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Mandanten

Mit der Grundversion der Debitorenbuchhaltung kann ein produktiver Mandant und/oder ein Test- oder Umstellungsmandant geführt werden. Die Option “Mandanten“ ermöglicht, maximal 999'999 verschiedene Debitorenbuchhaltungen zu verwalten.

Eröffnung einer neuen Debitorenbuchhaltung

Dank der Einfachheit des Eröffnungsprogramms kann jeder Anwender selbständig einen neuen Mandanten eröffnen. Bei der Eröffnung können einige der Stammdaten eines bereits bestehenden Mandanten übernommen werden. Somit müssen beispielsweise die MwSt.-Codes nicht noch einmal erfasst werden. Zudem besteht die Möglichkeit, während der Eröffnung weitere Applikationen für den zu eröffnenden Mandanten anzulegen.

Wechsel zwischen Mandanten

Der Wechsel von einem Mandanten in einen anderen ist aus dem Hauptmenü der Debitorenbuchhaltung einfach und schnell möglich. Über eine passwortgestützte Zugriffsberechtigung kann direkt die Auswahlliste der Mandanten, wobei die Sortierung der Mandanten nach alphabetischen oder numerischen Gesichtspunkten unterstützt wird, gestartet werden.

Unternehmen

Das Unternehmen ist ein Strukturelement, das es innerhalb eines Mandanten erlaubt mehrere Unternehmen abzubilden. Dabei kann ein Unternehmen eigene Debitorenstammdaten führen. Ein Unternehmen kann aber auch die Stammdaten von einem anderen Mandanten referenzierend führen oder gar ohne eigene Stammdaten nur als Strukturelement geführt werden. Buchungen werden nicht im Unternehmen, sondern im darunter zugeordneten Geschäftsbereich geführt. Einem Unternehmen können mehrere Geschäftsbereiche zugewiesen werden. So können Auswertungen über einen Geschäftsbereich oder ein Unternehmen erfolgen.

Geschäftsbereiche

Mit der Option “Geschäftsbereiche“ lassen sich komplexere Organisationsstrukturen abbilden, da dieses Element erlaubt, einen Mandanten weiter aufzugliedern. Diese Organisationsstruktur eignet sich insbesondere für Filialorganisationen. Es können mehrere Betriebe als Geschäftsbereiche im selben Mandanten geführt werden, die Ebene “Geschäftsbereich“ ist als eine selbständig bilanzierende Einheit definiert. Die Geschäftsbereiche werden in interne und externe unterteilt:

  • Interne Geschäftsbereiche
    Interne Geschäftsbereiche sind selbstständig bilanzierende Einheiten (Filialen, Nebenbetriebe), für die eine separate Bilanz und Erfolgsrechnung geführt werden muss.

Jeder interne Geschäftsbereich kann mit einer beliebigen Anzahl externer und anderer interner Geschäftsbereiche Verkehr aufweisen. Dieser wird als konzerninterner Verkehr detailliert in einer Liste dargestellt, der als Grundlage für die Konsolidierung auf der nächsten übergeordneten Stufe (Konzern) dient.

  • Externe Geschäftsbereiche
    Externe Geschäftsbereiche sind Betriebe, für welche die Buchhaltung nicht innerhalb des Mandanten geführt wird. Sie gehören aber zur Organisationsstruktur (Konzern), für die der Intercompany-Verkehr ausgewiesen werden muss.

Vorteile der Option

  • Adressen für mehrere Buchhaltungen werden zentral geführt
  • Zentrale Debitoren- und Kreditorenstämme
  • Gemeinsamer Konto- und Kostenstellenplan

Buchen mit Geschäftsbereichen

In einem Buchungssatz muss immer der gleiche Geschäftsbereich für Soll und Haben verwendet werden, damit die Konsistenz der Auswertungen auf der Stufe Bilanz und Erfolgsrechnung sichergestellt ist.

 

Konten- und Kostenstellenpläne werden zwar zentral geführt, einem Konto oder einer Kostenstelle/-träger kann aber ein Geschäftsbereich fix zugeordnet werden, so dass mit einem bestimmten Konto oder Kostenstelle/-träger auch nur ein bestimmter Geschäftsbereich gebucht werden darf.

Auswertungen

Sämtliche Auswertungen können pro Geschäftsbereich oder für den Mandanten erstellt werden.

Geschäftsübergreifend buchen

Die Funktion ermöglicht dem Anwender in allen Applikationen das direkte Buchen eines anderen Geschäftsbereichs. Dabei wird im Ursprungs- wie auch im Ziel-Geschäftsbereich gebucht. Die Umbuchung erfolgt durch das System, gestützt auf hinterlegte Buchungsregeln, automatisch.

Fremdwährungen

Die Option “Fremdwährungen“ wird benötigt, um Belege in einer anderen Währung als der Leitwährung zu erfassen. Sie ermöglicht, dieselben Kunden in verschiedenen Währungen zu eröffnen und zu führen. In den Firmenstammdaten kann pro Währung ein Vorschlag für die Kontierung von Debitoren hinterlegt werden. Übersichtlich gestaltete Auswertungen geben jederzeit Auskunft wie sich die Guthaben in den verschiedenen Fremdwährungen zusammensetzen.

Zentrale Fremdwährungstabelle

In der zentralen Fremdwährungstabelle sind mehr als 170 Fremdwährungen (gemäss ISO 4217) hinterlegt. Für den automatischen Kursausgleich wird jeder aktiven Währung ein Kursgewinn- und Kursverlustkonto zugeordnet.

Kurstabelle

Die Kurstabelle enthält datumsabhängige Buch- und Bewertungskurse aller aktiven Währungen. Falls mehrere Mandanten verwaltet werden, kann die Kurstabelle mandantenspezifisch oder zentral geführt werden. Nebst den globalen Buch- und Bewertungskursen sind für die Bereiche Aktiven, Passiven, Erfolgsrechnung, Debitoren und Kreditoren spezifische Bewertungskurse möglich.

Kursgewinne/-verluste

Die Debitorenbuchhaltung unterscheidet zwischen realisierten und nicht realisierten Kursgewinnen oder -verlusten:

  • Nicht realisierte Kursgewinne/-verluste
    Die offenen Posten in Fremdwährung können per Stichtag zu einem bestimmten Kurs bewertet werden. Diese Kursausgleichsbuchungen werden speziellen Erfolgskonten für die Verbuchung von nicht realisierten Kursgewinnen oder -verlusten zugewiesen.

  • Realisierte Kursgewinne/-verluste
    Sobald der offene Posten in Fremdwährung ausgeglichen ist, werden die nicht realisierten Kursgewinne oder -verluste automatisch ausgebucht und gleichzeitig die tatsächlich realisierten Kursgewinne oder -verluste verbucht.

Datumsabhängige Kurse

In der Kurstabelle werden die Kurse auf einer Zeitachse eingetragen. Bei der Erfassung von Bewegungsdaten werden Buch- und Bewertungskurse vorgeschlagen. Die Fremdwährungskurse können mittels Schnittstelle täglich importiert werden. Der Import lässt sich zusammen mit AbaNotify vollständig automatisiert ausführen.

Kursausgleich auf Belegebene

Der Kursausgleich erfolgt automatisch auf die pro Debitor definierten Kursausgleichskonten.

Auswertungen

Sämtliche Auswertungen unterstützen die Datenausgabe in Fremd- und Leitwährung.

Schnittstellen

Mit den AbaConnect-Schnittstellen können in der Debitorenbuchhaltung Kundenstammdaten, Belege, Zahlungen und einige Stammdaten importiert werden. Neben dem Import von noch nicht vorhandenen, sprich neuen Datensätzen, können über die Schnittstellen auch Datensätze mutiert werden.

Folgende Funktionsarten stehen zur Verfügung:

  • Dateischnittstelle im XML-Format
  • WebService-Schnittstelle via HTTP/SOAP (Simple Object Access Protocol)

Funktionsweise

Für die verschiedenen Datenarten wird eine Schnittstellendefinition mit einem Standard-Mapping bereitgestellt. In einem Mapping ist festgelegt, welche Datenbankfelder importiert und exportiert werden können und welche Aktionen (Import und/oder Export) zulässig sind. Mappings können kopiert und an Kundenbedürfnisse angepasst werden. Der Datenaustausch erfolgt im XML-Format.

Dateischnittstelle

Die Dateischnittstelle eignet sich für den unkomplizierten Datenaustausch da sie sehr einfach zu bedienen ist. Diese Schnittstelle exportiert und importiert XML-Dateien deren Struktur einem der verfügbaren Mappings entsprechen muss.

WebService

Für die professionelle Anbindung von Um- oder Fremdsystemen zwecks Datenaustauschs kann die Web-Service-Schnittstelle verwendet werden. Die Schnittstellen von AbaConnect können so direkt über eine HTTP-Verbindung unter Nutzung von SOAP verwendet werden. Diese Technologie ermöglicht es, dass eine fremde Anwendung ohne grossen Programmieraufwand die AbaConnect- Schnittstellen verwenden kann.

Elektronischer Zahlungsverkehr

Mit der Option “Elektronischer Zahlungsverkehr“ können die Zahlungen nach folgenden Varianten automatisch gebucht werden:

  • Lastschriftverfahren der schweizerischen und deutschen Banken
  • Debit Direct der Post

Lastschriftverfahren und Debit Direct

Bei Belegen, für die eine Einzugsermächtigung besteht, wird ein Zahlungsweg mit den entsprechenden Bank- oder PC-Konten hinterlegt. Für den Einzug der Forderungen wird ein Belastungsauftrag generiert, mit dem die Zahlungen automatisch ausgebucht und der Bank zum Einzug übergeben werden.

 

Bei Belastungsaufträgen für Schweizer Banken oder die Post werden von den Finanzinstituten Rückmeldungen zur Verfügung gestellt, aus denen hervorgeht, welche Zahlungen eingezogen werden konnten und welche nicht. Eine manuelle Bearbeitung ist somit nicht notwendig.

 

Von deutschen Finanzinstituten werden keine derartigen Rückmeldungen zur Verfügung gestellt, weshalb die ABACUS Debitorenbuchhaltung die Zahlungen selbständig vorschlägt und verarbeitet. Kann eine Forderung nicht eingezogen werden, kann die Zahlung jederzeit storniert werden.

Auszahlung

Mit der Option “Auszahlung“ können Kundenguthaben in Form von Gutschriften oder Rückzahlungen einfach, schnell und online überwiesen werden.

 

Es werden unterschiedliche Auszahlungsarten unterstützt:

  • Banküberweisungen
  • Postüberweisungen
  • Direkt-Auszahlungen
  • Auszahlungen über Bank- oder Postcheck (ASR)

Auszahlungsprozess

Pro Kunde werden die möglichen Auszahlungswege definiert. Anschliessend werden auf dieser Basis die möglichen Gutschriften oder Rückzahlungen von Doppel- wie Vorauszahlungen über unterschiedliche Selektionsmöglichkeiten per Fälligkeit zur Auszahlung in einem Auszahlungslauf zusammengefasst.

 

Die Auszahlungsläufe können vom Anwender individuell zusammengesetzt und gesteuert werden.

 

Mit der Integration des Electronic Bankings können die Auszahlungen direkt und einfach an das Finanzinstitut übermittelt werden. Neben den gängigen Auszahlungsvarianten wird auch der Check-Druck unterstützt; so können Auszahlungen mittels ASR-Check gedruckt und an den Kunden ausbezahlt werden.

 

Über einen individuell gestaltbaren Avis, kann der Kunde über die Auszahlungen im Detail auf dem Postweg, oder über eine digitale Kommunikation per E-Mail informiert werden.

Provisionierung

Mit der Option “Provisionierung“ können Provisionen automatisch berechnet und ausbezahlt werden.

Provisionistengruppen

Die Provisionistengruppe ist ein Gruppierungselement für Provisionisten, um in der Provisionsmatrix die Zuordnung des Provisionssatzes auf Stufe Provisionistengruppe und nicht für jeden Provisionisten einzeln festlegen zu müssen.

Artikelgruppen

Artikelgruppen sind programmübergreifende Daten, die, wenn die ABACUS Auftragsbearbeitung eingesetzt wird, einzelnen Artikeln zugeordnet werden können. Mit der Auftragsbearbeitung kann die Provisionsfindung auf Stufe Artikel vorgenommen werden; ohne Auftragsbearbeitung funktioniert das nur auf Stufe Artikelgruppe.

Provisionist

Der Provisionist bildet die Basis für die Verteilung der ermittelten Provisionen für einen oder mehrere (max. 10) Provisionsbegünstigte. Der Artikelgruppe kann ein Provisionist direkt zugeordnet werden. Ein Provisionist beinhaltet entweder einen oder eine Gruppe von Provisionsempfängern. Bei der Erfassung ist in diesem Fall nicht ersichtlich wer Provisionsempfänger ist, wodurch die Vertraulichkeit sichergestellt ist.

Auszahlung

Die Provision wird in Form einer Liste ausgewiesen. Die Währung der Provisionen sowie die Währung für die Auszahlung können unabhängig von der Belegwährung bestimmt werden.

Abrechnungsrhythmus

Die Periodizität für die Berechnung der Provisionen kann frei definiert werden.

Steuerung Betragseingabe

Für die Erfassung von Belegen kann die Eingabe des Provisionsbetrags wie folgt erfolgen:

  • Keine manuelle Betragseingabe
    Automatisch berechneter Provisionsbetrag kann nicht verändert werden.

  • Manuelle Betragseingabe
    Änderung des automatisch berechneten Provisionsbetrags ist möglich.

  • Mindestbetrag
    Unterschreitet der automatisch berechnete Provisionsbetrag den Mindestbetrag, wird der Mindestbetrag vorgeschlagen.

  • Maximalbetrag
    Überschreitet der automatisch berechnete Provisionsbetrag den Maximalbetrag, wird der Maximalbetrag vorgeschlagen.

  • Fixbetrag
    Zum automatisch berechneten Provisionsbetrag wird ein Fixbetrag hinzugerechnet.

Berechnungsmethode

Die Berechnungsmethode für die Provisionen kann nach vereinbarter (bei Rechnungsstellung) oder vereinnahmter (bei Zahlung) Methode erfolgen.

Finanzbuchhaltungs-Verbuchungsart

Folgende Varianten stehen zur Verfügung:

  1. Keine Verbuchung
  2. Netto-Verbuchung: Der Belegbetrag wird um die geschuldete Provision vermindert.
  3. Brutto-Verbuchung mit fixer Konto- und Kostenstellen-Kontierung: Provision wird unabhängig von der Belegkontierung immer als negativer Betrag auf eine fixe Konto/Kostenstellen-Kombination gebucht.
  4. Brutto-Verbuchung mit Korrektur der Habenseite: Provision wird als negativer Betrag auf ein fixes Konto gebucht. Als Kostenstelle wird die Kostenstelle aus der Belegposition verwendet.
  5. Brutto-Verbuchung mit Korrektur auf der Habenseite: Provision wird als negativer Betrag gebucht. Die Konto/Kostenstellen-Kombination ist dieselbe, wie sie in der Belegkontierung verwendet wird.
  6. Brutto-Verbuchung mit Korrektur auf der Sollseite: Die Provision wird als positiver Betrag unabhängig von der Belegkontierung auf eine fixe Konto/KST-Kombination gebucht.

Delkredererisiko

Entgeltsminderungen wie Skonti, Rabatte oder Verluste können wahlweise von der Firma oder den Provisionsbegünstigten getragen werden (nur bei vereinbarter Methode).

Schlüsseldefinition

Die Berechnung der Provision kann auf der Ebene Kundengruppe/Kunde, Artikelgruppe/Artikel, Leistungsgruppe/Leistung oder Provisionistengruppe/Provisionist erfolgen.

Verzugszinsen

Mit der Option “Verzugszinsen“ kann pro Beleg ein Verzugszins berechnet werden. Folgende Elemente sind für die Verzinsung von Belegen massgebend:

  • Pro erledigten Beleg wird aufgrund seiner Zahlungskonditionen und der eingegangenen Zahlungen ein Verzugszins errechnet.
  • Es können optional auch Gutschriften oder Rechnungsbelege mit negativem Belegbetrag berücksichtigt werden.
  • Der zu verwendende Verzugszins kann datumsabhängig pro Währung in einer Zinstabelle definiert werden.
  • Die erstellten Verzugszinsen können pro Beleg manuell ausselektiert werden.

Berechnung des Verzugszinses

Die Differenz zwischen dem Fälligkeitsdatum des Belegs und des Zahlungseingangs ergibt die Anzahl Verzugstage. Aufgrund des offenen Postens wird per jeweiligem Zahlungsdatum der Verzugszins berechnet. Selbstverständlich werden sowohl Teilzahlungskonditionen als auch Zinssatzänderungen vollumfänglich berücksichtigt.

 

Bei der Erstellung eines Verzinsungslaufs können folgende Parameter bestimmt werden:

  • Karenztage berücksichtigen
  • Gutschriften berücksichtigen
  • Negative Belegbeträge berücksichtigen
  • Negativzins erlauben (Vorfälligkeit)

Die Karenztage berücksichtigen bedeutet, dass die effektiven Verzugstage um die Karenztage gekürzt werden. Für Belege, die vor Ablauf der Zahlungsfrist bezahlt wurden, kann ein Negativzins berechnet werden. Der Zinssatz ist gleich wie bei den Belegen die nach der Fälligkeit verzinst werden.

 

In der Zinstabelle kann ein datumsabhängiger Schuld- und Habenszins geführt werden, womit die Vorfälligkeit und Überfälligkeit unterschiedlich verzinst werden kann.

Verzugszinssatz

Der Verzugszinssatz kann per Stichdatum definiert und pro Währung ein unterschiedlicher Verzugszinssatz festgelegt werden.

Verzugszinsbelege

Aus den errechneten Verzugszinsen können eigene Rechnungen mit Einzahlungsschein erstellt werden, wobei einzeln auf den zu verzinsenden Belegen bestimmt werden kann ob eine Fakturierung der Verzugszinsen erfolgen soll. Die Verzugszins-Belege erscheinen in allen Auswertungen und können selbstverständlich gemahnt werden.

Erweitertes Mahnwesen

Folgende Funktionen des Mahnwesens können mit der Option “Erweitertes Mahnwesen“ genutzt werden:

Mahnen mit VESR

Sammelmahnungen werden nach unterschiedlichen mandanten-spezifischen Gesichtspunkten erstellt und können mit ESR an den Kunden gesandt werden.

Mahntexte

Mahntexte werden pro Stufe durch den Anwender erfasst. Die Texte können in unterschiedliche Kundensprachen übersetzt werden.

Mahnbereiche

Mit dem Strukturelement “Mahnbereich“ kann eine komplexe Filialstruktur nur für den Mahnprozess innerhalb des Mandanten definiert werden. Der Mahnbereich kann zum Beispiel einer Sparte, einem Vertriebsweg, einer Verkaufsorganisation entsprechen. Die Steuerung der Mahnungen erfolgt dann getrennt nach Mahnbereichen. Ein weiterer Vorteil dieses Strukturelements ist es, dass die Mahnbereiche ebenfalls in sämtlichen Auswertungen ausgewertet werden können.

Mahnformulare

Die Formulare können den individuellen Bedürfnissen angepasst werden; der Gestaltung sind kaum Grenzen gesetzt.

Mehrere Mahnverfahren

Mehrere Mahnverfahren sind notwendig, wenn unterschiedliche Anzahl Mahnstufen, Mindestmahnbeträge, Mahnspesen, Mahntexte oder Mahnformulare eingesetzt werden sollen. Unterschiedliche Mahnformulare können bei mehreren Mahnbereichen oder der Anzeige von Geschäftsbereichabweichenden Informationen notwendig werden.

Mahngebühren

Für jede Mahnstufe können individuelle Mahngebühren erhoben werden. Diese Gebühren können als zusätzliche Position mit der nächsten Rechnung fakturiert werden, sofern sie nicht mit der Mahnung bezahlt wurden. Eine weitere Art der Mahnspesenhandhabung ist die Erhebung von Hoffnungsspesen.

Erweiterte Beleg- und Zahlungsarten

Mit der Grundversion der ABACUS Debitorenbuchhaltung kann pro Belegtyp (Rechnung, Gutschrift, Vortrag usw.) eine Belegart erfasst werden. Wenn pro Belegtyp mehrere Belegarten geführt werden sollen, muss die Option “Erweiterte Beleg- und Zahlungsarten“ installiert werden.

Belegaufbau

Ein Beleg besteht aus einem Belegkopf und mindestens einer Belegposition. Im Belegkopf sind alle Informationen enthalten die für den gesamten Beleg gültig sind, wie beispielsweise das Belegdatum, die Währung, Belegnummer usw. In einer Belegposition stehen primär die Angaben für die Verbuchung in die Finanzbuchhaltung dieser Position, wie beispielsweise das Konto, die Kostenstelle, der MwSt.-Code, der Betrag usw. Es lassen sich bis zu 9’999 Positionen pro Beleg erfassen.

Muss-Felder eines Beleges

Für die Belegerfassung können Felder als zwingend definiert werden. Welche Eingabe vorgeschlagen oder geprüft wird, bestimmen die folgenden drei Vorschlagsebenen:

  • Kunde
  • Firma
  • Belegart

Diese, in Kombination mit den Definitionszusätzen “Eingabe zwingend“ oder “keine Eingabe“, was bedeutet dass der vorgeschlagene Feldwert nicht manuell übersteuert werden kann, ermöglichen eine individuelle Steuerung der einzelnen Belegarten.

Verantwortliche

Eine weitere Funktion der Option “Erweiterte Beleg- und Zahlungsarten“ sind die so genannten “Verantwortlichen“; Verantwortliche sind Mitarbeiter. Damit die Auswertungen und der Mahnprozess pro Mitarbeiter automatisiert vom System erstellt werden können, wird pro Beleg der zuständige Verantwortliche erfasst.