Auftragsbearbeitung/Warenwirtschaft
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Auftragsbearbeitung/Warenwirtschaft – das Herz jedes Unternehmens

Die Anforderungen an die Unternehmen werden zunehmend komplexer und immer grössere Informationsmengen müssen in immer kürzerer Zeit verarbeitet werden. Gleichzeitig steigen auch die Ansprüche an die Qualität der Managementinformationen, die jederzeit sofort abrufbar sein müssen. Diese Anforderungen können nur mit einer integrierten Software erfüllt werden.

 

Die Auftragsbearbeitung spielt dabei die zentrale Rolle, steuert sie doch die meisten Prozesse, welche auch Applikationen wie die Leistungs-/Projektabrechnung, die Produktionsplanung und -steuerung, das Service- und Vertragsmanagement und die Debitoren-, Kreditoren- sowie Finanzbuchhaltung mit integrierter Kostenrechnung tangieren.

 

Durch die vollständige Integration aller Bereiche kann mit ABACUS eine leistungsfähige Gesamtlösung mit hohem Bedienungskomfort realisiert werden. Die Verknüpfung von Auftragsverwaltung mit integriertem Web-Shop, Einkauf und Bestellwesen, Lagerverwaltung, Produktion kombiniert mit frei gestaltbaren Bildschirmmasken und Auftragspapieren, der Unterstützung von praxisgerechten Arbeitsabläufen auch via E-Business-Plattformen usw. machen professionelle Lösungen möglich.

 

Die ABACUS Auftragsbearbeitung ist als Standardsoftware branchenunabhängig einsetzbar, verfügt über viele Customizing-Funktionen und ist durch die ständige Weiterentwicklung zukunftsorientiert.

Zielgruppe / Branche

Die ABACUS Auftragsbearbeitung richtet sich an Schweizer KMU sowie an kleine und mittelständische Unternehmen aus Deutschland, die mit einer innovativen Software ihre Geschäftsprozesse optimieren wollen, um so auch zukünftig den stetig wachsenden Ansprüchen der Wirtschaft gerecht werden zu können.

Die ABACUS Auftragsbearbeitung ist als Standardsoftware aufgrund ihrer Flexibilität und einfachen Anpassbarkeit auf unterschiedliche Anforderungen in vielen Branchen als leistungsstarkes Instrument im Einsatz.

Kundennutzen

Verkauf und Vertrieb

Eine effiziente Auftragsbearbeitung braucht massgeschneiderte Eingabemasken: beliebig gestaltbare, auf unternehmensspezifische Anforderungen optimal anpassbare Erfassungsprogramme schaffen enorme Zeitersparnis bei der Bearbeitung der Aufträge.

Einkauf und Beschaffung

Mit der Option ”Einkauf” erhält der Sachbearbeiter ein Instrument für die effiziente Erfassung, Abwicklung und Überwachung der Bestellungen. Dies erlaubt, für maximale Lieferbereitschaft, einen optimalen Lagerbestand zu führen.

E-Business

Die ABACUS Auftragsbearbeitung ermöglicht Unternehmen auf einfache Weise den elektronischen Handel und Datenaustausch. Die E-Commerce Lösung AbaShop bietet eine Plattform, die Produkte im Web zu präsentieren und zu verkaufen. Die Standard E-Business Anwendung AbaNet erlaubt elektronische Dokumente mit Kunden und Lieferanten auszutauschen und automatisch zu verarbeiten.

ABACUS E-Business gewährleistet einen medienbruchfreien und hoch automatisierten Handel mit Geschäftspartnern über Internet – rund um die Uhr an sieben Tagen pro Woche.

Lagerverwaltung

Artikel, die im Lager liegen, kosten Geld. Eine effiziente Lagerverwaltung spart nicht nur Zinsen, sondern gibt auch Auskunft über die Verfügbarkeit eines Artikels. Diese Transparenz gewährleistet eine hohe Lieferbereitschaft.

Die Lagerverwaltung der Auftragsbearbeitung erfüllt eine zentrale Funktion für alle Module, wie Verkauf, Einkauf, Produktion, Service-/Vertragsmanagement und Leistungs-/Projektabrechnung, die lagerrelevante Buchungen auslösen.

Stammdatenverwaltung

Vollständige und den Bedürfnissen des Unternehmens entsprechende Stammdaten sind eine Grundvoraussetzung für den erfolgreichen Einsatz der Auftragsbearbeitungssoftware. Die permanente Pflege der Stammdaten ist die Aufgabe des Benutzers; komfortable und einfache Bearbeitungsprogramme und -masken unterstützen ihn dabei.

Customizing / Systemprogramme

Customizing ist angesichts der breiten Palette von Möglichkeiten, welche die Auftragsbearbeitungs- software bietet, nicht nur ein Schlagwort. Die Programme so optimal wie möglich auf ein Unternehmen abzustimmen ist ein Muss für ein leistungsstarkes Auftragsbearbeitungssystem. Ebenso unabdingbar sind für die Wartung eines so umfangreichen Systems entsprechende Reorganisationsprogramme.

Funktionen

Verkauf / Auftragsverwaltung

  • Individuell gestaltbare Erfassungsmasken pro Benutzerkategorie mit frei definierbaren Zusatzfeldern
  • Funktionalität mit JavaScript erweiterbar
  • Firmenspezifische Anpassungen dank freien Feldern
  • Angebotsverwaltung
  • Drei verschiedene Adressen pro Auftrag
  • Lagerprüfung, Reservation bei Artikelerfassung im Auftrag
  • Lieferantenbestellung aus Auftrag
  • Unterstützung beliebiger Fremdwährungen
  • Positionsrabatte und Dokumentrabatte
  • Naturalrabatte
  • Mindestrechnungsbetrag, Kleinmengenzuschlag
  • Umrechnung von Verkaufsmengen in Lagermengen automatisch
  • Automatische Ablaufsteuerung mit beliebig vielen Dokumenten und Aktionen
  • Ausdruck der Dokumente online oder via Batch
  • Auftragsspezifische Anpassung der Ablaufsteuerung
  • Anpassungen des Auftrags jederzeit möglich
  • Fakturieren von Teillieferungen, Bildung von Rückstandsaufträgen
  • Sofortfaktura, Monatsfaktura, Periodenfaktura, Sammelfaktura, Barfaktura, Verbandsfaktura, Teilfaktura
  • Unterstützung von VESR / BESR
  • Preis- und Rabattsystem mit vielfältigsten Möglichkeiten
  • Provisionierung integriert mit Debitorenbuchhaltung
  • Auftragsdisposition

E-Business AbaNet

  • Austausch und automatische Verarbeitung von elektronischen Dokumenten, inkl. E-Rechnung mit Kunden und Lieferanten
  • Standardisierter Anschluss an verschiedene E-Business Netzwerke wie SIXPaynet, PostFinance, Swisscom IT Services sowie GS1-zertifizierte EDI-Netzwerke

E-Business AbaShop

  • Mit der Auftragsbearbeitung verknüpfter Webshop
  • Replikation von Artikeldaten inkl. Bildern und Texten
  • Automatische Übernahme von Webshop-Bestellungen ins Auftragswesen

Kassenoption

  • Integration in Warenwirtschaft und Finanzapplikationen
  • Unterstützung von Barcode-Lesegeräten und Zahlterminals
  • Kundendisplay und Kassabon frei definierbar
  • Verschiedene Zahlungsarten

Kunden / Artikel / Leistungen / Zuschläge

  • n-stufige Hierarchie für verdichtete Auswertungen, Umsätze
  • Vordefinierbare Textbausteine für Artikelbeschreibungen
  • Einkaufs-, Lager-, Verkaufs- und Preiseinheiten
  • Listenpreise, Aktionspreise, Fixpreise, Staffelpreise
  • Normal-, Aktions-, Spezial-, Staffel- und assortierte Rabatte
  • Rabattierung für einzelne Artikel, Kunden sowie für ganze Artikelgruppen, Kundengruppen oder Kombinationen
  • Sämtliche Preise und Rabatte datumsabhängig definierbar, auch in Fremdwährung
  • Kontierung sowie Kostenstellen und Kostenträger in direktem Zugriff zur Finanzbuchhaltung
  • Individueller Ausbau der Artikelstammdaten mittels freier Felder
  • Artikelbeschreibung in beliebigen Fremdsprachen
  • Frei definierbare Suchschlüssel für Artikel und Leistungen

Produktvarianten

  • Definition von bis zu 10 Dimensionen wie Grössen, Farben, Längen, Sujets, Ausführungen etc.
  • Pro Artikel unterschiedliche Dimensionen definierbar
  • Komfortable Variantenübersicht pro Artikel im Verkauf, Einkauf und Produktstamm
  • Preiszu- und -abschläge pro Produktvariante
  • Lagerführung wahlweise auf Basisprodukt oder Produktvariante Rahmenverträge
  • Verwalten von Rahmenaufträgen und Rahmenbestellungen mit Rahmenmengen, min./max. Abrufmengen, Gültigkeit, Preis/Rabatt-Konditionen
  • Beliebig viele Abrufe mit direkter Referenz zum Verkaufs-, Einkaufs- und Produktionsauftrag
  • Rahmenauftragsübersicht nach verschiedenen Kriterien

Qualitätssicherung

  • Verwalten von Prüfspezifikationen und Prüfplänen
  • Zuordnung von Prüfplänen auf QS-pflichtige Produkte
  • Automatische Erstellung von Prüfaufträgen beim Lagereingang von Chargen und Seriennummerartikeln
  • Freigabe oder Sperrung von Chargen resp. Seriennummerartikeln nach Abarbeitung des Prüfauftrags
  • Automatische Erstellung von Retest-Prüfaufträgen

Abo-Verwaltung

  • Periodische Verrechnung von Dienstleistungen, Artikeln, Abonnementen, Zählerständen
  • Periodizität der Verrechnung und Verrechnungspositionen frei wählbar

Seriennummerverwaltung

  • Verwaltung von Geräten mit Seriennummern
  • Pro Artikel Seriennummervergabe wahlweise bei Lagereingang oder -ausgang
  • History von Reparaturen, Garantieleistungen, Austausch
  • Auswertungen kunden- und artikelseitig

Chargenverwaltung

  • Verwaltung von Chargen pro Lagerort / Lagerplatz
  • Frei wählbare Sortierung (FiFo, Verfalldatum, Chargennummer)
  • Chargenverfolgung

Einkauf / Bestellwesen

  • Individuell gestaltbare Erfassungsmasken pro Benutzerkategorie mit frei definierbaren Zusatzfeldern
  • Funktionalität mit JavaScript erweiterbar
  • Lieferantenorientierte Einkaufspreise, Rabatte
  • Automatische Bestellvorschläge und Bestellanfragen
  • Automatische Einkaufsdisposition
  • Aussagekräftige Verfügbarkeitsübersichten
  • Übersichten über offene Bestellungen und Rückstände
  • Lieferterminüberwachung, Lieferavisierung mit Mahnfunktion
  • Lagereingang mengen- und wertmässig separat erfassbar
  • Automatische Ablaufsteuerung mit beliebig vielen Dokumenten und Aktionen
  • Sammelrechnungen
  • Automatische Rückstandauflösung für Kundenaufträge
  • Integration in Kreditorenbuchhaltung
  • Bezugskosten

Lagerverwaltung

  • Beliebig viele Lagerorte und Lagerplätze
  • Jederzeit aktuelle Lagerinformationen
  • Automatische Bestandesnachführungen von Lagermengen, reservierten Mengen, bestellten Mengen
  • Zukünftige Verfügbarkeit mit Bedarfsübersicht
  • Manuelle Lagereingänge/-ausgänge, Umbuchungen
  • Mengen- und wertmässig getrennte Erfassung von Lagereingängen
  • Journal über sämtliche Lagerbewegungen
  • Inventurprogramme (Zähllisten, Abweichungslisten, Bewertung)
  • Lagerbewertung (auch rückwirkend) und Lagerkennzahlen
  • Sperrlager
  • Standardlager pro Artikel je für Verkauf, Einkauf, Produktion definierbar
  • Direktlager für die auftragsbezogene Beschaffung durch Verknüpfung der Verkaufsposition direkt mit der Einkaufsposition

Management-Informationssystem

  • Aussagekräftige Kunden-/Artikelinformationen mit Drill-Down-Funktion bis Ursprungstransaktion
  • Verdichtete Informationen über Kundengruppen, Artikelgruppen
  • Tagesstatistiken über Aufträge, Lieferungen, Pendenzen
  • Monats- und Jahresstatistiken mit Vorjahres- oder Budgetvergleichen
  • ABC-Analyse für Kunden, Artikel, Lieferanten
  • Budgetvorgaben für Artikel, Kunden oder Kombination
  • Gestaltung und Anpassung sämtlicher Dokumente auf individuelle Bedürfnisse

Integration externer MDE-Geräte (Mobile Datenerfassung)

  • Aufträge erfassen (Kommissionen)
  • Bestellungen erfassen
  • Lagerein- und -ausgänge
  • Inventur
  • Generiert ABACUS Schnittstellen

Digitale Prozesse in der Auftragsbearbeitung

  • Scannen von Auftrags- und Bestelldokumenten mit Archivierung mittels Barcode bei Originalauftrag/-bestellung
  • Archivierung beliebiger Dokumente in digitaler Form
  • B2B-Datenaustausch aller Dokumente wie Bestellungen, Lieferscheine, Rechnungen mit Kunden und Lieferanten
  • B2C-Webshop-Integration
  • Direkter Zugriff aus Finanzbuchhaltung und Auftragsbearbeitung auf Lieferantenrechnung

Optionen

Verkauf / Auftragswesen

Folgende Funktionen können mit der Option „Verkauf / Auftragswesen“ genutzt werden:

ABACUS Auftragsbearbeitung als Fakturierungstool

Das Modul Verkauf / Auftragswesen wird für verschiedene ABACUS Programme sowie für diverse Branchenlösungen oft auch als Fakturierungstool eingesetzt. Standardisierte Schnittstellen für die Verarbeitung externer Auftragsdaten eines Drittsystems stehen optional zur Verfügung.

Individuelle Lieferort- und Fakturaadresse

Pro Kundenauftrag stehen standardmässig drei Adressen zur Verfügung. Mehrwertsteuer- und Konto-Informationen in Abhängigkeit zur Lieferadresse ermöglichen eine automatisierte Steuerung dieser für die Finanzbuchhaltung relevanten Informationen bei grenzüberschreitenden Lieferungen.

Angebote erstellen und nachbearbeiten

Angebote an Kunden werden aufgrund kunden- und produktspezifisch festgelegter Konditionen individuell berechnet. Änderungen von Kundenangeboten werden versioniert abgelegt. Bestehende Angebote lassen sich automatisiert in einen Auftrag übertragen.

Aufträge prozessorientiert verarbeiten

Die frei definierbare Ablaufsteuerung ermöglicht die Abbildung der im Unternehmen vorhandenen Prozesse. Dabei kann es sich um den Druck verschiedener Dokumente wie auch weiterer Aktionen, wie beispielsweise die automatisierte Erstellung von Rückstandsaufträgen für unvollständig gelieferte Auftragspositionen oder die Durchführung der Lagerbuchung handeln.

Teilfakturen / Akontogesuche

Beliebig viele Teil-, Akonto- und Anzahlungsrechnungen können manuell erfasst oder automatisch aus der Ablaufsteuerung generiert werden.

Diverse Rechnungsarten

Pro Kunde oder individuell pro Auftrag kann zwischen Einzel- oder Sammelrechnung gewählt werden. ESR und IPI unterstützen den schweizerischen und internationalen Zahlungsverkehr. Barrechnungen können automatisiert mit einer Zahlung ausgeglichen werden.

Auftragsdisposition und Auftragsbestand

Ausstehende Lieferungen an Kunden werden aufgrund individueller Selektionsmöglichkeiten übersichtlich aufgelistet. Die Zuteilung von neu erhaltenen Lieferungen kann manuell oder automatisiert auf die Kundenaufträge vorgenommen werden. Übersichten über offene Aufträge und Rückstände informieren über den aktuellen Auftragsbestand.

Integration der Debitorenbuchhaltung

Verarbeitete Aufträge werden online in die Debitorenbuchhaltung übertragen und sind damit auch in der Finanzbuchhaltung und Kostenrechnung verbucht. Die Anzeige der Saldi der offenen Posten sowie eine auf dem Kunden definierbare Kreditlimite oder Kreditsperre unterstützen den Benutzer bei der Auftragserfassung.

Flexibles Preis-/Rabattsystem

Auch komplexe Preis- und Rabattsysteme lassen sich einfach und übersichtlich abbilden. Sämtliche Preise und Rabatte werden datumsabhängig geführt. Preis- und Rabattänderungen können dadurch schon im Voraus erfasst werden. Mit der Funktion des Preisnachweises ist jederzeit und auch nachträglich ersichtlich, mit welchen Preisen und Rabattsätzen eine Auftragsposition berechnet wurde.

Unterstützte Preisarten / Rabattarten

Neben Listenpreisen und Kundenpreislisten, die bezugsgruppen- und währungsabhängig sein können, stehen auch Spezial-, Staffel- und Aktionspreise zur Verfügung. Zusätzlich besteht die Möglichkeit, den Preis über eine in Excel definierte Formel zu bestimmen. Normalrabatte, Spezialrabatte, Aktionsrabatte, Staffelrabatte, Naturalrabatte, assortierte Rabatte und Auftragsrabatte ermöglichen das Abbilden sämtlicher Verkaufskonditionen.

Rahmenaufträge

Die Verwaltung und Abwicklung von Rahmenaufträgen umfasst die Möglichkeit Rahmenmengen, minimale/maximale Abrufmengen, maximale Anzahl Abrufe zu definieren und zusätzlich zu den Preis- und Rabattkonditionen auch eine automatische Erstellung von Abrufen in frei wählbarem Rhythmus festzulegen.

Management-Informationssystem (MIS)

Das MIS liefert jederzeit aktuelle Kenn- und Führungszahlen. Kunden-, Produkt- und Lieferanteninformationen liefern auf Mausklick Umsatz- und Mengenwerte, welche stufenweise bis auf die Positionsebene zurückverfolgt werden können.

Individuelle Auftragsmasken

Die Auftragserfassungsmasken sind pro Benutzergruppe frei gestaltbar. Zusätzlich benötigte Felder für weitere Informationen lassen sich auf dem Auftragskopf, als auch auf den Auftragspositionen integrieren. Funktionserweiterungen können zudem mit Java-Script realisiert werden.

Dossierverwaltung

Dem Auftragsdossier können alle für einen bestimmten Auftrag relevanten Dokumente zugeordnet werden. Kopien bestimmter Dokumente wie Rechnungen werden aufgrund der Vorgaben in der Ablaufsteuerung automatisch im Dossier abgelegt.

Einkauf / Bestellwesen

Folgende Funktionen können mit der Option „Einkauf / Bestellwesen“ genutzt werden:

ABACUS Auftragsbearbeitung als Beschaffungstool

Das Modul „Einkauf / Bestellwesen“ wird für die Beschaffung der Produkte und Leistungen bei Lieferanten eingesetzt. Neben dem Bedarf aus dem Verkauf wird auch der Bedarf aus den ABACUS Programmen Leistungs-/Projektabrechnung, Service-/Vertragsmanagement und dem PPS online ermittelt.

Bestellanfragen / Bestellung erstellen

Bestellanfragen lassen sich einzeln oder über eine Selektion von Lieferanten erstellen. Eingereichte Angebote werden erfasst und erlauben damit den direkten Vergleich von Preisen und Konditionen. Eine Bestellanfrage lässt sich in eine Bestellung übertragen. Auch für die in einem Verkaufs- oder Produktionsauftrag benötigten Produkte kann direkt aus dem jeweiligen Erfassungsprogramm eine Bestellung erstellt werden.

Einkaufsdisposition

Folgende Dispositionsvarianten stehen zur Verfügung:

  • Bedarfsorientierte Disposition
    Die Ermittlung der Bestellvorschläge basiert auf dem gesamten offenen Bedarf.
  • Produktionsdisposition (MRP)
    Die Ermittlung des Sekundärbedarfs erfolgt direkt aus den Verkaufsaufträgen.
  • Verbrauchsorientierte Disposition
    Zur Ermittlung des Bedarfs wird eine frei bestimmbare Vergleichsperiode berücksichtigt.

Auskunft über aktuellen Bedarf

Die Funktion Kennzahlen gibt jederzeit Auskunft über den aktuellen Bedarf eines Produkts.

Freigabeprozess für Einkaufsbestellungen

Mit einem Freigabeprozesses kann unter Berücksichtigung von definierten Verantwortlichen und Freigabestrukturen die Prüfung von Bestellungen aufgrund verschiedener Prüfkriterien wie Bestellwert, Freibetrag und Prozentwerten erfolgen.

Individuelle Bestellprozesse abbilden

Die gestaltbare Ablaufsteuerung ermöglicht die Abbildung der im Betrieb verwendeten Bestellprozesse. Dabei kann es sich um den Druck verschiedener Dokumente wie auch weiterer Aktionen handeln, wie beispielsweise die automatisierte Erstellung von Rückstandsbestellungen für unvollständig gelieferte Bestellpositionen oder die Durchführung der Lagerbuchung.

Lieferterminüberwachung

Säumige Lieferanten werden aufgelistet und nach Bedarf gemahnt. Wird mit der Lieferavisierung gearbeitet, können noch nicht bestätigte Bestellpositionen gemahnt werden.

Lagereingänge verarbeiten

Für die Wareneingangskontrolle im Lager steht bei Bedarf ein separates Programm zur Verfügung, das nur die für die Lagerlogistik relevanten Bestellinformationen wie Liefermenge, Liefertermin und eine allfällige Bemerkung zur Bearbeitung aufführt.

Zusammenfassen von Bestellungen

Bestellungen mit demselben Verarbeitungsstatus, wie zum Beispiel ”Wareneingang erfolgt“ oder ”Rechnungsstellung erfolgt“, lassen sich pro Lieferant zusammenfassen.

Integration der Kreditorenbuchhaltung

Die Auftragsbearbeitungs- und die Kreditorensoftware sind vollständig miteinander verknüpft. Neben den Kontierungsmöglichkeiten werden auch Kostenstellen und Kostenträgerinformationen berücksichtigt.

Bezugskosten

Kosten für Transport, Versicherung, Zoll etc. können einer Bestellung zugeordnet und als separate Belege in die Kreditorenbuchhaltung verbucht werden.

Lieferantendaten pro Artikel

Pro Artikel können bis zu 99 Lieferanten zugeordnet werden. Informationen wie Artikelnummer und -bezeichnung des Lieferanten, Mindestbestellmenge, Lieferantentyp (A-, B-, C-Lieferant), EAN-Code und Einkaufseinheit pro Lieferant stehen zur Verfügung.
Die Einkaufskonditionen beinhalten pro Lieferant eine eigene Preisliste, Staffelpreise, Aktionspreise, Spezialpreise, Rabatte, Staffelrabatte, Aktionsrabatte, Spezialrabatte und generelle Rabatte pro Bestellung.

Rahmenbestellungen

Die Verwaltung und Abwicklung von Rahmenbestellungen ist ein integrierter Bestandteil innerhalb der Option „Einkauf / Bestellwesen“.

Management-Informationssystem (MIS)

Das MIS stellt für den Einkauf jederzeit aktuelle Kenn- und Führungszahlen bereit. Die Produkte- und Lieferanteninformationen zeigen sofort die Umsatz- und Mengenwerte. Die Auswertungen lassen sich verdichtet auf jeder Ebene der Produktgruppierung, aber auch für jedes einzelne Produkt anzeigen. Mit der ABC-Analyse steht dem Einkäufer ein einfaches Instrument für die Ermittlung der beschaffungsstärksten Lieferanten zur Verfügung.

Auftragsbezogene Beschaffung

Mit der Funktion Direktlager ist eine auftragsbezogene Beschaffung möglich, indem eine Verkaufsposition oder Produktionsauftragsposition direkt mit einer Einkaufsposition verknüpft wird. Dadurch werden die exakten Beschaffungskosten im Auftrag festgehalten, da alle relevanten Daten wie z.B. der bezahlte Einkaufspreis auf die Auftragsposition übertragen werden.

Automatische Rückstandsauflösung

Nach erfolgtem Wareneingang des Lieferanten kann die Liefermenge automatisch auf die offenen Kundenaufträge verteilt werden. Die Zuteilung erfolgt unter Berücksichtigung der Liefertermine.

Individuelle Bestellmasken

Die Bestellerfassungsmasken sind pro Benutzergruppe frei gestaltbar. Zusätzlich benötigte Felder für weitere Informationen lassen sich auf dem Bestellkopf, als auch auf den Bestellpositionen einfügen. Funktionserweiterungen können mit Java-Script realisiert werden.

Elektronisches Dossier für Originalbelege

Dem Dossier der Einkaufsbestellung können alle für eine bestimmte Bestellung relevanten Dokumente zugeordnet werden. Eine Kopie der Bestellung wird aufgrund der Vorgaben in der Ablaufsteuerung automatisch im Dossier abgelegt. Die Option AbaScan ermöglicht zusätzlich das Einlesen und Zuordnen von Fremddokumenten wie Lieferschein und Rechnung des Lieferanten.

Lagerverwaltung

Die Lagerverwaltung der Auftragsbearbeitung erfüllt eine zentrale Funktion für alle Module wie Verkauf, Einkauf, PPS, Service-/Vertragsmanagement und Leistungs-/Projektabrechnung, da diese lagerrelevante Buchungen auslösen.

Lagerorte und Lagerplätze

Die Lagerverwaltung unterstützt Mehrfachlager, womit jeder Artikel an beliebig vielen Lagerorten und -plätzen geführt werden kann.

Chargen- / Seriennummernverwaltung

Die Option Chargen- / Seriennummernverwaltung erweitert die Lagerverwaltung um die Dimension der Chargen- oder Seriennummern.

Bestandesführung

Lagerbestände, reservierte, bestellte und verfügbare Mengen werden aus den integrierten Einkaufs-, Verkaufs- und Produktionsmodulen online nachgeführt. Sämtliche Mengen werden pro Artikel und pro Lagerort / Lagerplatz verwaltet.

Bedarfsplanung / Verfügbarkeit

Da die geplanten Lagerein- und -ausgänge datumsabhängig geführt werden, lässt sich die Lagerverfügbarkeit nach aktuellem Saldo oder unter Berücksichtigung der zukünftigen Lagerbewegungen prüfen.

Masseinheiten

Unterschiedliche Einkaufs-, Lager- und Verkaufseinheiten werden über Umrechnungsfaktoren automatisch in die entsprechenden Masseinheiten umgewandelt.

Manuelle Lagerbuchungen

Für Lagerbewegungen, die nicht durch einen Einkauf oder Verkauf ausgelöst werden, stehen manuelle Transaktionen wie Eingänge, Ausgänge und Umbuchungen zur Verfügung.

Lagerbewertungen

Die Bewertung von Lagerbeständen kann jederzeit oder rückwirkend auf ein bestimmtes Datum erfolgen. Als Bewertungskriterien stehen zur Auswahl: Durchschnittlicher letzter oder tiefster Einkaufspreis, Verkaufspreis und Bewertungspreis.

 

Verschiedene Lagerkennzahlen wie durchschnittlicher Lagerbestand, Lagerdauer, Umschlaghäufigkeit und ABC-Analyse liefern wertvolle Informationen über die Entwicklung der Lagerbestände.

Lagerjournal

Über einen beliebigen Zeitraum lassen sich lückenlose Auswertungen über Eingänge, Ausgänge sowie Inventarkorrekturen pro Artikel und Lagerort / Lagerplatz erstellen.

Stichtaginventur und Zähllisten

Das Inventurprogramm erlaubt, unterstützt durch Produkt- und Lagerselektionen, die Bestandesaufnahme von gewünschten Artikeln nach Lagerorten/-plätzen. Sortiert nach der gewählten Inventurselektion bilden die Zähllisten die Grundlage für die physische Inventur. Das Inventurerfassungsprogramm schlägt die Artikelpositionen automatisch zur Erfassung vor. Die Inventuren können bei Bedarf über die Schnittstelle exportiert und importiert werden. Zusätzlich besteht die Möglichkeit MDE-Geräte für die Erfassung der Zählmengen einzusetzen.

Inventurbewertung

Mengenmässig definitiv verbuchte Inventuren lassen sich nach folgenden Kriterien bewerten: durchschnittlicher, letzter oder tiefster Einkaufspreis sowie dem Bewertungspreis. Die Preisangaben können bis zur Verbuchung jederzeit neu bewertet werden.

Verbuchung von Inventurdifferenzen

Die wertmässigen Abweichungen aufgrund von Schwund oder Neubewertungen lassen sich auf Wunsch direkt in die Finanzbuchhaltung verbuchen.

Lagerwertkorrektur

Zusätzlich zum Inventurprogramm steht das Programm Lagerwertkorrektur zur Verfügung. Damit können für bestehende Bestände die Preise eines Artikels, z.B. der durchschnittliche Einstandspreis, manuell geändert und die Differenz in die Finanzbuchhaltung verbucht werden.

Sperrlager

Jeder Lagerort / Lagerplatz kann als ”Sperrlager” definiert werden, womit Artikel, die dort eingebucht sind, für den Verkauf, Einkauf, die Produktion oder das Servicemodul gesperrt sind. Somit ist zum Beispiel im Verkauf keine Lagerabbuchung möglich. Praktische Anwendungen sind Reparatur- oder Ersatzteillager, Prüflager beim Wareneingang etc. Unerlaubte Lagerabbuchungen von einem bestimmten Lager können so verhindert werden.

Kasse

Die Option “Kasse“ bietet die Möglichkeit, Waren und Dienstleistungen über ein PC-Kassenterminal zu verkaufen. Im Prinzip stellt die Kasse eine Variante zur herkömmlichen Kundenauftragserfassung und -abwicklung dar. Dementsprechend sind alle Vorgänge innerhalb der Kasse vollständig in der Auftragsbearbeitung integriert, d.h. die Lagerbestände werden vom System automatisch und online nachgeführt. Ebenso werden alle buchhalterischen Bewegungen auf Wunsch an die ABACUS Finanzapplikationen übergeben.

 

Die Option “Kasse“ zeichnet sich durch eine einfache und effiziente Erfassung der Verkäufe aus. Das System führt möglichst viele Funktionen automatisch aus, um dem Benutzer einen schnellen Kassiervorgang zu bieten.

Integriert in Warenwirtschaft

Die Option “Kasse“ ist vollständig in die Warenwirtschaft integriert:

  • Umfangreicher Produktstamm
  • Adress- und Debitorenstamm
  • Online Lagerführung mit Mehrfachlager
  • Online Bestellwesen
  • Vielfältiges Preis- und Rabattwesen
  • Umfangreiche Verkaufs- und Kassenstatistiken
  • Direkte Erstellung von Lieferscheinen und Rechnungen (Kreditverkauf)
  • Bezahlen von Offenen Posten der Debitorenbuchhaltung

Integriert in Finanzapplikationen

Die Option “Kasse“ ist vollständig in die Finanzapplikationen integriert:

  • Konten- und Kostenstellenstamm
  • Automatische Ertrags- und Aufwandsbuchung
  • Prüfung der Kunden-Kreditlimite
  • Übergabe der Kreditverkäufe (Rechnungen) als Offene Posten in die Debitorenbuchhaltung
  • Integrierte MwSt.

Kassenfunktionen

Es sind beliebig viele PC-Kassenterminals sowie Kassen-User definierbar. Folgende Funktionen sind verfügbar:

  • Unterstützung von Barcode-Lesegeräten
  • Anmeldung per Fingerprint
  • Frei definierbares Kundendisplay
  • Frei definierbarer Kassenbeleg
  • Kassensturz auf Knopfdruck
  • Kassenbezüge und -entnahmen
  • Automatische Kassenabrechnung
  • Verwaltung von Fremdwährungen
  • Frei definierbare Positionserfassungsmaske
  • Sistieren oder Löschen von erfassten Kassenverkäufen
  • Zertifiziert für integrierte Zahlterminals

Zahlungsarten

In den Grunddaten der Kasse lassen sich beliebig viele Zahlungsarten definieren, die beim eigentlichen Kassiervorgang angewählt werden können, z.B.:

  • Barzahlung in beliebiger Währung
  • Kreditverkauf
  • Gutschein
  • Maestro
  • PostFinance Card
  • MasterCard
  • VISA Card
  • American Express
  • Weitere Karten

Die Kassenverkäufe werden beim Kassenabschluss pro Zahlungsart zusammengefasst und mit der hinterlegten Kontierung in die Buchhaltung übertragen. Falls so definiert, erstellt das System auch für die Kreditkarten-Kommissionen automatische Buchungen.

Schnittstelle Zahlterminal pro Kasse

Mit dieser Option ist es möglich, ein kassenintegriertes Zahlterminal zu verwenden. Mit Hilfe dieser Schnittstelle wird die Kommunikation zwischen der ABACUS Kasse und dem Zahlterminal gewährleistet. Diese Kommunikation bietet insbesondere folgende Vorteile:

  • Die zu bezahlenden Beträge werden aus der ABACUS Kassensoftware direkt an das Zahlterminal weitergegeben.
  • Zahlterminalbelege werden aus der ABACUS Kassensoftware an den Kassendrucker übertragen und ausgedruckt.
  • Zahlterminalabrechnungen lassen sich über die ABACUS Kassensoftware erstellen.

Wird diese Option nicht verwendet, kann auch mit einem autonomen Zahlterminal gearbeitet werden.

HINWEIS:

Die ausführliche Beschreibung der ABACUS Kassenlösung und die aktuellen Peripherie- und Hardwareempfehlungen können direkt bei ABACUS Research oder über den ABACUS Vertriebspartner bezogen werden.

Produktset

Die Option “Produktset“ erlaubt die Definition von Produktsets. Ein Verkaufs- und/oder Einkaufsset beinhaltet eine beliebige Anzahl von Artikeln und Leistungen. Die in den Artikelstammdaten vordefinierten Sets können in der Auftragserfassung individuell pro Auftrag verändert werden.

Set-Auflösung

Produktsets werden in den Artikelstammdaten vordefiniert und beinhalten neben den eigentlichen Angaben zum Produktset auch eine einstufige Stückliste bestehend aus Artikeln, Leistungen und deren Mengen.

Set-Definitionen

Die Set-Definitionen bestimmen einerseits wie die Lager gebucht werden sollen und andererseits die Vorgaben für die Preis- und Rabattfindung. Wahlweise kann die Lagerbuchung wie auch die Preis- und Rabattfindung auf dem Produktset selbst oder auf der Ebene der untergeordneten Set-Positionen erfolgen.

Automatische Positionserstellung

Ein Produktset wird in der Auftragserfassung behandelt wie ein Artikel. Beim Abspeichern des Set-Artikels wird die ganze Set-Auflösung automatisch in den Auftrag übernommen.

Individuelle Anpassung

Nach der Übernahme eines Sets in den Verkaufsauftrag oder in die Einkaufsbestellung können die einzelnen Set-Positionen beliebig gelöscht und verändert werden. Selbstverständlich ist es auch möglich, ein Set mit neuen Positionen zu ergänzen.

Ausgabe von Sets in Formularen

Die Ausgabe von Produktsets in Formularen ist flexibel gestaltbar. Die Ausgabe kann individuell aus den zur Verfügung stehenden Daten zusammengestellt werden. Dabei kann beispielsweise nur der Set-Artikel, nur die untergeordneten Set-Positionen oder auch beides zusammen ausgedruckt werden.

Anwendungsgebiete

Im Gegensatz zu den Baugruppen/Stücklisten der Produktionsplanung und - steuerung werden Produktsets im Normalfall nicht produziert. Die untergeordneten Artikel und Leistungen zeigen nach der Übernahme in einen Auftrag ein Abbild der einstufigen Stücklistenauflösung. Die Option “Produktset“ kommt immer dann zur Anwendung, wenn es gilt, ein aus Einzelpositionen bestehendes Produkt zu verrechnen. Die Set-Definition kann aber auch eine Grundvariante eines Produktsets beinhalten, die je nach Bedarf pro Auftrag angepasst wird. Da die Lagerprüfung wahlweise auch auf der Set-Auflösung geführt werden kann, ist für die fehlenden Einzelteile eine einfache Rückstandsverwaltung möglich.

Produktvarianten

Der Begriff “Produktvariante“ bezeichnet Artikel, die in verschiedenen Ausprägungen oder Dimensionen wie zum Beispiel Grössen, Farben, Längen, Sujets, Ausführungen etc. existieren können. Damit der Produktestamm auch bei vielen verschiedenen Eigenschaften der Artikel nicht unnötig aufgebläht und damit unübersichtlich wird, kann in der ABACUS Auftragsbearbeitung die Option „Produktvariante“ verwendet werden. Damit wird vermieden, dass für jede einzelne Ausprägung eines Artikels ein separater Stammdatensatz geführt werden muss. Die Datenmenge bleibt klein und die Übersicht über den Produktstamm ist so garantiert.

Dimensionen: die Basis für Varianten

Damit im Produktstamm für die gewünschten Artikel Varianten erfasst werden können, muss als erstes definiert werden, welche Dimensionen und Ausprägungen resp. Werte vorkommen können. Dazu werden im Programm Variantendimensionen die dafür notwendigen Dimensionstabellen angelegt und zwar die benötigten Dimensionen und pro Dimension die entsprechenden Dimensionswerte.

 

Dimensionen

           

Dimensionswerte

Farbe




Rot

Blau

Gelb

Grün

Blau-weiss

Grösse (Kleidergrösse)





XS

S

M

L

XL

XXL

Sujet




FCSG

FCB

GCZ

FCZ

FCL

 

 

Dimensionskombination beschreibt eine Variante

Ausgehend von den definierten Dimensionen kann in einem zweiten Schritt festgelegt werden, welche Dimensionen einander zugehörig sind resp. eine Produktvariante definieren. Dabei können maximal zehn verschiedene Dimensionen zu einer so genannten Dimensionskombination zusammengestellt werden. Durch die Dimensionskombination wird es möglich, in Listen, Auswahlfenstern etc. Varianten von Produkten nach diesen Dimensionen zu ordnen und eine hierarchische Gliederung zu erreichen. Dies ist auch dort wichtig, wo Auswertungen über Lagerbestände, Inventurlisten oder Umsatzlisten nach diesen Kriterien erstellt werden müssen.

 

Dimensionen

Produkt

          

Farbe

         

Grösse

          

Sujet

Fussball T-Shirt

Grün

XS

FCSG

Grün

S

FCSG

Grün

M

FCSG

Grün

L

FCSG

Blau-weiss

S

GCZ

Blau-weiss

M

GCZ

Blau-weiss

L

GCZ

Definition von Varianten

Ein Produkt lässt sich im Produktstamm durch einen Mausklick in die entsprechende Checkbox als so genanntes “Variantenprodukt“ definieren und damit für die Zuordnung von Dimensionen freigeben. Sobald ein Produkt als Variantenprodukt definiert ist, sind folgende Einstellungen und Definitionen möglich:

  • Lagerführung auf Variante
    Die Lagermengen können entweder pro Produktvariante oder auch nur auf dem Basisprodukt geführt werden.
  • Preise auf Variante
    Preise und Rabatte können, falls sie vom Basisprodukt abweichen, auch auf einzelnen Produktvarianten erfasst werden.
  • Variante “auf Verlangen“
    “Auf Verlangen“ bedeutet, dass eine Produktvariante, die in den Stammdaten noch nicht existiert, direkt im Verkaufs- oder auch Einkaufsmodul ad hoc erfasst werden kann.
  • Dimensionskombination
    Dem Produkt muss eine Dimensionskombination zugeordnet werden, die bestimmt, aus welchen Dimensionen sich die Variante zusammensetzt

Daten pro Variante

Sobald dem Produkt eine Dimensionskombination zugeordnet wurde, können die eigentlichen Produktvarianten erfasst werden.

 

Pro Produktvariante lassen sich vom Basisprodukt folgende abweichende, separate Daten speichern:

  • Bezeichnungen und Texte
  • Einkaufsdaten
  • Baugruppenauflösungen
  • Objekte (Bilder)
  • EAN-Nummer
  • ABC-Kennzeichen
  • Gewichts- und Massangaben
  • Preis- und Rabattberechnung
    Diese kann so ausgestaltet werden, dass der Preis und allfällige Rabatte auf dem Basisprodukt geführt und für die Varianten des Produktes mit Zu- und Abschlägen gearbeitet wird. Alternativ dazu lässt sich aber auch für jede einzelne Variante selbst ein Preis und Rabatt verwalten.
  • Lagerverwaltung
    Jede Produktvariante kann beliebig vielen Lagerorten/-plätzen zugeordnet werden, entsprechend wird der Lagerbestand und die Verfügbarkeit pro Variante geführt.
  • Chargen-/Seriennummer
    Falls die Lagerführung auf der Ebene Variante definiert ist, können auch die Chargen-/Seriennummern pro Variante verwaltet werden.

Chargen-/Seriennummernverwaltung

Mit der Chargen-/Seriennummernverwaltung lässt sich pro Artikel und Lager eine weitere Ebene definieren, auf welcher Chargen-/Seriennummerninformationen verwaltet werden. In den Unternehmen werden häufig auch die Begriffe Lot, Los, Batch oder Partie dafür verwendet. Mit der Option lassen sich drei Varianten verwalten:

  • Chargen
  • Seriennummern ab Lagereingang
  • Seriennummern ab Lagerausgang

Die Charge unterscheidet sich von der Seriennummer ab Lagereingang insofern, als pro Charge eine beliebige Menge und pro Seriennummer immer die Menge 1 zugeordnet wird.

Chargen-/Seriennummern Stammdaten

Auf dem Produktstamm wird im Bereich Chargen/SNR bestimmt, ob der Artikel chargen-/seriennummernpflichtig ist, sowie welche Variante auf den Artikel zutrifft. Ist die Variante gewählt, muss anschliessend die Sortierung definiert werden:

  • Nach Chargen-/Seriennummer
  • Nach Eingangsdatum (FIFO)
  • Nach Verfallsdatum

Sämtliche Auswahllisten werden in der gewählten Sortierung aufbereitet und ebenso in der Reihenfolge der gewählten Sortierung abgebucht, falls die Chargen-/Seriennummernabbuchung auf automatisch eingestellt ist.

 

Die Stammdatendefinition beinhaltet auch Angaben wie Verfallsdatum und Verbrauchsfrist, automatische Chargen-/Seriennummern-Vergabe, automatische Abbuchung, Garantiebestimmungen etc.

 

Die Erfassung der eigentlichen Chargen-/Seriennummern erfolgt in den Auftragserfassungsprogrammen Verkauf, Einkauf und Produktion.

Chargen-/Seriennummern Buchungen

Ist ein Artikel als chargen-/seriennummernpflichtig definiert, so wird dies in sämtlichen Auftragserfassungsprogrammen berücksichtigt:

  • Eingänge
    Die Chargen-/Seriennummer wird bei einem Eingang je nach Einstellung manuell erfasst oder vom System automatisch generiert. Eingänge erfolgen aus den Programmen Einkauf, PPS-Auftrag, manuelle Lagereingänge, Lagerumbuchungen sowie Inventur.

  • Ausgänge
    Die Chargen-/Seriennummer wird bei einem Ausgang je nach Einstellung manuell ausgewählt oder vom System automatisch zugeordnet. Der Ausgangsposition, z.B. Auftragsposition, können beliebig viele verschiedene Chargen-/Seriennummern zugeordnet werden; die Gesamtmenge der Chargen-/Seriennummern vergleicht das System jedoch mit der Positionsmenge. Ausgänge erfolgen aus den Programmen Verkauf, PPS-Auftrag, manuelle Lagerausgänge und Lagerumbuchungen.

  • Ausgabe auf Dokumente
    Die Chargen-/Seriennummern lassen sich auf allen gewünschten Dokumenten wie Lieferschein, Rechnung etc. in beliebiger Form ausdrucken.

Chargen-/Seriennummern-Verfolgung

Eine Chargen- oder Seriennummer erhebt den Anspruch, einmalig und eindeutig zu sein. Damit diesem Umstand jederzeit Rechnung getragen werden kann, wird zusätzlich zur Chargen-/Seriennummer eine Folgenummer verwaltet, die in der Regel den Wert 0 aufweist. Erfolgt jedoch aufgrund einer Kundengutschrift ein Lagereingang mit einer zuvor gelieferten Chargen-/Seriennummer, wird der Eingang wohl mit der ursprünglichen Chargen-/Seriennummer registriert, erhält aber eine neue Folgenummer mit Wert 1. Dieser Mechanismus ermöglicht auch bei wiederholtem Lagereingang bzw. Lagerausgang derselben Chargen-/Seriennummer eine lückenlose Verfolgung sämtlicher Bewegungen.

Chargen-/Seriennummern in der Produktion

Für die Produktion eines Produktes mit einer Stückliste, die chargen- oder seriennummernpflichtige Artikel enthält, können die gewünschten Chargen-/Seriennummern im Produktionsauftrag vorreserviert werden. Nach erfolgter Produktion lassen sich die effektiv verwendeten Chargen oder Artikel mit Seriennummern dem produzierten Teil zuordnen. Damit wird ein lückenloser Verwendungsnachweis gewährleistet.

Mobile Datenerfassung (MDE)

Mobile Datenerfassung (MDE) bietet die Möglichkeit, bestehende Geschäftsabläufe in den Bereichen Verkauf, Einkauf, Lager etc. zu vereinfachen. Grundsätzlich besteht das Add-on MDE aus drei Komponenten:

  • MDE-Gerät für die optische Erfassung der Daten
  • MDE-Standardsoftware auf dem MDE-Gerät für die Verarbeitung der Daten
  • MDE-Schnittstellen für die Übertragung der Daten zwischen ABACUS Auftragsbearbeitung und MDE-Gerät

MDE-Geräte

Das Add-on MDE ist auf die MDE-Geräte der Marke DENSO abgestimmt. Jedes eingesetzte MDE-Gerät erhält eine eindeutige Gerätenummer zugeteilt, die immer mit den zu übermittelnden Daten mitgespeichert wird. Damit kann ein reibungsloser Multiuser-Einsatz garantiert werden.

MDE-Standardsoftware

Die MDE-Standardsoftware enthält im Wesentlichen die folgenden Grundfunktionen:

  • Erfassen von einzelnen oder mehreren Verkaufsaufträgen
  • Erfassen von einzelnen oder mehreren Projektaufträgen
  • Übernahme der Auftragsdaten auf das MDE-Gerät zum Rüsten von Auftragspositionen
  • Erfassen von einzelnen oder mehreren Einkaufsbestellungen
  • Erfassen von Lagereingängen, -ausgängen, -umbuchungen
  • Chaotische Erfassung von Inventurpositionen
  • Übernahme einer Inventurzählliste auf das MDE-Gerät zur kontrollierten Inventur
  • Datentransfer zwischen dem MDE-Gerät und der ABACUS Auftragsbearbeitung

Customizing

Jedes MDE-Gerät kann softwaremässig optimal an die betrieblichen Bedürfnisse angepasst werden, da für die Parametrisierung der Bereiche Verkauf, Einkauf und Inventur spezielle Eingabemasken zur Verfügung stehen. So wird beispielsweise definiert, ob bestimmte Datenfelder für die Erfassung aktiv sind und ob auf diesen Feldern eine Eingabe zwingend oder fakultativ ist.

Beispiel für das Customizing in der Praxis

In einer Eisenwarenhandlung werden zusammen mit dem Kunden die gewünschten Artikel im Lager kommissioniert, gleichzeitig mit dem MDE-Gerät erfasst und anschliessend mit der Übertragungsstation in die Auftragsbearbeitung transferiert. Dort muss der Benutzer nur noch die Kundenadresse erfassen resp. zuordnen und den Druck des Lieferscheins oder der Rechnung auslösen.

Optische Erfassung mit Strichcodes

Der grösste Nutzen der Datenerfassung mittels MDE-Geräten ist das optische Erfassen von Daten. Informationen wie Produktnummern, Lageridentifikation, Chargennummern etc. lassen sich durch das Lesen des Strichcodes schnell und vor allem fehlerfrei erfassen. Um das gleichzeitige Erfassen von mehreren Informationen zu ermöglichen, kann die MDE-Software mit so genannten “Feldtrennern“ so konfiguriert werden, dass aus einem Strichcode mehrere Datenfelder gleichzeitig gelesen werden können, wie z.B. Produktnummer, Lagerort und Lagerplatz.

Datentransfer vom MDE-Gerät zur ABACUS Auftragsbearbeitung

Die Übermittlung der erfassten Daten vom MDE-Gerät in die Auftragsbearbeitung erfolgt über eine optische Übertragungsstation, die am PC angeschlossen ist. Die anschliessende Verarbeitung der Schnittstellendaten erfolgt je nach Einsatzgebiet in den verschiedenen Programmen der Auftragsbearbeitung wie Auftragserfassung, Bestellerfassung oder Inventurerfassung. In jedem Fall werden vom MDE-System die entsprechenden Daten generiert und mittels der AbaConnect-Schnittstelle ins ABACUS System übertragen.

Programmierung und Vertrieb:

Spirig Systems GmbH
St. Gallerstrasse 31
CH-9470 Buchs SG
Telefon 081 740 40 80
[email protected]
http://www.spirig-systems.ch

Abo-Verwaltung

Die Option “Abo-Verwaltung“ bietet zwei unterschiedliche Anwendungen an:

  • Erstellen von Aufträgen aufgrund von Adress-Selektionen (Adressen und Aktivitäten)
  • Erstellen von Aufträgen auf der Grundlage einer vordefinierten Auftragsliste (Abos)

Aufträge erstellen aus Adress-Selektion

Diese Anwendung bietet die Möglichkeit, aufgrund von definierten Adress-Selektionen pro Adresse resp. Kunde einen Auftrag generieren zu lassen. Dabei wird ein sogenannter Standardauftrag mit den zu fakturierenden Positionen als Kopier-Vorlage benutzt und lediglich die Kundenadresse angepasst.

 

Ähnlich lassen sich Aufträge aufgrund von Adress-Aktivitäten erstellen, wobei in dieser Anwendung der Artikel der Aktivitätsart zugeordnet ist und dem Standardauftrag als Position übergeben wird.

Abonnemente

Mit der Anwendung “Abonnemente“ lassen sich periodische Verrechnungen einfach und effizient vornehmen. Typische Anwendungen aus der Praxis sind zum Beispiel:

  • Dienstleistungen
  • Artikel
  • Abonnements
  • Zählerstände
  • Diverses

Verrechnungsselektion

Die Selektion ist die Grundlage für die Erstellung von periodischen Rechnungen. Sie beinhaltet Angaben über:

  • Periodizität (frei wählbares Datum, monatliche, quartalsweise, halbjährliche oder jährliche Verrechnung oder gemäss Muster)
  • Positionen (beliebig viele verschiedene automatisch erstellbare Verrechnungspositionen pro Rechnung)
  • Kunden (Eingabevarianten: Kunden/Kundengruppen von/bis, manuelle Erfassung der Kunden, Adressgruppierung, ABACUS Adressmanagement ist Voraussetzung)

Individuelle Anpassung eines Abos

Jedes Abo kann vom Benutzer angepasst werden:

  • Freie Zuteilung von weiteren Verrechnungspositionen pro Kunde
  • Vorgabe für die Ablaufsteuerung
  • Anpassung der Auftragskopfdaten

Individuelle Abo-Masken

Die Abo-Erfassungsmasken sind pro Benutzergruppe beliebig gestaltbar. Für die Erfassung von unterschiedlichen Abo-Daten kann einem Abo ein individuelles Maskenset zugeordnet werden, das für seinen Verwendungszweck angepasst ist.

Erstellen von Aufträgen

Die Abo-Verwaltung erstellt aufgrund der Abo-Vorgaben Verkaufsaufträge. Die Aufträge werden gemäss den Einstellungen der Ablaufsteuerung weiterverarbeitet.

Wiederholte Verrechnung

Nach der Auftragserstellung werden die Verrechnungsdaten aufgrund der Periodizität neu bestimmt. Bei Zählerstandverrechnungen werden die eingegebenen “bis“-Werte automatisch als “von“-Werte übernommen.

Pflege der Abos

Die Änderungen beschränken sich auf:

  • Löschen von Kunden
  • Löschen von Verrechnungspositionen
  • Erfassen von neuen Verrechnungspositionen
  • Massenänderung

Preis- und Rabattänderungen können automatisch berücksichtigt werden.

Qualitätssicherung

Hohe Qualitäts- und Sicherheitsstandards sind bei der Produktion von immer grösserer Bedeutung. Qualitätssicherung ist nicht nur für Produkte der Pharma- und Lebensmittelbranche ein sehr aktuelles Thema, sondern spielt immer mehr auch in Branchen wie Handel, Dienstleistungen oder Pflege eine zentrale Rolle.

 

Die Option “Qualitätssicherung“ bietet ein Instrument für die Qualitätskontrolle bei Wareneingängen von Produkten, die mit Chargen- oder Seriennummern geführt werden. Diese Funktionen lassen sich sowohl beim Zugang aus Einkäufen als auch beim Zugang aus Eigenproduktion nutzen.

Spezifikationen

Für jedes Produkt müssen in den Stammdaten entsprechende Spezifikationen festgelegt werden. Dabei handelt es sich um Produktanforderungsprofile, die eine Beschreibung von Eigenschaften sowie Richt- und Grenzwerte enthalten können.

 

Jeder Spezifikation kann ein Prüfplatz und ein Prüfmittel zugeordnet werden, die sich mit frei definierbaren und beliebig verwendbaren Tabellen verwalten lassen. Für jede Spezifikation kann definiert werden, ob sie zur Freigabe als Musskriterium erfüllt werden soll.

Prüfpläne

In einem Prüfplan werden alle für eine Produktprüfung relevanten Spezifikationen zusammengestellt. Ein Prüfplan besteht aus Kopf- und Positionsdaten. Die Kopfdaten enthalten allgemeine Informationen wie die Beschreibung des Prüfplans, ein Inaktiv-Kennzeichen oder ein Gültigkeitsdatum. Falls mit der Freigabe eines Prüfauftrages auch eine Lagerumbuchung – zum Beispiel von einem Sperr- auf ein Verkaufslager – erfolgen soll, kann dafür ein Lagerort-/Lagerplatz-Vorschlag definiert werden.

 

Die Positionen bilden den eigentlichen Prüfplan ab und entsprechen den definierten Spezifikationen die in die Positionsdaten übernommen werden. Selbstverständlich lassen sich die Spezifikationen pro Prüfposition anpassen.

Produktstammdaten QS-Definitionen

In den Produktstammdaten wird in den Angaben zu den Chargen-/Seriennummern bestimmt, ob beim Lagereingang eine Qualitätsprüfung verlangt werden soll. Für die Prüfung wird dem Produkt ein Prüfplan als Vorschlag zugeordnet.

Prüfauftrag pro Chargen-/Seriennummer

Bei einem Lagereingang aus einer Lieferantenbestellung, einem Produktionsauftrag oder der Retoure eines Kunden, werden die entsprechenden Chargen-/Seriennummern erfasst und verbucht. Handelt es sich dabei um einen QS-pflichtigen Artikel, erstellt das System gleichzeitig aufgrund des hinterlegten Prüfplans einen Prüfauftrag.

In Quarantäne

Die eingebuchte Chargen-/Seriennummer erhält den Status “in Quarantäne“, der solange bestehen bleibt, bis der Prüfauftrag abgeschlossen ist und vorgängig alle Prüfpositionen mit einem OK bestätigt wurden. Mit dem Abschluss des Prüfauftrags, sofern alle Prüfresultate positiv sind, erfolgt automatisch die Freigabe der Chargen-/Seriennummer.

Prüfauftrag Ablaufsteuerung

Die Bearbeitung eines Prüfauftrages wird durch die Ablaufsteuerung vorgegeben. Folgende Aktionen/Arbeitsschritte lassen sich definieren:

 

Aktion

Beschreibung

 

Prüfauftrag drucken

 

Druckt einen Prüfauftrag mit AbaReport

 

Prüfmenge ausbuchen

 

Für die Prüfung kann eine Prüfmenge vorgegeben werden. Dies ist dann notwendig, wenn eine Teilmenge des Produkts während der Prüfung verbraucht oder zerstört wird. Die Aktion “Prüfmenge ausbuchen“ erstellt automatisch eine entsprechende Lagerbuchung.

 

Lagerumbuchung

 

Falls ein Umbuchungslager auf dem Prüfauftrag definiert ist, wird nach der erfolgreichen Prüfung die Chargen-/Seriennummer vom jetzigen Lagerort/-platz auf den auf dem Prüfauftragskopf gespeicherten Lagerort/-platz umgebucht, z.B. auf das Verkaufs- oder Produktionslager.

 

Mustermenge umbuchen

 

Falls notwendig, kann auf dem Prüfauftragskopf eine Mustermenge sowie ein Lagerort/-platz vorgegeben werden. Die Aktion “Mustermenge umbuchen“ erstellt eine entsprechende Lagerbuchung, d.h. eine Teilmenge der Charge wird auf das Musterlager umgebucht.

 

Prüfprotokoll drucken

 

Druckt ein Prüfprotokoll mit AbaReport

 

Chargen sperren/freigeben

 

Diese Aktion wird in der Regel als letzter Arbeitsschritt definiert. Diese Aktion prüft die erfassten Prüfresultate und vorhandenen Freigaben. Falls auf einer Prüfposition das OK fehlt oder eine Freigabe nicht vorhanden ist, lässt sich der Prüfauftrag nicht abschliessen. Die Freigabe der Chargen-/Seriennummer ist nur möglich, wenn alle geforderten Prüfresultate und Freigaben positiv sind, andernfalls wird die Chargen-/Seriennummer gesperrt und kann nur durch einen neuen Prüfauftrag wieder freigegeben werden.

Retest

Auf den Produktstammdaten kann eine Frist in Tagen definiert werden, nach deren Ablauf eine Chargen-/Seriennummer erneut geprüft werden muss. Dies ist insbesondere relevant bei Produkten mit einem Verfallsdatum.

Provisionierung

Provisionisten

Es lässt sich eine beliebige Anzahl Provisionisten erfassen.

Provisionierung konfigurieren

Es kann zwischen einfachen Provisionssätzen für jeden Provisionisten oder einem komplexen Provisionierungssystem mit Einbezug von Kunden und Produkten gewählt werden.

Provisionsabrechnung

Die Abrechnung wird über die Option Provisionierung in der Debitorensoftware erstellt. Einfache Abrechnungen lassen sich auch mit dem Report Writer AbaReport realisieren.

HINWEIS:

Die Erfassung von Provisionisten (ohne Adresszuordnung) ist auch ohne die Option „Provisionierung ABEA“ möglich. Weitere Informationen zur Provisionierung sind unter den optionalen Möglichkeiten der Debitorenbuchhaltung beschrieben.

Geschäftsbereiche

Mit der Option “Geschäftsbereiche“ lassen sich komplexere Organisationsstrukturen abbilden, da dieses Element erlaubt einen Mandanten weiter aufzugliedern. Diese Organisationsstruktur eignet sich insbesondere für Filialorganisationen. Es können mehrere Betriebe als Geschäftsbereiche im selben Mandanten geführt werden, die Ebene “Geschäftsbereich“ ist als eine selbständig bilanzierende Einheit definiert.

Vorteile der Option Geschäftsbereiche

Der wohl grösste Vorteil der Option Geschäftsbereiche ist die Möglichkeit, für die verschiedenen Firmen oder Filialen gemeinsame Stammdaten zu führen. Dazu gehören vor allem folgende:

  • Adress-Stammdaten
  • Kunden- und Lieferantenstammdaten
  • Produktestammdaten
  • Finanzstammdaten wie Konti, Kostenstellen, MwSt.-Codes, Fremdwährungen

Jeder Auftrag und jede Buchung ist einem Geschäftsbereich zugeordnet

Jeder Kundenauftrag und jede Lieferantenbestellung wird nach vordefinierten Regeln einem Geschäftsbereich zugeordnet und mit diesem Geschäftsbereich in die anschliessenden Finanzapplikationen verbucht.

Lager pro Geschäftsbereich

Die Lagerbestände eines Artikels sind immer einem Geschäftsbereich zugeordnet, d.h. jeder Lagerort und Lagerplatz muss einem Geschäftsbereich zugewiesen werden. Ein Artikel kann gleichzeitig mehreren Lagerorten/-plätzen zugeordnet werden. Aufgrund des dem Lagerort zugeordneten Geschäftsbereichs ist eindeutig definiert, welcher Firma der Lagerbestand gehört.

Zugriffschutz pro Geschäftsbereich

Falls gewünscht lässt sich mit dem Zugriffschutz sicherstellen, dass eine Benutzerkategorie nur Daten von einem bestimmten Geschäftsbereich sehen und bearbeiten kann. Beispielsweise kann bestimmt werden, dass der User A nur die Kundenaufträge sehen und bearbeiten kann, welche dem Geschäftsbereich Nr. 10 zugeordnet sind.

Geschäftsbereichs-übergreifender Lagerbezug

Mittels einer Einstellung kann die Möglichkeit gegeben werden, in einem Kundenauftrag mit Geschäftsbereich Nr.10 bei einer Artikelposition die Menge ab einem Lagerort des Geschäftsbereichs Nr. 20 zu beziehen und abzubuchen. Das System erstellt automatisch die entsprechenden Umbuchungen für die betroffenen Geschäftsbereiche.

AbaConnect Schnittstelle Verkauf

Die “Schnittstelle Verkauf“ unterstützt die folgenden Funktionen:

  • Import und Export von Auftragsdaten
    • Aufträge
    • Angebote
    • Projektaufträge
    • Projektangebote
    • Teilrechnungen
    • Rahmenaufträge
  • Webservice

Import von Auftragsdaten

Mit der Import-Funktion können Auftragsdaten aus einem Fremdsystem in die ABACUS Auftragsbearbeitung eingelesen werden. Grundsätzlich kann jedes Feld, das manuell im Auftrag erfasst werden kann, auch über die Schnittstelle eingelesen werden.

 

Folgende Import-Optionen werden unterstützt:

  • Preis-/Rabattfindung
    • gemäss Schnittstelle
    • durchführen
    • durchführen (manuell ersetzen)
  • Ablauf auslösen
    • Batch drucken
    • nicht drucken
    • gemäss Ablaufsteuerung
  • Minusbestand
    • gemäss Produkteinstellung
    • generell zulassen
    • generell nicht zulassen
  • Falls Minusbestand nicht zulässig
    • Teillieferung und Rückstand
    • alles in Rückstand
  • Diverses
    • Setpositionen automatisch erstellen

Export von Auftragsdaten

Bei dezentral geführten Auftragsbearbeitungen lassen sich die erfassten Auftragsdaten mit der Export-Funktion auslesen, um sie anschliessend auf einem anderen System weiter zu verarbeiten.

 

Die Selektion der Auftragsdaten kann nach folgenden Kriterien erfolgen:

  • Auftragsnummer
  • Auftragsdatum
  • View-Selektion (frei definierbare Selektion)

Die Ausgabe der Daten erfolgt im XML-Format.

Webservice

Der Webservice als Programmschnittstelle unterstützt die folgenden Funktionen:

  • Neuanlegen eines Auftrags / einer Auftragsposition
  • Auftrag / Auftragsposition auswählen
  • Auftrag / Auftragsposition ändern
  • Auftrag / Auftragsposition speichern
  • Auftrag / Auftragsposition löschen

AbaConnect Schnittstelle Einkauf

Die “Schnittstelle Einkauf“ unterstützt die folgenden Funktionen:

  • Import und Export von Bestelldaten
    • Bestellungen
    • Bestellanfragen
    • Projektbestellungen
    • Bezugskosten
    • Projekt-Bezugskosten
  • Webservice

Import von Bestelldaten

Mit der Import-Funktion können Bestelldaten aus einem Fremdsystem in die ABACUS Auftragsbearbeitung eingelesen werden. Grundsätzlich kann jedes Feld, das manuell in der Bestellung erfasst werden kann, auch über die Schnittstelle eingelesen werden.

 

Folgende Import-Optionen werden unterstützt:

  • Preis-/Rabattfindung
    • gemäss Schnittstelle
    • durchführen
    • durchführen (manuell ersetzen)
  • Ablauf auslösen
    • Batch drucken
    • nicht drucken
    • gemäss Ablaufsteuerung
  • Diverses
    • Setpositionen automatisch erstellen
    • Positionen ohne Pos.-Nr. über die Produktnummer suchen
    • Lieferant suchen wenn keine Lieferanten-Nr. übergeben wird

Export von Bestelldaten

Bei dezentral geführten Auftragsbearbeitungen lassen sich die erfassten Bestellungen mit der Export-Funktion auslesen, um sie anschliessend auf einem anderen System weiterzuverarbeiten.

 

Die Selektion der Auftragsdaten kann nach folgenden Kriterien erfolgen:

  • Auftragsnummer
  • Auftragsdatum
  • View-Selektion (frei definierbare Selektion)

Die Ausgabe der Daten erfolgt im XML-Format.

Webservice

Der Webservice als Programmschnittstelle unterstützt die folgenden Funktionen:

  • Neuanlegen einer Bestellung / einer Bestellposition
  • Bestellung / Bestellposition auswählen
  • Bestellung / Bestellposition ändern
  • Bestellung / Bestellposition speichern
  • Bestellung / Bestellposition löschen

AbaConnect Schnittstelle Lager

Die “Schnittstelle Lager“ unterstützt die folgenden Funktionen:

  • Import und Export von Lagerbewegungen
    • Lagereingänge
    • Lagerausgänge
    • Lagerumbuchungen
  • Import und Export von Inventurdaten

Import von Lagerbewegungen

Mit der Import-Funktion können Lagerbewegungen aus einem Fremdsystem in die ABACUS Auftragsbearbeitung eingelesen werden. Grundsätzlich kann jedes Feld, das manuell als Lagereingang, Lagerausgang oder Lagerumbuchung erfasst werden kann, auch über die Schnittstelle eingelesen werden.

 

Folgende Import-Optionen werden unterstützt:

  • Allgemeine Optionen
    • Lagerbewegung abschliessen
    • Lagerzuordnung erstellen, falls für Produkt noch nicht vorhanden
    • inaktive Lagerzuordnung automatisch auf aktiv stellen

Export von Lagerbewegungen

Bei dezentral geführten Auftragsbearbeitungen lassen sich die erfassten Lagerbewegungen mit der Export-Funktion gesamthaft oder nach der Lagerbewegungsnummer selektiert auslesen, um sie anschliessend auf einem anderen System weiterzuverarbeiten.

 

Die Ausgabe der Daten erfolgt im XML-Format.

Import von Inventurdaten

Mit der Import-Funktion können Inventurdaten aus einem Fremdsystem in die ABACUS Auftragsbearbeitung eingelesen werden. Grundsätzlich kann jedes Feld, das manuell in der Bestellung erfasst werden kann, auch über die Schnittstelle eingelesen werden.

 

Über ein mobiles Datenerfassungsgerät (MDE) erfasste Inventurdaten können mit der Import-Funktion in eine Inventur eingelesen werden.

Export von Inventurdaten

Diese Funktion schreibt die Inventurdaten in eine XML-Datei. Diese Datei kann beispielsweise auf ein mobiles Datenerfassungsgerät (MDE) übernommen werden und ermöglicht damit eine geführte Inventur.

AbaConnect Schnittstelle Stammdaten

Die “Schnittstelle Stammdaten“ unterstützt die folgenden Funktionen:

  • Import und Export von Produktstammdaten
  • Webservice

Import von Produktstammdaten

Mit der Import-Funktion können Produktstammdaten aus einem Fremdsystem in die ABACUS Auftragsbearbeitung eingelesen werden. Grundsätzlich kann jedes Feld, das manuell im Produktstamm erfasst werden kann, auch über die Schnittstelle eingelesen werden.

Export von Produktstammdaten

Für den Export der Produktstammdaten stehen folgende Selektionen zur Verfügung:

  • Produktnummer
  • Suchbegriff
  • Technische Bezeichnung

Die Ausgabe der Daten erfolgt im XML-Format.

Webservice

Der Webservice als Programmschnittstelle unterstützt die folgenden Funktionen:

  • Neuanlegen eines Produkts
  • Produkt kopieren
  • Produkt auswählen
  • Produkt ändern
  • Produkt speichern
  • Produkt oder Produkt-Teilbereiche löschen

Fremdwährungen

Mit der Option “Fremdwährungen“ können Kunden und Lieferanten neben der Leitwährung in verschiedenen Währungen eröffnet werden. Die Auftrags- und Bestellabwicklung berücksichtigt automatisch die entsprechende Währung.

Preislisten in Fremdwährung

Parallel zur Preisliste in Leitwährung können 9‘999 alternative Preislisten in beliebigen Währungen verwaltet werden.

Automatische Preisumrechnung

Ein Auftrag oder eine Bestellung wird immer in der Währung des Kunden resp. Lieferanten eröffnet. Für die Auftragserfassung erfolgt die Preisumrechnung von der Währung der Preisliste in die Währung des Kunden automatisch.

Automatische Neuberechnung

In die Ablaufsteuerung kann an beliebigen Stellen die Aktion “Fremdwährung neu rechnen“ eingefügt werden. Damit werden die Preise automatisch mit dem aktuellen Fremdwährungskurs aus der Kurstabelle neu berechnet.

Zentrale Fremdwährungstabelle

In der zentral für alle ABACUS Applikationen geführten Fremdwährungstabelle sind die meist verwendeten Währungen vordefiniert. Die Integration in die Finanzbuchhaltung via Debitoren- und Kreditorenbuchhaltung berücksichtigt pro Währung festlegbare Kursgewinn- und Kursverlustkonten.

Kurstabelle

In der Kurstabelle werden für alle aktiven Fremdwährungen Buch- und Bewertungskurse verwaltet. Die Kurse lassen sich datumsabhängig definieren und werden dem Benutzer aufgrund des Auftrags- oder Bestelldatums vorgeschlagen. Die Kursentwicklung kann anhand der historischen Kurse verfolgt werden. Zusätzlich zu den globalen Buch- und Bewertungskursen sind auch auftragsbearbeitungsspezifische Buch- und Bewertungskurse erfassbar.

Mandanten

Mit der Grundversion der Auftragsbearbeitung kann ein produktiver Mandant und/oder ein Test- oder Umstellungsmandant geführt werden. Die Option “Mandanten“ ermöglicht maximal 999'999 verschiedene Auftragsbearbeitungs-Mandanten zu verwalten.

Eröffnung eines neuen Mandanten

Dank der Einfachheit des Eröffnungsprogramms kann jeder Anwender selbständig einen neuen Mandanten eröffnen. Bei der Eröffnung können einige der Stammdaten eines bereits bestehenden Mandanten übernommen werden. In der Auftragsbearbeitung sind das insbesondere folgende Stammdaten:

  • Produktestammdaten inkl. Lagerorte/-plätze
  • Adressen-, Kunden-, Lieferantenstammdaten
  • Kontenstammdaten

Somit müssen diese Stammdaten nicht noch einmal erfasst werden. Zudem besteht die Möglichkeit, während der Eröffnung weitere Applikationen für den zu eröffnenden Mandanten anzulegen.

Wechsel zwischen Mandanten

Der Wechsel von einem Mandanten in einen anderen ist aus dem Hauptmenü der Auftragsbearbeitung einfach und schnell möglich. Über eine passwortgestützte Zugriffsberechtigung kann direkt die Auswahlliste der Mandanten, wobei die Sortierung der Mandanten nach alphabetischen oder numerischen Gesichtspunkten unterstützt wird, gestartet werden.

AbaReport

AbaReport als leistungsfähiges Auswertungswerkzeug ist speziell für die Auftragsbearbeitung von besonderer Bedeutung und wird einerseits für die Erstellung der Kunden- und Lieferantendokumente und andererseits für die Erstellung beliebiger Auswertungen verwendet. AbaReport bietet eine Vielzahl an Funktionen wie:

  • Darstellung eines Objektes z.B. Kunde oder Artikel in Form von Datenwürfeln oder Cubes
  • Hyperlinks für die Verknüpfung von beliebig vielen Reports
  • Darstellung von Auswertungen in Form von Grafiken
  • Integration von Bild-Objekten
  • Verwendung der AbaReports auf dem iPad

Formulardesign mit AbaReport

Für die Bereiche Verkauf, Einkauf und Lager können mit AbaReport beliebige Dokumente erstellt werden, z.B. Auftragsbestätigung, Rüstschein, Lieferschein oder Rechnung. Das Erscheinungsbild der Dokumente ist so individuell wie jede Unternehmung selbst. Mit AbaReport lassen sich alle Dokumente auf die Kundenbedürfnisse massgeschneidert anpassen, inkl. Bilder und Grafiken.

SCREENSHOTS

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