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Archivierung / AbaScan

Digitale Archivierung

Lieferanten- und Kundenrechnungen, Auftragsbestätigungen, Bestellungen, Korrespondenz und viele andere Dokumente füllen ganze Aktenschränke und Archivräume. Die Dokumente sind an verschiedenen Orten abgelegt und die Suche danach ist zeitraubend. Die ABACUS Archivierung ist ein applikationsübergreifendes Tool zur Ablage und Verwaltung aller ABACUS Auswertungen und Originaldokumente in digitaler Form. So können zum Beispiel alle Dokumente und Informationen zu einer Kunden- oder Lieferantenbeziehung an einem Ort digital gespeichert werden. ABACUS garantiert eine vollständige und lückenlose elektronische Ablage von Auswertungen, Belegen und Dokumenten. Auch Fremdprogramme wie zum Beispiel MS Office können Dokumente ins ABACUS Archiv übertragen.

Effizienter suchen – online im Zugriff

Die automatische Volltextindexierung archivierter Dokumente macht das Suchen von Dokumenten oder Buchungen mit beliebigen Stichworten zu einem Kinderspiel. Das ganze Archiv kann komfortabel vom Arbeitsplatz aus durchsucht und verwaltet werden. Dadurch werden alle Geschäftsprozesse aktiv unterstützt und die Flexibilität stark erhöht. Die Einsicht in die Daten ist klar geregelt und kann individuell über die ABACUS Benutzerverwaltung festgelegt werden.

Integriertes Dokumentenmanagement

Grösstmögliche Transparenz über Daten und Informationen wird erreicht, weil die digitalisierten Originalbelege den Transaktionen resp. Buchungen in der Buchhaltung direkt zugeordnet sind. Ein Mausklick auf die entsprechende Buchung genügt und der zugeordnete Originalbeleg wird sofort angezeigt. Durch diese Technik wird ein lückenloser Belegnachweis ermöglicht.

Elektronische Signaturen

Im PDF-Format gespeicherte Auswertungen lassen sich mit einer elektronischen Signatur versehen, welche die Authentizität und Originalität der Daten garantiert. ABACUS unterstützt die SuisseID.

Originaldokumente scannen mit AbaScan

Für jeden Beleg in Papierform kann im jeweiligen Erfassungsprogramm mit einem Barcode-Labeldrucker eine Barcode-Etikette ausgedruckt werden. Diese Etikette enthält die Informationen über den Beleg und das entsprechende Dossier oder Archiv. Mit diesen Informationen kann der Beleg beim Scannen mit dem Programm AbaScan automatisch in digitaler Form im richtigen Dossier / Archiv abgespeichert werden und der entsprechenden Buchhaltungstransaktion zugeordnet werden – schnell und effizient. Während des Scanvorganges wird der Text des Dokumentes volltextindexiert, wodurch später ein schnelles Suchen und Auffinden des Dokumentes möglich wird.

Integration von Fremdformaten und E-Mail

Die ABACUS Archivierung geht weiter als nur Dokumente abzuspeichern, die mit ABACUS Programmen erstellt wurden. Es können auch Dokumente mit Datei-Formaten aus anderen Programmen (z.B. Office-Formate, diverse Bildformate oder E-Mails) abgelegt werden. Die ABACUS Archivierung wird so zur globalen Ablage nach dem Motto: ”Alles Relevante am richtigen Ort”. Wo möglich wird auch bei der Bearbeitung direkt das Original-Programm verwendet und dabei sichergestellt, dass getätigte Dokumentänderungen nicht durch die Benutzer gegenseitig überschrieben werden. E-Mails lassen sich automatisiert oder individuell in einem Dossier oder Archiv ablegen.

Drill-Down-Funktion: Transparenz leicht gemacht

ABACUS Daten können bis zu ihrem Ursprung zurück verfolgt werden (Drill-Down). Zum Beispiel öffnet sich bei einem Journal oder Kontoauszug mit Doppelklick auf die gewünschte Zeile automatisch das Belegerfassungsprogramm. Auffällige Zahlen können so direkt nachkontrolliert und Fehler am Ursprung korrigiert werden. Wurde der dazugehörige Originalbeleg mit AbaScan gescannt, ist auch dieser nur einen Mausklick entfernt.