Einkauf / Bestellwesen
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Folgende Funktionen können mit der Option „Einkauf / Bestellwesen“ genutzt werden:

ABACUS Auftragsbearbeitung als Beschaffungstool

Das Modul „Einkauf / Bestellwesen“ wird für die Beschaffung der Produkte und Leistungen bei Lieferanten eingesetzt. Neben dem Bedarf aus dem Verkauf wird auch der Bedarf aus den ABACUS Programmen Leistungs-/Projektabrechnung, Service-/Vertragsmanagement und dem PPS online ermittelt.

Bestellanfragen / Bestellung erstellen

Bestellanfragen lassen sich einzeln oder über eine Selektion von Lieferanten erstellen. Eingereichte Angebote werden erfasst und erlauben damit den direkten Vergleich von Preisen und Konditionen. Eine Bestellanfrage lässt sich in eine Bestellung übertragen. Auch für die in einem Verkaufs- oder Produktionsauftrag benötigten Produkte kann direkt aus dem jeweiligen Erfassungsprogramm eine Bestellung erstellt werden.

Einkaufsdisposition

Folgende Dispositionsvarianten stehen zur Verfügung:

  • Bedarfsorientierte Disposition
    Die Ermittlung der Bestellvorschläge basiert auf dem gesamten offenen Bedarf.
  • Produktionsdisposition (MRP)
    Die Ermittlung des Sekundärbedarfs erfolgt direkt aus den Verkaufsaufträgen.
  • Verbrauchsorientierte Disposition
    Zur Ermittlung des Bedarfs wird eine frei bestimmbare Vergleichsperiode berücksichtigt.

Auskunft über aktuellen Bedarf

Die Funktion Kennzahlen gibt jederzeit Auskunft über den aktuellen Bedarf eines Produkts.

Freigabeprozess für Einkaufsbestellungen

Mit einem Freigabeprozesses kann unter Berücksichtigung von definierten Verantwortlichen und Freigabestrukturen die Prüfung von Bestellungen aufgrund verschiedener Prüfkriterien wie Bestellwert, Freibetrag und Prozentwerten erfolgen.

Individuelle Bestellprozesse abbilden

Die gestaltbare Ablaufsteuerung ermöglicht die Abbildung der im Betrieb verwendeten Bestellprozesse. Dabei kann es sich um den Druck verschiedener Dokumente wie auch weiterer Aktionen handeln, wie beispielsweise die automatisierte Erstellung von Rückstandsbestellungen für unvollständig gelieferte Bestellpositionen oder die Durchführung der Lagerbuchung.

Lieferterminüberwachung

Säumige Lieferanten werden aufgelistet und nach Bedarf gemahnt. Wird mit der Lieferavisierung gearbeitet, können noch nicht bestätigte Bestellpositionen gemahnt werden.

Lagereingänge verarbeiten

Für die Wareneingangskontrolle im Lager steht bei Bedarf ein separates Programm zur Verfügung, das nur die für die Lagerlogistik relevanten Bestellinformationen wie Liefermenge, Liefertermin und eine allfällige Bemerkung zur Bearbeitung aufführt.

Zusammenfassen von Bestellungen

Bestellungen mit demselben Verarbeitungsstatus, wie zum Beispiel ”Wareneingang erfolgt“ oder ”Rechnungsstellung erfolgt“, lassen sich pro Lieferant zusammenfassen.

Integration der Kreditorenbuchhaltung

Die Auftragsbearbeitungs- und die Kreditorensoftware sind vollständig miteinander verknüpft. Neben den Kontierungsmöglichkeiten werden auch Kostenstellen und Kostenträgerinformationen berücksichtigt.

Bezugskosten

Kosten für Transport, Versicherung, Zoll etc. können einer Bestellung zugeordnet und als separate Belege in die Kreditorenbuchhaltung verbucht werden.

Lieferantendaten pro Artikel

Pro Artikel können bis zu 99 Lieferanten zugeordnet werden. Informationen wie Artikelnummer und -bezeichnung des Lieferanten, Mindestbestellmenge, Lieferantentyp (A-, B-, C-Lieferant), EAN-Code und Einkaufseinheit pro Lieferant stehen zur Verfügung.
Die Einkaufskonditionen beinhalten pro Lieferant eine eigene Preisliste, Staffelpreise, Aktionspreise, Spezialpreise, Rabatte, Staffelrabatte, Aktionsrabatte, Spezialrabatte und generelle Rabatte pro Bestellung.

Rahmenbestellungen

Die Verwaltung und Abwicklung von Rahmenbestellungen ist ein integrierter Bestandteil innerhalb der Option „Einkauf / Bestellwesen“.

Management-Informationssystem (MIS)

Das MIS stellt für den Einkauf jederzeit aktuelle Kenn- und Führungszahlen bereit. Die Produkte- und Lieferanteninformationen zeigen sofort die Umsatz- und Mengenwerte. Die Auswertungen lassen sich verdichtet auf jeder Ebene der Produktgruppierung, aber auch für jedes einzelne Produkt anzeigen. Mit der ABC-Analyse steht dem Einkäufer ein einfaches Instrument für die Ermittlung der beschaffungsstärksten Lieferanten zur Verfügung.

Auftragsbezogene Beschaffung

Mit der Funktion Direktlager ist eine auftragsbezogene Beschaffung möglich, indem eine Verkaufsposition oder Produktionsauftragsposition direkt mit einer Einkaufsposition verknüpft wird. Dadurch werden die exakten Beschaffungskosten im Auftrag festgehalten, da alle relevanten Daten wie z.B. der bezahlte Einkaufspreis auf die Auftragsposition übertragen werden.

Automatische Rückstandsauflösung

Nach erfolgtem Wareneingang des Lieferanten kann die Liefermenge automatisch auf die offenen Kundenaufträge verteilt werden. Die Zuteilung erfolgt unter Berücksichtigung der Liefertermine.

Individuelle Bestellmasken

Die Bestellerfassungsmasken sind pro Benutzergruppe frei gestaltbar. Zusätzlich benötigte Felder für weitere Informationen lassen sich auf dem Bestellkopf, als auch auf den Bestellpositionen einfügen. Funktionserweiterungen können mit Java-Script realisiert werden.

Elektronisches Dossier für Originalbelege

Dem Dossier der Einkaufsbestellung können alle für eine bestimmte Bestellung relevanten Dokumente zugeordnet werden. Eine Kopie der Bestellung wird aufgrund der Vorgaben in der Ablaufsteuerung automatisch im Dossier abgelegt. Die Option AbaScan ermöglicht zusätzlich das Einlesen und Zuordnen von Fremddokumenten wie Lieferschein und Rechnung des Lieferanten.