Archivierung / AbaScan
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Archivierung / AbaScan

Digitale Archivierung

Lieferanten- und Kundenrechnungen, Auftragsbestätigungen, Bestellungen, Korrespondenz und viele andere Dokumente füllen ganze Aktenschränke und Archivräume. Die Dokumente sind an verschiedenen Orten abgelegt und die Suche danach ist zeitraubend. Die ABACUS Archivierung ist ein applikationsübergreifendes Tool zur Ablage und Verwaltung aller ABACUS Auswertungen und Originaldokumente in digitaler Form. So können zum Beispiel alle Dokumente und Informationen zu einer Kunden- oder Lieferantenbeziehung an einem Ort digital gespeichert werden. ABACUS garantiert eine vollständige und lückenlose elektronische Ablage von Auswertungen, Belegen und Dokumenten. Auch Fremdprogramme wie zum Beispiel MS Office können Dokumente ins ABACUS Archiv übertragen.

Effizienter suchen – online im Zugriff

Die automatische Volltextindexierung archivierter Dokumente macht das Suchen von Dokumenten oder Buchungen mit beliebigen Stichworten zu einem Kinderspiel. Das ganze Archiv kann komfortabel vom Arbeitsplatz aus durchsucht und verwaltet werden. Dadurch werden alle Geschäftsprozesse aktiv unterstützt und die Flexibilität stark erhöht. Die Einsicht in die Daten ist klar geregelt und kann individuell über die ABACUS Benutzerverwaltung festgelegt werden.

Integriertes Dokumentenmanagement

Grösstmögliche Transparenz über Daten und Informationen wird erreicht, weil die digitalisierten Originalbelege den Transaktionen resp. Buchungen in der Buchhaltung direkt zugeordnet sind. Ein Mausklick auf die entsprechende Buchung genügt und der zugeordnete Originalbeleg wird sofort angezeigt. Durch diese Technik wird ein lückenloser Belegnachweis ermöglicht.

Elektronische Signaturen

Im PDF-Format gespeicherte Auswertungen lassen sich mit einer elektronischen Signatur versehen, welche die Authentizität und Originalität der Daten garantiert. ABACUS unterstützt die SuisseID.

Originaldokumente scannen mit AbaScan

Für jeden Beleg in Papierform kann im jeweiligen Erfassungsprogramm mit einem Barcode-Labeldrucker eine Barcode-Etikette ausgedruckt werden. Diese Etikette enthält die Informationen über den Beleg und das entsprechende Dossier oder Archiv. Mit diesen Informationen kann der Beleg beim Scannen mit dem Programm AbaScan automatisch in digitaler Form im richtigen Dossier / Archiv abgespeichert werden und der entsprechenden Buchhaltungstransaktion zugeordnet werden – schnell und effizient. Während des Scanvorganges wird der Text des Dokumentes volltextindexiert, wodurch später ein schnelles Suchen und Auffinden des Dokumentes möglich wird.

Integration von Fremdformaten und E-Mail

Die ABACUS Archivierung geht weiter als nur Dokumente abzuspeichern, die mit ABACUS Programmen erstellt wurden. Es können auch Dokumente mit Datei-Formaten aus anderen Programmen (z.B. Office-Formate, diverse Bildformate oder E-Mails) abgelegt werden. Die ABACUS Archivierung wird so zur globalen Ablage nach dem Motto: ”Alles Relevante am richtigen Ort”. Wo möglich wird auch bei der Bearbeitung direkt das Original-Programm verwendet und dabei sichergestellt, dass getätigte Dokumentänderungen nicht durch die Benutzer gegenseitig überschrieben werden. E-Mails lassen sich automatisiert oder individuell in einem Dossier oder Archiv ablegen.

Drill-Down-Funktion: Transparenz leicht gemacht

ABACUS Daten können bis zu ihrem Ursprung zurück verfolgt werden (Drill-Down). Zum Beispiel öffnet sich bei einem Journal oder Kontoauszug mit Doppelklick auf die gewünschte Zeile automatisch das Belegerfassungsprogramm. Auffällige Zahlen können so direkt nachkontrolliert und Fehler am Ursprung korrigiert werden. Wurde der dazugehörige Originalbeleg mit AbaScan gescannt, ist auch dieser nur einen Mausklick entfernt.

Zielgruppe / Branche

ABACUS Archivierung / Scan richtet sich an Schweizer KMU sowie an kleine und mittelständische Unternehmen aus Deutschland, die mit einer innovativen Software ihr Dokumentenmanagement optimal organisieren wollen.

ABACUS Archivierung / Scan ist aufgrund seiner Flexibilität und einfachen Anpassbarkeit in vielen unterschiedlichen Branchen als leistungsstarkes Instrument im Einsatz.

Kundennutzen

Leistungsübersicht

  • Dateienablage in Form von Applikations-Dossiers (mit Verbindung zum Geschäftsfall), zentrale Dossiers (mandantenspezifisch) oder Archive (jahresabhängig, nicht löschbar)
  • Scannen von externen Dokumenten (z.B. Lieferantenrechnungen, Lieferscheine) und automatisches Zuordnen mittels Barcode-Etikette oder direkt über Inboxen zum entsprechenden Buchungssatz
  • Automatische Ablage durch Voreinstellung von Dokumentkopien (z.B. Rechnungen, Mahnungen, Lohnausweise) ins gewünschte Dossier / Archiv
  • Zugriffsschutz durch ABACUS Benutzerverwaltung und zusätzlicher Passwortschutz pro Ablage sowie Volltextsuche unter Berücksichtigung der Zugriffsrechte
  • Drag & Drop von beliebigen Dateien in Archive und Dossiers mit Darstellung in Vorschau (gängige Formate) oder mittels Mausklick im Originalprogramm
  • Auslagerungs- und Abgleichassistenten für die Erstellung von beliebigen Archivmedien mit Suchfunktionen
  • Elektronische Signatur von Dokumenten in der Ablage (z.B. SuisseID) gemäss gesetzlichen Anforderungen

Die Vorteile auf einen Blick

  • Kein Platzbedarf für physische Ablage
  • Kein manueller Aufwand für Ablage und Suche
  • Lückenlose Organisation und Ordnung der Daten: “Alles Relevante am richtigen Ort“
  • Scannen von Originaldokumenten, z.B. Lieferantenrechnungen und direkte Verbuchung über Inboxen
  • Originalansicht gescannter Dokumente am Bildschirm
  • Schaltfläche “Archiv / Dossier“ in Word / Excel für direktes und einfaches Ablegen des bearbeiteten Dokumentes
  • Automatisierte Ablage von E-Mails in Dossiers und Archiven
  • Automatisches Speichern von ABACUS Dokumenten, Bilanzen, Belegen usw. in Archiven durch Voreinstellungen
  • Einfache und schnelle Suche mit Stichworten dank Volltextindexierung der Daten und AbaPilot-Suchsystem
  • Zeit sparend durch Online-Zugriff auf Daten
  • Optimale Unterstützung der Arbeitsabläufe und verbesserte Kommunikation
  • Zugriffsrechte schützen klassifizierte Dokumente
  • Elektronische Signatur auf Auswertungen und Originaldokumenten im PDF-Format garantiert die Authentizität

Funktionen

Scanning von Originaldokumenten

  • Zeitsparendes Belegscanning von Rechnungen, Bestätigungen etc. mittels Barcodeetikette oder im Dialog via integrierter Inbox
  • Gescannte Belege werden automatisch den relevanten Geschäftsfällen zugeordnet
  • Einfaches Auffinden von Originalbelegen
  • Sicherstellung der Unveränderbarkeit durch elektronische Signatur nach der Verarbeitung
  • Umfassende Kontrollmöglichkeiten während der Verarbeitung von Belegen sowie konsequente Ablage in gesetzeskonforme PDF-Formate

Archivierung von Dokumenten

  • Automatisches Speichern von erstellten ABACUS Dokumenten wie Rechnungen, Mahnungen, Bilanzen, Reporte etc. ins gewünschte Dossier und/oder Archiv
  • Automatisches Speichern einer Kopie z.B. der Lohnabrechnung ins jeweilige Mitarbeiterdossier
  • Drag & Drop von Dokumenten ins gewünschte ABACUS Archiv aus Windows-Explorer
  • Speichern von Dokumenten direkt aus Microsoft Office-Programmen (Office Plugin)
  • Inhalte aus Dossiers kontrolliert in jahresabhängige Archive auslagern
  • Archivierte Dokumente können nicht mehr gelöscht werden und sind unveränderbar gespeichert gemäss gesetzlichen Vorschriften

Elektronische Signaturen

  • Sicherstellung von Authentizität und Integrität der Dokumente und Auswertungen, die in der ABACUS Software erstellt wurden
  • Digitale elektronische Signatur (Public Key Verfahren) gemäss den gesetzlichen Anforderungen

Effizientes Suchen und Finden

  • Suche mit Stichworten dank Volltextindexierung der Daten und Dokumente in den Archiven und Dossiers
  • Einsicht und Zugriff auf die gespeicherten Originaldokumente durch die ABACUS Benutzerverwaltung geregelt

Originalbelegnachweis

  • Doppelklick auf eine Buchung in Auswertungen der Finanzsoftware, um zugeordneten Originalbeleg sofort anzuzeigen (lückenloser Belegnachweis)

Auslagerung von Buchhaltungsdaten auf CD/DVD

  • Abgelegte Daten, Auswertungen und sämtliche Dokumente in den Dossiers und Archiven auf CD oder DVD auslagern
  • Suchen von Informationen auf CD/DVD dank Volltextindexierung der Daten auch ohne installierte ABACUS Software möglich

Optionen

10 weitere Mandanten/Geschäftsbereiche Archivierung

In der Grundversion stehen dem Anwender bereits 10 Mandanten für die Archivierung zur Verfügung. Weitere Mandanten können in Zehnerschritten hinzugefügt werden. Mandanten müssen daher individuell für die Archivierung aktiviert sein (Programm AbaTools Mandant Freigabe), damit die Archivierungsfunktionen zur Verfügung stehen.

 

Sobald der Mandant aktiviert ist, stehen allen Benutzern Auswertungen mit PDF-Belegen im Anhang zur Verfügung.

 

Zusätzlich zu den Dossierfunktionen stehen den Archivierungs-Benutzern folgende Möglichkeiten offen:

  • Archive eröffnen und in entsprechende Kalenderjahre teilen
  • Inboxen nutzen und bearbeiten
  • Über die AbaConnect Archivierungsschnittstellen Dokumente ex- resp. importieren
  • Druckaufträge aus beliebigen Programmen an den PDF Druckertreiber ausgeben (nur Windows)
  • Dokumente aus den Microsoft-Officeprogrammen direkt mittels Plugin in Dossier und Archive ablegen
  • Dokumente auslagern und abgleichen
  • Dokumente signieren (mittels installierter SuisseID der SwissSign)

10 weitere Mandanten/Geschäftsbereiche AbaScan

In der Grundversion stehen dem Anwender bereits 10 Mandanten für AbaScan zur Verfügung. Weitere Mandanten können in Zehnerschritten hinzugefügt werden. Mandanten müssen daher individuell für AbaScan/Archivierung aktiviert sein (Programm AbaTools Mandant Freigabe), damit die AbaScan-Funktionen zur Verfügung stehen.

Barcode-Generator

Mit der Option “Barcode-Generator“ können grosse Mengen Barcodes vorausgedruckt, sowie weitere Spezialetiketten in Zusammenhang mit Kreditoren-Inboxen etc. gedruckt werden. Es stehen dem Anwender umfangreiche Selektions- und Formatierungsmöglichkeiten zur Verfügung um die gewünschten Etiketten erstellen zu können.