert einerseits die Mehrwertsteuerabrechnung, andererseits aber auch den Mehrwertsteuercode, der beim Buchen vorgeschlagen wird.

Auswertungen

Sämtliche Auswertungen können pro Geschäftsbereich oder für den Mandanten erstellt werden:

  • Journal
  • Bilanz/Erfolgsrechnung (GuV)
  • Kontoauszug
  • Mehrwertsteuerabrechnung, -verprobung, Umsatzabstimmung
  • Kostenstellenauszug
  • Mittelflussrechnung

Geschäftsbereiche und Kostenrechnung

Auf der Ebene „Mandant“ werden die kumulativen Werte aller Geschäftsbereiche geführt. Dies ermöglicht es, die Kostenrechnungsläufe (Umlagen und Gemeinkosten) zentral auszuführen. Kostenrechnungsläufe können aber auch selektiv nur für bestimmte Geschäftsbereiche durchgeführt werden. In diesem Fall wird der Kostenrechnungslauf innerhalb des entsprechenden Geschäftsbereiches gestartet und es werden nur Buchungen für den betreffenden Geschäftsbereich berücksichtigt. Die Gemeinkosten- und die Kostenstellenumlagetabelle können nicht nur pro Mandant, sondern auch pro Geschäftsbereich geführt werden.

Zinsberechnung

Mit der Option „Zinsberechnung“ können beliebige Konten als Kontokorrent- oder Depositenkonten geführt werden. Die Berechnung der Zinsen erfolgt automatisch. Übersichtlich gestaltete Kontoauszüge geben jederzeit Auskunft, wie sich die Berechnung der Zinsnummern und Zinsen zusammensetzt.

Kontokorrent- und Depositenkonten

Für die automatische Berechnung von Zinsen werden zwei Kontoarten unterschieden:

  • Kontokorrentkonto
    Es kann ein Soll- und Habenzinssatz eingegeben werden. Dies ist für Konten mit wechselndem Kreditverhältnis notwendig.

  • Depositenkonto
    Es kann ein Zinssatz eingegeben werden, mit dem die Verzinsung vorgenommen wird. Das Depositenkonto hat immer einen Soll- oder Habensaldo.

Zinstabelle

Die Zinstabelle enthält die Soll- und Habenzinssätze aller Kontokorrent- und Depositenkonten. Pro Konto wird festgelegt, nach welcher Methode die Berechnung der Zinsen erfolgt (360/350, 365/360, 365/365 Tage) und ob die Verrechnungssteuer automatisch berechnet werden soll.

Buchen mit Valutadatum

Bei der Erfassung der Buchungen kann der Benutzer je ein Beleg- und Valutadatum eingeben, damit vor- oder nachfällige Posten erfasst werden können. Die Berechnung der Zinsen erfolgt nach dem Valutadatum. Falls nur das Belegdatum erfasst wird, kann mit Hilfe einer automatischen Anpassung bei allen Buchungen das Belegdatum in das Valutadatum übertragen werden, so dass sich bei der Erfassung der Buchungen kein zusätzlicher Aufwand ergibt.

Datumsabhängige Zinsen

In der Zinstabelle lassen sich datumsabhängige Zinssätze definieren. Maximal kann pro Tag und Konto ein neuer Soll- und Habenzinssatz definiert werden, der für die Berechnung der entsprechenden Zinsperioden berücksichtigt wird.

Automatische Zinsberechnung

Die Zinsberechnungen erfolgen aufgrund der Definitionen in der Zinstabelle automatisch. Die berechneten Zinsen können automatisch auf die entsprechenden Fibu-Konten verbucht werden. Die automatische Verbuchung kann wahlweise auf das verzinste Konto oder auf ein beliebiges anderes Konto erfolgen.

 

Selektionsmöglichkeiten bei der automatischen Zinsberechnung:

  • Zinsen nur für bestimmte Konten berechnen
  • Zinsen monatlich oder jährlich berechnen
  • Zinsberechnung für einen bestimmten Datumsbereich durchführen, wobei ein Stichtag angegeben werden kann, bis zu dem der Zins berechnet werden soll. Der Stichtag kann auch ausserhalb des Datumsbereichs oder Geschäftsjahres liegen.
  • Verrechnungssteuer für Habenzinse wahlweise berechnen, z.B. bei Depots von Mietern
  • Positions- oder Saldoverzinsung
  • Zinsen inklusive Zusatzjournal berechnen

Die Depositenkonten können für die Zinsberechnung nach Beleg- oder Valutadatum sortiert werden. Kontokorrentkonten werden immer aufgrund des Valutadatums verzinst. Bei Fremdwährungskonten erfolgt die Zinsberechnung wahlweise auf dem Leitwährungs- oder Fremdwährungssaldo.

Geschäftsbereich

Konten werden pro Geschäftsbereich verzinst. Bei Verzinsung von Konten über mehrere Geschäftsbereiche wird am Schluss der Auswertung eine Gesamtrekapitulation ausgegeben.

Kostenrechnung

Als Option zur Finanzbuchhaltung ist die ABACUS Kostenrechnung ein wichtiges analytisches Führungsinstrument für jeden modernen Betrieb.

Kostenarten / Interne Verrechnungen

Mit den Kostenarten werden Geschäftsfälle erfasst, die sowohl in der Finanzbuchhaltung als auch in der Kostenrechnung wirksam sind. Interne Verrechnungskonten werden für die Verbuchung innerhalb der Kostenrechnung verwendet. Kostenarten und Interne Verrechnungen können beliebige Mengeneinheiten aufweisen.

Kostenstellen / Kostenträger

Kostenstellen und Kostenträger werden wie Finanzbuchhaltungskonten einer oder mehreren freien Klassierungen zugeordnet, die später für Auswertungen verwendet werden. Die darin enthaltenen Gruppierungselemente dienen bei den Auswertungen für eine empfängergerechte Informationsaufbereitung.

Umlagen

Für die Umlagen steht eine Umlagetabelle zur Verfügung. Darin werden die einzelnen Umlagekombinationen mit Verteilschlüsseln hinterlegt. Der Verteilschlüssel kann als prozentualer Schlüssel, fixer Betrag oder Kennzahlenschlüssel definiert werden. Kennzahlen sind dynamische Umlageschlüssel, die auf der Basis von Werten aus Excel-Tabellen automatisch Umlagebuchungen generieren.

Gemeinkosten

Der Gemeinkostenzuschlag wird auf dem Kostenträger definiert. Ein Zuschlag kann wertmässig z.B. in Franken oder mengenmässig z.B. in Stunden erfolgen.

Kostenrechnungslauf

Der Kostenrechnungslauf wird monatlich ausgeführt. Er kann mehrmals durchgeführt werden, wobei bereits errechnete Werte überschrieben werden. Auch ein Simulationslauf mit Planzahlen kann ausgeführt werden. Ein Bilanzsteuerungsreport erlaubt den Vergleich der Ist-Zahlen mit den Plan-Werten.

Fixe und variable Kosten

Wahlweise kann für Kostenstellen-/Kostenartenkombinationen ein variabler Anteil definiert werden. Mit den Kostenrechnungsumlagen können mittels Kennzahlen z.B. auch nur die variablen Kosten weiterverrechnet werden.

Plankostenrechnung

Zur Ebene mit den Ist-Zahlen steht eine weitere mit Plan-Zahlen zur Verfügung. Simulationen der Kostenrechnung werden auf der Plan-Ebene ausgeführt. Das Bilanzsteuerungsprogramm erlaubt die Gegenüberstellung der Plan- und Ist-Zahlen und in den Auswertungen kann zwischen den Plan- und Ist-Werten gewählt werden.

Konsolidierung

Buchhaltungsabschlüsse mehrerer Gesellschaften resp. Mandanten lassen sich in einem Konsolidierungsmandanten vereinigen. Der Intercompany-Verkehr wird vom Programm eruiert und auf Wunsch automatisch eliminiert.

Saldokonsolidierung

Unabhängig von den Kontenplänen können die Saldi und die Kostenstellen/-träger einzelner Tochtergesellschaften konsolidiert werden. Fremdwährungsmandanten lassen sich zum entsprechenden Stichtags- respektive Durchschnittskurs umrechnen und anschliessend konsolidieren. Ebenfalls mit konsolidiert werden wahlweise Kostenstellen und Kostenträger.

Mehrstufige Konsolidierung

Mehrstufige Konsolidierungen von Buchhaltungen über beliebig viele Stufen sind dank dem flexiblen Konzept der Konsolidierung möglich.

Intercompany-Verkehr

Konzerninterner Verkehr kann in den einzelnen Gesellschaften auf einfache Weise mit den für eine spätere Elimination notwendigen Informationen erfasst werden. Die Erfassung von Intercompany-Informationen kann zum Beispiel bereits bei der Auftragsabwicklung oder in den Nebenbüchern Debitoren und Kreditoren erfolgen. Der konzerninterne Verkehr wird so konsolidiert, dass er in Auswertungen detailliert ausgewiesen werden kann. Mit der Option „Automatische Elimination“ besteht die Möglichkeit, den Intercompany-Verkehr automatisch eliminieren zu lassen.

Auswertungen einzelner Konsolidierungsstufen

Die Buchungen konsolidierter Konzerngesellschaften werden in einzelnen internen Geschäftsbereichen im Konzernmandanten gespeichert. Somit ist es möglich, einzelne Konzerngesellschaften, Konzerngruppen oder den Gesamtkonzern abzubilden. Auch die Eliminationsbuchungen können jederzeit in einem separaten Geschäftsbereich dargestellt werden.

Konsolidierung unterschiedlicher Kontenpläne

Mehrere Mandanten mit verschiedenen Kontenplänen lassen sich über eine freie Konsolidierungskontonummer zu einem einzigen Konsolidierungsmandanten zusammenführen. Durch die Konsolidierungsnummer lassen sich mehrere Konten der Tochtergesellschaft auf ein einzelnes Konto im Konsolidierungsmandanten verdichten.

Tochtergesellschaften in fremder Währung

Zu konsolidierende Mandanten, die in einer fremden Währung geführt werden, können automatisch zum hinterlegten Kurs umgerechnet werden. So kann zum Beispiel die Bilanz zum Stichtagskurs und die Erfolgsrechnung zum Durchschnittskurs bewertet werden.

Konsolidierung von Kostenstellen

Zusätzlich zu den Kontensaldi kann auch der Saldo von Kostenstellen mit konsolidiert werden. Dies kann von speziellem Interesse sein, falls auf der obersten Stufe – also dem Konsolidierungsmandanten – eine Kostenrechnung erstellt wird oder die konsolidierten Kostenstelleninformationen von Bedeutung sind.

Schnittstelle AbaConnect

Die Option „Schnittstelle AbaConnect“ erlaubt z.B. die Übernahme von Buchungen aus der ABACUS FibuLight, aus Fremdprogrammen oder von Mandant zu Mandant innerhalb der ABACUS Finanzbuchhaltung.

Übernahme aus der ABACUS FibuLight

Mit der FibuLight kann eine einfache Buchhaltung geführt oder auch nur Geldkonten wie Kassa, Post und Bank verwaltet werden. Die Erfassung der Geschäftsfälle verlangt keine spezifischen Buchhaltungskenntnisse. Es bleibt dem Anwender überlassen, ob er selber kontieren will oder nicht. Über die Datenschnittstelle lassen sich die Buchungen aus der ABACUS FibuLight in die ABACUS Finanzbuchhaltung des Treuhänders übertragen und auch wieder an die FibuLight zurückgeben. Während die Daten beim Treuhänder weiterverarbeitet werden, können im Betrieb neue Geschäftsfälle laufend erfasst werden.

Übernahme aus Fremdprogrammen

Das Schnittstellenprogramm bietet eine standardisierte Schnittstelle mit den Formaten ASCII und XML.

 

Um Fehler bei der Übertragung der Daten zu vermeiden, werden die nötigen Plausibilitätstests von der Finanzbuchhaltung vorgenommen. Allfällige Fehler bei der Übertragung können in einem Protokoll gesichtet werden.

WebService

Für die professionelle Anbindung von Um- oder Fremdsystemen zwecks Datenaustauschs kann die WebService-Schnittstelle verwendet werden. Die Schnittstellen von AbaConnect können so direkt über eine HTTP-Verbindung unter Verwendung von SOAP genutzt werden. Diese Technologie ermöglicht es, dass eine fremde Anwendung die AbaConnect-Schnittstellen verwenden kann.

Import / Export von Konten- und Kostenstellenplänen

Mit dieser Funktion werden Standardkontenpläne, alternative Konten- wie auch Kostenstellenpläne aus anderen Mandanten der ABACUS Finanzbuchhaltung oder von Fremdprogrammen importiert oder exportiert. Dabei können wahlweise alle Bereiche, Klassen, Hauptgruppen, Gruppen und Konten bzw. Kostenstellen/Kostenträger übertragen werden. Zudem lassen sich bestehende Konten- oder Kostenstellen- / Kostenträgerpläne ergänzen oder ändern.

MIS-Schnittstelle

Die MIS-Schnittstelle erlaubt die Ausgabe von Ist- und Budgetsaldi in frei wählbarer Verdichtung. Die Daten können ausser auf den Bildschirm oder Drucker auch als Datei (ASCII, XLS) ausgegeben werden. Dies erlaubt eine Weiterverarbeitung und auch grafische Darstellung dieser Daten.

  • Verdichten von Konten, Kostenarten, Kostenstellen, Kostenträger nach Klassierungsebenen
  • Auswerten von Kostenarten/Kostenstellen oder Kostenträgerkombinationen, wobei Hauptachse und Kombinationsachse verdichtet und mittels einer Filterbedingung selektioniert werden können. Dies erlaubt z.B. die Ermittlung aller Saldi von Kostenarten auf Gruppenebene für alle Kostenträger einer bestimmten Sparte.
  • Wahlweise Ausgabe der Konten-, Kostenarten-, Kostenstellen-, Kostenträgerbezeichnung z.B. bei grafischer Aufbereitung derart verdichteter Daten.

Budgetschnittstelle

Die Budgetschnittstelle verarbeitet Budgets, die in Form von Excel- oder ASCII-Dateien vorliegen. So lassen sich Dateien von Hostrechnern, manuell erstellte Dateien aus Tabellenkalkulationsprogrammen oder aus der ABACUS Finanzbuchhaltung einlesen.

 

Diese Schnittstelle bietet die folgenden Möglichkeiten:

  • Übertragen von Jahres- oder Monatsbudgets
  • Automatische Aufteilung der Jahresbudgets auf Monate
  • Einlesen von Budgets für Abschlusszahlen oder Vorträge
  • Importieren von Konten-, Kostenarten-, Kostenstellen- oder Kostenträgerbudgets, wobei Kostenstellen-/Kostenträgerbudgets wahlweise auf Kostenarten aufgeschlüsselt werden können.
  • Übernehmen von Budgets für Leit-, Fremdwährung oder Mengen als Saldo oder nach Soll/Haben getrennt
  • Wahlweises Löschen bestehender Budgets beim Import neuer Budgets. So lassen sich bestehende Budgets ergänzen, was eine rollende Budgetierung erlaubt.

Kennzahlen

Zur firmenspezifischen Verdichtung, Auswertung und Darstellung von Daten aus der Finanzbuchhaltung und der Kostenrechnung dient neben der Bilanzsteuerung auch die Option „Kennzahlen“. Sie gestattet die Definition von bis zu 99‘999‘999 Kennzahlen.

 

Die Option „Kennzahlen“ ist ein vielfältiges Instrument:

  • Analyse-Hilfsmittel
  • Berechnung von Umlageschlüsseln Bei Kostenstellenumlagen erlaubt dies die Definition von dynamischen Schlüsseln, die sich den Gegebenheiten der Firma anpassen und daher in der Praxis zur gerechteren Kostenverteilung führen.
  • Zugriff auf Excel-Tabellen Damit können in die Berechnung von Kennzahlen auch Werte einfliessen, die nicht in der ABACUS Finanzbuchhaltung erfasst wurden (z.B. Quadratmeter der Büros, Anzahl Offerten etc.)

Definition von Kennzahlen

Die Definition von Kennzahlen erfolgt in einem einfachen, menügesteuerten Auswahlverfahren, wobei Saldi auf allen Verdichtungsstufen definiert werden können.

 

Kennzahlen lassen sich für alle Elemente der ABACUS Finanzbuchhaltung bilden:

  • Konten
  • Kostenarten
  • Kostenstellen
  • Kostenträger
  • Projekte
  • Kombinationen
  • Geschäftsbereiche
  • Mittelflussrechnung

Neben den Saldozahlen in Grund- und Fremdwährung oder Mengen können auch sämtliche numerische Felder des Konten- und des Kostenstellenstamms verwendet werden.

 

Im Weiteren kann auf eine Zelle in einer Excel-Tabelle zugegriffen werden; die Verknüpfung erfolgt durch den Namen der Zelle in der Excel-Tabelle. Die Auswahl der Tabelle oder auch der Zelle kann mittels Parametern gesteuert werden.

 

Eine zeitliche Fixierung erlaubt die Definition von Vorperioden-Kennzahlen oder die Bildung eines Basiswertes für Indexberechnungen. Elemente in Kennzahlen, deren Werte bei der Definition noch nicht bekannt sind, z.B. Tageskurs oder Zinssatz, können als Abfragen definiert werden. Diesen Abfragen wird erst bei der Auswertung der jeweils aktuelle Wert zugewiesen. Zur Überprüfung kann die Kennzahl nach der Definition sofort berechnet werden.

Formulargestaltung

Die Darstellung von Kennzahlen ist frei gestaltbar. Die Auswertung kann direkt über ABACUS Reports oder auch in Word und Excel erfolgen:

  • ABACUS Auswertungen
    Die Auswertung kann entweder in einem separaten Kennzahlenauswertungsprogramm oder mit dem Programm „Bilanzsteuerung“ erfolgen.

  • Excel-Format oder Word-Auswertung
    In einem Excel- oder Word-Dokument kann in Zellen oder Feldern eine Bezeichnung für die spätere Verknüpfung mit Kennzahlen erfasst werden. Im Kennzahlenmodul werden die Kennzahlen mit den Zell- resp. Feldnamen verknüpft. Beim Berechnen von Kennzahlenreports werden die Excel- resp. Word-Dokumente mit den neu errechneten Werten aktualisiert.

Auswertungen

Wie bei allen Auswertungen der Finanzbuchhaltung kann die Auswertungsperiode frei bestimmt werden. Als Besonderheit können Auswertungen nur aufgrund des Zusatzjournals durchgeführt werden. Auswertungen können unter Variation eines bestimmten Merkmals (Kostenträger oder Kostenstelle) automatisch wiederholt werden. Zur Kontrolle der Kennzahlen stehen eine Kontrollliste oder eine Liste mit schrittweiser Herleitung der Resultate zur Verfügung. Kennzahlen können auch im Anschluss an eine Bilanz als Formular oder als Bemerkung ausgewertet werden. In der Bilanzsteuerung lassen sich ebenfalls Kennzahlen auswerten.

Kostenstellenumlagen mit Kennzahlen

Für die automatischen Kostenstellenumlagen sind Kennzahlen als Umlageschlüssel verwendbar. Somit lassen sich auch komplexe Verteilungsmodelle realisieren wie z.B. das Verfahren der relativen Einzelkosten. Die Gemeinkosten würden demzufolge im Verhältnis der Kostentragbarkeit der einzelnen Profit-Center verrechnet.

 

Im Zusammenhang mit dem Zugriff der Kennzahlen auf Excel-Tabellen besteht auch die Möglichkeit, die Umlageschlüssel aufgrund von Werten zu definieren, die nicht in die ABACUS Kostenrechnung verbucht werden, z.B. aufgrund von Rezepten, Kalkulations- Schemas etc.

Gestaltbare Bilanzen – Bilanzsteuerung

Mit den Optionen „Gestaltbare Bilanzen“ (freie Spaltendefinition) und „Bilanzsteuerung“ (freie Zeilendefinition) können individuelle Reports für Auswertungen in der Finanzbuchhaltung und Kostenrechnung definiert werden. Dabei ist der Zugriff auf Saldozahlen und Mengen praktisch unbegrenzt. Die Reports sind für alle Mandanten verwendbar.

 

Die Optionen „Gestaltbare Bilanzen“ und „Bilanzsteuerung“ unterscheiden sich im Wesentlichen durch folgende Merkmale von den Standardauswertungen der Finanzbuchhaltung:

  • Flexible Gestaltungsmöglichkeiten durch frei definierbare Titelzeilen, Spalten- und Zeilengliederung
  • Loslösung der Auswertungen von der Struktur des definierten Kontoplans

Layout

Die Auswertung kann mit Hilfe von verschiedenen grafischen Elementen den individuellen Anforderungen angepasst werden.

Ausgabe

Die Daten können wahlweise auf den Bildschirm, Drucker oder als Datei (PDF, XLS, DOC, RTF, ODT oder CSV) ausgegeben werden.

Belegprinzip

Eine Drill-Down-Funktion erlaubt, direkt aus einer Bilanzauswertung einen Kontosaldo bis auf die Detailbuchungen aufzulösen und so bis zum Ursprung der Buchungen zurückzuverfolgen.

Branchenspezifische Auswertungen

Für diverse Branchen (z.B. Bau, Treuhand) bestehen bereits vordefinierte Bilanz-/Erfolgsrechnungsauswertungen, Kostenstellen- und Kostenträgerauswertungen. Ebenfalls sind Auswertungen mit dem Buschor-Kontenplan oder Darstellungen nach HRM2 für Schul- und politische Gemeinden möglich.

Batch-Auswertung mittels SmartJob

Reports lassen sich in einen Batch einbinden, damit verschiedene Auswertungen für mehrere Mandanten im selben Arbeitsgang erstellt werden können. Damit lässt sich das Reporting für einen Monatsabschluss auf wenige Mausklicks reduzieren.

  • Parameter werden abgefragt
  • Ausgabe auf Drucker oder Datei

Gestaltbare Bilanzen

Sämtliche Spalten sind durch die folgenden Möglichkeiten in Form und Inhalt frei gestaltbar:

  • Freie Anzahl Spalten pro Report
  • Frei definierbare Spaltentitel
  • Spalte frei gestaltbar
  • Anzeige von Jahres- oder Monatszahlen, aufgeschlüsselt nach:
    • Saldo oder Budget
    • Grundwährung / Leitwährung oder Mengen
    • Saldo, Soll- oder Habensaldo
    • Fakultativ kann der Saldo inkl. Saldovortrag, Abschlusszahlen oder Zusatzsaldi dargestellt werden.
    • Ermittlung von horizontalen oder vertikalen Prozentzahlen
    • Mit der Option „Kostenrechnung“ können die Saldozahlen zusätzlich für bestimmte Kostenarten-Kostenstellen / Kostenträger- oder Kostenstellen / Kostenträger-Kostenarten Kombinationen bestimmt werden.
    • Freie Bedingungen für die Berechnung von Spalten setzen, z.B. nur bestimmte Währungen oder Mengeneinheiten berücksichtigen

Je nach Auswahl steht in der Zeilengliederung der Konten-, Kostenarten-, Kostenstellen- oder Kostenträgerplan (Klassierung und alternative Klassierungen) für die Auswertung zur Verfügung. Eine Anpassung der Zeilengliederung erlaubt die Option „Bilanzsteuerung“.

Bilanzsteuerung

Die Option „Bilanzsteuerung“ setzt die Option „Gestaltbare Bilanzen“ voraus, womit auch sämtliche Möglichkeiten des Programms „Gestaltbare Bilanzen“ integriert sind.

  • Zeilengliederung
    • Die Konten lassen sich beliebig zu neuen Gruppen oder Strukturen zusammenfassen und totalisieren. So können die Reihenfolge und Totalisierungsebenen des Kontenplans frei bestimmt werden (z.B. Bruttogewinn-, Deckungsbeitragsrechnung).
    • Je nach Auswahl steht in der Zeilengliederung der Konten-, Kostenarten-, Kostenstellen- oder Kostenträgerplan für die Auswertung zur Verfügung. Eine individuelle Zeilengestaltung wird dadurch vereinfacht. Freie Darstellung von Bilanzen, Erfolgsrechnung, Deckungsbeitragsrechnung, Bruttogewinnrechnung, Kennzahlen usw.
    • Verschiedene Gestaltungselemente wie Leerzeilen, Seitenwechsel, Textbausteine, Unterstreichen
    • Definition von „Wildcards“ zur Referenzierung einer bestimmten Konto- oder Kostenstellengruppe

  • Wiederholende Reports
    Speziell für den Bereich der Kostenrechnung ist die Funktion „Wiederholung“ vorgesehen. Damit lassen sich detaillierte Kostenstellen-/Kostenträgerauswertungen für alle Kostenstellen/Kostenträger oder Bereiche davon mit einem einzigen Report definieren.

  • Parameter
    Für alle variablen Teile eines Reports werden symbolische Parameter verwendet, beispielsweise um das Geschäftsjahr oder den Berichtsmonat zu referenzieren. Diese Parameter werden beim Start des Reports abgefragt.

  • Anhang
    Der Anhang für den Jahresbericht kann hinterlegt werden, so dass die Werte in der ABACUS Datenbank gespeichert werden. So werden z.B. Versicherungswerte hinterlegt und können im Anschluss an die Bilanz/Erfolgsrechnung ausgedruckt werden.

Mittelflussrechnung

Mit der Option „Mittelflussrechnung“ wird es möglich, Fondsveränderungen wie Geldzufluss aus Umsatztätigkeit oder Geldeingänge infolge Aufnahme von Fremdkapital/Hypotheken auf einfache Weise transparent zu machen. Die verschiedenen Fonds wie Geld, Nettogeld, Nettoumlaufsvermögen usw. können frei definiert werden.

Mittelflussgruppen

Damit bei jeder fondswirksamen Buchung der Saldo gespeichert werden kann, muss beim Eröffnen des Kontos die Nummer für die Mittelflussrechnung definiert werden. Aufgrund dieser Angaben werden vom Programm nebst den Konten- und Kostenstellensaldi auch die Mittelflussrechnungssaldi für die Soll- und Habenseite geführt. Auch eine nachträgliche Erfassung und Zuordnung von Mittelflussgruppen ist dank der integrierten Rekonstruktion möglich, womit Buchungen, die noch gar keine oder eine falsche Zuordnung aufweisen, korrekt für die Mittelflussrechnung berücksichtigt werden.

Nummern für Mittelflussrechnung

Es können je nach Detaillierungsgrad der Auswertung mehr oder weniger Nummern frei definiert werden. Im Standard ist z.B. folgende Definition enthalten:

 

11 Kasse, Post, Bank

12 Kassaeffekten, Rimessen

13 Debitoren, Transitorische Aktiven

14 Vorräte, Angefangene Arbeiten

15 Kurzfristiges Fremdkapital

usw.

Auflösung Zahlungen

Zahlungen aus den Nebenbüchern müssen für die Mittelflussrechnung aufgelöst werden, damit für die nachfolgende Auswertung ersichtlich wird, wofür Zahlungen erfolgt sind. Ein eigenes Programm steht für diesen Arbeitsschritt zur Verfügung.

Auswertungen

Die Auswertung der Mittelflussrechnung erfolgt in einem separaten Auswertungsprogramm. Ein Standardreport wird mitgeliefert, der beliebig individuell angepasst und unter einer eigenen Bezeichnung abgespeichert werden kann. Zusätzlich besteht die Möglichkeit, die Mittelflussrechnung auch über die Bilanzsteuerung auszuwerten. Dabei wird die Mittelflussrechnung immer nach der direkten Methode erstellt. Die Auswertung der Mittelflussrechnung kann auf Knopfdruck pro Monat erstellt werden.

Fonds

Grundsätzlich ist es möglich, die Mittelflussrechnung für diverse Fondstypen abzubilden. So lassen sich auch Mittelgesamtheiten, die über die flüssigen Mittel oder die netto-flüssigen Mittel hinausgehen, definieren. Der Umfang des Fonds kann also selber aus den zur Verfügung stehenden Mittelflussgruppen bestimmt werden.

Automatische Elimination

Mit der Option „Automatische Elimination“ besteht die Möglichkeit, den Intercompany-Verkehr automatisch eliminieren zu lassen.

Erw. Budgetierung auf 1. Kostenstellen-/ Projektebene/ Detailbudgetierung

Budgetierungsprozess mit Kontrollinstanzen

Mit der Option „Erweiterte Budgetierung“ kann das Budget detailliert erfasst werden. Sobald diese Arbeit abgeschlossen ist, kann das Budget von einer höheren Stelle kontrolliert und allenfalls zurückgewiesen werden. Das definitive Budget wird als solches markiert und in der Finanzbuchhaltung für die Ist-Vergleiche verwendet. Erfasste Detailpositionen auf dem Budget werden über ein eigenes Auswertungsprogramm in der erweiterten Budgetierung ausgewertet. Auch das Auswertungsprogramm Bilanzsteuerung kann für individuelle Auswertungen über das erweiterte Budget verwendet werden.

Ausziffern

Mit der Option „Ausziffern“ können ausgeglichene Positionen, also Zahlung in voller Höhe der Rechnung, als ausgeziffert markiert werden. Dadurch lassen sich im Kontoauszug auf Wunsch nur noch die aktuell offenen Posten anzeigen. Eine Auszifferung könnte so zum Beispiel auf Konten wie Rückstellungen, Abgrenzungen, Forderungen oder Beteiligungen erfolgen.

Definition Ausziffern

Bilanzkonti, die sich ausziffern lassen sollen, müssen vorgängig als solche in den Stammdaten bezeichnet werden. Sobald ein solches Auszifferungskonto beim Buchungsvorgang ausgewählt wird, kann ein zusätzlicher Text zur Auszifferung erfasst werden.

Ausziffern

Das eigentliche Ausgleichen der Positionen erfolgt in einem eigenen Auszifferungsprogramm. In diesem kann das auszuziffernde Konto und auch eine Periode gewählt werden. Diverse Filter ermöglichen es, dass in der Vorschau nur noch die sich gegenseitig ausgleichenden Buchungen angezeigt werden. Ist der Programmanwender mit dem Ergebnis zufrieden, speichert er diesen Auszifferungsvorgang mit einer Laufnummer. Bei Fehlern kann der Vorgang wieder rückgängig gemacht werden. Selbst Buchungen aus verschiedenen Buchungsjahren können so mit dem Auszifferungsverfahren quasi zusammengehalten werden. Buchungen aus abgeschlossenen Perioden lassen sich ebenfalls mitberücksichtigen.

Auswertung

Im Kontoauszug lassen sich optional die erledigten resp. ausgeglichenen und damit ausgezifferten Buchungen ausblenden, so dass nur noch offene Posten angezeigt werden. Diese Art von Auswertung ist mit dem aktuellen Datenbestand aber auch rückwirkend auf ein bestimmtes Auszifferungslaufdatum möglich.

 

Im Layout des Kontoauszugs gibt es die Möglichkeit die Details zur Auszifferung wie zum Beispiel den Auszifferungstext und die Auszifferungslaufnummer, die auf der Buchung gespeichert sind, in die Auswertung einzubeziehen.

Geschäftsbereich-übergreifendes Buchen

Die Option “Geschäftsbereich-übergreifendes Buchen“ ermöglicht dem Benutzer in allen Applikationen das direkte Buchen eines anderen Geschäftsbereichs. Dabei wird im Ursprungs- wie auch im Ziel-Geschäftsbereich gebucht. Je nach Applikation/Sachverhalt gibt es dabei zwei oder drei Buchungen. So ist es möglich auf einem Kreditorenbeleg eine Position für einen anderen Geschäftsbereich zu erfassen. Im Hintergrund werden automatisch die notwendigen Umbuchungen vorgenommen.

Deutscher Mandant

Für Schweizer Kunden, die in Deutschland spezifische Auswertungen einreichen müssen, steht die Option Deutscher Mandant zur Verfügung.
Diese ermöglicht es, z.B. die UST-Voranmeldung mittels ELSTER oder die E-Bilanz (Einreichung erfolgt ebenfalls mittels ELSTER) einzureichen.

Individualisierung

Die Option Individualisierung ermöglicht es in der Finanzbuchhaltung bis zu 20 benutzerdefinierte Felder auf dem Buchungsjournal zu führen. Die user-fields sind auf sämtlichen offenen und zukünftigen Buchungsjournalen vorhanden. Das heisst, beim Eröffnen von einem neuen Geschäftsjahr oder der nachträglichen Definition von einem benutzerdefinierten Feld, ist dieses in den Buchungsjournalen (inkl. Zusatzjournal) vorhanden. Wenn Buchungen an andere Applikationen wie z.B. die Projektrechnung übergeben werden, dann kann auch der Inhalt des benutzerdefinierten Feldes an die andere Applikation übergeben werden.

 

In den anderen Applikationen gibt es auch benutzerdefinierte Felder. In den Rechnungswesen-Applikationen Debitoren-, Kreditorenbuchhaltung und Electronic Banking sind diese in der Grundversion enthalten. Inhalte von benutzerdefinierten Feldern dieser vorgelagerten Applikationen können in benutzerdefinierte Felder der Finanzbuchhaltung übertragen werden.